Rechnung schreiben als Privatperson: Was erlaubt ist und was nicht

„Kann ich als Privatperson eine Rechnung schreiben?" ist eine Frage mit zwei Gesichtern. Der eine fragt, weil er sein gebrauchtes Rennrad verkauft hat und der Käufer einen Beleg möchte. Die andere fragt, weil sie als Unternehmerin eine Rechnung an eine Privatperson stellen will und nicht weiß, was dabei anders ist. Beide Fälle haben eigene Regeln, und sie werden ständig verwechselt. Dieser Artikel trennt sie sauber.

Fall 1: Sie sind Privatperson und stellen eine Rechnung

Ist das erlaubt?

Ja. Eine Rechnung ist zunächst nichts anderes als eine schriftliche Zahlungsaufforderung mit Beschreibung dessen, was geleistet wurde. Dafür braucht es kein Gewerbe, keine Steuernummer und keine Erlaubnis. Wer sein Sofa, sein Fahrrad oder seine Kamera verkauft, oder der Nachbarin einmalig beim Umzug hilft und dafür etwas bekommt, darf das schriftlich festhalten und „Rechnung" darüber schreiben.

Was Sie nicht dürfen: Umsatzsteuer ausweisen. Sie sind kein Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes, Sie führen keine Umsatzsteuer ab, und wer trotzdem „19 % USt" auf den Beleg schreibt, schuldet den Betrag dem Finanzamt (§ 14c Abs. 2 UStG). Der Käufer darf ihn nicht als Vorsteuer abziehen. Also: kein Steuersatz, kein Steuerbetrag, keine Zeile „inkl. MwSt.".

Welche Angaben sinnvoll sind

Der Pflichtkatalog des § 14 Abs. 4 UStG gilt für Sie nicht – er richtet sich an Unternehmer. Eine Privatrechnung ist ein Beweisdokument: Sie belegt, wer wem was wann zu welchem Preis verkauft hat. Dafür sollte sie enthalten:

• Ihren Namen und Ihre Anschrift
• Name und Anschrift des Käufers – wenn er die Rechnung braucht, will er darauf stehen
• Datum
• Was verkauft oder geleistet wurde, so konkret wie möglich: „Rennrad Marke X, Modell Y, Rahmennummer Z, gebraucht" statt „Fahrrad"
• Den Betrag – ohne jede Steuerangabe
• Den Hinweis, dass es sich um einen Privatverkauf handelt, etwa: „Privatverkauf. Es handelt sich um eine Privatperson, es wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen (kein Unternehmer im Sinne des § 2 UStG)."
• Bei Gebrauchtwaren üblich: „Der Verkauf erfolgt unter Ausschluss jeglicher Gewährleistung." Das ist zwischen Privatleuten zulässig und schützt Sie.
• Optional eine Nummer – nicht Pflicht, aber wenn Sie mehrere Belege schreiben, hilft sie beim Wiederfinden.

Keine Steuernummer, keine Steuer-ID, keine Bankverbindung, wenn bar gezahlt wurde. Eine Unterschrift ist nicht nötig, macht den Beleg aber für den Käufer greifbarer.

Musterstruktur einer Privatrechnung

Max Beispiel, Musterweg 4, 90402 Nürnberg

An: Julia Käufer, Gartenstraße 12, 90419 Nürnberg

Nürnberg, 12.09.2026

Rechnung / Kaufbeleg – Privatverkauf

Gebrauchtes Rennrad, Marke Alpha, Modell Strada, Rahmennummer AB123456, Baujahr 2021, inkl. Pedale und Flaschenhalter.

Kaufpreis: 650,00 €, bar erhalten am 12.09.2026.

Privatverkauf. Ich bin Privatperson, es wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen. Der Verkauf erfolgt unter Ausschluss jeglicher Gewährleistung.

Das ist alles. Kein Netto, kein Brutto, keine Steuerzeile.

Wann es kein Privatgeschäft mehr ist

Die Grenze zwischen privat und unternehmerisch ist keine Betragsgrenze, sondern eine Frage des Verhaltens. Ein Gewerbebetrieb liegt nach § 15 Abs. 2 EStG vor, wenn eine Tätigkeit selbstständig, nachhaltig und mit Gewinnerzielungsabsicht ausgeübt wird und sich als Beteiligung am allgemeinen wirtschaftlichen Verkehr darstellt. Übersetzt:

• Nachhaltig heißt wiederholt, auf Dauer angelegt. Ein Sofa verkaufen: privat. Jeden Monat Möbel aufkaufen, aufarbeiten und verkaufen: nachhaltig.
• Gewinnerzielungsabsicht heißt, Sie wollen mehr herausbekommen, als Sie hineingesteckt haben. Wer seine Sammlung auflöst, hat sie nicht. Wer gezielt einkauft, um teurer zu verkaufen, hat sie.
• Beteiligung am wirtschaftlichen Verkehr heißt, Sie treten nach außen als Anbieter auf – mit Inseraten, einem Shop, einer Website.

Wer diese Merkmale erfüllt, muss ein Gewerbe anmelden (§ 14 GewO) und sich beim Finanzamt steuerlich erfassen lassen. Das gilt unabhängig davon, wie klein der Umsatz ist. Ob dann Umsatzsteuer anfällt, ist eine zweite Frage: Bis 25.000 Euro Vorjahresumsatz greift die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG, und die Rechnung bleibt ohne Steuer – aber mit Hinweis, Steuernummer und allen Pflichtangaben. Wie das aussieht, steht im Artikel Rechnung schreiben im Kleingewerbe und Nebengewerbe.

Einkommensteuer bei gelegentlichen Leistungen

Auch wer kein Gewerbe hat, kann steuerpflichtige Einkünfte erzielen. Für gelegentliche Leistungen – die Nachhilfestunde, die einmalige Vermittlung, das Vermieten des eigenen Autos an Bekannte – gilt § 22 Nr. 3 EStG: Solche Einkünfte bleiben steuerfrei, wenn sie im Kalenderjahr unter 256 Euro liegen. Das ist eine Freigrenze, keine Freibetrag: Ab 256 Euro ist der gesamte Betrag steuerpflichtig, nicht nur der darüber. Diese Grenze ist unverändert; die 1.000-Euro-Grenze, die seit 2024 gilt, betrifft private Veräußerungsgeschäfte nach § 23 EStG (etwa den Verkauf von Wertgegenständen innerhalb eines Jahres nach Anschaffung), nicht Leistungen.

Für den Verkauf von Gegenständen des täglichen Gebrauchs – Möbel, Kleidung, das Familienauto – fällt in der Regel keine Einkommensteuer an, auch nicht bei Gewinn (§ 23 Abs. 1 Nr. 2 Satz 2 EStG).

Fall 2: Ihr Unternehmen stellt eine Rechnung an eine Privatperson

Jetzt die andere Richtung: Sie sind Handwerker, Fotografin, Trainer, Berater und fakturieren an einen Privatkunden. Was ist anders als bei einer Rechnung an ein Unternehmen?

Die Pflichtangaben gelten vollständig

Nichts an § 14 Abs. 4 UStG hängt davon ab, wer der Empfänger ist. Name und Anschrift des Kunden, Ihre Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Leistungsbeschreibung, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag – alles gehört auf die Rechnung, wie im Artikel Pflichtangaben auf der Rechnung beschrieben. Eine Ausnahme: Für Rechnungen bis 250 Euro brutto gilt der verkürzte Katalog der Kleinbetragsrechnung.

Eine Rechnungspflicht besteht gegenüber Privatpersonen allerdings nur bei Werklieferungen und sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück (§ 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG) – der Handwerker am Haus muss, der Fotograf darf. In der Praxis stellt jeder eine, weil sonst niemand weiß, was er zahlen soll.

Bruttopreise zeigen

Der Privatkunde zieht keine Vorsteuer ab; für ihn zählt, was er überweist. Die Rechnung weist trotzdem Netto, Steuersatz und Steuerbetrag getrennt aus – das verlangt das Gesetz –, aber der Bruttobetrag steht sichtbar am Ende. Wenn Sie Preise verhandelt oder in einem Angebot genannt haben, waren das gegenüber Privatkunden Bruttopreise; das Preisangabenrecht verlangt gegenüber Verbrauchern Endpreise inklusive Umsatzsteuer.

Aufbewahrungshinweis bei Bauleistungen

Bei Werklieferungen oder sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an eine Privatperson – Dach, Bad, Elektrik, Garten, Malerarbeiten – muss die Rechnung den Kunden darauf hinweisen, dass er sie zwei Jahre aufzubewahren hat (§ 14 Abs. 4 Nr. 9 in Verbindung mit § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG). Bewährte Formulierung: „Der Rechnungsempfänger ist verpflichtet, diese Rechnung zwei Jahre aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG)." Der Hinweis fehlt auf vielen Handwerkerrechnungen, weil kaum jemand ihn kennt – er ist aber eine echte Pflichtangabe.

Keine E-Rechnungspflicht im B2C

Die E-Rechnungspflicht, die seit 2025 schrittweise greift, gilt nur zwischen inländischen Unternehmen. An Privatpersonen dürfen Sie dauerhaft Papier oder PDF verschicken. Eine E-Rechnung (ZUGFeRD oder XRechnung) an einen Privatkunden ist nur mit dessen Zustimmung zulässig (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG) – weil nicht jeder Verbraucher eine XML-Datei öffnen kann. ZUGFeRD ist hier der elegante Weg: Der Kunde sieht eine normale PDF, das XML stört ihn nicht, und wenn er es doch verarbeiten will, ist es da. Wer wann muss, steht im Artikel E-Rechnungspflicht.

PDF per E-Mail bleibt zulässig

Eine Rechnung an eine Privatperson als PDF per E-Mail zu schicken war und bleibt erlaubt. Die Zustimmung des Empfängers zur elektronischen Übermittlung ist formlos und gilt als erteilt, wenn er die Rechnung widerspruchslos annimmt und bezahlt. Wer auf Nummer sicher gehen will, schreibt einen Satz in die Auftragsbestätigung: „Rechnungen erhalten Sie per E-Mail als PDF."

Musterstruktur: Rechnung an Privatkunden

Die Rechnungsnummer 0031-2609 kommt hier ohne Kundenkürzel aus – bei Privatkunden, die einmal kommen, lohnt sich kein Präfix. Der firmenweite Zähler läuft trotzdem durch.

Wenn aus dem Privatverkauf ein Nebengewerbe wird

Viele Selbstständige haben so angefangen: erst ein paar Möbel restauriert, dann Anfragen bekommen, dann regelmäßig verkauft. Irgendwann kippt das Privatgeschäft in ein Gewerbe – meist früher, als man denkt. Die Zeichen: Sie kaufen gezielt ein, um zu verkaufen. Sie haben Stammkunden. Sie schreiben mehr als eine Handvoll Belege im Jahr.

Spätestens dann lohnt sich der Wechsel von der Word-Vorlage zu einem Rechnungsprogramm: fortlaufende Nummern, Kundenkartei, der § 19-Hinweis automatisch, und die Rechnungen sind bereits E-Rechnungen, wenn der erste Gewerbekunde eine verlangt. Den Überblick über alle Rechnungsarten gibt der Leitfaden Rechnung schreiben.

Häufige Fragen

Stand: September 2026. Rechtsgrundlagen: § 2, § 14 Abs. 1, 2 und 4, § 14b Abs. 1, § 14c, § 19 UStG, § 33 UStDV, § 15 Abs. 2, § 22 Nr. 3, § 23 EStG, § 14 GewO.