E-Rechnung archivieren: Fristen, Formate und was GoBD-konform heißt

Eine E-Rechnung ist eine Datei — und Dateien werden verschoben, umbenannt, konvertiert und versehentlich gelöscht. Genau das darf mit Rechnungen nicht passieren. Dieser Artikel erklärt, wie lange Sie E-Rechnungen aufbewahren müssen, was genau aufzubewahren ist, was „unveränderbar und maschinell auswertbar" in der Praxis bedeutet und wie eine Ablage aussieht, die eine Betriebsprüfung übersteht. Für alle anderen Belege – Verträge, Kontoauszüge, Papierrechnungen – gilt der Leitfaden Belege aufbewahren.

Wie lange: acht Jahre

Seit 2025 gilt für Rechnungen eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren (§ 14b Abs. 1 UStG in Verbindung mit § 147 Abs. 3 AO). Zuvor waren es zehn; die kürzere Frist gilt seit dem 1. Januar 2025 auch für ältere Rechnungen, deren Frist damals noch lief (§ 27 Abs. 40 UStG). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde: Eine Rechnung vom März 2026 ist bis Ende 2034 aufzubewahren.

Die Verkürzung gilt für Rechnungen und andere Buchungsbelege, nicht pauschal für alle Unterlagen. Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse samt den Unterlagen, die sie erklären (etwa Kontenpläne oder Arbeitsanweisungen), sind weiterhin zehn Jahre zu halten, Geschäftsbriefe sechs. Und: Läuft die Festsetzungsfrist für die betreffende Steuer noch, verlängert sich die Aufbewahrungspflicht entsprechend — etwa bei einer laufenden Betriebsprüfung.

Ein Angebot, das nie zu einer Rechnung geführt hat, ist ein Geschäftsbrief — sechs Jahre. Wird daraus eine Rechnung, zählt die Rechnung.

Was genau aufbewahrt wird

Hier liegt der entscheidende Unterschied zur Papierzeit. Bei einer E-Rechnung ist das strukturierte Format der Beleg:

• XRechnung: die XML-Datei, genau wie sie kam.
• ZUGFeRD: die PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Nicht die PDF ohne Anhang, nicht der Ausdruck, nicht ein aus der Ansicht neu erzeugtes PDF. Genau genommen würde nach den GoBD der XML-Teil allein genügen; der PDF-Teil ist nur dann Pflicht, wenn er zusätzliche steuerlich wichtige Angaben trägt, etwa Buchungsvermerke. Die ganze Datei abzulegen ist der einfachere Weg.

So steht es seit Oktober 2025 im Umsatzsteuer-Anwendungserlass: Eine Rechnung ist grundsätzlich in dem Format aufzubewahren, in dem sie kam, bei einer E-Rechnung zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form (UStAE Abschn. 14b.1 Abs. 1, eingefügt durch das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025).

Warum so streng? Weil nur das XML maschinell auswertbar ist. Ein Prüfer darf verlangen, dass er die Daten in sein Prüfprogramm einliest (§ 147 Abs. 6 AO). Aus einem Ausdruck geht das nicht, aus einer neu „gedruckten" PDF auch nicht — beim Drucken verschwindet der Anhang.

Sie sind sich bei einer Datei nicht sicher, ob die Daten noch drinstecken? Ziehen Sie sie in den E-Rechnung-Prüfer. Findet er Absender, Positionen und Summen, ist das Original intakt; findet er nichts, haben Sie eine gewöhnliche PDF vor sich — und damit nicht das, was Sie aufbewahren müssen.

Zusätzlich zur Datei gehören die Umstände dazu: Wer hat wann was verschickt oder empfangen? Ein Versandprotokoll oder die Mail selbst sind kein Selbstzweck, sondern der Nachweis, dass die Rechnung den Empfänger erreicht hat. Eine Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Ihre Ablage funktioniert (dazu unten mehr).

Was GoBD-konform bedeutet

Die GoBD — „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form" (BMF-Schreiben vom 28. November 2019 in der Fassung der Änderungen vom 11. März 2024 und vom 14. Juli 2025; die zweite Änderung kam eigens wegen der E-Rechnung) — stellen vier Anforderungen an die Ablage:

Unveränderbarkeit. Ein einmal abgelegter Beleg darf nicht mehr geändert oder gelöscht werden können, ohne dass es nachvollziehbar bleibt (§ 146 Abs. 4 AO). Ein Ordner auf dem Desktop erfüllt das technisch nicht: Jeder, der Zugriff hat, kann eine Datei ersetzen, und niemand sieht es hinterher.

Vollständigkeit. Jeder Beleg ist da — nicht eine Auswahl, nicht „die wichtigen". Lücken in der Rechnungsnummernfolge fallen auf; warum das so ist, erklärt der Artikel Fortlaufende Rechnungsnummer.

Nachvollziehbarkeit. Ein sachverständiger Dritter muss in angemessener Zeit verstehen, wie Ihre Ablage funktioniert und einen Beleg finden können (§ 145 Abs. 1 AO). Dafür gibt es die Verfahrensdokumentation.

Maschinelle Auswertbarkeit und Zugriff. Die Finanzverwaltung kann im Rahmen einer Prüfung Datenzugriff verlangen: Einsicht am Bildschirm, Auswertung über Ihr System oder Überlassung der Daten in einem maschinell auswertbaren Format — auf einem Datenträger oder über eine Plattform der Finanzverwaltung (§ 147 Abs. 6 AO). Ein Stapel PDFs ohne Struktur macht das mühsam — zulässig ist er, wenn die Dateien im Originalformat vorliegen.

Diese Anforderungen gelten unabhängig von der Unternehmensgröße. Auch wer eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung macht und keine Bücher führt, muss Belege GoBD-konform aufbewahren; die GoBD sagen nur, dass die Anforderungen bei kleinen Betrieben mit Blick auf die Unternehmensgröße bewertet werden (Rz. 15) — aufgehoben sind sie damit nicht. Wer zusätzlich Bargeschäfte hat, kennt dieselbe Logik aus der Kassenführung — die Regeln dort sind dieselben, im Detail nachzulesen im Ratgeber zum GoBD-konformen Kassenbuch.

Eingangsrechnungen: der eigentliche Schwachpunkt

Ausgangsrechnungen liegen meistens im Rechnungsprogramm und sind damit erledigt. Eingangsrechnungen dagegen kommen als Mailanhang, als Download aus einem Lieferantenportal, manchmal noch auf Papier — und bleiben dort, wo sie ankommen.

Das Mailpostfach ist kein Archiv. Mails werden gelöscht, Postfächer laufen über, Anbieter werden gewechselt, und wer Mails löschen kann, kann auch Belege löschen. Wird das Postfach zugleich als Ablage genutzt, gelten dafür dieselben Anforderungen wie für jede Ablage — Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Datenzugriff (§ 146 Abs. 4, § 147 Abs. 6 AO) — und die erfüllt praktisch keines. Für die Umsatzsteuer allein ist eine Ablage außerhalb eines GoBD-konformen Systems seit Oktober 2025 zwar ausdrücklich kein Verstoß (UStAE Abschn. 14b.1 Abs. 1 Satz 5); die Pflichten nach der Abgabenordnung bleiben davon aber unberührt.

Der saubere Weg für empfangene Rechnungen:

1. Sofort aus der Mail herausnehmen, unverändert, mit dem Dateinamen, den der Absender vergeben hat (oder einem ergänzten, die Datei selbst bleibt unangetastet).
2. In eine Ablage legen, die Unveränderbarkeit technisch sicherstellt — ein Archiv, das schreibt und nicht überschreibt.
3. Frist notieren, damit nach Ablauf gelöscht werden kann, was gelöscht werden darf. Datenschutz und Aufbewahrung ziehen in entgegengesetzte Richtungen; beides zusammen geht nur mit einer Frist je Beleg.
4. Nichts umwandeln. Keine Konvertierung ins „einheitliche PDF", kein Zusammenfassen mehrerer Rechnungen in eine Datei. Die GoBD verlangen das Format, in dem der Beleg kam; der XML-Teil darf durch keine Umwandlung verloren gehen (Rz. 125 und 131).

Papierbelege digitalisieren

Papierrechnungen dürfen Sie einscannen und das Original vernichten — das „ersetzende Scannen" ist nach den GoBD zulässig, wenn der Vorgang in einer Verfahrensdokumentation beschrieben ist und das Abbild bildlich mit dem Original übereinstimmt. Ausnahmen gelten für Unterlagen, die im Original aufbewahrt werden müssen — etwa amtliche Zollurkunden oder der Jahresabschluss (§ 147 Abs. 2 AO).

Praktisch heißt das: Scannen mit erkennbarem Ablauf (wer scannt, wann, mit welcher Prüfung), Ablage im Archiv, Original erst danach weg. Wer unsicher ist, behält das Papier — es kostet nur Platz.

Verfahrensdokumentation: kurz, aber vorhanden

Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Belege in Ihr System kommen, wo sie liegen und wie sie geschützt sind. Für einen Ein-Personen-Betrieb sind zwei Seiten genug:

Die Dokumentation selbst ist aufzubewahren, solange die beschriebenen Belege es sind.

Wenn Sie den Anbieter wechseln

Aufbewahrungspflichtig sind Sie, nicht Ihr Softwareanbieter. Deshalb gehören zwei Fragen in jede Auswahl eines Rechnungsprogramms: Bekomme ich alle Originaldateien heraus, wenn ich kündige? Und in welchem Format? Ein Export, der nur eine Bildschirmansicht liefert, hilft nicht — Sie brauchen die XML- und PDF-Originale. Worauf es bei der Auswahl sonst noch ankommt, steht im Leitfaden Rechnungsprogramm.

Bleibt die Frist offen, weil Sie den Betrieb aufgeben: Die Aufbewahrungspflicht endet nicht mit der Gewerbeabmeldung. Die Unterlagen sind bis zum Ablauf der Frist vorzuhalten, auch danach.

Häufige Fragen