Rechnung schreiben als Freiberufler: Honorarrechnung richtig aufbauen

Freiberufler nennen ihre Rechnung gern „Honorarrechnung" – und manche glauben, damit gälten andere Regeln. Das stimmt nicht: Eine Honorarrechnung ist eine Rechnung im Sinne des § 14 UStG, mit denselben Pflichtangaben wie die des Handwerkers oder Händlers. Was sich unterscheidet, ist der Alltag dahinter: Stundensätze statt Stückpreise, Projekte über Monate statt Lieferungen an einem Tag, Auslagen, Teilrechnungen, Auftraggeber im Ausland. Dieser Artikel zeigt, wie Sie diese Besonderheiten sauber auf die Rechnung bringen.

Wer ist Freiberufler?

§ 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG zählt die Katalogberufe auf: Ärzte, Zahnärzte, Heilpraktiker, Rechtsanwälte, Notare, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Ingenieure, Architekten, Journalisten, Dolmetscher, Übersetzer und weitere. Dazu kommen die „ähnlichen Berufe" und die selbstständig ausgeübte wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeit. Ob ein Beruf freiberuflich ist, entscheidet im Zweifel das Finanzamt – bei IT-Beratern, Designern oder Coaches ist die Einordnung nicht immer eindeutig.

Der praktische Unterschied zum Gewerbe: Freiberufler melden kein Gewerbe an und zahlen keine Gewerbesteuer. Sie melden sich stattdessen direkt beim Finanzamt mit dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung (über ELSTER, innerhalb eines Monats nach Beginn) und erhalten eine Steuernummer. Für die Umsatzsteuer gilt dasselbe wie für alle Unternehmer: Regelbesteuerung oder, bei entsprechend niedrigem Umsatz, die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG.

Die Honorarrechnung: gleiche Pflichtangaben wie jede Rechnung

Das Wort „Honorar" ändert nichts am Recht. Auf die Freiberufler-Rechnung gehören alle zehn Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG: Name und Anschrift beider Seiten, Ihre Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Art und Umfang der Leistung, Leistungszeitpunkt oder -zeitraum, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag beziehungsweise Hinweis auf eine Befreiung. Jede Angabe ist im Artikel Pflichtangaben auf der Rechnung erklärt.

Was bei Freiberuflern besonders oft fehlt: der Leistungszeitraum (weil die Vorlage nur ein Datumsfeld hat) und die konkrete Leistungsbeschreibung („Beratung" statt „Beratung zur Einführung des CRM-Systems, 3 Workshops à 4 Stunden"). Beides kostet dem Kunden im Zweifel den Vorsteuerabzug.

Die Besonderheiten der Freiberufler-Rechnung

Stundensätze und Pauschalen

Ob Sie nach Zeit oder pauschal abrechnen, ist Vertragssache. Auf der Rechnung muss die Leistung in beiden Fällen nachprüfbar sein. Bei Stundensätzen: Anzahl der Stunden, Satz, Summe – idealerweise mit einer Aufstellung, wann was gemacht wurde, als Anlage oder in der Positionsbeschreibung. Bei Pauschalen: der Leistungsumfang, auf den sich die Pauschale bezieht („Konzeption und Text Website, 5 Seiten, pauschal"). Eine Pauschale ohne Beschreibung ist für das Finanzamt „Diverses" und damit keine ordnungsgemäße Leistungsangabe.

Leistungszeitraum bei laufenden Projekten

Wer über Wochen an einem Projekt arbeitet, gibt keinen Leistungstag an, sondern den Zeitraum: „Leistungszeitraum 01.08.2026 – 31.08.2026" oder einfach „Leistungszeitraum: August 2026". Die Monatsangabe genügt (§ 31 Abs. 4 UStDV). Bei einer Beratung mit drei Terminen listen Sie entweder die drei Daten oder den Zeitraum vom ersten bis zum letzten. Wie Sie das in jedem Fall richtig formulieren, steht im Artikel Leistungszeitraum auf der Rechnung.

Abschlags- und Teilrechnungen

Bei größeren Projekten ist es üblich, Abschläge zu berechnen: 30 Prozent bei Auftrag, 40 Prozent nach Zwischenabnahme, Rest bei Abschluss. Jede Abschlagsrechnung ist eine eigene Rechnung mit eigener Nummer und Umsatzsteuer auf den Abschlag; sie bezieht sich auf eine noch nicht vollständig erbrachte Leistung, deshalb steht bei Anzahlungen als Zeitpunkt der der Vereinnahmung, sofern er feststeht. Die Schlussrechnung weist die Gesamtleistung aus und zieht die bereits berechneten Abschläge – mit Nummer und Datum – samt der darauf entfallenden Steuer wieder ab. Wer die Abschläge in der Schlussrechnung nicht abzieht, weist die Steuer doppelt aus und schuldet sie doppelt (§ 14c UStG).

Eine Teilrechnung ist etwas anderes: Sie rechnet einen abgeschlossenen, abgrenzbaren Teil der Leistung endgültig ab – etwa Modul 1 von 3. Sie braucht kein Verrechnen in der Schlussrechnung, weil sie eine eigene, vollendete Leistung betrifft.

Auslagen und Spesen

Reisekosten, Materialien, Lizenzen, die Sie für den Kunden verauslagt haben, sind Teil Ihres Entgelts und werden mit Ihrem Steuersatz weiterberechnet – auch wenn Sie selbst nur 7 Prozent oder gar keine Steuer gezahlt haben (Bahnticket, Hotel im Ausland). Sie rechnen die Auslage netto aus, setzen sie als Position auf die Rechnung und wenden darauf 19 Prozent an. Die Vorsteuer aus Ihrer Originalrechnung ziehen Sie selbst.

Ausnahme sind durchlaufende Posten: Beträge, die Sie im Namen und für Rechnung des Kunden verauslagen – etwa Gerichtsgebühren als Anwältin oder Behördengebühren als Architekt, die auf den Namen des Kunden ausgestellt sind. Sie werden ohne Umsatzsteuer weitergegeben und gehören nicht zum Entgelt (§ 10 Abs. 1 Satz 5 UStG).

Auftraggeber im EU-Ausland: Reverse Charge

Erbringen Sie eine Dienstleistung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Staat, liegt der Leistungsort in der Regel dort (§ 3a Abs. 2 UStG), und der Kunde schuldet die Steuer in seinem Land. Ihre Rechnung enthält dann keine Umsatzsteuer, aber den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" (§ 14a Abs. 5 UStG) sowie die USt-IdNr. beider Seiten. Ohne eigene USt-IdNr. geht das nicht – beantragen Sie sie beim Bundeszentralamt für Steuern, bevor Sie den ersten Auslandskunden haben. Die Kleinbetragsvereinfachung gilt in diesem Fall nicht, auch bei 200 Euro Honorar.

Steuerfreie Leistungen: Heilberufe und andere

Ärzte, Heilpraktiker, Physiotherapeuten und andere Heilberufe erbringen mit ihren Heilbehandlungen steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 14 UStG. Ihre Rechnung weist keine Umsatzsteuer aus, muss aber den Hinweis auf die Steuerbefreiung tragen – etwa „Umsatzsteuerfreie Heilbehandlung gemäß § 4 Nr. 14 Buchst. a UStG". Ähnliches gilt für bestimmte Unterrichtsleistungen (§ 4 Nr. 21 UStG) und ehrenamtliche Tätigkeiten. Vorsicht: Nicht alles, was ein Arzt tut, ist Heilbehandlung – Gutachten, kosmetische Eingriffe oder Vorträge sind steuerpflichtig und stehen auf der Rechnung mit 19 Prozent.

§ 19 UStG als Option

Auch Freiberufler können die Kleinunternehmerregelung nutzen: bis 25.000 Euro Umsatz im Vorjahr und voraussichtlich 100.000 Euro im laufenden Jahr. Die Rechnung enthält dann keine Umsatzsteuer und den Hinweis „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet". Für Freiberufler mit überwiegend Gewerbekunden lohnt sich das selten – die Kunden ziehen die Vorsteuer, Ihnen entgeht der eigene Vorsteuerabzug. Für Freiberufler mit Privatkunden – Nachhilfe, Coaching, Fotografie – kann es den Preis um 19 Prozent senken. Details im Artikel Rechnung schreiben als Kleinunternehmer.

Künstlersozialabgabe: nicht auf die Rechnung

Wer als Künstler, Publizist, Designer oder Texter für Unternehmen arbeitet, löst bei seinen Auftraggebern die Künstlersozialabgabe aus. Die zahlt aber der Verwerter – also Ihr Kunde – direkt an die Künstlersozialkasse, auf Basis der an Sie gezahlten Honorare. Sie weisen sie nicht auf Ihrer Rechnung aus und schlagen sie nicht auf. Manche Auftraggeber fragen nach dem Nettohonorar für ihre Meldung; das ist der Betrag ohne Umsatzsteuer.

E-Rechnungspflicht für Freiberufler

Freiberufler sind Unternehmer im Sinne des UStG und damit voll von der E-Rechnungspflicht erfasst. Seit 2025 müssen Sie E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen an inländische Unternehmenskunden gilt: ab 2027 für Unternehmen mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle – also auch für die Übersetzerin, den Architekten, die IT-Beraterin. Nur Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft vom Ausstellen befreit. Rechnungen an Privatpersonen bleiben frei. Wer betroffen ist und was gilt, steht im Artikel E-Rechnungspflicht.

Für Freiberufler mit Gewerbekunden heißt das: Die Honorarrechnung aus Word hat ein Ablaufdatum. Eine E-Rechnung ist eine strukturierte XML-Datei (XRechnung) oder eine PDF mit eingebettetem XML (ZUGFeRD) – und die erzeugt kein Textprogramm.

Aufbau-Beispiel: Honorarrechnung einer Beraterin

Drei Dinge zeigt das Beispiel: die Leistung ist konkret (Workshop, Termine, Stunden), der Zeitraum ist genannt, und die Reisekosten stehen netto als Position mit 19 Prozent darauf – obwohl das Bahnticket selbst nur 7 Prozent enthielt. Der grundsätzliche Aufbau unterscheidet sich nicht von jeder anderen Rechnung; den Überblick gibt der Leitfaden Rechnung schreiben.

Rechnungsnummer mit Kundenkürzel

Freiberufler haben typischerweise wenige Stammkunden und viele Rechnungen pro Kunde. Genau dafür ist ein Kundenkürzel in der Rechnungsnummer gemacht: 0042-2609-MEIER sagt, dass die zweiundvierzigste Rechnung im September 2026 an Meier ging. Wenn der Kunde anruft, wenn Ihr Steuerberater sortiert, wenn Sie den Zahlungseingang zuordnen – das Kürzel spart die Suche.

Wichtig ist, dass der Zähler vorn firmenweit läuft: 0041 ging vielleicht an Schulz, 0043 an Weber. Die Nummer bleibt fortlaufend und einmalig, das Kürzel ist Zusatzinformation, die § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG ausdrücklich erlaubt („eine oder mehrere Zahlenreihen"). Wie Sie das aufbauen, steht im Artikel Rechnungsnummer pro Kunde.

Checkliste: Honorarrechnung vor dem Versand

Häufige Fragen

Stand: September 2026. Rechtsgrundlagen: § 18 EStG, § 14 Abs. 4, § 14a Abs. 5, § 14c, § 19, § 3a Abs. 2, § 4 Nr. 14, § 10 Abs. 1 UStG, § 31 Abs. 4 UStDV, § 27 Abs. 38 UStG.