lexoffice-Alternative: Rechnungen ohne das Buchhaltungspaket
Lexware Office (ehemals lexoffice) ist ein Komplettpaket. Wer nur Rechnungen schreibt, sucht eine Alternative: Kriterien, Vergleichstabelle, Wechsel-Anleitung, Datenexport und Aufbewahrung.
lexoffice heißt seit September 2024 Lexware Office – der Name hat sich geändert, das Produkt nicht: eine Cloud-Buchhaltung für kleine und mittlere Unternehmen, mit Rechnungen, Belegen, Banking, Umsatzsteuer-Voranmeldung und Lohn, nach Anbieterangaben von mehreren hunderttausend Unternehmen genutzt. Es ist so etwas wie der Standard, an dem sich andere messen. Warum also nach einer Alternative suchen? Weil ein Standard für den Durchschnitt gebaut ist – und viele Selbstständige nicht der Durchschnitt sind, sondern schlicht Rechnungen schreiben wollen. Dieser Artikel klärt, wer bei Lexware Office richtig ist, wer nicht, wie Sie vergleichen und wie ein Wechsel abläuft.
- Lexware Office (bis 2024 lexoffice) ist ein Komplettpaket: Rechnung, Buchhaltung, Banking, UStVA, optional Lohn. Für Unternehmen, die all das im Programm machen, eine gute Wahl.
- Wer nur Rechnungen schreibt und die Buchhaltung beim Steuerberater lässt, zahlt für das Paket mit – und sucht deshalb eine Alternative.
- Vergleichen Sie an fünf Punkten: E-Rechnung, Nummernkreis, Festschreiben/Storno, Umfang, Preis.
- Beim Wechsel: alle Rechnungen exportieren (acht Jahre Aufbewahrung), Kunden und Artikel neu anlegen, Startnummer setzen.
- Pennio kostet 7,99 € im Monat netto bei jährlicher Zahlung, Kassenbuch-Kunden 5,99 €, 7 Tage kostenlos.
Lexware Office: das Komplettpaket
Lexware Office bündelt die Finanzverwaltung eines kleinen Unternehmens in einer Oberfläche. Rechnungen und Angebote schreiben, Belege fotografieren und verbuchen, Bankkonto anbinden und abgleichen, Umsatzsteuer-Voranmeldung an ELSTER übermitteln, Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen, in den größeren Tarifen Lohnabrechnung. Der Steuerberater bekommt einen eigenen Zugang. Stand September 2026 gibt es vier Tarife von S bis XL, regulär ab rund 8 Euro netto im Monat für den Einstiegstarif, der auf Belege und Buchhaltung ausgelegt ist, bis rund 33 Euro für das volle Paket – Aktionsrabatte und Tarifzuschnitte ändern sich, verbindlich ist die Preisseite des Anbieters.
Die Zielgruppe ist klar: Unternehmen, die ihre Buchhaltung selbst und laufend im Programm erledigen wollen. Wer jeden Beleg sofort verbucht, das Konto täglich abgleicht und die UStVA selbst abgibt, hat mit Lexware Office ein rundes Werkzeug – und sollte nicht wechseln.
Warum manche nur die Rechnung brauchen
Ein großer Teil der Selbstständigen arbeitet anders. Die Belege wandern in einen Ordner oder ein Archiv, einmal im Quartal oder Jahr geht alles zum Steuerberater, der verbucht und meldet. Was diese Unternehmen selbst tun, ist: Angebote schreiben, Rechnungen stellen, Zahlungseingang prüfen, im Zweifel mahnen. Vom Komplettpaket nutzen sie ein Modul – zahlen aber für alle.
Dazu kommt die Bedienung. Ein Buchhaltungsprogramm stellt Buchhaltungsfragen: Kategorien, Konten, Zuordnungen. Wer nur eine Rechnung schreiben will, klickt daran vorbei, jedes Mal. Und wer als Kleinunternehmer nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer ausweist, hat mit UStVA und Vorsteuer ohnehin nichts zu tun. Welche Kriterien für diese Gruppe zählen, steht im Artikel Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer.
Die Alternative ist deshalb kein „besseres Lexware Office", sondern ein anderer Werkzeugtyp: ein Rechnungsprogramm ohne Buchhaltung. Was das können muss, erklärt der Leitfaden Rechnungsprogramm.
Fünf Kriterien für den Vergleich
E-Rechnung. Seit 2025 gilt: Eine Rechnung an ein Unternehmen ist im Grundsatz eine E-Rechnung nach EN 16931, ab 2027 beziehungsweise 2028 verpflichtend. Erzeugt das Programm ZUGFeRD und XRechnung aus jeder Rechnung – ohne Schalter, gegen die offiziellen Validatoren geprüft?
Nummernkreis. Wird die Nummer erst beim Festschreiben gezogen, damit verworfene Entwürfe keine Lücke reißen? Lässt sich der Aufbau bestimmen? Kann ich nach dem Wechsel weiterzählen?
Festschreiben und Storno. Ist eine ausgestellte Rechnung gesperrt? Entsteht bei Korrektur eine Stornorechnung mit eigener Nummer und Bezug? Wie das korrekt aussieht, zeigt der Artikel Stornorechnung schreiben.
Umfang. Enthält das Programm, was ich nutze – Angebot, Rechnung, Mahnung, Archiv – und nichts, wofür ich mitzahle?
Preis und Ausstieg. Nettopreis, Kündigungsfrist, Export beim Ausstieg.
Pennio und Lexware Office im Vergleich
In der Lexware-Spalte steht, was wir aus öffentlichen Angaben belegen können. Wo wir es nicht selbst geprüft haben, steht der Verweis auf den Anbieter – bewusst, statt zu raten.
| Kriterium | Pennio E-Rechnung | Lexware Office |
|---|---|---|
| Rechnungsnummer | Ein firmenweiter Zähler, optional Kürzel je Kunde: 0018-2609-MEIER | Globaler Nummernkreis |
| E-Rechnung | Jede festgeschriebene Rechnung als ZUGFeRD und XRechnung, gegen KoSIT und Mustangproject validiert | E-Rechnungen erstellen und übermitteln laut Preisseite enthalten, Details siehe Anbieter |
| Pflichtfelder | EN-16931-Pflichtfelder werden vor dem Nummernzug geprüft | Siehe Anbieter |
| Festschreiben und Storno | Unveränderbar nach Festschreiben, Korrektur per Stornorechnung mit Bezug | GoBD-konform laut Selbstbeschreibung, Details siehe Anbieter |
| Umfang | Rechnung, Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Mahnung, Belegarchiv – keine Buchhaltung, kein Banking, keine UStVA, kein Lohn | Komplettpaket: Rechnung, Belege, Banking, EÜR, UStVA, Steuerberater-Zugang, optional Lohn |
| Vorgang | Angebot → Auftragsbestätigung → Lieferschein → Rechnung → Mahnung, „Als Vorlage verwenden" | Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen laut Preisseite enthalten |
| Preis (netto/Monat) | 7,99 € jährlich, 11,99 € monatlich; Kassenbuch-Kunden 5,99 €/8,99 €; 7 Tage Test | Vier Tarife, regulär ab rund 8 € bis rund 33 €; 30 Tage Test (Stand September 2026) |
Der Vergleich zeigt zwei Werkzeuge für zwei Aufgaben. Lexware Office ist das Programm, in dem Sie Ihre Finanzen führen. Pennio ist das Programm, in dem Sie Ihre Rechnungen schreiben – und mehr nicht.
Der zweite Unterschied liegt in der Rechnungsnummer: Uns ist kein anderer Anbieter für kleine Unternehmen bekannt, der ein Kürzel je Kunde in die Nummer aufnimmt, ohne pro Kunde einen eigenen Nummernkreis zu eröffnen. Die laufende Nummer vorn bleibt firmenweit fortlaufend; das Kürzel hinten sagt, wessen Rechnung es ist. Warum das mit § 14 UStG vereinbar ist und wie es aussieht, steht im Artikel Rechnungsnummer pro Kunde.
Der Wechsel in fünf Schritten
1. Prüfen, ob Sie wechseln sollten
Öffnen Sie Ihr Lexware Office und schauen Sie, was Sie in den letzten drei Monaten benutzt haben. Belege verbucht, Bank abgeglichen, UStVA übermittelt? Dann bleiben Sie – ein Rechnungsprogramm würde Ihnen fehlen. Nur Rechnungen und Angebote geschrieben? Dann weiter mit Schritt 2.
2. Alle Daten exportieren
Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren (§ 14b UStG, § 147 AO), E-Rechnungen als Datei mit XML. Laden Sie vor der Kündigung alle Rechnungen als PDF und, wo vorhanden, als XML herunter. Exportieren Sie zusätzlich die Kunden- und Artikelliste sowie die Belege, die Sie dort abgelegt haben. Prüfen Sie stichprobenartig, ob die Dateien vollständig sind.
Wer kündigt, ohne zu exportieren, verliert irgendwann den Zugriff auf Rechnungen, die er noch Jahre vorhalten muss. Der Export ist der wichtigste Schritt des Wechsels – erledigen Sie ihn zuerst.
3. Letzte Rechnungsnummer notieren
Die Nummernfolge muss fortlaufend bleiben, auch über den Wechsel. Notieren Sie die letzte vergebene Nummer.
4. Neues Programm einrichten
Firma anlegen, Steuermodus wählen (Regelbesteuerung oder Kleinunternehmer § 19), Kunden und Artikel anlegen – bei einer normalen Kundenzahl eine Stunde. Dann die Startnummer setzen: War die letzte Lexware-Rechnung die 0342, beginnt Pennio bei 343. In Pennio geht das in den Einstellungen unter Nummernkreise, solange noch keine Rechnung festgeschrieben ist; danach ist der Zähler gesperrt. Wer stattdessen neu bei 1 beginnen will, macht den Wechsel über Jahr und Monat in der Nummer sichtbar (0001-2610-MEIER) und notiert ihn für die Unterlagen – § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG erlaubt mehrere Zahlenreihen.
5. Testen, dann kündigen
Schreiben Sie eine Rechnung an einen Testkunden, schreiben Sie sie fest, laden Sie ZUGFeRD und XRechnung herunter und öffnen Sie sie im ELSTER E-Rechnungs-Viewer. Stornieren Sie sie. Erst wenn das funktioniert, kündigen Sie das alte Abo – unter Beachtung der Kündigungsfrist.
Alte Rechnungen ins Belegarchiv
Die exportierten Rechnungen brauchen einen Ort für acht Jahre. Ein Download-Ordner ist keiner: Rechnerwechsel, versehentliches Löschen, fehlende Prüfsummen. Pennio hat ein Belegarchiv, in das Sie Dateien hineinziehen; es legt sie unveränderbar ab und berechnet die Aufbewahrungsfrist je Belegart. Ihre neuen Rechnungen liegen dort von allein. Wer das Pennio Kassenbuch nutzt, sieht beide Produkte in einem Archiv.
Für Kassenbuch-Kunden: das Bundle
Wer das Pennio Kassenbuch nutzt, zahlt für Pennio E-Rechnung 5,99 € im Monat netto bei jährlicher Zahlung statt 7,99 €, monatlich 8,99 € statt 11,99 €. Der Rabatt wird beim Kauf erkannt; ein gemeinsames Belegarchiv gibt es dazu. Für kleine Betriebe mit Bargeldkasse und Rechnungsgeschäft – Handwerk, Gastronomie, Einzelhandel mit Firmenkunden – sind beide Werkzeuge zusammen günstiger als ein einzelnes Komplettpaket.
Weitere Alternativen
Neben Lexware Office gehören sevDesk und easybill zu den bekannten Cloud-Programmen, die Rechnung mit Buchhaltung oder Buchhaltungsanbindung verbinden. Wer ein Paket sucht, vergleicht am besten alle drei. Die Gegenüberstellung mit sevDesk finden Sie im Artikel Alternative zu sevDesk. Wer kein Paket sucht, ist mit der Tabelle oben durch.
- Habe ich in den letzten drei Monaten Buchhaltung, Banking oder UStVA genutzt? Wenn ja: bleiben.
- Alle Rechnungen als PDF und XML exportiert, stichprobenartig geprüft?
- Kunden, Artikel, abgelegte Belege exportiert?
- Letzte Rechnungsnummer notiert?
- Neues Programm: Firma, Steuermodus, Startnummer – vor der ersten Rechnung?
- Testrechnung geschrieben, E-Rechnung geprüft, storniert?
- Alte Rechnungen ins Belegarchiv gezogen?
- Kündigungsfrist geprüft, dann gekündigt?
Rechnungen schreiben – ohne Buchhaltungspaket
Pennio E-Rechnung macht aus jeder Rechnung eine geprüfte E-Rechnung, vergibt Nummern mit Kundenkürzel und archiviert acht Jahre. Keine Buchhaltung, kein Banking, kein Lohn – und deshalb 7,99 € im Monat.
Keine Kreditkarte nötig
Häufige Fragen
Heißt lexoffice jetzt Lexware Office?
Gibt es eine kostenlose Alternative zu lexoffice?
Ist Pennio ein Ersatz für Lexware Office?
Wie führe ich meine Rechnungsnummern nach dem Wechsel fort?
Was passiert mit meinen alten Rechnungen aus lexoffice?
Passt eine lexoffice-Alternative für Kleinunternehmer?
Stand: September 2026. Rechtsgrundlagen: § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG, § 14b UStG, § 147 AO, EN 16931. Angaben zu Drittanbietern nach deren öffentlichen Informationen, Abruf September 2026.
Die Pennio Redaktion schreibt über E-Rechnung, Rechnungsstellung und Umsatzsteuerrecht. Grundlage sind die aktuellen Gesetzestexte, die Norm EN 16931, die Spezifikationen von XRechnung und ZUGFeRD sowie die Veröffentlichungen des Bundesfinanzministeriums. Wir bauen selbst E-Rechnungs-Software und prüfen jede Aussage an den offiziellen Validatoren.
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