Rechnungsprogramm ohne Abo: einmal kaufen — geht das noch?
Kaufsoftware statt Abo: Welche Wege es gibt, was eine Einmallizenz bei E-Rechnung, Updates und Archivierung bedeutet und wann sich das rechnet.
„Ich will das nicht mieten, ich will das kaufen." Ein verständlicher Wunsch — Software hat man jahrzehntelang einmal bezahlt und dann benutzt. Bei Rechnungsprogrammen ist dieser Weg selten geworden, und das hat Gründe, die mit der E-Rechnung zu tun haben. Dieser Artikel zeigt ehrlich, welche Möglichkeiten es gibt, was eine Einmallizenz wirklich kostet und wann ein Abo die günstigere Rechnung ist.
- Kaufsoftware für Rechnungen gibt es noch — meist als Desktop-Programm mit Einmalpreis, oft im niedrigen bis mittleren dreistelligen Bereich, teils mit kostenpflichtigen Updates für neue Hauptversionen (Stand September 2026).
- Der Haken liegt bei den Formaten und Regeln: ZUGFeRD, XRechnung und die Prüfregeln der KoSIT ändern sich jährlich. Eine Version von 2024 erzeugt 2027 unter Umständen Dateien, die abgewiesen werden.
- „Ohne Abo" heißt nicht „ohne laufende Kosten": Updates, Datensicherung und Aufbewahrung liegen dann bei Ihnen.
- Rechnerisch kippt der Vergleich meist erst im fünften oder sechsten Jahr — vorausgesetzt, die Kaufversion bleibt normkonform.
- Wir bieten kein Kaufmodell an. Das ist eine bewusste Entscheidung und hat mit den Prüfregeln zu tun, nicht mit dem Umsatz.
Welche Wege es gibt
Desktop-Kaufsoftware. Klassische Programme, die Sie herunterladen, installieren und mit einem Lizenzschlüssel freischalten. Die Daten liegen auf Ihrem Rechner. Update-Modelle sind unterschiedlich: manche Anbieter liefern laufende Updates dauerhaft kostenlos mit, bei anderen kostet ein neues Hauptupdate einen einmaligen Aufpreis (Stand September 2026).
Open-Source-Programme. Kostenlos, quelloffen, meist für kleine Betriebe geeignet. Dafür tragen Sie die Verantwortung für Installation, Updates, Sicherung und dafür, dass die erzeugten Dateien der aktuellen Norm entsprechen. Für technisch versierte Nutzer eine echte Option, für alle anderen ein Projekt.
Selbst gebaut. Tabellenkalkulation plus Vorlage. Keine Lizenzkosten, aber weder Nummernkreis noch Archiv noch E-Rechnung — die Grenzen stehen im Artikel Rechnungsvorlage.
Abo-Software. Monatlich oder jährlich, meist in der Cloud, Updates inbegriffen. Das übliche Modell für Rechnungsprogramme.
Warum Kaufsoftware bei E-Rechnungen unangenehm ist
Eine Textverarbeitung von 2018 schreibt 2026 noch genauso gut Briefe. Ein Rechnungsprogramm von 2018 erzeugt 2026 möglicherweise Dateien, die zurückgewiesen werden. Der Unterschied liegt daran, dass eine E-Rechnung ein strukturiertes elektronisches Format verlangt (§ 14 Abs. 1 UStG) und sich an einem beweglichen Regelwerk messen lassen muss:
- Die XRechnung-Spezifikation der KoSIT wird regelmäßig aktualisiert; mit ihr die Prüfregeln, gegen die Behördenportale validieren.
- ZUGFeRD erscheint in neuen Versionen (2.3, 2.4, 2.5 …), mit angepassten Profilen und Prüfregeln.
- Das Steuerrecht ändert sich: neue Pflichthinweise, geänderte Fristen, angepasste Aufbewahrungsregeln.
Ein Programm, das diese Änderungen nicht mitgeht, produziert Dateien, die formal fehlerhaft sind — und das merken Sie erst, wenn ein Kunde die Rechnung zurückweist. Welche Versionen es gibt und wie schnell sie wechseln, zeigt der Artikel ZUGFeRD-Format und Versionen.
Das Unangenehme ist nicht, dass eine veraltete Kaufversion gar nicht mehr funktioniert. Sie funktioniert weiter und erzeugt PDFs, die tadellos aussehen — nur das eingebettete XML entspricht nicht mehr der geltenden Fassung. Wer nicht regelmäßig validiert, merkt es nicht. Wie man prüft, steht im Artikel E-Rechnung prüfen.
Was „ohne Abo" wirklich kostet
Ein ehrlicher Vergleich zählt nicht nur den Kaufpreis:
| Posten | Kaufsoftware | Abo |
|---|---|---|
| Anschaffung | niedriger bis mittlerer dreistelliger Betrag einmalig | 0 € |
| Laufend | teils kostenlos, teils kostenpflichtig je Hauptupdate | im Preis enthalten |
| Normanpassungen (XRechnung, ZUGFeRD) | nur mit Update | laufend |
| Datensicherung | Ihre Aufgabe | beim Anbieter, Export bleibt Ihre Aufgabe |
| Rechnerwechsel | Neuinstallation, evtl. neue Lizenz | Anmeldung genügt |
| Zugriff von unterwegs | meist nicht | ja |
| Aufbewahrung 8 Jahre | Ihre Aufgabe | Archiv im Programm, Export bleibt Ihre Aufgabe |
Bei 7,99 € netto im Monat sind das 95,88 € im Jahr. Eine Kaufversion für 250 Euro plus 60 Euro Jahresupdate ist die ersten fünf Jahre teurer, erst ab dem sechsten Jahr günstiger — wenn die Updates gekauft werden. Wer sie weglässt, spart Geld und riskiert die Normkonformität.
Der Punkt, den alle übersehen: die Aufbewahrung
Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 3 AO), unveränderbar (§ 146 Abs. 4 AO) und im Format, in dem Sie sie empfangen haben (GoBD, Rz. 131). Diese Pflicht liegt bei Ihnen — unabhängig davon, ob Sie Software kaufen oder mieten.
Bei Kaufsoftware heißt das: Sie brauchen eine Sicherung, die den Rechnerausfall überlebt, eine Ablage, in der Dateien nicht unbemerkt geändert werden können, und einen Weg, in acht Jahren noch an die Daten zu kommen — auch wenn das Programm dann nicht mehr läuft.
Bei Abo-Software liegt das Archiv beim Anbieter, aber die Verantwortung bleibt bei Ihnen. Deshalb gehört in jede Auswahl die Frage: Bekomme ich beim Ausstieg alle Rechnungen als PDF und XML? Was eine saubere Ablage ausmacht, steht im Artikel E-Rechnung archivieren.
Wann Kaufsoftware die richtige Wahl ist
Es gibt Fälle, in denen sie passt:
- Sie schreiben sehr wenige Rechnungen, etwa zwanzig im Jahr an Privatkunden, und sind von der E-Rechnungspflicht nicht betroffen.
- Sie arbeiten bewusst offline, weil kein verlässliches Internet vorhanden ist.
- Sie sind Kleinunternehmer nach § 19 UStG und müssen dauerhaft keine E-Rechnung ausstellen (Rechnungen schreiben schon, nur als Papier oder PDF, § 34a UStDV) — dann ist die Formatfrage entspannter. Empfangen und aufbewahren müssen Sie trotzdem.
- Sie haben technisches Interesse und pflegen ein Open-Source-Programm selbst.
Und die Gegenprobe: Sobald Sie regelmäßig an Unternehmen oder Behörden abrechnen, ist die Normkonformität keine Nebensache mehr — dann brauchen Sie ein Programm, das den Prüfregeln folgt, ohne dass Sie daran denken müssen. Ab 2027 gilt die Versandpflicht zusätzlich für alle mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 vollständig (§ 27 Abs. 38 UStG).
- Erzeugt die Version ZUGFeRD und XRechnung — und in welcher Fassung?
- Wie oft erscheinen Updates, und was kosten sie?
- Was passiert, wenn die KoSIT neue Prüfregeln veröffentlicht?
- Wie kommen die Daten heraus — als PDF, als XML, als CSV?
- Wie sichere ich, und wie spiele ich zurück?
- Läuft das Programm auf dem Betriebssystem, das ich in drei Jahren nutze?
Warum wir kein Kaufmodell anbieten
Wir könnten eine Version verkaufen. Dann müssten wir entweder Updates einzeln berechnen — was in der Praxis bedeutet, dass viele Kundinnen und Kunden sie nicht kaufen und irgendwann ungültige Dateien erzeugen — oder wir müssten sie kostenlos liefern, was ein laufender Tarif mit anderem Namen wäre.
Ein Programm, das E-Rechnungen erzeugt, muss den Prüfregeln folgen, solange es benutzt wird. Wir validieren jede Rechnung gegen die offiziellen Prüfer (KoSIT-Validator und Mustangproject) und ziehen Formatänderungen nach, sobald sie gelten. Das ist laufende Arbeit, und ein laufender Preis bildet sie ehrlicher ab als ein Einmalpreis mit stillem Verfall.
Was wir dafür zusagen: keine Datengeiselhaft. Ihre Rechnungen bekommen Sie jederzeit als PDF und XML heraus, Ihre Kunden- und Artikeldaten als Export. Wer aufhört, nimmt alles mit.
Kein Paketpreis für eine ganze Buchhaltung
Pennio kostet 7,99 € im Monat netto — für ein Werkzeug, das Rechnungen schreibt, echte E-Rechnungen erzeugt und sie archiviert. Kein Kontenrahmen, kein Modul, das Sie nie öffnen.
Keine Kreditkarte nötig
Häufige Fragen
Gibt es Rechnungsprogramme, die man einmalig kauft?
Was spricht gegen Kaufsoftware bei E-Rechnungen?
Ab wann rechnet sich eine Kaufversion?
Ich bin Kleinunternehmer. Reicht mir eine einfache Kaufsoftware?
Bietet Pennio eine Kaufversion an?
Was passiert mit meinen Daten, wenn ich kündige?
Quellen und Rechtsstand
Stand: September 2026. Geprüft gegen die genannten Primärquellen in der zu diesem Zeitpunkt gültigen Fassung.
- § 14 Abs. 1 UStG – Definition der elektronischen Rechnung, strukturiertes Format
- § 14b Abs. 1 UStG – Aufbewahrungspflicht von acht Jahren für erhaltene Rechnungen
- § 27 Abs. 38 UStG – Übergangsfristen zur E-Rechnungspflicht: 2027 ab 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 vollständig
- § 146 Abs. 4 AO – Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen
- § 147 Abs. 3 AO – Acht Jahre Aufbewahrung für Buchungsbelege
- § 34a UStDV – Kleinunternehmer dürfen Rechnungen immer als „sonstige Rechnung" (Papier/PDF) übermitteln
- GoBD, 2. Änderung vom 14.07.2025, IV D 2 - S 0316/00128/005/088 – ändert das Grundschreiben vom 28.11.2019, das beim BMF nicht mehr abrufbar ist; Rz. 131 zur Aufbewahrung im Empfangsformat
- XRechnung – Versionen und Bundles (KoSIT) – XRechnung 3.0 gilt mindestens bis 31.07.2027, regelmäßige Bundle-Updates
- ZUGFeRD-Versionsarchiv (FeRD) – Versionsfolge 2.3 bis 2.5.2, laufend aktualisiert
Die Pennio Redaktion schreibt über E-Rechnung, Rechnungsstellung und Umsatzsteuerrecht. Grundlage sind die aktuellen Gesetzestexte, die Norm EN 16931, die Spezifikationen von XRechnung und ZUGFeRD sowie die Veröffentlichungen des Bundesfinanzministeriums. Wir bauen selbst E-Rechnungs-Software und prüfen jede Aussage an den offiziellen Validatoren.
Wer hinter Pennio stehtDas könnte Sie auch interessieren
Rechnungsprogramm für kleine Unternehmen: Was es können muss, was nicht
Woran Sie ein gutes Rechnungsprogramm erkennen: E-Rechnung, Rechnungsnummern, Festschreiben, Storno, Archiv – und welche Funktionen kleine Unternehmen nicht brauchen. Mit Vergleich und Preisen.
lexoffice-Alternative: Rechnungen ohne das Buchhaltungspaket
Lexware Office (ehemals lexoffice) ist ein Komplettpaket. Wer nur Rechnungen schreibt, sucht eine Alternative: Kriterien, Vergleichstabelle, Wechsel-Anleitung, Datenexport und Aufbewahrung.
sevDesk-Alternative: Wenn Sie nur Rechnungen schreiben wollen
Für wen sevDesk passt und wer eine Alternative sucht: Kriterien, Vergleichstabelle Pennio vs. sevDesk, Umzug mit Nummernkreis und Aufbewahrung – sachlich, ohne Wertung.