Rechnung schreiben im Kleingewerbe und Nebengewerbe: Anleitung

Wer ein Kleingewerbe oder ein Nebengewerbe anmeldet, schreibt oft schon in der ersten Woche die erste Rechnung – und stolpert dabei über eine Begriffsverwirrung, die ganze Foren füllt: Kleingewerbe, Kleinunternehmer, Nebengewerbe, Regelbesteuerung. Was gilt für wen? Dieser Artikel räumt die Begriffe auf und zeigt dann Schritt für Schritt, was auf Ihre Rechnung gehört, wie Sie zwischen Umsatzsteuer und Befreiung entscheiden und was die E-Rechnungspflicht für Sie bedeutet.

Kleingewerbe, Kleinunternehmer, Nebengewerbe: drei Begriffe, drei Bedeutungen

Kleingewerbe kommt aus dem Handelsrecht. § 1 Abs. 2 HGB unterscheidet zwischen Gewerbebetrieben, die „nach Art oder Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb" erfordern – das sind Kaufleute, die ins Handelsregister müssen –, und solchen, die das nicht tun. Letztere sind Kleingewerbetreibende. Sie melden ihr Gewerbe beim Gewerbeamt an, brauchen aber keinen Handelsregistereintrag, keine doppelte Buchführung und keinen Jahresabschluss nach HGB. Das Steuerrecht kennt den Begriff nicht.

Kleinunternehmer kommt aus dem Umsatzsteuerrecht. § 19 UStG befreit Unternehmer mit höchstens 25.000 Euro Umsatz im Vorjahr und voraussichtlich höchstens 100.000 Euro im laufenden Jahr von der Umsatzsteuer. Wer die Regelung nutzt, weist keine Umsatzsteuer aus und zieht keine Vorsteuer.

Nebengewerbe ist gar kein Rechtsbegriff, sondern Alltagssprache für ein Gewerbe, das neben einer Hauptbeschäftigung – meist einer Anstellung – betrieben wird. Gewerbeamt und Finanzamt behandeln es wie jedes andere Gewerbe.

Die drei Begriffe überschneiden sich häufig, aber nicht zwingend. Ein Kleingewerbe kann regelbesteuert sein, wenn der Inhaber auf § 19 verzichtet oder die Grenzen überschreitet. Ein Freiberufler kann Kleinunternehmer sein, ohne ein Gewerbe zu haben. Und ein Nebengewerbe kann so gut laufen, dass es kein Kleingewerbe mehr ist.

Für Ihre Rechnung zählt nur eine Frage: Sind Sie Kleinunternehmer nach § 19 UStG oder nicht? Alles andere ändert an der Rechnung nichts.

Die Pflichtangaben gelten vollständig

Ob Sie drei Rechnungen im Jahr schreiben oder dreihundert: § 14 Abs. 4 UStG macht keinen Unterschied nach Größe. Auf jede Rechnung über 250 Euro brutto gehören:

1. Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden
2. Ihre Steuernummer oder USt-IdNr.
3. Ausstellungsdatum
4. Fortlaufende Rechnungsnummer
5. Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung
6. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
7. Entgelt, nach Steuersätzen aufgeschlüsselt
8. Steuersatz und Steuerbetrag – oder der Hinweis auf die Steuerbefreiung
9. Bei Bauleistungen an Private: Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht
10. Bei Gutschriften: die Angabe „Gutschrift"

Jede Angabe ist im Artikel Pflichtangaben auf der Rechnung einzeln erklärt. Für Kleinunternehmer gilt seit 2025 der leicht verkürzte Katalog des § 34a UStDV, der Rechnungsnummer und Leistungsdatum nicht ausdrücklich verlangt – Sie sollten beide trotzdem angeben, wie weiter unten begründet.

Die Entscheidung: § 19 UStG oder Regelbesteuerung

Beim Ausfüllen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung entscheiden Sie, ob Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Die Wahl prägt jede Ihrer Rechnungen.

Als Kleinunternehmer

Sie weisen keine Umsatzsteuer aus. Statt Steuersatz und Steuerbetrag steht auf der Rechnung ein Hinweis auf die Befreiung, zum Beispiel: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Eine feste Formulierung gibt es nicht, der Hinweis muss aber da sein. Sie ziehen keine Vorsteuer aus Ihren Einkäufen. Ihre Preise sind für Privatkunden günstiger, weil keine Steuer draufkommt; für Gewerbekunden ist es egal, weil sie die Steuer sonst als Vorsteuer zurückbekämen.

Der teure Fehler: Umsatzsteuer trotzdem ausweisen, weil die Vorlage es vorgibt. Dann schulden Sie die Steuer dem Finanzamt (§ 14c Abs. 2 UStG). Alles Weitere zum § 19-Modus steht im Artikel Rechnung schreiben als Kleinunternehmer.

Als Regelbesteuerter

Sie weisen Steuersatz und Steuerbetrag aus (19 % oder 7 %), führen die Steuer ans Finanzamt ab und ziehen Vorsteuer aus Ihren Einkäufen. Das lohnt sich, wenn Sie hohe Anfangsinvestitionen haben – Werkzeug, Maschinen, Computer – oder überwiegend Gewerbekunden, denen die Steuer nichts ausmacht. Der Verzicht auf § 19 bindet Sie fünf Jahre.

Steuernummer oder USt-IdNr.

In beiden Fällen gehört eine Kennung auf die Rechnung. Die Steuernummer vergibt das Finanzamt nach dem Fragebogen; sie reicht für Rechnungen innerhalb Deutschlands. Die USt-IdNr. (DE + neun Ziffern) beantragen Sie beim Bundeszentralamt für Steuern; Sie brauchen sie für Geschäfte mit Unternehmen im EU-Ausland und dürfen sie auch im Inland statt der Steuernummer verwenden. Sie ist die diskretere Wahl, weil die Steuernummer Ihr Finanzamt verrät. Nicht auf die Rechnung gehört die elfstellige Steuer-Identifikationsnummer aus Ihrem Lohnsteuerbescheid.

Besonderheiten im Nebengewerbe

Arbeitgeber informieren? Eine gesetzliche Pflicht gibt es nicht. Viele Arbeitsverträge enthalten aber eine Anzeige- oder Genehmigungsklausel für Nebentätigkeiten. Prüfen Sie den Vertrag; ein kurzes Gespräch ist meist besser als eine spätere Überraschung. Verboten werden darf die Nebentätigkeit nur, wenn sie berechtigte Interessen des Arbeitgebers verletzt – etwa Konkurrenz oder Überschreiten der Arbeitszeitgrenzen.

Krankenkasse. Solange die Anstellung die Haupttätigkeit bleibt, sind Sie darüber versichert. Die Krankenkasse prüft, ob die Selbstständigkeit „hauptberuflich" wird – ein Indiz ist, wenn Sie mehr Zeit und Einkommen aus dem Gewerbe als aus der Anstellung beziehen. Melden Sie das Gewerbe Ihrer Kasse, damit sie die Einstufung vornimmt.

Gewerbeanmeldung. Pflicht nach § 14 GewO vor Beginn der Tätigkeit, beim Gewerbeamt Ihrer Gemeinde, meist online. Das Finanzamt bekommt automatisch Bescheid und schickt den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung – oder Sie reichen ihn selbst über ELSTER ein.

Gewerbesteuer. Fällt erst ab einem Gewerbeertrag von 24.500 Euro im Jahr an (Freibetrag für Einzelunternehmer). Die meisten Nebengewerbe liegen darunter.

Für die Rechnung ändert sich durch den Nebenerwerb nichts. Der Kunde sieht nicht, dass Sie montags bis freitags angestellt sind.

Rechnungsnummer: fortlaufend, auch bei drei Rechnungen im Jahr

Die Rechnungsnummer muss einmalig und fortlaufend sein (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG). Das gilt unabhängig von der Menge. Wer im ersten Jahr nur drei Rechnungen schreibt, vergibt 1, 2, 3 – oder besser ein Schema, das auch im dritten Jahr noch trägt, etwa 0001-2609, 0002-2611, 0003-2703: laufende Nummer vorn, Jahr und Monat dahinter.

Zwei Fehler sind im Kleingewerbe besonders häufig. Erstens: Jedes Jahr bei 1 anfangen, ohne das Jahr in die Nummer zu nehmen. Dann gibt es Rechnung 1 aus 2026 und Rechnung 1 aus 2027 – zwei Belege, eine Nummer, nicht einmalig. Zweitens: Nummern in der Word-Vorlage von Hand vergeben und irgendwann eine überspringen oder doppelt vergeben. Lücken sind erklärbar, Doppelungen nicht. Was das Finanzamt wirklich verlangt und wie Sie Lücken vermeiden, steht im Artikel Fortlaufende Rechnungsnummer.

Wenn Sie wenige Stammkunden haben, lohnt sich ein Kundenkürzel in der Nummer: 0003-2703-MEIER sagt auf einen Blick, dass die dritte Rechnung an Meier ging. Der Zähler vorn läuft firmenweit weiter, das Kürzel ist nur Zusatzinformation.

E-Rechnungspflicht im Kleingewerbe

Die E-Rechnungspflicht gilt für alle inländischen Unternehmer im B2B-Geschäft – ohne Größenausnahme für Kleingewerbe. Zwei Seiten:

Empfangen. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Sie E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) annehmen können, wenn ein Lieferant Ihnen eine schickt. Ein E-Mail-Postfach reicht; Sie müssen die Datei aber acht Jahre unverändert aufbewahren – als Datei, nicht als Ausdruck.

Ausstellen. Für Rechnungen an andere Unternehmen gilt: bis Ende 2026 dürfen alle noch PDF oder Papier schicken; ab 2027 müssen Unternehmen mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen; ab 1. Januar 2028 alle – also auch Ihr Kleingewerbe, wenn Sie regelbesteuert sind. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft vom Ausstellen befreit (§ 34a Satz 4 UStDV), müssen aber empfangen. Rechnungen an Privatkunden sind nie betroffen.

Praktisch heißt das: Wer heute im Nebengewerbe anfängt und in zwei Jahren noch dabei ist, schreibt dann E-Rechnungen an Gewerbekunden – oder ist Kleinunternehmer und darf weiter PDF schicken, was seine Kunden zunehmend stören wird. Ein Programm, das von Anfang an E-Rechnungen erzeugt, erspart den Umstieg. Was für Kleinunternehmer gilt, steht im Artikel E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Muster: Rechnung aus einem Kleingewerbe

Beispiel eines Nebengewerbes mit Kleinunternehmerregelung:

Als Regelbesteuerter sähe die Rechnung gleich aus, nur mit drei Zeilen statt einer: Netto 440,00 €, USt 19 % 83,60 €, Brutto 523,60 € – und ohne den § 19-Hinweis.

Typische Fehler im Kleingewerbe

Umsatzsteuer als Kleinunternehmer ausgewiesen. Die Vorlage hatte eine Steuerzeile, niemand hat sie gelöscht. Folge: Steuerschuld nach § 14c UStG, Korrektur per Storno.

§ 19-Hinweis vergessen. Ohne den Hinweis ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß, und der Kunde fragt nach, warum keine Steuer draufsteht.

Steuer-ID statt Steuernummer. Die elfstellige persönliche ID gehört nicht auf die Rechnung.

Leistungsdatum fehlt. Die am häufigsten vergessene Pflichtangabe, gerade bei Vorlagen ohne Feld dafür.

Nummern jährlich zurückgesetzt ohne Jahreskennung. Doppelte Nummern über Jahresgrenzen.

Rechnung nachträglich geändert. Der Kunde meldet einen Fehler, Sie öffnen die Word-Datei und speichern neu. Zwei Dokumente mit derselben Nummer. Richtig ist Storno und Neuausstellung.

„Kleingewerbe" als Steuerhinweis. „Kleingewerbe, daher keine Umsatzsteuer" ist kein gültiger Hinweis. Die Befreiung heißt § 19 UStG, und nur die zählt.

Vorlage oder Programm?

Für die ersten Rechnungen reicht eine Vorlage. Sie versagt an drei Stellen, die im Kleingewerbe besonders wehtun, weil niemand Zeit für Buchhaltung hat: Sie vergibt die Nummer nicht selbst, sie schützt ausgestellte Rechnungen nicht vor Änderung, und sie erzeugt keine E-Rechnung. Ein Rechnungsprogramm mit Kleinunternehmer-Modus setzt den § 19-Hinweis automatisch, zählt die Nummer hoch und schreibt jede Rechnung als ZUGFeRD und XRechnung – ohne dass Sie sich damit beschäftigen. Was ein solches Programm können muss, steht im Artikel Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer; den Gesamtüberblick gibt der Leitfaden Rechnung schreiben.

Häufige Fragen

Stand: September 2026. Rechtsgrundlagen: § 1 Abs. 2 HGB, § 14 GewO, § 14 Abs. 4, § 14c, § 19 UStG, § 34a UStDV, § 27 Abs. 38 UStG, § 11 Abs. 1 GewStG.