Lieferschein: Inhalt, Vorlage und was rechtlich dahintersteckt
Was auf einen Lieferschein gehört, warum er kein steuerlicher Beleg ist, wie lange er aufzubewahren ist und wann er zum Buchungsbeleg wird — mit Beispiel.
Der Lieferschein ist der unauffälligste Beleg im Geschäftsverkehr — und der am meisten missverstandene. Er sieht aus wie eine Rechnung ohne Preise, ist aber etwas ganz anderes: ein Nachweis der Übergabe, kein steuerliches Dokument. Dieser Artikel zeigt, was hineingehört, was bewusst nicht, wie lange er aufzubewahren ist und ab wann er plötzlich doch zum Buchungsbeleg wird.
- Der Lieferschein weist nach, was wann an wen übergeben wurde. Er begründet keine Zahlungspflicht und ist kein Beleg nach § 14 UStG.
- Pflichtangaben gibt es keine. Was hineingehört, bestimmt der praktische Zweck: Empfänger, Datum, Positionen mit Mengen, Bezug zum Auftrag.
- Preise stehen üblicherweise nicht darauf — er geht oft an Personen, die die Preise nichts angehen (Lager, Baustelle, Empfang).
- Aufbewahrung: Für abgesandte Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sind, endet die Pflicht mit dem Versand der Rechnung (§ 147 Abs. 3 AO); für empfangene mit deren Erhalt. Dient er als Buchungsbeleg, sind es acht Jahre.
- Ein Lieferschein ist keine E-Rechnung und muss keine sein. Die Formatpflicht betrifft nur Rechnungen.
Wozu er dient
Drei Aufgaben, alle praktisch:
Kontrolle beim Empfänger. Der Wareneingang vergleicht Sendung und Lieferschein und meldet Abweichungen, bevor die Rechnung kommt.
Nachweis der Übergabe. Ein vom Empfänger unterschriebener Lieferschein ist im Streitfall der Beleg dafür, dass geliefert wurde — bei Werkleistungen entsprechend der Stunden- oder Leistungsnachweis.
Grundlage für die Rechnung. Was tatsächlich geliefert wurde, steht im Lieferschein. Wer die Rechnung daraus erzeugt, stellt nicht das in Rechnung, was bestellt war, sondern das, was ankam.
Was hineingehört
Pflichtangaben kennt das Gesetz nicht. Üblich und sinnvoll ist:
- Bezeichnung „Lieferschein" und eine eigene Belegnummer
- Datum der Lieferung beziehungsweise des Versands
- Absender mit Anschrift
- Empfänger mit Lieferanschrift — die von der Rechnungsanschrift abweichen kann
- Bezug: Auftrags- oder Bestellnummer, gegebenenfalls Nummer der Auftragsbestätigung
- Positionen mit Artikelbezeichnung, Artikelnummer und Menge
- Teillieferung kennzeichnen, mit Hinweis auf die ausstehenden Positionen
- Platz für Datum und Unterschrift des Empfängers
- Optional: Gewicht, Anzahl Packstücke, Sendungsnummer
Was nicht hineingehört: Preise (außer der Kunde wünscht es ausdrücklich), Steuerbeträge, Zahlungsaufforderungen. Ein Lieferschein mit Preisen und Steuerausweis kann als Rechnung missverstanden werden — und wenn dort Umsatzsteuer ausgewiesen ist, kann die Schuld nach § 14c UStG entstehen, obwohl gar keine Rechnung gemeint war.
Wenn Preise auf dem Lieferschein stehen sollen, gehört ein deutlicher Hinweis dazu: „Dies ist keine Rechnung." Ohne ihn riskieren Sie Doppelbuchungen beim Kunden und im ungünstigen Fall eine Steuerschuld für einen unbeabsichtigt ausgewiesenen Steuerbetrag.
Beispiel
Lieferschein LS-0042 Musterstadt, 12.09.2026
Absender Lieferanschrift
Muster GmbH Meier Bau GmbH
Musterweg 1 Baustelle Nordring 7
12345 Musterstadt 54321 Beispielstadt
Zu Auftrag: AB-0018 vom 05.09.2026
Ihre Bestellung: BST-9912
Pos. Artikel-Nr. Bezeichnung Menge
1 4711 Kabelkanal 60×40, Stange 2 m 40 Stk
2 4712 Montagesockel, Beutel à 50 4 Btl
3 4713 Verbinder, gerade 25 Stk
Teillieferung: Position 4 (Deckel 60×40) folgt bis 19.09.2026.
Ware vollständig und unbeschädigt erhalten:
Datum: ______________ Unterschrift: ____________________________
- Eigene Belegnummer aus einem eigenen Kreis, nicht aus dem Rechnungskreis
- Lieferanschrift, nicht bloß die Rechnungsanschrift
- Bezug auf Auftrag und Bestellnummer des Kunden
- Mengen je Position, klar lesbar
- Teillieferungen gekennzeichnet, mit Termin für den Rest
- Feld für Datum und Unterschrift
- Keine Preise — oder, wenn doch, der Hinweis „Dies ist keine Rechnung"
Rechtliche Einordnung
Der Lieferschein ist kein steuerlicher Beleg. Er muss keine Angaben nach § 14 UStG enthalten, berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug und begründet keine Zahlungspflicht. Er ist ein Handelsbrief und im Streitfall ein Beweismittel.
Zwei Punkte, die in der Praxis zählen:
Gefahrübergang. Wann die Gefahr auf den Käufer übergeht, regeln Kaufvertrag, AGB und im Zweifel das Gesetz (§ 446, § 447 BGB) — nicht der Lieferschein. Er dokumentiert aber den Zeitpunkt der Übergabe und ist damit oft das entscheidende Beweisstück.
Mängelrüge unter Kaufleuten. Nach § 377 HGB muss ein Kaufmann die Ware unverzüglich untersuchen und Mängel rügen. Der unterschriebene Lieferschein sagt, ab wann diese Frist lief.
Aufbewahrung: die Ausnahme, die man kennen sollte
Hier gilt eine Sonderregel, die viele überrascht. Nach § 147 Abs. 3 AO endet die Aufbewahrungsfrist:
- für abgesandte Lieferscheine mit dem Versand der Rechnung,
- für empfangene Lieferscheine mit dem Erhalt der Rechnung,
sofern der Lieferschein kein Buchungsbeleg ist. Das ist die Erleichterung für den Normalfall: Lieferschein raus, Rechnung raus, Lieferschein kann weg.
Der Ausnahmefall: Verweist die Rechnung auf den Lieferschein, statt die Positionen zu wiederholen („Lieferung gemäß Lieferschein LS-0042"), wird der Lieferschein zum Bestandteil der Rechnung — und damit zum Buchungsbeleg mit der vollen Frist von acht Jahren. Das ist in vielen Betrieben der Regelfall, ohne dass es jemandem bewusst ist.
Praktischer Rat: Behalten Sie Lieferscheine einfach zusammen mit den Rechnungen. Der Platzgewinn durch die Ausnahme ist gering, das Risiko einer Lücke bei Verweisrechnungen dagegen real. Wie eine unveränderbare Ablage aussieht, steht im Artikel E-Rechnung archivieren.
Lieferschein und E-Rechnung
Die E-Rechnungspflicht betrifft Rechnungen, nicht Lieferscheine. Ein Lieferschein darf weiterhin ein PDF, ein Ausdruck oder ein Zettel auf der Palette sein.
Trotzdem berührt die E-Rechnung ihn an zwei Stellen:
Als Referenz im XML. Die EN 16931 kennt ein Feld für den Lieferscheinbezug (BT-16, „Despatch advice reference"). Wer es füllt, erleichtert dem Empfänger die automatische Zuordnung von Lieferung und Rechnung.
Als Anlage. Bei Behördenrechnungen und in vielen Konzernen werden Leistungsnachweise als eingebettete Anlage erwartet, nicht als separate Mail; siehe XRechnung an Behörden.
Vom Lieferschein zur Rechnung
Der saubere Ablauf: Auftragsbestätigung → Lieferschein über das, was tatsächlich geht → Rechnung über das, was geliefert wurde. Bei Teillieferungen entweder mehrere Rechnungen oder eine Sammelrechnung, die die Lieferscheine aufführt.
Wichtig ist nur eins: Die Rechnung muss den Leistungszeitpunkt nennen (§ 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG) — bei Warenlieferungen das Lieferdatum, das genau auf dem Lieferschein steht. Mehr dazu im Artikel Leistungszeitraum auf der Rechnung. Den Belegfluss insgesamt beschreibt der Leitfaden Vom Angebot bis zur Mahnung.
Lieferschein, Rechnung, ein Vorgang
In Pennio entsteht der Lieferschein aus der Auftragsbestätigung und die Rechnung aus dem Lieferschein — mit denselben Positionen, ohne Abtippen. Jede Belegart führt ihren eigenen Nummernkreis.
Keine Kreditkarte nötig
Häufige Fragen
Was muss auf einem Lieferschein stehen?
Müssen Preise auf dem Lieferschein stehen?
Ist ein Lieferschein Pflicht?
Wie lange muss ich Lieferscheine aufbewahren?
Darf ich statt der Positionen auf den Lieferschein verweisen?
Muss ein Lieferschein elektronisch sein?
Stand: September 2026. Rechtsgrundlagen: § 147 Abs. 3 AO, § 14 Abs. 4 Nr. 6 und § 14c UStG, § 377 HGB, §§ 446, 447 BGB, EN 16931 (BT-16, BG-24).
Die Pennio Redaktion schreibt über E-Rechnung, Rechnungsstellung und Umsatzsteuerrecht. Grundlage sind die aktuellen Gesetzestexte, die Norm EN 16931, die Spezifikationen von XRechnung und ZUGFeRD sowie die Veröffentlichungen des Bundesfinanzministeriums. Wir bauen selbst E-Rechnungs-Software und prüfen jede Aussage an den offiziellen Validatoren.
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