XRechnung oder ZUGFeRD? Der Unterschied und welches Format Sie brauchen

Zwei Formate, eine Norm, dieselbe Rechnung – und trotzdem eine der häufigsten Fragen rund um die E-Rechnung: XRechnung oder ZUGFeRD? Die meisten Erklärungen kommen aus der Konzernwelt und enden bei „kommt drauf an". Dieser Artikel gibt eine Antwort, die für kleine Unternehmen und Selbstständige funktioniert: Was die Formate unterscheidet, wer welches braucht, und warum die Frage in der Praxis meist gar nicht gestellt werden muss.

Was beide gemeinsam haben

XRechnung und ZUGFeRD sind keine Konkurrenten, sondern zwei Darstellungen derselben Sache. Beide setzen die europäische Norm EN 16931 um, die festlegt, welche Daten eine E-Rechnung enthält: Rechnungsnummer, Datum, Parteien, Positionen, Steuern, Zahlungsdaten – in rund 165 Feldern mit Kennungen wie BT-1 (Rechnungsnummer) oder BT-10 (Käuferreferenz). Beide sind seit 2025 „E-Rechnung" im Sinne des § 14 UStG. Erfahrungsgemäß werden beide von Buchhaltungssoftware, DATEV und Steuerberatern eingelesen.

Der Unterschied liegt nicht im Was, sondern im Wie.

Der Unterschied in einer Tabelle

Der eigentliche Unterschied: wer die Rechnung lesen soll

Die XRechnung ist für Systeme gebaut. Sie kommt an, wird eingelesen, verbucht. Ein Mensch schaut sie nur an, wenn etwas nicht stimmt – und braucht dafür einen Viewer. Für Behörden mit Rechnungseingangsplattformen ist das ideal: keine PDF, die jemand öffnen muss, nur Daten. Für den Handwerker, der Ihre Rechnung auf dem Handy öffnet, ist es ein Ärgernis.

ZUGFeRD ist für beide gebaut. Die PDF ist für den Menschen, das XML für das System. Der Kunde mit Buchhaltungssoftware verarbeitet automatisch; der Kunde ohne öffnet die PDF wie immer. Sie müssen nicht wissen, wie Ihr Kunde arbeitet – die Datei passt sich an.

Deshalb ist ZUGFeRD im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen der bequemere Weg, und XRechnung dort Pflicht, wo der Empfänger es vorschreibt.

Wer welches Format braucht

Sie fakturieren an Bundes- oder Landesbehörden. XRechnung, ohne Diskussion. Die E-Rechnungsverordnung des Bundes verlangt sie seit November 2020, viele Länder ebenso. Dazu brauchen Sie die Leitweg-ID der Behörde und einen Zugang zum OZG-RE-Portal oder einem Landesportal. Alternativ: ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG – die Datei ist dann beides zugleich. Mehr im Artikel XRechnung an Behörden.

Sie fakturieren an Konzerne oder über Einkaufsplattformen. Fragen Sie nach. Viele verlangen XRechnung oder nehmen beides. Die Anforderung steht meist in den Lieferantenbedingungen.

Sie fakturieren an kleine und mittlere Unternehmen, Handwerker, Freiberufler, Praxen. ZUGFeRD. Ihre Kunden können die Rechnung öffnen, egal ob sie schon E-Rechnungs-Software haben oder noch nicht. Ab 2027/2028 lesen deren Buchhaltungen das XML automatisch – Sie haben dann nichts umzustellen.

Sie fakturieren an Privatpersonen. Weder noch – die E-Rechnungspflicht gilt nicht im B2C. Eine ZUGFeRD-PDF schadet aber nicht: Der Privatkunde sieht eine normale PDF.

Sie haben gemischte Kundschaft. Dann brauchen Sie beides – und ein Programm, das beides aus derselben Rechnung erzeugt.

Was besser ist – die ehrliche Antwort

„Besser" gibt es nicht, weil die Formate unterschiedliche Aufgaben haben. Aber es gibt „passender für Sie":

• Für den Aussteller ist ZUGFeRD passender, wenn seine Kunden Menschen sind, die Rechnungen öffnen. XRechnung, wenn seine Kunden Systeme sind, die Rechnungen einlesen.
• Für den Empfänger ist ZUGFeRD einfacher, weil er nichts braucht. XRechnung ist effizienter, weil kein PDF-Ballast mitkommt.
• Für das Finanzamt sind beide gleich – solange das XML normkonform ist.

Ein Detail, das für ZUGFeRD spricht: Bei einer PDF-Datei erkennt der Empfänger auf den ersten Blick, dass es eine Rechnung ist, und öffnet sie. Eine XML-Datei im Anhang wird gelegentlich als technischer Anhang ignoriert – und die Rechnung bleibt liegen.

Ein Detail, das für XRechnung spricht: Sie ist eindeutig. Bei ZUGFeRD kann der Empfänger versehentlich die PDF abtippen statt das XML zu lesen; bei XRechnung gibt es nichts abzutippen.

Warum die Frage meist überflüssig ist

Die Frage „XRechnung oder ZUGFeRD?" stellt sich nur, wenn Ihr Werkzeug Sie zur Wahl zwingt. Ein Rechnungsprogramm, das aus jeder festgeschriebenen Rechnung beide Dateien erzeugt, macht sie überflüssig: Sie schicken dem Handwerker die ZUGFeRD-PDF, der Behörde die XRechnung, dem Konzern, was er verlangt – dieselbe Rechnung, dieselbe Nummer, dieselben Daten. Sie müssen sich nicht merken, wer was will, und Sie können nichts falsch wählen.

Beispiel: dieselbe Rechnung in beiden Formaten

Eine Rechnung über 1.170 Euro netto an die Meier Elektrotechnik GmbH, Rechnungsnummer 0018-2609-MEIER.

Als ZUGFeRD: eine Datei Rechnung-0018-2609-MEIER.pdf, 180 KB. Öffnet sich als gestaltete Rechnung mit Logo. Im Anhang factur-x.xml mit den Daten in CII-Syntax.

Als XRechnung: eine Datei Rechnung-0018-2609-MEIER.xml, 12 KB. Öffnet sich im Editor als Code, im ELSTER-Viewer als tabellarische Rechnung ohne Logo. Enthält dieselben Werte in UBL-Syntax.

Beide werden vom Buchhaltungsprogramm der Meier GmbH gleich verbucht. Der Unterschied ist nur, was die Buchhalterin sieht, wenn sie die Datei anklickt.

Fehler, die bei der Wahl passieren

XRechnung an Kunden ohne Software. Der Anhang wird ignoriert, die Rechnung bleibt liegen, Sie mahnen einen Kunden, der nie eine Rechnung gesehen hat.

ZUGFeRD im Profil MINIMUM an Behörden. Keine E-Rechnung, Ablehnung.

PDF ohne XML in der Annahme, es sei ZUGFeRD. Der Empfänger bekommt eine sonstige Rechnung – ab 2027/2028 unzulässig.

Zwei Programme für zwei Formate. Doppelte Nummernkreise, doppelte Pflege, Abweichungen zwischen den Dateien.

Fazit

Behörden: XRechnung. Unternehmen: ZUGFeRD. Beides zu haben: die Lösung. Wer sein Rechnungsprogramm danach auswählt, dass es beide Formate aus einer Eingabe erzeugt und validiert, hat die Formatfrage ein für alle Mal beantwortet. Worauf Sie bei der Auswahl sonst achten sollten, steht im Artikel E-Rechnung-Software; die Leitfäden ZUGFeRD und XRechnung erklären jedes Format im Detail.

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