Reverse-Charge-Rechnung schreiben: Hinweis, Felder und typische Fälle

Bei manchen Leistungen zahlt nicht der Rechnungssteller die Umsatzsteuer, sondern der Kunde. Das Verfahren heißt Reverse Charge, im Gesetz „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers". Für die Rechnung bedeutet es: kein Steuerbetrag, kein Steuersatz — aber ein Pflichthinweis, ohne den die Rechnung fehlerhaft ist (alle Pflichtangaben im Leitfaden Rechnung schreiben). Dieser Artikel zeigt, wann das Verfahren gilt, was auf die Rechnung gehört und wie es in einer E-Rechnung technisch abgebildet wird.

Was Reverse Charge bedeutet

Normalerweise schuldet der Leistende die Umsatzsteuer: Er weist sie aus, vereinnahmt sie mit dem Rechnungsbetrag und führt sie ab. Beim Reverse-Charge-Verfahren kehrt sich das um (daher der Name). Der Leistungsempfänger berechnet die Steuer selbst, meldet sie an — und zieht sie, wenn er zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, im selben Atemzug wieder ab. Unter dem Strich fließt kein Geld ans Finanzamt, aber die Steuer ist ordnungsgemäß erfasst.

Der Gesetzgeber nutzt das Verfahren dort, wo Steuerausfälle drohen (Baubranche, Schrotthandel) und dort, wo der Umsatz ohnehin im Ausland zu versteuern ist (grenzüberschreitende Dienstleistungen).

Für Sie als Rechnungssteller heißt es schlicht: Sie stellen netto, ohne Steuerbetrag, mit Hinweis.

Die praktisch wichtigsten Fälle

Bauleistungen (§ 13b Abs. 2 Nr. 4 UStG)

Der häufigste Fall im Handwerk. Reverse Charge greift, wenn Sie eine Bauleistung an einen Unternehmer erbringen, der selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt. Der Nachweis dafür ist die Bescheinigung USt 1 TG des Finanzamts, die der Kunde vorlegt.

Nicht darunter fallen: Planungsleistungen von Architekten und Statikern, reine Materiallieferungen ohne Einbau, Gerüstbau als bloße Vermietung, Leistungen an Bauherren, die keine Bauunternehmer sind.

Wichtig: Es kommt auf den Status des Kunden an, nicht auf das Bauvorhaben. Ein Malerbetrieb, der für einen Generalunternehmer arbeitet, rechnet netto ab; derselbe Betrieb, der die Wohnung eines Privatkunden streicht, rechnet mit Umsatzsteuer.

Sonstige Leistungen an Unternehmen im EU-Ausland (§ 3a Abs. 2 UStG)

Beratung, Programmierung, Design, Übersetzung, Werbung — wenn der Kunde Unternehmer in einem anderen EU-Staat ist, liegt der Leistungsort bei ihm. Sie stellen netto, er versteuert im eigenen Land.

Voraussetzung: Sie haben die USt-IdNr. des Kunden und diese ist gültig. Prüfen lässt sie sich über das Bestätigungsverfahren beim Bundeszentralamt für Steuern; eine qualifizierte Bestätigung sollten Sie dokumentieren.

Zusätzliche Pflicht: die Zusammenfassende Meldung (§ 18a Abs. 2 UStG) — für Dienstleistungen wie Beratung oder Programmierung ist sie grundsätzlich vierteljährlich fällig. Liefern Sie zusätzlich Waren in die EU, kommt für diesen Teil ab 50.000 Euro im Quartal eine monatliche Meldung dazu (§ 18a Abs. 1 UStG). Wer die Meldung vergisst, bekommt Post.

Weitere Fälle

Leistungen an Unternehmer außerhalb der EU sind meist ebenfalls im Ausland steuerbar — dort heißt das Verfahren anders oder gar nicht, der Rechnungshinweis richtet sich nach dem jeweiligen Recht. Bei nennenswertem Auslandsgeschäft ist das eine Frage für die Steuerberatung.

Was auf die Rechnung gehört

Alle üblichen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG gelten weiter — siehe Pflichtangaben auf der Rechnung. Dazu kommt:

Der Hinweis. Bei Bauleistungen und den anderen Fällen aus § 13b Abs. 2 UStG schreibt § 14a Abs. 5 UStG die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" vor. Bei sonstigen Leistungen an EU-Unternehmer (§ 3a Abs. 2 UStG) verlangt stattdessen § 14a Abs. 1 UStG denselben Wortlaut. Eine bestimmte Formulierung schreibt das Gesetz nicht vor, aber die Gesetzesformulierung ist die sicherste. Bei EU-Leistungen ist die englische Fassung „Reverse charge" üblich und zulässig; wer beides schreibt, macht nichts falsch.

Kein Steuersatz, kein Steuerbetrag. Das ist keine Nachlässigkeit, sondern Vorschrift. Wer trotzdem Umsatzsteuer ausweist, schuldet sie nach § 14c UStG — obwohl der Kunde sie ebenfalls schuldet.

Beide USt-IdNr. bei EU-Leistungen. Ihre eigene und die des Kunden, beide vollständig.

Ein Rechnungsfuß sieht dann etwa so aus:

Zwischensumme netto              2.400,00 EUR
Umsatzsteuer                          0,00 EUR
Rechnungsbetrag                  2.400,00 EUR

Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (§ 13b UStG).

Reverse Charge in der E-Rechnung

In der EN 16931 sind Steuerkategorien als Codes hinterlegt. Für Reverse Charge ist das AE — VAT Reverse Charge. Die Kategorie steht sowohl auf Positionsebene als auch in der Steueraufschlüsselung, und dort gehört ein Befreiungsgrund (BT-120 oder der Code in BT-121) dazu.

Vereinfacht sieht die Steueraufschlüsselung so aus:

<cac:TaxSubtotal>
  <cbc:TaxableAmount currencyID="EUR">2400.00</cbc:TaxableAmount>
  <cbc:TaxAmount currencyID="EUR">0.00</cbc:TaxAmount>
  <cac:TaxCategory>
    <cbc:ID>AE</cbc:ID>
    <cbc:Percent>0</cbc:Percent>
    <cbc:TaxExemptionReason>Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers</cbc:TaxExemptionReason>
    ...
  </cac:TaxCategory>
</cac:TaxSubtotal>

Die Prüfregeln dazu sind BR-AE-1 bis BR-AE-10. Sie verlangen unter anderem: genau eine Steueraufschlüsselung mit Kategorie AE, Steuersatz 0, ein Befreiungsgrund, und die USt-IdNr. beider Seiten. Fehlt eines davon, fällt die Rechnung bei der Validierung durch — wie man das prüft, steht im Artikel E-Rechnung prüfen.

Ein Rechnungsprogramm sollte das übernehmen: Sie markieren die Rechnung als Reverse Charge, alles Weitere passiert im Hintergrund.

Wenn Sie Reverse Charge bekommen

Die Gegenrichtung trifft mehr Betriebe, als man denkt — auch kleine.

Sie sind Bauunternehmer und beauftragen einen Nachunternehmer: Sie schulden die Steuer auf dessen Leistung, melden sie an und ziehen sie als Vorsteuer wieder ab.

Sie kaufen Werbung bei einem EU-Anbieter — Online-Anzeigen, Software-Abos, Cloud-Dienste von Anbietern mit Sitz in Irland, Luxemburg oder den Niederlanden. Die Rechnung kommt netto mit dem Hinweis „Reverse charge". Sie schulden die deutsche Umsatzsteuer darauf.

Und als Kleinunternehmer? Auch dann. § 19 UStG befreit Sie davon, Umsatzsteuer auf eigene Umsätze auszuweisen — nicht davon, als Leistungsempfänger Steuer zu schulden. Sie melden die Steuer an und führen sie ab, ohne Vorsteuerabzug (den haben Kleinunternehmer nicht). Dafür brauchen Sie eine USt-IdNr., die Sie beim Bundeszentralamt beantragen; sie kostet nichts und ändert am Kleinunternehmerstatus nichts. Was sonst für Kleinunternehmer gilt, steht im Artikel Rechnung schreiben als Kleinunternehmer.

Häufige Irrtümer

„Reverse Charge gilt für alle Auslandsrechnungen." Nein. Bei Lieferungen ins EU-Ausland an Unternehmer handelt es sich um eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung (§ 4 Nr. 1b, § 6a UStG) — ein anderer Tatbestand mit anderem Hinweis. Reverse Charge betrifft in erster Linie sonstige Leistungen.

„An Privatkunden im EU-Ausland auch." Nein. Bei Privatkunden bleibt es in aller Regel bei deutscher Umsatzsteuer; für digitale Leistungen gelten Sonderregeln (OSS-Verfahren).

„Der Kunde sagt, er sei Bauunternehmer, das genügt." Nicht ganz — maßgeblich ist die Bescheinigung USt 1 TG. Liegt sie vor, dürfen Sie sich darauf verlassen, selbst wenn der Kunde sie zu Unrecht verwendet.

„Ich kann die Steuer sicherheitshalber ausweisen." Das ist der schlechteste Weg: Sie schulden den ausgewiesenen Betrag nach § 14c UStG, und Ihr Kunde darf ihn nicht als Vorsteuer ziehen. Korrigiert wird über Storno und Neuausstellung; siehe Stornorechnung schreiben.

Häufige Fragen