Rechnungsprogramm kostenlos: Was Sie wirklich bekommen – und was nicht

„Rechnungsprogramm kostenlos" ist eine der häufigsten Suchen rund um das Thema Rechnung – und eine der am schlechtesten beantworteten. Die Treffer versprechen viel, und beim Ausprobieren zeigt sich: drei Rechnungen im Monat, eine Werbezeile unten auf der Rechnung, keine E-Rechnung im Gratis-Tarif. Oder ein Formular, das eine PDF ausspuckt und danach alles vergisst. Dieser Artikel sagt ehrlich, was „kostenlos" am Markt bedeutet, was ein kostenloses Werkzeug für E-Rechnungen grundsätzlich nicht leisten kann, wo die versteckten Kosten liegen – und in welchen Fällen kostenlos trotzdem die richtige Wahl ist.

Was „kostenlos" am Markt bedeutet

Hinter dem Wort stecken vier sehr verschiedene Dinge.

Freemium-Tarife der großen Anbieter

Die Buchhaltungs- und Rechnungspakete bieten einen dauerhaft kostenlosen Einstiegstarif. Stand September 2026 nennt sevDesk auf seiner Preisseite einen Gratis-Tarif mit drei Rechnungen im Monat, easybill einen mit bis zu 50 Belegen monatlich – jeweils inklusive E-Rechnung. Das ist ein echtes Angebot, kein Trick. Aber es ist ein Einstieg, der auf den Wechsel in den Bezahltarif angelegt ist: Wer wächst, stößt an die Grenze; wer die Grenze überschreitet, zahlt ab dann für das Gesamtpaket mit Buchhaltung, Banking und allem, was dazugehört.

Prüfen Sie im Gratis-Tarif drei Dinge: Wie viele Rechnungen sind erlaubt? Steht eine Werbezeile auf der Rechnung? Und ist die E-Rechnung im Gratis-Umfang oder erst im Bezahltarif?

Gratis-Generatoren

Ein Online-Formular: Absender, Empfänger, Positionen eintragen, PDF oder XML herunterladen. Für die eine Rechnung im Quartal ist das brauchbar. Was fehlt, merkt man bei der zweiten: Es gibt keinen Kundenstamm, keinen Nummernkreis, kein Archiv. Jede Rechnung beginnt bei null, die Rechnungsnummer vergeben Sie selbst und müssen sie sich irgendwo notieren. Ob ein Generator eine gültige E-Rechnung erzeugt, sehen Sie erst, wenn Sie die Datei prüfen – wie das geht, steht im Artikel PDF in E-Rechnung umwandeln, der auch erklärt, warum aus einer fertigen PDF nachträglich keine E-Rechnung wird.

Word- und Excel-Vorlagen

Die älteste Variante und die verbreitetste. Eine Vorlage kostet nichts, jeder kann sie bedienen, das Ergebnis sieht ordentlich aus. Nur: Eine Word-Datei ist keine E-Rechnung und wird nie eine. Sie erzeugt kein XML nach EN 16931, sie kennt keine Pflichtfelder, sie zählt keine Nummern, und sie lässt jede verschickte Rechnung nachträglich änderbar – das Gegenteil dessen, was die GoBD verlangen.

Open Source

Es gibt kostenlose Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme mit offenem Quellcode, manche mit E-Rechnung. Der Preis ist nicht Geld, sondern Betrieb: installieren, aktualisieren, sichern, bei Problemen selbst suchen. Für technikaffine Selbstständige eine Option, für alle anderen die teuerste Form von „kostenlos".

Was ein kostenloses Werkzeug für E-Rechnungen nicht leisten kann

Seit 2025 ist eine Rechnung an ein anderes Unternehmen im Grundsatz eine E-Rechnung – eine strukturierte XML-Datei nach EN 16931, als ZUGFeRD oder XRechnung. Das Ausstellen wird ab 2027 für größere und ab 2028 für alle Unternehmen Pflicht. Damit ändert sich, was ein Rechnungswerkzeug leisten muss. Vier Dinge davon leistet kein kostenloses Angebot dauerhaft:

Fortlaufende Nummern über Jahre. § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG verlangt eine einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer. Das braucht einen Zähler, der sich merkt, wo er steht – auch nach dem Jahreswechsel, auch wenn zwei Personen Rechnungen schreiben. Ein Generator hat keinen Zähler; eine Vorlage auch nicht. Warum Lücken erklärungsbedürftig sind und wie sie gar nicht erst entstehen, erklärt der Artikel Fortlaufende Rechnungsnummer.

Festschreiben. Eine ausgestellte Rechnung darf nicht mehr verändert werden. Ein Programm sperrt sie beim Festschreiben; eine Word-Datei sperrt nichts. Bei einer Prüfung ist eine Rechnung, deren Änderungsdatum nach dem Rechnungsdatum liegt, ein Problem.

Storno-Kette. Wenn eine Rechnung falsch war, entsteht eine Stornorechnung mit eigener Nummer und Bezug auf das Original. Beide Belege bleiben. Ein Generator kennt das Original nicht mehr; er kann keinen Bezug herstellen.

Aufbewahrung als Datei. Rechnungen müssen acht Jahre aufbewahrt werden (§ 14b UStG, § 147 AO – seit 2025 verkürzt von zehn Jahren). Bei E-Rechnungen zählt die strukturierte Datei, nicht der Ausdruck. Wer XML-Dateien acht Jahre lang in Download-Ordnern verwaltet, hat spätestens beim dritten Rechnerwechsel ein Problem.

Die versteckten Kosten

Kostenlos heißt nicht, dass nichts kostet. Die Kosten wandern nur dorthin, wo sie nicht auf der Rechnung stehen.

Ihre Zeit. Kundenadresse heraussuchen, in das Formular tippen, Nummer nachschlagen, Datei umbenennen, ablegen, in die Liste eintragen. Was ein Programm mit einem Kundenstamm in einer Minute macht, dauert von Hand zehn.

Fehler. Vertippte Steuernummer, doppelte Rechnungsnummer, falscher Steuersatz, vergessenes Leistungsdatum. Jeder Fehler ist im besten Fall eine Rückfrage des Kunden, im schlechtesten eine Rechnung, die er nicht bezahlt, weil seine Buchhaltung sie ablehnt.

Nacharbeit beim Steuerberater. Wer seinem Steuerberater 40 PDF-Dateien mit uneinheitlichen Nummern und drei Word-Versionen derselben Rechnung liefert, zahlt für das Sortieren – nach Stundensatz.

Der Vorsteuerabzug Ihres Kunden. Ab 2028 muss Ihr gewerblicher Kunde eine E-Rechnung bekommen. Liefern Sie eine PDF, hat er ein Problem mit seinem Vorsteuerabzug – und Sie haben ein Problem mit dem Kunden.

Rechenbeispiel: Zeit pro Rechnung

Nehmen wir zehn Rechnungen im Monat.

Neun Minuten Unterschied, zehnmal im Monat: rund 18 Stunden im Jahr. Bei einem Stundensatz von 50 Euro sind das 900 Euro – für ein Programm, das im Jahr 96 Euro netto kostet. Selbst wer nur die Hälfte der Zeit spart, hat den Preis vielfach heraus.

Wann kostenlos wirklich reicht

Es gibt Fälle, in denen ein Gratis-Werkzeug die richtige Wahl ist – und es wäre unehrlich, sie zu verschweigen:

• Sie sind Privatperson und verkaufen einmal etwas, etwa ein gebrauchtes Fahrrad oder Möbel. Dann brauchen Sie keine Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn, sondern einen Beleg. Was darauf gehört, steht im Artikel Rechnung schreiben als Privatperson.
• Sie schreiben zwei oder drei Rechnungen im Jahr, etwa für ein gelegentliches Honorar. Ein Generator oder eine Vorlage geht – wenn Sie Nummern und Dateien sauber ablegen.
• Sie probieren aus, ob Ihre Geschäftsidee trägt, und wollen noch nichts binden. Dann ist ein Freemium-Tarif ein sinnvoller Anfang – mit dem Wissen, dass Sie beim Wachsen wechseln.

Sobald Sie regelmäßig Rechnungen an Unternehmen schreiben, kippt die Rechnung. Nicht wegen des Geldes, sondern wegen der Nummern, der Aufbewahrung und der E-Rechnung.

Kostenlos testen statt kostenlos bleiben

Pennio bietet keinen dauerhaften Gratis-Tarif. Bewusst nicht. Ein Freemium-Modell muss so gebaut sein, dass die Grenze irgendwann wehtut – sonst wechselt niemand in den Bezahltarif. Wir finden das nicht ehrlich.

Stattdessen: 7 Tage kostenlos testen, mit allen Funktionen. Kunden anlegen, Artikel anlegen, Rechnung schreiben, festschreiben, ZUGFeRD und XRechnung herunterladen, stornieren, Angebot schreiben. Alles, was das Programm kann, können Sie in der Testzeit ausprobieren – ohne Kreditkarte. Danach kostet es 7,99 € im Monat netto bei jährlicher Zahlung, 11,99 € bei monatlicher. Wer das Pennio Kassenbuch nutzt, zahlt 5,99 € beziehungsweise 8,99 €.

Was Pennio dafür tut: Jede festgeschriebene Rechnung ist eine E-Rechnung (ZUGFeRD und XRechnung, gegen KoSIT und Mustangproject validiert). Die Rechnungsnummer wird erst beim Festschreiben aus einem firmenweiten Zähler gezogen, mit optionalem Kundenkürzel – 0018-2609-MEIER. Festgeschriebene Rechnungen sind unveränderbar, Korrektur nur per Storno. Und jede Rechnung liegt für die Aufbewahrungsfrist im Belegarchiv, zusammen mit den Eingangsrechnungen, die Sie hineinziehen.

Was ein Rechnungsprogramm sonst können sollte – und was nicht –, steht im Leitfaden Rechnungsprogramm. Wer es besonders schlank mag, findet im Artikel Einfaches Rechnungsprogramm die Kriterien; Kleinunternehmer nach § 19 UStG lesen am besten den Artikel Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer.

Häufige Fragen

Stand: September 2026. Rechtsgrundlagen: § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG, § 14b UStG, § 147 AO, EN 16931. Angaben zu Drittanbietern nach deren öffentlichen Preisseiten, Abruf September 2026.