Rechnungsprogramm kostenlos: was Sie bekommen und was einfach heißen muss

„Rechnungsprogramm kostenlos" ist eine der häufigsten Suchen rund um das Thema Rechnung – und eine der am schlechtesten beantworteten. Die Treffer versprechen viel, und beim Ausprobieren zeigt sich: 3 Rechnungen im Monat, eine Werbezeile unten auf der Rechnung, keine E-Rechnung im Gratis-Tarif. Oder ein Formular, das eine PDF ausspuckt und danach alles vergisst. Direkt daneben steht die zweite Suche, die dasselbe Ziel hat: „einfaches Rechnungsprogramm". Denn wer kostenlos sucht, will meist nicht in erster Linie sparen, sondern etwas, das nicht wehtut – wenig Geld, wenig Einrichtung, wenig Lernen.

Dieser Artikel sagt beides: was „kostenlos" am Markt wirklich bedeutet und wo die versteckten Kosten liegen – und danach, woran Sie ein einfaches Programm erkennen, denn das ist der brauchbarere Maßstab.

Was „kostenlos" am Markt bedeutet

Hinter dem Wort stecken vier sehr verschiedene Dinge.

Freemium-Tarife der großen Anbieter

Einige Buchhaltungs- und Rechnungspakete bieten einen dauerhaft kostenlosen Einstiegstarif. Stand September 2026 nennt sevDesk auf seiner Preisseite einen Gratis-Tarif mit 3 Rechnungen im Monat, easybill einen mit bis zu 50 Dokumenten monatlich – jeweils inklusive E-Rechnung. Das ist ein echtes Angebot, kein Trick. Aber es ist ein Einstieg, der auf den Wechsel in den Bezahltarif angelegt ist: Wer wächst, stößt an die Grenze; wer die Grenze überschreitet, zahlt ab dann für den nächsthöheren Tarif des jeweiligen Anbieters – bei sevDesk und easybill zunächst einen reinen Rechnungstarif, erst eine Stufe darüber kommen Buchhaltung und Banking dazu. Angaben zu Drittanbietern nach deren öffentlichen Preisseiten, Abruf September 2026.

Prüfen Sie im Gratis-Tarif drei Dinge: Wie viele Rechnungen sind erlaubt? Steht eine Werbezeile auf der Rechnung? Und ist die E-Rechnung im Gratis-Umfang oder erst im Bezahltarif?

Gratis-Generatoren

Ein Online-Formular: Absender, Empfänger, Positionen eintragen, PDF oder XML herunterladen. Für die eine Rechnung im Quartal ist das brauchbar. Was fehlt, merkt man bei der zweiten: Es gibt keinen Kundenstamm, keinen Nummernkreis, kein Archiv. Jede Rechnung beginnt bei null, die Rechnungsnummer vergeben Sie selbst und müssen sie sich irgendwo notieren. Ob ein Generator eine gültige E-Rechnung erzeugt, sehen Sie erst, wenn Sie die Datei prüfen – wie das geht, steht im Artikel PDF in E-Rechnung umwandeln, der auch erklärt, warum aus einer fertigen PDF nachträglich keine E-Rechnung wird.

Word- und Excel-Vorlagen

Die älteste Variante und die verbreitetste. Eine Vorlage kostet nichts, jeder kann sie bedienen, das Ergebnis sieht ordentlich aus. Nur: Eine Word-Datei ist keine E-Rechnung und wird nie eine. Sie erzeugt kein XML nach EN 16931, sie kennt keine Pflichtfelder, sie zählt keine Nummern, und sie lässt jede verschickte Rechnung nachträglich änderbar – das Gegenteil dessen, was die GoBD verlangen.

Open Source

Es gibt kostenlose Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme mit offenem Quellcode, manche mit E-Rechnung. Der Preis ist nicht Geld, sondern Betrieb: installieren, aktualisieren, sichern, bei Problemen selbst suchen. Für technikaffine Selbstständige eine Option, für alle anderen die teuerste Form von „kostenlos".

Was ein kostenloses Werkzeug für E-Rechnungen nicht leisten kann

Seit 2025 ist eine Rechnung an ein anderes Unternehmen im Grundsatz eine E-Rechnung (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG) – eine strukturierte XML-Datei nach EN 16931, als ZUGFeRD oder XRechnung. Das Ausstellen wird ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz und ab 2028 für alle Pflicht (§ 27 Abs. 38 UStG). Damit ändert sich, was ein Rechnungswerkzeug leisten muss. Vier Dinge davon leistet kein kostenloses Angebot dauerhaft:

Fortlaufende Nummern über Jahre. § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG verlangt eine einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer. Das braucht einen Zähler, der sich merkt, wo er steht – auch nach dem Jahreswechsel, auch wenn zwei Personen Rechnungen schreiben. Ein Generator hat keinen Zähler; eine Vorlage auch nicht. Warum Lücken erklärungsbedürftig sind und wie sie gar nicht erst entstehen, erklärt der Artikel Fortlaufende Rechnungsnummer.

Festschreiben. Eine ausgestellte Rechnung darf nicht mehr verändert werden. Ein Programm sperrt sie beim Festschreiben; eine Word-Datei sperrt nichts. Bei einer Prüfung ist eine Rechnung, deren Änderungsdatum nach dem Rechnungsdatum liegt, ein Problem.

Storno-Kette. Wenn eine Rechnung falsch war, entsteht eine Stornorechnung mit eigener Nummer und Bezug auf das Original. Beide Belege bleiben. Ein Generator kennt das Original nicht mehr; er kann keinen Bezug herstellen.

Aufbewahrung als Datei. Rechnungen müssen 8 Jahre aufbewahrt werden (§ 14b UStG, § 147 AO – seit 2025 verkürzt von 10 Jahren). Bei E-Rechnungen zählt die strukturierte Datei, nicht der Ausdruck. Wer XML-Dateien 8 Jahre lang in Download-Ordnern verwaltet, hat spätestens beim dritten Rechnerwechsel ein Problem. Was sonst noch wie lange aufzuheben ist – die Rechnung von Metro, der Mietvertrag für den Laden, der Kontoauszug –, steht im Leitfaden Belege aufbewahren.

Die versteckten Kosten

Kostenlos heißt nicht, dass nichts kostet. Die Kosten wandern nur dorthin, wo sie nicht auf der Rechnung stehen.

Ihre Zeit. Kundenadresse heraussuchen, in das Formular tippen, Nummer nachschlagen, Datei umbenennen, ablegen, in die Liste eintragen. Was ein Programm mit einem Kundenstamm in einer Minute macht, dauert von Hand zehn.

Fehler. Vertippte Steuernummer, doppelte Rechnungsnummer, falscher Steuersatz, vergessenes Leistungsdatum. Jeder Fehler ist im besten Fall eine Rückfrage des Kunden, im schlechtesten eine Rechnung, die er nicht bezahlt, weil seine Buchhaltung sie ablehnt.

Nacharbeit beim Steuerberater. Wer seinem Steuerberater 40 PDF-Dateien mit uneinheitlichen Nummern und 3 Word-Versionen derselben Rechnung liefert, zahlt für das Sortieren – nach Stundensatz.

Der Vorsteuerabzug Ihres Kunden. Ab 2028 muss Ihr gewerblicher Kunde eine E-Rechnung bekommen. Liefern Sie eine PDF, hat er ein Problem mit seinem Vorsteuerabzug – und Sie haben ein Problem mit dem Kunden.

Rechenbeispiel: Zeit pro Rechnung

Nehmen wir 10 Rechnungen im Monat.

9 Minuten Unterschied, 10-mal im Monat: rund 18 Stunden im Jahr. Bei einem Stundensatz von 50 Euro sind das 900 Euro – für ein Programm, das im Jahr 96 Euro netto kostet. Selbst wer nur die Hälfte der Zeit spart, hat den Preis vielfach heraus.

Wann kostenlos wirklich reicht

Es gibt Fälle, in denen ein Gratis-Werkzeug die richtige Wahl ist – und es wäre unehrlich, sie zu verschweigen:

• Sie sind Privatperson und verkaufen einmal etwas, etwa ein gebrauchtes Fahrrad oder Möbel. Dann brauchen Sie keine Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn, sondern einen Beleg. Was darauf gehört, steht im Artikel Rechnung schreiben als Privatperson.
• Sie schreiben 2 oder 3 Rechnungen im Jahr, etwa für ein gelegentliches Honorar. Ein Generator oder eine Vorlage geht – wenn Sie Nummern und Dateien sauber ablegen.
• Sie probieren aus, ob Ihre Geschäftsidee trägt, und wollen noch nichts binden. Dann ist ein Freemium-Tarif ein sinnvoller Anfang – mit dem Wissen, dass Sie beim Wachsen wechseln.

Sobald Sie regelmäßig Rechnungen an Unternehmen schreiben, kippt die Rechnung. Nicht wegen des Geldes, sondern wegen der Nummern, der Aufbewahrung und der E-Rechnung.

Nicht kostenlos, sondern einfach – der bessere Maßstab

Wer nach „kostenlos" sucht, will in den meisten Fällen etwas anderes: kein Programm, das viel kann, sondern eines, das nicht im Weg steht. „Einfach" steht deshalb auf jeder Produktseite. Beim Ausprobieren fragt das Programm dann nach dem Kontenrahmen, will die Bankverbindung anbinden und bietet 40 Menüpunkte, von denen Sie 3 brauchen.

Einfach ist aber kein Gefühl, sondern messbar. Vier Kriterien:

5 Minuten bis zur ersten Rechnung. Registrieren, Firmendaten eintragen, einen Kunden anlegen, eine Rechnung schreiben, festschreiben, als E-Rechnung herunterladen. Wenn das länger dauert als eine Kaffeepause, ist das Programm nicht einfach – egal, was die Produktseite sagt.

Keine Buchhaltungsbegriffe. Ein Rechnungsprogramm muss Sie nicht nach SKR 03 oder SKR 04 fragen, nicht nach Buchungskonten, nicht nach Soll und Haben. Diese Begriffe gehören in die Buchhaltung, und die macht in kleinen Betrieben der Steuerberater. Wenn Sie beim ersten Start eine Frage nicht verstehen, ist das Programm für jemand anderen gebaut.

3 Objekte. Kunden, Artikel, Rechnung. Mehr braucht die Struktur nicht. Ein Kunde hat eine Adresse und eine E-Mail-Adresse. Ein Artikel hat einen Namen, einen Preis und einen Steuersatz. Eine Rechnung verbindet einen Kunden mit Artikeln. Alles Weitere – Angebot, Mahnung, Storno – leitet sich aus der Rechnung ab.

Keine Installation. Ein Programm, das im Browser läuft, ist auf jedem Gerät sofort da: Mac, Windows, Linux, iPad, Smartphone. Kein Download, kein Update, keine Frage nach der Betriebssystemversion. Wer „Rechnungsprogramm für Mac" sucht, sucht meist genau das – ein Programm, das nicht nur für Windows gebaut wurde. Eine Web-App ist die Antwort für alle Plattformen zugleich.

Was ein einfaches Programm trotzdem können muss

Einfach heißt nicht dürftig. Es gibt eine Untergrenze, unter der ein Rechnungsprogramm kein Rechnungsprogramm mehr ist, sondern eine Vorlage mit Speicherfunktion. Diese 6 Dinge sind Pflicht:

E-Rechnung aus jeder Rechnung

Eine XML-Datei nach EN 16931, als ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML) oder XRechnung (reines XML). Ein einfaches Programm erzeugt beides automatisch – ohne Modul, ohne Schalter. Wie Sie erkennen, ob ein Programm das richtig macht, steht im Artikel E-Rechnung-Software.

Rechnungsnummern vom Programm

Fortlaufend, einmalig, aus einem Zähler, erst beim Festschreiben vergeben. Sie sollen nie über eine Rechnungsnummer nachdenken müssen. Wenn das Programm die Nummer zusätzlich sprechend macht – mit Jahr, Monat und einem Kürzel je Kunde wie 0018-2609-MEIER –, ersparen Sie sich das Nachschlagen. Wie das geht, erklärt der Artikel Rechnungsnummer pro Kunde.

Festschreiben

Eine ausgestellte Rechnung ist gesperrt. Kein nachträgliches Ändern, kein Löschen. Das ist keine Schikane, sondern das, was die GoBD verlangen – und es ist für Sie der Schutz davor, dass eine verschickte Rechnung und Ihre Kopie irgendwann nicht mehr übereinstimmen.

Storno

War die Rechnung falsch, entsteht mit einem Klick eine Stornorechnung mit eigener Nummer und Bezug auf das Original. Danach schreiben Sie die Rechnung neu. Ein einfaches Programm macht diesen Weg zum Standardweg, nicht zur versteckten Sonderfunktion.

Archiv

Jede festgeschriebene Rechnung liegt mit PDF und XML für 8 Jahre unveränderbar im Programm – und Sie bekommen alles heraus, wenn Sie kündigen.

Mahnung

Eine offene Rechnung wird fällig, und Sie wollen den Kunden erinnern, ohne einen Brief aufzusetzen. Zahlungserinnerung und Mahnung aus der Rechnung heraus, mit vorbelegtem Text. Wie der Weg vom Angebot über die Rechnung bis zur Mahnung in einem Zug funktioniert, steht im Leitfaden Angebot, Auftrag, Mahnung.

Was ein einfaches Programm bewusst weglässt

Hier liegt der eigentliche Unterschied zu den großen Paketen. Ein einfaches Rechnungsprogramm hat keine Buchhaltung, keine Bankanbindung, keine Umsatzsteuer-Voranmeldung und keine Lohnabrechnung. Nicht, weil das schlecht wäre, sondern weil es an einen anderen Ort gehört.

Buchhaltung. Einnahmen-Überschuss-Rechnung, Kontenrahmen, Buchungssätze, Jahresabschluss – das ist die Arbeit des Steuerberaters, und er macht sie mit seiner eigenen Software. Was er von Ihnen braucht, sind Ihre Ausgangsrechnungen als E-Rechnung und Ihre Eingangsbelege. Beides liefert ein Rechnungsprogramm mit Belegarchiv.

Bankanbindung. Kontoumsätze automatisch mit Rechnungen abgleichen lohnt sich ab etwa 100 Rechnungen im Monat. Bei 10 ist der Blick aufs Konto und ein Klick auf „Bezahlt" schneller als die Einrichtung.

Umsatzsteuer-Voranmeldung. Macht der Steuerberater aus Ihren Belegen. Kleinunternehmer nach § 19 UStG geben ohnehin keine ab.

Lohn. Nur mit Angestellten relevant, und dann beim Steuerberater oder Lohnbüro.

Jede dieser Funktionen kostet nicht nur Geld, sondern Aufmerksamkeit: Menüpunkte, Einrichtungsschritte, Begriffe, Fehlermeldungen. Ein Programm, das sie nicht hat, kann gar nicht kompliziert werden.

Wenn Sie das Prinzip vom Pennio Kassenbuch kennen: Dort ist es dasselbe. Ein Werkzeug, das genau eine Aufgabe erledigt – Kassenbuch führen, GoBD-konform –, statt Teil eines Pakets zu sein. Pennio E-Rechnung macht das für Rechnungen.

Ein Programm für alle Geräte

„Rechnungsprogramm für Mac", „Rechnung schreiben App", „Rechnungsprogramm online" – 3 Suchen, eine Antwort. Ein Programm, das im Browser läuft, unterscheidet nicht zwischen Mac und Windows, zwischen Schreibtisch und Baustelle. Sie öffnen es auf dem MacBook im Büro, ergänzen unterwegs auf dem iPhone eine Position und schreiben die Rechnung abends am iPad fest. Alle Daten sind dieselben, weil sie nicht auf dem Gerät liegen, sondern beim Anbieter – bei Pennio in Frankfurt am Main.

Das hat für E-Rechnungen einen praktischen Vorteil: Die Formate entwickeln sich weiter. ZUGFeRD 2.5.2, XRechnung 3.0.2 – ein Desktop-Programm von vor 3 Jahren erzeugt heute unter Umständen Dateien, die der Empfänger ablehnt. Eine Web-App ist immer auf dem Stand, ohne dass Sie etwas tun.

Der Einfachheits-Test

Nehmen Sie sich in der Testphase eines Programms 10 Minuten und arbeiten Sie diese Liste ab. Was hakt, hakt später jeden Tag.

Was es kosten darf – und warum Pennio keinen Gratis-Tarif hat

Einfachheit hat ihren eigenen Preis: einen niedrigen. Ein Programm, das keine Buchhaltung mitbringt, muss auch keine Buchhaltung kosten. Reine Rechnungsprogramme mit E-Rechnung liegen bei 5 bis 13 Euro im Monat netto, Buchhaltungspakete mit Rechnungsmodul bei 15 bis 45 Euro – Listenpreise, Stand September 2026. Der Unterschied ist nicht die Qualität, sondern ob Sie die Buchhaltung selbst im Programm machen wollen.

Pennio bietet keinen dauerhaften Gratis-Tarif. Bewusst nicht. Ein Freemium-Modell muss so gebaut sein, dass die Grenze irgendwann wehtut – sonst wechselt niemand in den Bezahltarif. Wir finden das nicht ehrlich.

Stattdessen: 7 Tage kostenlos testen, mit allen Funktionen. Kunden anlegen, Artikel anlegen, Rechnung schreiben, festschreiben, ZUGFeRD und XRechnung herunterladen, stornieren, Angebot schreiben. Alles, was das Programm kann, können Sie in der Testzeit ausprobieren – ohne Kreditkarte. Danach kostet es 7,99 € im Monat netto bei jährlicher Zahlung, 11,99 € bei monatlicher. Wer das Pennio Kassenbuch nutzt, zahlt 6,99 € beziehungsweise 10,99 €.

Was Pennio dafür tut: Jede festgeschriebene Rechnung ist eine E-Rechnung (ZUGFeRD und XRechnung, gegen KoSIT und Mustangproject validiert). Die Rechnungsnummer wird erst beim Festschreiben aus einem firmenweiten Zähler gezogen, mit optionalem Kundenkürzel – 0018-2609-MEIER. Festgeschriebene Rechnungen sind unveränderbar, Korrektur nur per Storno. Und jede Rechnung liegt für die Aufbewahrungsfrist im Belegarchiv, zusammen mit den Eingangsrechnungen, die Sie hineinziehen.

Was ein Rechnungsprogramm sonst können sollte – und was nicht –, steht im Leitfaden Rechnungsprogramm; Kleinunternehmer nach § 19 UStG lesen am besten den Artikel Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer.

Häufige Fragen