Rechnung per E-Mail verschicken: rechtssicher, nachweisbar, ohne Zustimmung?
Was beim Rechnungsversand per E-Mail gilt: Zustimmung des Empfängers, Nachweis des Zugangs, Signatur, Betreff und Anhang — und was sich mit der E-Rechnung geändert hat.
Die Rechnung als Anhang an eine Mail hängen und abschicken — der normalste Vorgang der Welt. Trotzdem hängen daran ein paar Fragen, die im Streitfall teuer werden: Durfte ich elektronisch verschicken? Kann ich beweisen, dass die Rechnung angekommen ist? Ab wann läuft die Zahlungsfrist? Dieser Artikel beantwortet sie — und zeigt, was sich durch die E-Rechnung verschoben hat.
- Für eine E-Rechnung braucht es keine Zustimmung des Empfängers mehr. Für eine PDF-Rechnung (eine „sonstige Rechnung") ist die Zustimmung weiterhin nötig — sie kann stillschweigend erfolgen.
- Eine elektronische Signatur ist nicht erforderlich. Diese Pflicht ist 2011 entfallen.
- Der Zugang ist das praktische Risiko: Beweispflichtig ist, wer sich auf ihn beruft — also Sie. Eine Sendebestätigung Ihres Mailprogramms genügt dafür allein nicht.
- Zahlungsfristen laufen ab Zugang der Rechnung. Landet sie im Spam, ist sie zugegangen, sobald sie im Machtbereich des Empfängers abrufbar ist — der Nachweis liegt aber bei Ihnen.
- Aufbewahrungspflichtig ist die versendete Datei, nicht die Mail. Beides zusammen ist besser: Die Mail belegt Zeitpunkt und Empfänger.
Zustimmung: was heute gilt
Bis Ende 2024 galt schlicht: Eine elektronische Rechnung bedurfte der Zustimmung des Empfängers (§ 14 Abs. 1 Satz 7 UStG alte Fassung). In der Praxis war das nie ein Hindernis, weil die Zustimmung formlos und auch stillschweigend erfolgen konnte — wer eine PDF-Rechnung widerspruchslos bezahlt, hat zugestimmt.
Seit 2025 ist zu unterscheiden:
E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD): keine Zustimmung nötig, wenn es sich um einen Umsatz zwischen inländischen Unternehmen handelt. Der Empfänger muss sie annehmen können — das ist seit dem 1. Januar 2025 Pflicht für alle. Siehe E-Rechnung empfangen.
Sonstige Rechnung (PDF, Bilddatei, Rechnung im Mailtext): Zustimmung weiterhin nötig. Auch hier genügt eine stillschweigende Übung — aber wenn ein Kunde ausdrücklich Papier verlangt, hat er Anspruch darauf, solange Sie noch in der Übergangsfrist sind.
Privatkunden: Die Zustimmung bleibt in jedem Fall Voraussetzung, weil die E-Rechnungspflicht nur im Geschäft zwischen Unternehmen gilt.
Ein Satz in den AGB oder im Angebot genügt: „Rechnungen werden elektronisch an die vom Kunden benannte E-Mail-Adresse übermittelt." Damit ist die Frage für alle künftigen Rechnungen erledigt, und Sie haben die Adresse schriftlich.
Signatur: nicht erforderlich
Ein hartnäckiger Mythos aus den 2000er-Jahren: Elektronische Rechnungen müssten qualifiziert signiert werden. Diese Anforderung ist mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 entfallen.
Verlangt wird seither, dass Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleistet sind (§ 14 Abs. 1 UStG). Wie, bleibt Ihnen überlassen — das Gesetz nennt ausdrücklich ein „innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft". Auf Deutsch: Sie müssen nachvollziehen können, dass die Rechnung zu einer tatsächlich erbrachten Leistung gehört. Ein Abgleich von Bestellung, Lieferschein und Rechnung genügt.
Eine Signatur ist weiterhin zulässig und in manchen Branchen üblich, aber keine Pflicht.
Der Zugang — das eigentliche Risiko
Rechtlich interessant wird es, wenn der Kunde nicht zahlt und behauptet, nie eine Rechnung bekommen zu haben.
Die Rechtslage. Eine E-Mail gilt als zugegangen, wenn sie im Machtbereich des Empfängers angekommen und für ihn abrufbar ist — also auf dem Mailserver liegt, zu Zeiten, in denen mit Geschäftspost zu rechnen ist. Ob er sie tatsächlich gelesen hat, ist unerheblich. Auch eine Mail im Spam-Ordner ist grundsätzlich zugegangen.
Das Beweisproblem. Beweispflichtig für den Zugang ist, wer sich darauf beruft. Und der Beweis ist schwierig: Eine Sendebestätigung in Ihrem Postausgang zeigt nur, dass Sie abgeschickt haben. Eine Lesebestätigung kann der Empfänger unterdrücken. Die Rechtsprechung ist hier streng — der reine Nachweis des Absendens genügt nicht.
Was hilft:
- Versandprotokoll mit Zustellstatus. Professionelle Versanddienste protokollieren, ob der empfangende Server die Mail angenommen hat. Das ist deutlich mehr als ein Eintrag im Postausgang.
- Rückkanal. Eine Antwort des Kunden, eine Teilzahlung, eine Rückfrage zur Rechnung — alles, was zeigt, dass sie angekommen ist.
- Zweiter Weg bei Streit. Wenn es ernst wird: die Rechnung zusätzlich per Post, am besten mit Einwurf-Einschreiben. Spätestens damit läuft die Frist unstreitig.
- Adresse pflegen. Die häufigste Ursache für „nie angekommen" ist eine veraltete Mailadresse oder eine Sammeladresse, die niemand liest.
Was zu tun ist, wenn trotz Zugang nicht gezahlt wird, steht im Artikel Mahnung schreiben.
Zahlungsfrist und Verzug
Die Zahlungsfrist beginnt mit dem Zugang der Rechnung, nicht mit ihrem Datum. Ohne Vereinbarung tritt Verzug spätestens 30 Tage nach Zugang der Rechnung ein (§ 286 Abs. 3 BGB); bei Verbrauchern nur, wenn auf diese Folge in der Rechnung hingewiesen wurde.
Praktisch heißt das: Schreiben Sie ein konkretes Fälligkeitsdatum auf die Rechnung („zahlbar bis 26.09.2026"), nicht „zahlbar innerhalb von 14 Tagen". In der E-Rechnung gibt es dafür ein eigenes Feld (BT-9); ein Datum im Fließtext genügt der Norm nicht.
Die Mail selbst
Kleinigkeiten, die den Unterschied zwischen „bezahlt" und „übersehen" ausmachen:
Betreff mit Rechnungsnummer. „Rechnung 0018-2609-MEIER, Musterfirma GmbH" ist auffindbar. „Ihre Rechnung" ist es nicht. Wer sprechende Nummern nutzt, hat den Kunden im Betreff schon drin — wie das aussieht, zeigt der Artikel Rechnungsnummer pro Kunde.
Rechnung als Anhang, nicht im Text. Eine Rechnung im Mailtext ist eine sonstige Rechnung und für die Buchhaltung des Empfängers schwer zu verarbeiten.
Ein Anhang je Rechnung. Keine Sammel-PDFs mit zehn Rechnungen — der Empfänger muss jede einzeln ablegen können.
Sprechender Dateiname. Rechnung-0018-2609-MEIER.pdf statt Dokument1.pdf.
Kein Passwortschutz. Verschlüsselte oder passwortgeschützte PDFs sind als PDF/A unzulässig und blockieren die automatische Verarbeitung.
Impressumspflichten beachten. Geschäftliche Mails brauchen dieselben Pflichtangaben wie Geschäftsbriefe: Firma, Rechtsform, Sitz, Registergericht und -nummer, Vertretungsberechtigte (§ 37a HGB, § 35a GmbHG).
- Empfängeradresse aktuell und individuell, keine tote Sammeladresse
- Betreff enthält Rechnungsnummer und Ihren Firmennamen
- Rechnung als Anhang, sprechender Dateiname, kein Passwortschutz
- Bei E-Rechnung: die Originaldatei, nicht eine neu erzeugte Kopie
- Fälligkeitsdatum als konkretes Datum in der Rechnung
- Versand protokolliert — wann, an wen, welche Datei
E-Rechnung per Mail: was anders ist
Die Übermittlung einer E-Rechnung per Mail ist ausdrücklich zulässig; das BMF nennt sie als möglichen Weg. Zwei Punkte sind neu:
Die Datei ist der Beleg, nicht die Darstellung. Bei ZUGFeRD hängt das XML in der PDF. Wird die Datei vor dem Versand in einem Reader geöffnet und neu gespeichert, kann der Anhang verloren gehen — dann verschicken Sie eine gewöhnliche PDF. Versenden Sie immer die Originaldatei.
Der Empfänger muss annehmen. Er darf eine E-Rechnung nicht mit dem Argument zurückweisen, er könne damit nicht umgehen. Seit 2025 ist Empfangsbereitschaft Pflicht.
Und ein Punkt bleibt gleich: Aufbewahrungspflichtig ist die versendete Datei, acht Jahre, unverändert — nicht die Mail und nicht ein Ausdruck. Wie eine saubere Ablage aussieht, steht im Artikel E-Rechnung archivieren.
Versand mit Nachweis
Pennio verschickt die Rechnung direkt an den Kunden — mit Ihrer eigenen Mail-Vorlage je Anlass und einer Historie, die festhält, wann welche Datei an welche Adresse ging.
Keine Kreditkarte nötig
Häufige Fragen
Darf ich Rechnungen einfach per E-Mail verschicken?
Brauche ich eine digitale Signatur für Rechnungen per Mail?
Wie weise ich nach, dass die Rechnung angekommen ist?
Gilt eine Rechnung im Spam-Ordner als zugegangen?
Ab wann läuft die Zahlungsfrist?
Muss ich die E-Mail aufbewahren?
Stand: September 2026. Rechtsgrundlagen: § 14 Abs. 1 und 2 UStG, § 14b UStG, § 27 Abs. 38 UStG, § 286 Abs. 3 BGB, § 130 BGB, § 37a HGB, § 35a GmbHG, GoBD (BMF-Schreiben vom 28. November 2019), BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, EN 16931 (BT-9).
Die Pennio Redaktion schreibt über E-Rechnung, Rechnungsstellung und Umsatzsteuerrecht. Grundlage sind die aktuellen Gesetzestexte, die Norm EN 16931, die Spezifikationen von XRechnung und ZUGFeRD sowie die Veröffentlichungen des Bundesfinanzministeriums. Wir bauen selbst E-Rechnungs-Software und prüfen jede Aussage an den offiziellen Validatoren.
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