ZUGFeRD: Das hybride E-Rechnungsformat einfach erklärt
Was ZUGFeRD ist, wie PDF und XML in einer Datei zusammenspielen, welche Profile und Versionen als E-Rechnung gelten, wie Sie ZUGFeRD-Rechnungen erstellen, prüfen und empfangen.
ZUGFeRD ist das E-Rechnungsformat, das man nicht bemerkt. Der Kunde bekommt eine PDF, öffnet sie, sieht eine gewöhnliche Rechnung – und seine Buchhaltungssoftware liest im selben Moment die strukturierten Daten aus, die unsichtbar in der Datei stecken. Für kleine Unternehmen, deren Kunden vom Handwerker bis zum Konzern reichen, ist das der praktischste Weg zur E-Rechnung. Dieser Leitfaden erklärt, wie ZUGFeRD funktioniert, welche Profile und Versionen als E-Rechnung gelten und worauf Sie beim Erstellen und Empfangen achten müssen.
- ZUGFeRD ist ein hybrides Format: eine PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML. Menschen lesen die PDF, Maschinen das XML.
- Ab Version 2.0.1 in den Profilen BASIC, EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG gilt ZUGFeRD als E-Rechnung nach § 14 UStG. MINIMUM und BASIC WL nicht.
- ZUGFeRD ist technisch identisch mit dem französischen Factur-X.
- Sichtbarer Teil und XML müssen übereinstimmen; im Zweifel gilt das XML.
- Prüfen lässt sich eine ZUGFeRD-Rechnung mit Mustangproject, dem Quba-Viewer oder dem ELSTER-Viewer.
Was bedeutet ZUGFeRD?
Der Name ist eine Abkürzung: Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Das FeRD ist ein Zusammenschluss von Verbänden, Ministerien und Unternehmen, der seit 2010 an einem einheitlichen Rechnungsformat arbeitet. Version 1.0 erschien 2014, Version 2.0 im Jahr 2019 – und mit ihr die Angleichung an die europäische Norm EN 16931, die ZUGFeRD zum vollwertigen E-Rechnungsformat machte.
Das Ziel war von Anfang an: ein Format, das im Mittelstand ohne Umstellung funktioniert. Wer PDF-Rechnungen verschickt, sollte weiter PDF-Rechnungen verschicken – nur eben mit Daten darin.
Wie ZUGFeRD funktioniert
Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine Datei mit zwei Schichten:
Die PDF. Genauer eine PDF/A-3, ein Archivformat, das Anhänge erlaubt und Langzeitlesbarkeit garantiert. Sie sieht aus wie jede Rechnung: Briefkopf, Empfänger, Positionen, Summen. Jeder PDF-Reader öffnet sie.
Das XML. In die PDF eingebettet liegt eine Datei namens factur-x.xml (ab Version 2.1; ältere heißen zugferd-invoice.xml). Sie enthält alle Rechnungsdaten strukturiert nach der Norm EN 16931 in der Syntax UN/CEFACT CII: Rechnungsnummer, Datum, Parteien, Positionen, Steuern, Zahlungsdaten – jedes Element in einem benannten Feld.
Der Empfänger entscheidet, welche Schicht er nutzt. Der Handwerker öffnet die PDF und tippt ab. Die Buchhaltung des Konzerns zieht das XML heraus und verbucht automatisch. Beide bekamen dieselbe Datei.
Warum ZUGFeRD eine E-Rechnung ist
Seit 2025 gilt als E-Rechnung nur ein strukturiertes Format nach EN 16931 (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). Eine reine PDF ist keine. ZUGFeRD ist eine, weil das eingebettete XML die Norm erfüllt – die PDF ist nur die Hülle, die es lesbar macht.
Das BMF hat im Schreiben vom 15. Oktober 2024 klargestellt: Bei hybriden Formaten ist der strukturierte Teil führend. Weichen PDF und XML voneinander ab, gilt das XML. Deshalb müssen beide aus derselben Quelle erzeugt werden – ein Programm, das die PDF gestaltet und das XML separat befüllt, produziert Abweichungen, die die Rechnung ungültig machen.
Was eine E-Rechnung ist und wer sie wann ausstellen muss, erklärt der Leitfaden E-Rechnung.
Die Profile: welche als E-Rechnung gelten
ZUGFeRD kennt sechs Profile mit steigendem Datenumfang. Nicht alle erfüllen die Norm:
| Profil | Inhalt | E-Rechnung nach UStG? |
|---|---|---|
| MINIMUM | nur Kopfdaten: Parteien, Gesamtbetrag, Steuer | nein – zu wenig für § 14 UStG |
| BASIC WL | Kopfdaten ohne Positionen („without lines") | nein |
| BASIC | Kopfdaten plus einfache Positionen | ja, seit 2.0.1 |
| EN 16931 (früher COMFORT) | vollständige Umsetzung der Norm | ja – der Standard |
| EXTENDED | EN 16931 plus branchenspezifische Erweiterungen | ja |
| XRECHNUNG | EN 16931 in der deutschen Behörden-Ausprägung | ja, auch für B2G |
Für kleine Unternehmen ist EN 16931 das richtige Profil: Es enthält alles, was die Norm verlangt, und alles, was jeder Empfänger lesen kann. EXTENDED brauchen Branchen mit Sonderfeldern (Bau, Handel mit Rabattstaffeln). Das XRECHNUNG-Profil erzeugt eine Datei, die zugleich ZUGFeRD und XRechnung ist – praktisch für Lieferanten öffentlicher Auftraggeber. Mehr zu Versionen und Profilen im Artikel ZUGFeRD-Format und Versionen.
Versionen
Aktuell ist ZUGFeRD 2.3 (2024). Jede Version ab 2.0.1 in einem der vier oberen Profile ist normkonform und als E-Rechnung gültig. ZUGFeRD 1.0 ist es nicht – es entstand vor der Norm. Programme, die noch 1.0 erzeugen, sind für die E-Rechnungspflicht unbrauchbar.
Die Versionen sind abwärtskompatibel im Lesen: Ein Empfänger, der 2.3 verarbeitet, liest auch 2.1. Für den Aussteller heißt das: aktuelle Version nehmen, Profil EN 16931, fertig.
ZUGFeRD und Factur-X
Factur-X ist der französische Name für dasselbe Format. FeRD und das französische Forum National de la Facture Électronique entwickeln es gemeinsam; seit Version 2.1 sind Spezifikation und Dateiname identisch. Eine ZUGFeRD-2.3-Rechnung ist eine Factur-X-1.0.07-Rechnung. Wer an französische Kunden fakturiert, braucht nichts zu ändern.
Wie sieht eine ZUGFeRD-Rechnung aus?
Von außen wie jede PDF-Rechnung. Der Unterschied zeigt sich, wenn Sie in einem vollwertigen PDF-Reader (Adobe Reader, Foxit, PDF-XChange – nicht der Browser) auf das Büroklammer-Symbol klicken: Dort liegt factur-x.xml. Öffnen Sie es, sehen Sie den strukturierten Teil, etwa:
<ram:ExchangedDocument>
<ram:ID>0018-2609-MEIER</ram:ID>
<ram:TypeCode>380</ram:TypeCode>
<ram:IssueDateTime>
<udt:DateTimeString format="102">20260911</udt:DateTimeString>
</ram:IssueDateTime>
</ram:ExchangedDocument>
ID ist die Rechnungsnummer, TypeCode 380 heißt „Rechnung", das Datum steht im Format JJJJMMTT. Ein Beispiel mit allen Feldern erklärt der Artikel ZUGFeRD-Rechnung: Beispiel.
ZUGFeRD-Rechnung erstellen
Von Hand geht es nicht – das XML muss normkonform sein, die PDF/A-3 korrekt gebaut, der Anhang richtig eingebettet. Dafür gibt es drei Wege: ein Rechnungsprogramm, das ZUGFeRD ausgibt; einen Online-Generator für die gelegentliche Rechnung; oder Entwicklerbibliotheken wie Mustangproject für eigene Software. Für kleine Unternehmen ist das Rechnungsprogramm der Weg: Sie schreiben die Rechnung, das Programm erzeugt die Datei. Was dabei zu beachten ist, steht im Artikel ZUGFeRD-Rechnung erstellen.
ZUGFeRD-Rechnung prüfen
Ob eine ZUGFeRD-Datei gültig ist, zeigt der Referenzprüfer Mustangproject, ein Open-Source-Werkzeug des FeRD-Umfelds, das PDF/A-Konformität, Einbettung und XML-Schema prüft. Für den Alltag reichen Viewer: Der Quba-Viewer (kostenlos, lokal) und der ELSTER E-Rechnungs-Viewer (kostenlos, online) zeigen den XML-Teil lesbar an und melden formale Fehler. Wie Sie prüfen und was die Fehlermeldungen bedeuten, steht im Artikel ZUGFeRD-Validator.
ZUGFeRD-Rechnung empfangen
Für den Empfänger ist ZUGFeRD das einfachste E-Rechnungsformat: PDF öffnen, lesen, bezahlen. Aufbewahren müssen Sie die Datei, nicht einen Ausdruck – das XML ist der Teil, der zählt. Wer die PDF „druckt" und die Datei löscht, hat das Original vernichtet. Wie Empfang und Aufbewahrung richtig gehen, steht im Artikel E-Rechnung empfangen.
ZUGFeRD oder XRechnung?
Die zweite große Frage nach „Was ist ZUGFeRD?". Kurz: XRechnung ist reines XML ohne PDF, Pflicht bei Behörden, im B2B gleichwertig. ZUGFeRD ist für alle Empfänger lesbar, XRechnung nur mit Viewer. Wer beide erzeugen kann, ist für jeden Kunden gerüstet. Die ausführliche Gegenüberstellung steht im Artikel XRechnung oder ZUGFeRD?.
Häufige Fehler mit ZUGFeRD
Falsches Profil. MINIMUM oder BASIC WL erzeugt – keine E-Rechnung.
Alte Version. ZUGFeRD 1.0 – keine E-Rechnung.
PDF und XML weichen ab. Beträge im XML anders als in der PDF; die Rechnung ist ungültig, das XML gilt.
Keine PDF/A-3. Eine normale PDF mit angehängtem XML ist kein ZUGFeRD; das Archivformat ist Pflicht.
XML nachträglich bearbeitet. Wer in der Datei etwas ändert, zerstört die Übereinstimmung mit der PDF.
Ausdruck statt Datei archiviert. Das Original ist weg.
ZUGFeRD aus jeder Rechnung – Profil EN 16931, geprüft
Pennio erzeugt beim Festschreiben eine ZUGFeRD-PDF/A-3 mit eingebettetem XML im Profil EN 16931 und zusätzlich eine XRechnung. PDF und XML kommen aus derselben Quelle, beide werden gegen Mustangproject und den KoSIT-Validator geprüft.
Keine Kreditkarte nötig
Häufige Fragen zu ZUGFeRD
Was ist ZUGFeRD?
Ist eine ZUGFeRD-Rechnung eine E-Rechnung?
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
Wie öffne ich eine ZUGFeRD-Rechnung?
Ist ZUGFeRD dasselbe wie Factur-X?
Welches ZUGFeRD-Profil sollte ich verwenden?
Stand: September 2026. Quellen: § 14 Abs. 1 UStG, BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, ZUGFeRD-Spezifikation 2.3 (FeRD), EN 16931.
Die Pennio Redaktion schreibt über E-Rechnung, Rechnungsstellung und Umsatzsteuerrecht. Grundlage sind die aktuellen Gesetzestexte, die Norm EN 16931, die Spezifikationen von XRechnung und ZUGFeRD sowie die Veröffentlichungen des Bundesfinanzministeriums. Wir bauen selbst E-Rechnungs-Software und prüfen jede Aussage an den offiziellen Validatoren.
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