Stornorechnung schreiben: Rechnung richtig korrigieren statt ändern

Die Rechnung ist raus, und dann kommt der Anruf: falsche Adresse, falsche Menge, falscher Preis. Was jetzt passiert, entscheidet darüber, ob Ihre Buchhaltung sauber bleibt oder ob bei der nächsten Prüfung zwei Dokumente mit derselben Nummer auftauchen. Dieser Artikel zeigt den richtigen Weg – die Stornorechnung – Schritt für Schritt, erklärt, warum Sie sie nicht „Gutschrift" nennen sollten, und wie das Ganze in der E-Rechnung funktioniert.

Warum Sie eine Rechnung nicht ändern dürfen

Eine ausgestellte Rechnung ist ein Beleg. Sie liegt beim Kunden in der Buchhaltung, vielleicht schon beim Steuerberater, vielleicht ist der Vorsteuerabzug schon gezogen. Wenn Sie jetzt die Datei öffnen, den Fehler korrigieren und das PDF neu schicken – mit derselben Rechnungsnummer –, existieren zwei verschiedene Rechnungen mit derselben Kennung. Das verletzt die Einmaligkeit der Rechnungsnummer (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG) und die Unveränderbarkeit von Belegen nach den GoBD.

Das Finanzamt sieht bei einer Prüfung beide Versionen und fragt, welche gilt. Der Kunde hat möglicherweise die falsche verbucht. Und Sie können nicht mehr nachweisen, was Sie wann ausgestellt haben.

Deshalb gilt: Was raus ist, bleibt wie es war. Korrigiert wird durch ein neues Dokument.

Der richtige Weg in drei Schritten

Schritt 1: Stornorechnung ausstellen

Die Stornorechnung hebt die Originalrechnung vollständig auf. Sie enthält:

• eine eigene, neue Rechnungsnummer aus Ihrem laufenden Nummernkreis
• das aktuelle Datum
• einen klaren Bezug auf das Original: „Storno zu Rechnung 0018-2609-MEIER vom 11.09.2026"
• alle Positionen des Originals mit negativem Vorzeichen – oder den Gesamtbetrag negativ, wenn es um die Aufhebung der ganzen Rechnung geht
• dieselben Steuersätze und Steuerbeträge wie das Original, ebenfalls negativ
• die übrigen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG (siehe oben)

Der Saldo aus Original und Storno ist null. Die Originalrechnung ist damit wirtschaftlich aufgehoben, bleibt aber als Dokument in den Unterlagen.

Schritt 2: Neue Rechnung ausstellen

Jetzt schreiben Sie die Rechnung so, wie sie richtig ist – mit einer weiteren neuen Nummer, aktuellem Datum und korrektem Inhalt. Ein Hinweis „ersetzt Rechnung 0018-2609-MEIER" hilft dem Kunden bei der Zuordnung, ist aber nicht Pflicht.

Schritt 3: Beide Dokumente verschicken

Der Kunde bekommt Storno und neue Rechnung, idealerweise zusammen mit einem Satz Erklärung. Seine Buchhaltung verbucht das Storno gegen das Original und die neue Rechnung als neuen Beleg. Alle drei Dokumente bleiben acht Jahre in beiden Buchhaltungen.

Muster einer Stornorechnung

Die neue Rechnung bekäme dann etwa die Nummer 0024-2609-MEIER mit den korrigierten Angaben. Die Nummern 0018 und 0023 bleiben vergeben; keine wird wiederverwendet. Warum die Nummer den Kunden trägt, erklärt der Artikel Rechnungsnummer pro Kunde.

Stornorechnung, Rechnungskorrektur, Gutschrift – was ist was?

Die Begriffe werden im Alltag durcheinandergeworfen. Rechtlich sind sie verschieden:

Stornorechnung und Rechnungskorrektur meinen dasselbe: ein Dokument, das eine Rechnung ganz oder teilweise aufhebt. Umsatzsteuerlich ist es eine Berichtigung nach § 14 Abs. 6 Satz 1 Nr. 5 UStG in Verbindung mit § 31 Abs. 5 UStDV.

Gutschrift hat im Umsatzsteuerrecht eine eigene Bedeutung: eine Rechnung, die nicht der Leistende, sondern der Leistungsempfänger ausstellt – etwa wenn ein Verlag einem Autor die Honorare abrechnet. Sie muss das Wort „Gutschrift" tragen (§ 14 Abs. 4 Nr. 10 UStG).

Wenn Sie Ihre Stornorechnung „Gutschrift" nennen, erklären Sie damit formal, der Kunde habe Ihnen eine Leistung erbracht und Sie rechneten sie ab – das ist nicht das, was Sie meinen. Eine Steuerschuld nach § 14c UStG löst die bloße Bezeichnung als „Gutschrift" für sich genommen nicht aus, solange tatsächlich keine vereinbarte Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinn vorliegt. Trotzdem sorgt der falsche Begriff für Verwirrung bei Kunde und Finanzamt.

Nennen Sie das Dokument also Stornorechnung, Rechnungskorrektur oder Storno-Rechnung. Die kaufmännische „Gutschrift" im Sinne von „wir schreiben Ihnen etwas gut" ist im Text der Rechnung unschädlich; als Dokumenttitel gehört das Wort nicht auf eine Stornorechnung.

Teilstorno: nur eine Position korrigieren

Nicht immer ist die ganze Rechnung falsch. Wenn nur eine Position zu viel berechnet wurde, können Sie eine Teilstornorechnung ausstellen, die nur diese Position negativ enthält. Das Ergebnis ist eine wirtschaftlich korrekte Summe aus Original und Teilstorno. Sauberer für den Kunden ist oft trotzdem der volle Weg: ganzes Storno, neue Rechnung. Dann hat er genau ein Dokument, das den richtigen Betrag zeigt.

Storno vor und nach Zahlung

Vor Zahlung: Storno und neue Rechnung, der Kunde zahlt die neue. Einfachster Fall.

Nach Zahlung: Storno und neue Rechnung wie oben. Die Differenz wird erstattet oder nachgezahlt. War der Betrag richtig und nur ein Formfehler zu korrigieren (falsche Adresse, fehlendes Leistungsdatum), kann alternativ ein Berichtigungsdokument genügen, das auf die Rechnung verweist und nur die fehlende oder falsche Angabe ergänzt (§ 31 Abs. 5 UStDV). Es braucht keine negativen Beträge. Viele Buchhaltungen verarbeiten aber Storno plus Neuausstellung einfacher als ein Ergänzungsblatt.

Storno in der E-Rechnung

In der E-Rechnung nach EN 16931 ist eine Stornorechnung kein besonderes Format, sondern eine Rechnung mit einem anderen Typcode (BT-3). Die gängigen Codes:

• 380 Rechnung
• 381 Gutschrift (Credit Note) – die kaufmännische Gutschrift ohne Bezug zu einer bestimmten Rechnung
• 384 Rechnungskorrektur (Corrected Invoice) – der richtige Code für Ihre Stornorechnung, weil sie eine konkrete Originalrechnung aufhebt

Verwechseln Sie die beiden nicht: Ihre Stornorechnung mit Bezug auf die Originalrechnung bekommt Typcode 384, nicht 381 – die XRechnung-Spezifikation 3.0.2 sieht für 381 ausdrücklich keinen Bezug auf eine vorhergehende Rechnung vor. Bei Typcode 384 verweist die Stornorechnung verpflichtend im Feld BT-25 (Preceding Invoice Reference) auf die Nummer der Originalrechnung, optional mit deren Datum in BT-26. Die Beträge sind negativ. Der Empfänger verbucht das Dokument automatisch gegen das Original, weil der Bezug maschinenlesbar ist – ein echter Vorteil gegenüber Papier.

Ein Rechnungsprogramm mit E-Rechnung setzt Typcode und Bezug automatisch, wenn Sie eine Rechnung stornieren. Mehr zu den Formaten im Leitfaden E-Rechnung.

Was gute Software hier tut

Ein Rechnungsprogramm sollte drei Dinge unmöglich machen: eine festgeschriebene Rechnung zu ändern, ihre Nummer wiederzuverwenden, und eine Stornorechnung ohne Bezug aufs Original zu erzeugen. Und es sollte eine Sache leicht machen: aus der stornierten Rechnung mit einem Klick die korrigierte neue zu erstellen, ohne alles neu einzutippen.

Häufige Fehler beim Stornieren

Rechnung ändern und neu schicken. Der Kardinalfehler. Zwei Dokumente, eine Nummer.

Rechnung löschen. Die Nummer ist dann eine Lücke ohne Beleg. Bei einer Prüfung nicht erklärbar.

Nummer der Originalrechnung wiederverwenden. Die Einmaligkeit ist verletzt.

Storno ohne Bezug. Eine negative Rechnung, die nicht sagt, welche sie aufhebt, kann niemand zuordnen.

Storno als „Gutschrift" betiteln. Siehe oben.

Neue Rechnung ohne Storno. Der Kunde hat dann zwei Rechnungen über dieselbe Leistung und verbucht vielleicht beide.

Häufige Fragen