Rechnung an Behörden: XRechnung, Portale und Leitweg-ID
Wie Sie eine Rechnung an Bund, Länder und Kommunen stellen: Welche Portale es gibt, welche Fristen und Wertgrenzen gelten und was eine Rechnung an öffentliche Auftraggeber enthalten muss.
Wer zum ersten Mal für eine Kommune, ein Land oder den Bund arbeitet, merkt schnell: Die Rechnung geht nicht einfach per Mail an die Ansprechperson. Es gibt ein Portal, eine Leitweg-ID, ein vorgeschriebenes Format und manchmal eine Bestellnummer, ohne die nichts läuft. Dieser Artikel führt durch den Ablauf — von der Frage, welche Regel für welchen Auftraggeber gilt, bis zum Weg, auf dem die Datei ankommt.
- Bei öffentlichen Auftraggebern gilt die E-Rechnungspflicht schon seit 2020 — unabhängig von den Fristen, die seit 2025 im B2B laufen. Grundlage ist die Richtlinie 2014/55/EU, umgesetzt in der E-Rechnungsverordnung des Bundes und in Landesverordnungen.
- Verlangt wird in aller Regel eine XRechnung; viele Portale akzeptieren auch ZUGFeRD ab Profil EN 16931. Eine PDF wird abgewiesen.
- Pflichtangabe ist die Leitweg-ID im Feld BT-10. Ohne sie weist das Portal die Rechnung zurück.
- Der Bund betreibt zwei Portale: die ZRE für die unmittelbare Bundesverwaltung und die OZG-RE für die mittelbare Bundesverwaltung und angeschlossene Länder. Die Länder haben eigene Portale oder nutzen die OZG-RE mit.
- Zahlungsfristen laufen erst ab korrektem Eingang im Portal. Eine abgewiesene Rechnung gilt als nicht gestellt.
Warum bei Behörden andere Regeln gelten
Die E-Rechnung an die öffentliche Hand ist älter als die allgemeine E-Rechnungspflicht. Die EU-Richtlinie 2014/55/EU verpflichtete die Mitgliedstaaten, dass öffentliche Auftraggeber E-Rechnungen nach der Norm EN 16931 empfangen und verarbeiten können. Deutschland hat das mit der E-Rechnungsverordnung (ERechV) für den Bund umgesetzt: Seit dem 27. November 2020 müssen Lieferanten des Bundes elektronisch abrechnen.
Die Länder haben eigene Verordnungen erlassen — mit unterschiedlichen Stichtagen und unterschiedlichen Wertgrenzen. Das ist der Grund, warum es keine bundeseinheitliche Antwort auf „Muss ich hier elektronisch abrechnen?" gibt: Es kommt darauf an, wer der Auftraggeber ist.
Die seit 2025 laufende allgemeine Pflicht im Geschäft zwischen Unternehmen ändert daran nichts; sie kommt daneben zum Tragen. Die Fristen dort stehen im Artikel E-Rechnungspflicht.
Wer als öffentlicher Auftraggeber gilt
Nicht nur Ministerien. Zum Kreis gehören unter anderem:
- Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden
- Eigenbetriebe und Anstalten des öffentlichen Rechts (Stadtwerke, Abfallwirtschaft, Sparkassen)
- Hochschulen, Schulen in öffentlicher Trägerschaft, Bibliotheken
- Sozialversicherungsträger, Krankenkassen, Berufsgenossenschaften
- Kirchen und Wohlfahrtsverbände, soweit sie öffentliche Aufgaben in entsprechender Rechtsform wahrnehmen
Im Zweifel fragen Sie beim Auftraggeber nach — die Stellen wissen es, weil sie auf ihrer Seite dieselbe Vorgabe umsetzen müssen.
Der Bund nimmt Direktaufträge bis 1.000 Euro (netto) von der Pflicht aus; einige Länder haben ähnliche Grenzen, andere gar keine. Freiwillig ist die E-Rechnung immer möglich — und meist der schnellere Weg, weil die Bearbeitung im Portal ohnehin digital läuft.
Das Format: XRechnung
Für Rechnungen an den Bund ist die XRechnung der Standard, den die ERechV in Bezug nimmt. Es handelt sich um eine deutsche Ausprägung (CIUS) der EN 16931 mit zusätzlichen Pflichtfeldern und den Prüfregeln der KoSIT. Was das Format ausmacht, steht im Leitfaden XRechnung.
Viele Portale akzeptieren daneben ZUGFeRD ab Profil EN 16931 — die eingebettete XML-Datei erfüllt dieselbe Norm. Verlassen Sie sich darauf aber nicht blind: Was zulässig ist, steht in den Lieferanteninformationen des jeweiligen Auftraggebers. Die Unterschiede zwischen beiden Formaten erklärt der Artikel XRechnung oder ZUGFeRD.
Was in keinem Fall genügt: eine PDF, ein Scan, eine Rechnung im Mailtext.
Die Pflichtangaben bei Behördenrechnungen
Zusätzlich zu den Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG verlangen die Portale:
| Angabe | Feld | Bemerkung |
|---|---|---|
| Leitweg-ID | BT-10 | Pflicht; adressiert die empfangende Stelle |
| Zahlungsbedingungen oder Fälligkeitsdatum | BT-20 / BT-9 | mindestens eines von beiden |
| Bankverbindung (IBAN) | BG-17 | Pflicht bei Überweisung |
| E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers | BT-43 | Rückfragen |
| Bestellnummer / Auftragsnummer | BT-13 | wenn der Auftraggeber sie vorgibt |
| Lieferantennummer | BT-29 / BT-46 | bei manchen Stellen verlangt |
Die Leitweg-ID ist der Punkt, an dem die meisten ersten Rechnungen scheitern. Aufbau, Herkunft und Folgen eines Fehlers stehen im Artikel Leitweg-ID. Die übrigen Pflichtangaben, die für jede Rechnung gelten, listet der Artikel Pflichtangaben auf der Rechnung.
Die Portale
ZRE — Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes. Für die unmittelbare Bundesverwaltung (Ministerien, Bundesbehörden). Erreichbar über xrechnung.bund.de. Einreichung per Upload, per E-Mail an eine portalspezifische Adresse oder über Peppol.
OZG-RE — Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform. Für die mittelbare Bundesverwaltung (Körperschaften, Anstalten, Stiftungen des Bundes) und für Länder, die sich angeschlossen haben. Gleiche Einreichungswege.
Landesportale. Mehrere Länder betreiben eigene Plattformen, andere nutzen die OZG-RE mit. Welches Portal zuständig ist, sagt Ihnen der Auftraggeber; die Leitweg-ID zeigt es indirekt an, weil ihre Grobadressierung die Gebietskörperschaft nennt.
Peppol. Das europäische Netz für den Rechnungsaustausch. Für regelmäßige Lieferanten der komfortabelste Weg: Die Rechnung geht direkt aus dem Programm heraus, ohne Upload. Nötig ist ein Zugang über einen Access Point — meist ein Dienstleister, teils im Rechnungsprogramm enthalten. Wie die Übermittlung im Einzelnen abläuft, beschreibt der Artikel XRechnung erstellen.
Der Ablauf, Schritt für Schritt
1. Vor dem Auftrag klären. Welches Portal, welche Leitweg-ID, welches Format, welche zusätzlichen Referenzen? Diese vier Angaben gehören in die Kundenstammdaten, bevor die erste Rechnung geschrieben wird.
2. Rechnung erstellen. Wie sonst auch — nur mit den zusätzlichen Feldern. Das Rechnungsprogramm erzeugt die XRechnung.
3. Prüfen. Vor dem Einreichen validieren. Der KoSIT-Validator ist die Referenz; siehe XRechnung-Validator. Portale prüfen ebenfalls, aber eine Abweisung kostet Tage.
4. Einreichen. Upload, Portal-Mail oder Peppol. Sie erhalten eine Eingangsbestätigung mit einer Vorgangsnummer — aufbewahren, sie ist Ihr Nachweis.
5. Status verfolgen. Die Portale zeigen an, ob die Rechnung angenommen und weitergeleitet wurde. Bleibt der Status hängen, ist meist die Feinadressierung der Leitweg-ID veraltet.
- Leitweg-ID schriftlich bestätigt und in den Kundenstammdaten hinterlegt
- Portal und Einreichungsweg geklärt
- Format geklärt: XRechnung, ersatzweise ZUGFeRD ab EN 16931
- Bestell- oder Auftragsnummer griffbereit
- IBAN und Fälligkeitsdatum in der Rechnung enthalten
- Rechnung vor dem Einreichen validiert
Zahlungsfristen und Verzug
Öffentliche Auftraggeber sind gesetzlich zu zügiger Zahlung angehalten: Nach § 271a BGB beträgt die Zahlungsfrist bei öffentlichen Auftraggebern grundsätzlich 30 Tage; eine längere Frist ist nur in engen Grenzen zulässig. Bei Bauleistungen nach VOB/B gelten eigene Regeln.
Entscheidend ist der Zugang der ordnungsgemäßen Rechnung. Wird sie wegen fehlender Leitweg-ID abgewiesen, ist sie nicht zugegangen — die Frist beginnt erst mit der korrekten Einreichung. Wer eine Rechnung zwei Wochen im „abgewiesen"-Status liegen lässt, verschenkt zwei Wochen. Was danach kommt, wenn trotzdem nicht gezahlt wird, steht im Artikel Mahnung schreiben.
Typische Fehler
Falsches Portal. Die Rechnung landet in der ZRE, obwohl die Stelle über die OZG-RE arbeitet. Sie wird abgewiesen oder bleibt liegen.
Leitweg-ID aus einem alten Auftrag. Behörden ändern ihre Feinadressierung bei Umstrukturierungen. Prüfen Sie die ID bei neuen Aufträgen kurz nach.
Fehlende Bestellnummer. Manche Stellen verarbeiten nur Rechnungen, die eine Bestellreferenz tragen — ohne sie findet die Buchhaltung den Vorgang nicht.
Anhänge im falschen Format. Stundennachweise oder Aufmaße gehören als eingebettete Anlage in die XRechnung (BG-24), nicht als separate Mail. Zulässige Dateitypen sind begrenzt — üblich sind PDF, PNG, JPEG und CSV.
Rechnung nach Abweisung „korrigiert" neu geschickt. War die Rechnung bereits festgeschrieben und verschickt, ist der saubere Weg Storno und Neuausstellung; siehe Stornorechnung schreiben. Wurde sie vom Portal abgewiesen, ist sie nicht zugegangen — dann genügt die korrigierte Einreichung.
Behördenrechnungen ohne Rückläufer
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Keine Kreditkarte nötig
Häufige Fragen
Muss ich an Behörden elektronisch abrechnen?
Welches Format verlangen Behörden?
Was ist der Unterschied zwischen ZRE und OZG-RE?
Kann ich die Rechnung einfach per E-Mail an die Behörde schicken?
Wie lange hat eine Behörde Zeit zu zahlen?
Wie hänge ich Stundennachweise an eine XRechnung?
Stand: September 2026. Rechtsgrundlagen: Richtlinie 2014/55/EU, E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV), §§ 3–5 ERechV, Landesverordnungen zur E-Rechnung, § 14 UStG, § 271a BGB, EN 16931, XRechnung-Spezifikation 3.0 (KoSIT).
Die Pennio Redaktion schreibt über E-Rechnung, Rechnungsstellung und Umsatzsteuerrecht. Grundlage sind die aktuellen Gesetzestexte, die Norm EN 16931, die Spezifikationen von XRechnung und ZUGFeRD sowie die Veröffentlichungen des Bundesfinanzministeriums. Wir bauen selbst E-Rechnungs-Software und prüfen jede Aussage an den offiziellen Validatoren.
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