E-Rechnungspflicht: Fristen 2025, 2027, 2028 und alle Ausnahmen
Ab wann die E-Rechnung Pflicht ist – Empfang seit 2025, Ausstellung ab 2027 bzw. 2028 – und wer ausgenommen ist: Kleinunternehmer, Kleinbeträge, Privatkunden. Mit Zeitplan.
Die E-Rechnungspflicht kommt nicht an einem Tag, sondern in drei Stufen über vier Jahre. Genau das macht sie verwirrend: „Ab wann muss ich?" hat je nach Umsatz, Kundenkreis und Unternehmensform eine andere Antwort. Dieser Artikel sortiert die Fristen, benennt jede Ausnahme und sagt, was Sie heute schon tun sollten – auch wenn Ihre Frist erst 2028 läuft.
Der Zeitplan auf einen Blick
| Stichtag | Empfangen | Ausstellen |
|---|---|---|
| 1. Jan. 2025 | Pflicht für alle Unternehmen | freiwillig; Papier und PDF weiter erlaubt |
| 1. Jan. 2027 | Pflicht | Pflicht ab 800.000 € Vorjahresumsatz; darunter weiter Papier und PDF |
| 1. Jan. 2028 | Pflicht | Pflicht für alle – Übergangsfristen enden |
Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024, das § 14 UStG neu gefasst und die Übergangsregeln in § 27 Abs. 38 UStG festgelegt hat. Konkretisiert hat das Bundesfinanzministerium die Regeln im BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024; das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 hat es geändert und die Regeln in den Umsatzsteuer-Anwendungserlass übernommen.
Stufe 1: Empfangspflicht seit 2025
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, eine E-Rechnung zu empfangen. Das gilt ohne Übergangsfrist, ohne Umsatzgrenze und ohne Ausnahme für Kleinunternehmer.
Was „in der Lage sein" heißt, ist bewusst niedrig angesetzt: Ein E-Mail-Postfach genügt. Sie müssen die Datei annehmen, lesen und unverändert aufbewahren können. Ein Portal, eine Schnittstelle oder eine besondere Software sind nicht vorgeschrieben. Wie das praktisch geht, steht im Artikel E-Rechnung empfangen.
Wichtig: Der Rechnungsaussteller braucht seit 2025 keine Zustimmung des Empfängers mehr, um eine E-Rechnung zu schicken (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG). Bis 2024 war das anders. Wer heute eine XRechnung bekommt und sie mit „Bitte als PDF" zurückschickt, hat kein Recht dazu.
Stufe 2: Ausstellungspflicht ab 2027 für größere Unternehmen
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro im Vorjahr (also 2026) ihre B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG, nicht der Gewinn.
Unternehmen unter dieser Grenze dürfen 2027 weiterhin sonstige Rechnungen (Papier, PDF) ausstellen. Für PDF-Rechnungen brauchen sie wie bisher die Zustimmung des Empfängers – sie braucht keine besondere Form und gilt auch als erteilt, wenn der Empfänger die PDF widerspruchslos annimmt (Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitt 14.1 Absatz 7).
Eine Sonderregel gilt für EDI-Verfahren: Wer Rechnungen bereits per elektronischem Datenaustausch tauscht, darf das mit Zustimmung des Empfängers noch bis Ende 2027 tun, auch wenn das EDI-Format nicht der EN 16931 entspricht (§ 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG).
Stufe 3: Ausstellungspflicht für alle ab 2028
Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für jede Rechnung zwischen inländischen Unternehmen – unabhängig vom Umsatz. Die einzigen, die dann noch sonstige Rechnungen ausstellen dürfen, sind die dauerhaft Befreiten (nächster Abschnitt).
Wer ist ausgenommen?
Die Pflicht gilt für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern, also B2B im Inland. Ausgenommen sind:
Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Dauerhaft befreit vom Ausstellen (§ 34a Satz 4 UStDV, seit 2025). Nicht befreit vom Empfang. Details im Artikel E-Rechnung für Kleinunternehmer.
Rechnungen an Privatkunden (B2C). Nicht betroffen. Wer an Verbraucher liefert, darf weiter Papier und PDF ausstellen.
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV). Für sie gilt die Pflicht nicht. Der Kassenbon, die Quittung, die Kleinrechnung bleiben, wie sie sind.
Fahrausweise (§ 34 UStDV). Bahn- und Bustickets sind keine E-Rechnungen.
Bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, etwa Finanzdienstleistungen, Vermietung von Wohnraum, Heilbehandlungen, Bildungsleistungen. Für diese Umsätze besteht keine E-Rechnungspflicht. Rechnet eine Rechnung aber steuerpflichtige und solche steuerfreien Leistungen zusammen ab, gilt die Pflicht für die ganze Rechnung.
Rechnungen ins oder aus dem Ausland. Die deutsche Pflicht gilt nur, wenn beide Seiten in Deutschland ansässig sind. Für grenzüberschreitende Rechnungen gelten die Regeln des jeweiligen Landes – und ab dem 1. Juli 2030 für Lieferungen und Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern die EU-weiten ViDA-Regeln: E-Rechnung nach der europäischen Norm und digitale Meldung jedes Umsatzes an die Finanzverwaltung (Richtlinie (EU) 2025/516).
Nicht ausgenommen sind übrigens Gutschriften im umsatzsteuerlichen Sinn (also vom Leistungsempfänger ausgestellte Rechnungen), Dauerrechnungen etwa für Mieten und Wartungsverträge, und Rechnungen von Vereinen oder Freiberuflern, sofern sie unternehmerisch tätig und keine Kleinunternehmer sind. Für Dauerrechnungen gibt es einen Bestandsschutz: Wer sie vor 2027 als Papier oder PDF erteilt hat, muss sie erst dann als E-Rechnung neu ausstellen, wenn sich die Angaben ändern – etwa bei einer Mieterhöhung (Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitt 14.1 Absatz 19).
Was heißt das für die typischen Fälle?
Freiberufler mit 60.000 Euro Umsatz, Kunden sind Firmen. Empfang seit 2025 Pflicht. Ausstellen freiwillig bis Ende 2027, Pflicht ab 2028. Kunden mit über 800.000 Euro Umsatz werden aber schon ab 2027 auf E-Rechnungen bestehen. Was das im Alltag heißt, steht unter E-Rechnung für Handwerker und Freiberufler.
Handwerker mit 300.000 Euro Umsatz, Kunden sind Privatleute und Firmen. Empfang seit 2025 Pflicht. Ausstellen an Firmen ab 2028 Pflicht; an Privatleute nie.
Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Empfang seit 2025 Pflicht. Ausstellen dauerhaft freiwillig.
GmbH mit 1,2 Millionen Euro Umsatz. Empfang seit 2025 Pflicht. Ausstellen ab 1. Januar 2027 Pflicht.
Onlineshop, nur Privatkunden. Empfang seit 2025 Pflicht (Lieferantenrechnungen). Ausstellen nie, solange nur an Verbraucher verkauft wird.
Was passiert bei Verstößen?
Wer nach Ablauf seiner Frist eine PDF statt einer E-Rechnung ausstellt, stellt keine ordnungsgemäße Rechnung aus. Das kann eine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG sein – bei Vorsatz oder Leichtfertigkeit, mit Bußgeld bis 5.000 Euro. In der Praxis ist die größere Folge eine andere: Der Empfänger braucht für seinen Vorsteuerabzug eine ordnungsgemäße Rechnung. Er wird die PDF zurückweisen und eine E-Rechnung verlangen – die Zahlung verzögert sich, bis sie da ist.
Eine Erleichterung gibt es nur für den Empfänger: Die Finanzverwaltung erkennt seinen Vorsteuerabzug aus einer PDF in der Regel trotzdem an, wenn alle Angaben richtig und vollständig sind – und beanstandet ihn nicht, wenn er davon ausgehen durfte, dass der Aussteller noch unter die Übergangsfrist fällt (Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitt 15.2a Absatz 1a). Verlassen sollte man sich darauf nicht: Die Empfänger selbst haben ab 2027 wenig Grund, PDFs zu akzeptieren.
Warum Sie nicht bis zu Ihrer Frist warten sollten
Die Fristen beschreiben, wann Sie müssen. Wann Sie sollten, bestimmen Ihre Kunden.
Ab 2027 stellen alle größeren Unternehmen ihre Eingangsrechnungsverarbeitung auf E-Rechnungen um. Ihre Buchhaltung erwartet dann eine Datei, die sich einlesen lässt. Eine PDF, die jemand abtippen muss, ist die Ausnahme, die auffällt – und die im Zahllauf hinten landet. Wer schon 2026 E-Rechnungen stellt, ist für diese Kunden der unkomplizierte Lieferant.
Dazu kommt: Die Umstellung ist kein Projekt. Ein Rechnungsprogramm, das E-Rechnungen erzeugt, schreibt sie ab der ersten Rechnung mit. Es gibt keinen Grund, das auf 2028 zu verschieben.
Checkliste: Bin ich vorbereitet?
- Ich kann E-Rechnungen empfangen: Ein E-Mail-Postfach ist eingerichtet, und ich weiß, wie ich XRechnung und ZUGFeRD öffne
- Ich bewahre empfangene E-Rechnungen als Datei auf, nicht nur als Ausdruck
- Ich kenne meinen Vorjahresumsatz und damit meine Ausstellungsfrist: 2027 oder 2028
- Ich weiß, ob ich Kleinunternehmer bin und damit vom Ausstellen befreit
- Mein Rechnungsprogramm erzeugt ZUGFeRD oder XRechnung – oder ich habe eines ausgewählt
- Ich habe meine gewerblichen Kunden nach ihrem bevorzugten Format gefragt
Bereit vor der Frist
Mit Pennio ist jede Rechnung eine E-Rechnung – ab der ersten. ZUGFeRD-PDF und XRechnung-XML aus derselben Eingabe, Pflichtfelder vor dem Festschreiben geprüft, Dateien gegen die offiziellen Validatoren getestet.
Keine Kreditkarte nötig
Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht
Ab wann ist die E-Rechnung Pflicht?
Gilt die E-Rechnungspflicht 2026 schon?
Was zählt zur 800.000-Euro-Grenze?
Muss ich E-Rechnungen an Privatkunden schicken?
Sind Kleinbetragsrechnungen von der Pflicht betroffen?
Darf mein Kunde eine E-Rechnung ablehnen und eine PDF verlangen?
Was passiert, wenn ich nach meiner Frist noch PDFs schicke?
Quellen und Rechtsstand
Stand: September 2026. Geprüft gegen die genannten Primärquellen in der zu diesem Zeitpunkt gültigen Fassung.
- § 4 UStG – steuerfreie Umsätze nach Nr. 8 bis 29 ohne Rechnungs- und damit ohne E-Rechnungspflicht
- § 14 UStG – Pflicht zur E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmern (Abs. 2 Satz 2 Nr. 1), Zustimmung des Empfängers nur ohne Pflicht (Abs. 1 Satz 5)
- § 19 UStG – Gesamtumsatz (Abs. 2) als Maßstab für die 800.000-Euro-Grenze, Kleinunternehmerregelung
- § 26a UStG – Ordnungswidrigkeit bei nicht ausgestellter Rechnung, Bußgeld bis 5.000 Euro (Abs. 2 Nr. 1, Abs. 3)
- § 27 Abs. 38 UStG – Übergangsfristen bis Ende 2026 und 2027, 800.000-Euro-Grenze, EDI-Sonderregel
- § 33 UStDV – Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro immer als sonstige Rechnung (Satz 4)
- § 34 UStDV – Fahrausweise immer als sonstige Rechnung (Abs. 1 Satz 2)
- § 34a UStDV – Rechnungen von Kleinunternehmern, dauerhafte Befreiung von der E-Rechnung (Satz 4)
- BMF-Schreiben vom 15.10.2025, III C 2 - S 7287-a/00019/007/243 – ändert das Schreiben vom 15.10.2024 und schreibt die Regeln in den UStAE (Abschn. 14.1 Abs. 4 bis 7 und 19, 14b.1 Abs. 1, 15.2a Abs. 1a)
- Richtlinie (EU) 2025/516 – ViDA: E-Rechnung und digitale Meldung für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze ab 1. Juli 2030 (Art. 5, Art. 6 Abs. 5)
Die Pennio Redaktion schreibt über E-Rechnung, Rechnungsstellung und Umsatzsteuerrecht. Grundlage sind die aktuellen Gesetzestexte, die Norm EN 16931, die Spezifikationen von XRechnung und ZUGFeRD sowie die Veröffentlichungen des Bundesfinanzministeriums. Wir bauen selbst E-Rechnungs-Software und prüfen jede Aussage an den offiziellen Validatoren.
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