Pflicht, Formate, Rechnungsnummern und richtige Rechnungsstellung — fundiert und ohne Fachchinesisch.
Was eine E-Rechnung ist, wer sie ausstellen muss und welche Ausnahmen gelten.
Was eine E-Rechnung ist (und was nicht), wer sie ab wann ausstellen muss, was für Kleinunternehmer gilt, welche Formate es gibt und wie Sie in fünf Minuten eine erstellen.
Aktualisiert 12. Sept. 2026E-Rechnungen müssen acht Jahre unveränderbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Was das konkret bedeutet, warum ein Ausdruck nicht genügt und wie eine saubere Ablage aussieht.
Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 legt aus, wie die E-Rechnungspflicht anzuwenden ist. Die wichtigsten Aussagen in verständlicher Sprache, mit Fundstellen und Folgen für kleine Unternehmen.
Welche E-Rechnungsformate es gibt, was EN 16931, UBL und CII bedeuten, warum XRechnung und ZUGFeRD beide gelten und welches Format Sie wann wählen.
Was die E-Rechnungspflicht für Handwerksbetriebe, Freiberufler und Solo-Selbstständige konkret bedeutet: Fristen, Privatkunden, Abschlagsrechnungen und der Weg zur ersten E-Rechnung.
Die Leitweg-ID adressiert eine Rechnung an die richtige Stelle in der Verwaltung. Aufbau, Prüfziffer, wo Sie sie erfragen und was passiert, wenn sie fehlt oder falsch ist.
Eine PDF lässt sich nicht in eine E-Rechnung umwandeln – die strukturierten Daten fehlen. Was Konverter wirklich tun und wie Sie es richtig machen.
Wie Sie eine E-Rechnung prüfen: drei Prüfebenen, die offiziellen Validatoren für ZUGFeRD und XRechnung, eine Prüfroutine für Eingangsrechnungen.
Seit 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Was dafür nötig ist, wie Sie XRechnung und ZUGFeRD öffnen und lesen und wie Sie sie richtig archivieren.
Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen. Was § 34a UStDV genau sagt, was Sie tun müssen – und warum die freiwillige E-Rechnung Ihr Vorteil ist.
Ab wann die E-Rechnung Pflicht ist – Empfang seit 2025, Ausstellung ab 2027 bzw. 2028 – und wer ausgenommen ist: Kleinunternehmer, Kleinbeträge, Privatkunden. Mit Zeitplan.
PDF mit eingebettetem XML — lesbar für Menschen, verarbeitbar für Maschinen.
Was ZUGFeRD ist, wie PDF und XML in einer Datei zusammenspielen, welche Profile und Versionen als E-Rechnung gelten, wie Sie ZUGFeRD-Rechnungen erstellen, prüfen und empfangen.
Aktualisiert 12. Sept. 2026Wie eine ZUGFeRD-Rechnung aussieht: eine vollständige Beispielrechnung als lesbarer Beleg und als XML-Ausschnitt, die wichtigsten Felder erklärt, offizielle Beispieldateien.
Wie das ZUGFeRD-Format aufgebaut ist, was sich von Version 1.0 bis 2.5 änderte und welche Profile heute als E-Rechnung gelten. Mit Vergleichstabelle und Empfehlung.
ZUGFeRD verlangt eine PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Was PDF/A bedeutet, welche Anforderungen gelten, warum Word-PDFs durchfallen und wie Sie die Konformität prüfen.
Drei Wege, eine ZUGFeRD-Rechnung zu erstellen – Rechnungsprogramm, Generator, Bibliothek – und die fünf Punkte, an denen selbstgebaute ZUGFeRD-Dateien scheitern. Mit Prüfanleitung.
Wie Sie eine ZUGFeRD-Rechnung validieren: was geprüft wird, welche Werkzeuge es gibt, Schritt für Schritt mit Mustangproject, die häufigsten Fehlermeldungen und was zu tun ist.
Das reine XML-Format, Leitweg-ID und der Unterschied zu ZUGFeRD.
Was eine XRechnung ist, wer sie braucht, wie sie sich von ZUGFeRD unterscheidet, was Leitweg-ID und KoSIT bedeuten und wie Sie XRechnungen erstellen, prüfen und an Behörden übermitteln.
Aktualisiert 12. Sept. 2026Wie Sie eine Rechnung an Bund, Länder und Kommunen stellen: Welche Portale es gibt, welche Fristen und Wertgrenzen gelten und was eine Rechnung an öffentliche Auftraggeber enthalten muss.
Eine vollständige XRechnung als Beispiel: lesbarer Rechnungsblock, gekürztes UBL-XML mit CustomizationID, Leitweg-ID, Steuern und Summen, Tabelle der wichtigsten BT-Felder und der Unterschied zu ZUGFeRD.
Wie Sie eine gültige XRechnung erstellen – mit Rechnungsprogramm, Generator oder Bibliothek – welche Felder Behörden verlangen, wie Sie gegen den KoSIT-Validator prüfen und wo die meisten Dateien scheitern.
XRechnung und ZUGFeRD im direkten Vergleich: Aufbau, Lesbarkeit, Pflicht, Empfänger, Werkzeuge. Mit Entscheidungshilfe für kleine Unternehmen – und der Antwort, warum Sie meist beides brauchen.
Wie Sie eine XRechnung mit dem KoSIT-Validator prüfen: Download, Aufruf, Prüfbericht lesen, die zehn häufigsten Fehler (BR-DE-1, BR-DE-15, BR-CO-10 …) und was zu tun ist, wenn die Rechnung schon raus ist.
Fortlaufend, eindeutig, gesetzeskonform — und trotzdem sprechend.
Was eine Rechnungsnummer enthalten muss, ob sie lückenlos sein muss, welche Aufbauten erlaubt sind – und wie Sie Kunden in der Nummer sichtbar machen. Der Leitfaden.
Aktualisiert 12. Sept. 2026Muss die Rechnungsnummer im neuen Jahr wieder bei 1 beginnen? Was erlaubt ist, was praktisch klüger ist und wie Sie den Jahreswechsel ohne Doppelnummern überstehen.
Eine Rechnung ist raus und falsch. Wann eine Berichtigung genügt, wann es eine Stornorechnung braucht und warum dieselbe Rechnungsnummer nie zweimal vergeben werden darf.
Die gängigen Abkürzungen für Rechnungsnummer – Rechnungs-Nr., Re.-Nr., RN, RNr. – mit Empfehlung für Rechnungen, Überweisungen und E-Rechnungen. Kurz erklärt.
Sechs bewährte Aufbauten für Rechnungsnummern mit Beispielen – von der reinen Zählnummer bis zur Nummer mit Kundenkürzel. Plus die Fehler, die Sie vermeiden sollten.
Fortlaufend heißt nicht lückenlos. Was § 14 UStG zur Rechnungsnummer verlangt, wann Lücken Ärger machen und wie Sie sie von vornherein vermeiden.
Wie Sie den Kunden in die Rechnungsnummer aufnehmen, ohne pro Kunde einen eigenen Nummernkreis zu führen. Rechtsgrundlage, Aufbau, Beispiele – und ein Programm, das es kann.
Pflichtangaben, Sonderfälle, Storno, Kleinbetrag, Leistungszeitraum.
Wie Sie eine Rechnung richtig schreiben: alle Pflichtangaben nach § 14 UStG, Aufbau, Beispiel, Sonderfälle für Kleinunternehmer, Privatpersonen und Freiberufler – und wann Word nicht mehr reicht.
Aktualisiert 12. Sept. 2026Wie Freiberufler eine Honorarrechnung schreiben: Pflichtangaben, Stundensätze und Pauschalen, Leistungszeitraum, Abschlagsrechnungen, Auslagen und E-Rechnungspflicht – mit Beispiel.
Was eine Kleinbetragsrechnung ist, welche vier Angaben sie nach § 33 UStDV braucht, was fehlen darf, wie der Vorsteuerabzug funktioniert und warum sie keine E-Rechnung sein muss – Stand 2026.
So schreiben Sie im Kleingewerbe oder Nebengewerbe eine korrekte Rechnung: Pflichtangaben, § 19 oder Regelbesteuerung, Rechnungsnummer und E-Rechnungspflicht – mit Muster.
Leistungsdatum oder Leistungszeitraum: Was § 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG verlangt, wann die Angabe des Monats reicht und wie die E-Rechnung einen Zeitraum abbildet.
Wann eine Rechnung ohne Umsatzsteuer ausgestellt wird: Kleinunternehmer, steuerfreie Umsätze, Reverse Charge und Auslandsleistungen — mit dem jeweils passenden Pflichthinweis.
Was beim Rechnungsversand per E-Mail gilt: Zustimmung des Empfängers, Nachweis des Zugangs, Signatur, Betreff und Anhang — und was sich mit der E-Rechnung geändert hat.
Dürfen Privatpersonen Rechnungen schreiben? Ja – ohne Umsatzsteuer und Steuernummer. Welche Angaben sinnvoll sind, wo das Gewerbe beginnt und wie Unternehmen richtig an Privatkunden fakturieren.
Wann der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer schuldet, welcher Hinweis auf die Rechnung gehört und wie Reverse Charge in einer E-Rechnung korrekt abgebildet wird.
Rechnungsvorlagen für Word und Excel sind schnell gemacht und haben drei harte Grenzen: Nummernkreis, Aufbewahrung und E-Rechnung. Was eine gute Vorlage enthält und wann der Wechsel fällig ist.
So schreiben Kleinunternehmer nach § 19 UStG eine korrekte Rechnung: welche Angaben seit 2025 Pflicht sind, wie der Hinweis lautet, Steuernummer, Muster – und der teure Fehler mit der Umsatzsteuer.
Die zehn Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG, jede einzeln erklärt – mit den typischen Fehlern, den Sonderregeln für Kleinbeträge und Kleinunternehmer und den Zusatzfeldern der E-Rechnung.
Wie Sie eine falsche Rechnung korrekt stornieren: Stornorechnung mit eigener Nummer, Bezug aufs Original, negative Beträge, dann neue Rechnung. Warum es keine Gutschrift ist – und wie es in der E-Rechnung geht.
Was ein Rechnungsprogramm für kleine Unternehmen können muss — und Alternativen.
Woran Sie ein gutes Rechnungsprogramm erkennen: E-Rechnung, Rechnungsnummern, Festschreiben, Storno, Archiv – und welche Funktionen kleine Unternehmen nicht brauchen. Mit Vergleich und Preisen.
Aktualisiert 12. Sept. 2026Für wen easybill passt und wer eine Alternative sucht: Kriterien, Gegenüberstellung mit Pennio, der Unterschied bei Nummernkreisen und wie ein Umzug abläuft.
Ein einfaches Rechnungsprogramm heißt: fünf Minuten bis zur ersten Rechnung, keine Buchhaltungsbegriffe, läuft im Browser auf Mac, Windows und iPad. Was es trotzdem können muss – und was es weglässt.
Kostenlose Rechnungsprogramme im Realitätscheck: Freemium-Grenzen, Gratis-Generatoren, Word-Vorlagen. Was für E-Rechnungen fehlt, wo versteckte Kosten liegen und wann kostenlos wirklich reicht.
Lexware Office (ehemals lexoffice) ist ein Komplettpaket. Wer nur Rechnungen schreibt, sucht eine Alternative: Kriterien, Vergleichstabelle, Wechsel-Anleitung, Datenexport und Aufbewahrung.
Kaufsoftware statt Abo: Welche Wege es gibt, was eine Einmallizenz bei E-Rechnung, Updates und Archivierung bedeutet und wann sich das rechnet.
Für wen sevDesk passt und wer eine Alternative sucht: Kriterien, Vergleichstabelle Pennio vs. sevDesk, Umzug mit Nummernkreis und Aufbewahrung – sachlich, ohne Wertung.
Pennio, lexoffice, sevDesk und easybill gegenübergestellt — nach Kriterien, die im Alltag zählen: E-Rechnung, Nummernkreis, Festschreiben, Umfang, Archiv und Preis.
Nicht jedes Rechnungsprogramm erzeugt gültige E-Rechnungen. Acht Prüffragen zu ZUGFeRD, XRechnung, Validierung, Pflichtfeldern und Storno – und was E-Rechnungssoftware kosten darf.
Welches Rechnungsprogramm passt zu Kleinunternehmern? Sieben Kriterien von § 19-Modus bis E-Rechnung, was kostenlose Angebote taugen, was es kosten darf – und welche Funktionen Sie sich sparen können.
Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Zahlungserinnerung und Mahnung.
Vom Angebot über Auftragsbestätigung und Lieferschein zur Rechnung, dann Zahlungserinnerung und Mahnung: Was jeder Beleg rechtlich ist und was hineingehört.
Aktualisiert 12. Sept. 2026Wie aus einem angenommenen Angebot eine Rechnung wird: was übernommen werden darf, was ergänzt werden muss und welche Fehler beim Kopieren entstehen.
Was in ein Angebot gehört, wie lange es bindet, worin es sich vom Kostenvoranschlag unterscheidet. Mit Aufbau-Beispiel und Weg zur Rechnung ohne Doppeleingabe.
Wann eine Auftragsbestätigung nötig ist, was hineingehört und welche rechtliche Wirkung sie hat — mit Muster, Abgrenzung zum Angebot und dem kaufmännischen Bestätigungsschreiben.
Was auf einen Lieferschein gehört, warum er kein steuerlicher Beleg ist, wie lange er aufzubewahren ist und wann er zum Buchungsbeleg wird — mit Beispiel.
Wann Verzug eintritt, was in eine Mahnung gehört, welche Zinsen Sie verlangen dürfen. Mit Formulierungsbeispielen für Zahlungserinnerung, 1. und 2. Mahnung.
Wann eine Zahlungserinnerung sinnvoll ist, was hineingehört und was sie rechtlich bewirkt — mit Textmuster, Fristen und der Abgrenzung zur ersten Mahnung.
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