Rechnung an Behörden: XRechnung, Portale und Leitweg-ID

Wer zum ersten Mal für eine Kommune, ein Land oder den Bund arbeitet, merkt schnell: Die Rechnung geht nicht einfach per Mail an die Ansprechperson. Es gibt ein Portal, eine Leitweg-ID, ein vorgeschriebenes Format und manchmal eine Bestellnummer, ohne die nichts läuft. Dieser Artikel führt durch den Ablauf — von der Frage, welche Regel für welchen Auftraggeber gilt, bis zum Weg, auf dem die Datei ankommt.

Warum bei Behörden andere Regeln gelten

Die E-Rechnung an die öffentliche Hand ist älter als die allgemeine E-Rechnungspflicht. Die Richtlinie 2014/55/EU verpflichtete die Mitgliedstaaten, dass öffentliche Auftraggeber E-Rechnungen nach der Norm EN 16931 empfangen und verarbeiten können. Deutschland hat das mit der E-Rechnungsverordnung (ERechV) für den Bund umgesetzt: Nach § 3 Abs. 1 ERechV müssen Lieferanten des Bundes elektronisch abrechnen — diese Pflicht gilt seit dem 27. November 2020 (§ 11 Abs. 3 ERechV).

Die Länder haben eigene Verordnungen erlassen — mit unterschiedlichen Stichtagen und unterschiedlichen Wertgrenzen. Das ist der Grund, warum es keine bundeseinheitliche Antwort auf „Muss ich hier elektronisch abrechnen?" gibt: Es kommt darauf an, wer der Auftraggeber ist. Welches Land eine Pflicht angeordnet hat, seit wann und bis zu welchem Betrag, zeigt die Übersicht E-Rechnung an Landesbehörden für alle 16 Bundesländer.

Die seit 2025 laufende allgemeine Pflicht im Geschäft zwischen Unternehmen ändert daran nichts; sie kommt daneben zum Tragen. Die Fristen dort stehen im Artikel E-Rechnungspflicht.

Wer als öffentlicher Auftraggeber gilt

Nicht nur Ministerien. Zum Kreis gehören unter anderem:

• Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden
• Eigenbetriebe und Anstalten des öffentlichen Rechts (Stadtwerke, Abfallwirtschaft, Sparkassen)
• Hochschulen, Schulen in öffentlicher Trägerschaft, Bibliotheken
• Sozialversicherungsträger, Krankenkassen, Berufsgenossenschaften
• Kirchen und Wohlfahrtsverbände, soweit sie öffentliche Aufgaben in entsprechender Rechtsform wahrnehmen

Im Zweifel fragen Sie beim Auftraggeber nach — die Stellen wissen es, weil sie auf ihrer Seite dieselbe Vorgabe umsetzen müssen.

Das Format: XRechnung

Für Rechnungen an den Bund ist die XRechnung der Standard, den § 4 Abs. 1 ERechV in Bezug nimmt. Es handelt sich um eine deutsche Ausprägung (CIUS) der EN 16931 mit zusätzlichen Pflichtfeldern und den Prüfregeln der KoSIT. Was das Format ausmacht, steht im Leitfaden XRechnung.

Viele Portale akzeptieren daneben ZUGFeRD ab Profil EN 16931 — die eingebettete XML-Datei erfüllt dieselbe Norm. Verlassen Sie sich darauf aber nicht blind: Was zulässig ist, steht in den Lieferanteninformationen des jeweiligen Auftraggebers. Die Unterschiede zwischen beiden Formaten erklärt der Artikel XRechnung oder ZUGFeRD.

Was in keinem Fall genügt: eine PDF, ein Scan, eine Rechnung im Mailtext.

Die Pflichtangaben bei Behördenrechnungen

Zusätzlich zu den Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG verlangen die Portale nach § 5 ERechV:

Die Leitweg-ID ist der Punkt, an dem die meisten ersten Rechnungen scheitern. Aufbau, Herkunft und Folgen eines Fehlers stehen im Artikel Leitweg-ID. Die übrigen Pflichtangaben, die für jede Rechnung gelten, listet der Artikel Pflichtangaben auf der Rechnung.

Die Portale

OZG-RE — Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform. Seit dem 19. September 2025 die alleinige Plattform des Bundes: Die frühere ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform), die nur die unmittelbare Bundesverwaltung bediente, ist abgeschaltet. Über die OZG-RE laufen jetzt sowohl die unmittelbare als auch die mittelbare Bundesverwaltung (Körperschaften, Anstalten, Stiftungen des Bundes) — und mehrere Länder haben sich angeschlossen. Einreichung per Upload, per E-Mail an eine portalspezifische Adresse oder über Peppol.

Landesportale. Mehrere Länder betreiben eigene Plattformen, andere nutzen die OZG-RE mit. Welches Portal zuständig ist, sagt Ihnen der Auftraggeber; die Leitweg-ID zeigt es indirekt an, weil ihre Grobadressierung die Gebietskörperschaft nennt.

Peppol. Das europäische Netz für den Rechnungsaustausch. Für regelmäßige Lieferanten der komfortabelste Weg: Die Rechnung geht direkt aus dem Programm heraus, ohne Upload. Nötig ist ein Zugang über einen Access Point — meist ein Dienstleister, teils im Rechnungsprogramm enthalten. Wie die Übermittlung im Einzelnen abläuft, beschreibt der Artikel XRechnung erstellen.

Der Ablauf, Schritt für Schritt

1. Vor dem Auftrag klären. Welches Portal, welche Leitweg-ID, welches Format, welche zusätzlichen Referenzen? Diese vier Angaben gehören in die Kundenstammdaten, bevor die erste Rechnung geschrieben wird.

2. Rechnung erstellen. Wie sonst auch — nur mit den zusätzlichen Feldern. Das Rechnungsprogramm erzeugt die XRechnung.

3. Prüfen. Vor dem Einreichen validieren. Der KoSIT-Validator ist die Referenz; siehe XRechnung-Validator. Portale prüfen ebenfalls, aber eine Abweisung kostet Tage.

4. Einreichen. Upload, Portal-Mail oder Peppol. Sie erhalten eine Eingangsbestätigung mit einer Vorgangsnummer — aufbewahren, sie ist Ihr Nachweis.

5. Status verfolgen. Die Portale zeigen an, ob die Rechnung angenommen und weitergeleitet wurde. Bleibt der Status hängen, ist meist die Feinadressierung der Leitweg-ID veraltet.

Zahlungsfristen und Verzug

Öffentliche Auftraggeber sind gesetzlich zu zügiger Zahlung angehalten: Wer nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Rechnungszugang zahlt, ist im Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB) — das gilt für jeden Schuldner. Bei öffentlichen Auftraggebern ist eine vertraglich längere Frist nur in engen Grenzen zulässig: länger als 30 Tage nur mit sachlichem Grund, länger als 60 Tage ist unwirksam (§ 271a Abs. 2 BGB). Bei Bauleistungen nach VOB/B gelten eigene Regeln.

Entscheidend ist der Zugang der ordnungsgemäßen Rechnung. Wird sie wegen fehlender Leitweg-ID abgewiesen, ist sie nicht zugegangen — die Frist beginnt erst mit der korrekten Einreichung. Wer eine Rechnung zwei Wochen im „abgewiesen"-Status liegen lässt, verschenkt zwei Wochen. Was danach kommt, wenn trotzdem nicht gezahlt wird, steht im Artikel Mahnung schreiben.

Typische Fehler

Falsches Portal. Die Rechnung geht an ein Landesportal, obwohl die Stelle über die OZG-RE arbeitet — oder umgekehrt. Sie wird abgewiesen oder bleibt liegen.

Leitweg-ID aus einem alten Auftrag. Behörden ändern ihre Feinadressierung bei Umstrukturierungen. Prüfen Sie die ID bei neuen Aufträgen kurz nach.

Fehlende Bestellnummer. Manche Stellen verarbeiten nur Rechnungen, die eine Bestellreferenz tragen — ohne sie findet die Buchhaltung den Vorgang nicht.

Anhänge im falschen Format. Stundennachweise oder Aufmaße gehören als eingebettete Anlage in die XRechnung (BG-24), nicht als separate Mail. Zulässige Dateitypen sind begrenzt — üblich sind PDF, PNG, JPEG und CSV.

Rechnung nach Abweisung „korrigiert" neu geschickt. War die Rechnung bereits festgeschrieben und verschickt, ist der saubere Weg Storno und Neuausstellung; siehe Stornorechnung schreiben. Wurde sie vom Portal abgewiesen, ist sie nicht zugegangen — dann genügt die korrigierte Einreichung.

Häufige Fragen