E-Rechnung: Was sie ist, wer sie braucht und wie Sie eine erstellen

Seit dem 1. Januar 2025 hat das Wort „E-Rechnung" in Deutschland eine feste Bedeutung – und eine PDF gehört nicht mehr dazu. Für Millionen kleiner Unternehmen hat sich damit etwas Grundsätzliches geändert, auch wenn viele es noch nicht gemerkt haben. Dieser Leitfaden erklärt, was eine E-Rechnung ist, wer sie wann ausstellen muss, was für Kleinunternehmer gilt, wie die Formate ZUGFeRD und XRechnung zusammenhängen und wie Sie Ihre erste E-Rechnung erstellen.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG eine Rechnung, die „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht". Das Format muss entweder der europäischen Norm EN 16931 entsprechen – oder es ist ein zwischen Rechnungsaussteller und -empfänger vereinbartes Format, aus dem sich die gesetzlichen Pflichtangaben verlustfrei in ein Format nach der Norm überführen lassen (§ 14 Abs. 1 Satz 6 UStG).

Der entscheidende Begriff ist „strukturiert". Eine E-Rechnung ist keine Datei, die ein Mensch liest, sondern ein Datensatz, den ein Programm liest: Rechnungsnummer, Datum, Aussteller, Empfänger, Positionen, Beträge, Steuersätze – jedes Element steht in einem eigenen, benannten Feld. Das Buchhaltungsprogramm des Empfängers liest die Datei ein und verbucht die Rechnung ohne Abtippen und ohne Texterkennung.

Alles, was diese Struktur nicht hat, ist seit 2025 eine „sonstige Rechnung": die Papierrechnung, die PDF, das JPG, die Word-Datei. Sie dürfen weiterhin ausgestellt werden, solange die Übergangsfristen laufen (dazu gleich mehr) – aber sie sind keine E-Rechnungen.

Warum die PDF keine E-Rechnung ist

Bis Ende 2024 galt eine PDF-Rechnung per E-Mail rechtlich als elektronische Rechnung (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, Rz. 3, in der Fassung des Schreibens vom 15. Oktober 2025). Das ist vorbei. Die PDF ist ein Bild von einer Rechnung: Der Empfänger sieht sie, sein Programm nicht. Um die Daten in die Buchhaltung zu bekommen, muss jemand sie abtippen oder eine Texterkennung darüberlaufen lassen – mit den bekannten Fehlern bei Beträgen und Nummern.

Genau das will die E-Rechnungspflicht abschaffen. Die Rechnung soll als Datensatz beim Empfänger ankommen, den sein System direkt verarbeitet. Eine Ausnahme gibt es: Wenn die PDF ein strukturiertes XML eingebettet hat, ist sie eine E-Rechnung. Das ist das Prinzip von ZUGFeRD.

Wer muss ab wann E-Rechnungen ausstellen?

Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B), wenn beide in Deutschland ansässig sind. Sie kommt in drei Stufen, festgelegt im Wachstumschancengesetz (§ 27 Abs. 38 UStG) und konkretisiert im BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024:

Nicht betroffen sind Rechnungen an Privatkunden (B2C), Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV), Fahrausweise (§ 34 Abs. 1 Satz 2 UStDV) sowie bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG. Die Details zu Fristen und Ausnahmen stehen im Artikel E-Rechnungspflicht: Fristen, Übergangsregeln und Ausnahmen.

Was gilt für Kleinunternehmer?

Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft von der Pflicht zum Ausstellen befreit. Das regelt seit 2025 § 34a Satz 4 UStDV. Ein Kleinunternehmer darf also auch 2028 noch Papier- oder PDF-Rechnungen schicken.

Die Empfangspflicht gilt aber auch für Kleinunternehmer – seit 1. Januar 2025. Wer von einem Lieferanten eine E-Rechnung bekommt, muss sie annehmen und aufbewahren können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus.

Dass Kleinunternehmer nicht müssen, heißt nicht, dass sie nicht sollten. Ihre gewerblichen Kunden stellen ab 2027 und 2028 ihre Buchhaltung auf E-Rechnungen um. Eine PDF, die dort per Hand nachbearbeitet werden muss, fällt auf – und wird oft als Letzte bezahlt. Warum sich das freiwillige Ausstellen für Kleinunternehmer lohnt, steht im Artikel E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Welche Formate gibt es?

Die Norm EN 16931 beschreibt, welche Daten eine E-Rechnung enthält. Wie diese Daten technisch abgelegt werden, regeln zwei Syntaxen: UBL und CII, beides XML-Dialekte. In Deutschland haben sich darauf zwei Formate etabliert:

XRechnung ist der deutsche Standard, entwickelt von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards). Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne sichtbaren Teil. Bei Rechnungen an Bundesbehörden ist sie der vorgeschriebene Standard (§ 4 Abs. 1 ERechV); andere Formate sind dort nur zulässig, wenn sie der EN 16931 entsprechen. Im B2B ist XRechnung ebenso gültig. Öffnet man sie im Editor, sieht man Code. Alles Weitere im Leitfaden XRechnung.

ZUGFeRD ist ein hybrides Format: eine PDF/A-3-Datei, in die ein XML eingebettet ist. Der Mensch öffnet die PDF und sieht eine normale Rechnung; das Programm liest das XML (UStAE Abschn. 14.1 Abs. 14). Ab Version 2.0.1 erfüllt ZUGFeRD die Norm – außer in den Profilen MINIMUM und BASIC WL. Aktuell ist Version 2.5.2 (Stand August 2026). Alles Weitere im Leitfaden ZUGFeRD.

Welches Format für Sie passt, hängt vom Empfänger ab. Für Behörden XRechnung, für alle anderen ZUGFeRD – oder beides, wenn Ihr Programm beides aus derselben Rechnung erzeugt. Den Vergleich im Detail liefert der Artikel XRechnung oder ZUGFeRD?.

Wie sieht eine E-Rechnung aus?

Eine XRechnung sieht für Menschen aus wie Programmcode. Ein Ausschnitt:

<cbc:ID>0018-2609-MEIER</cbc:ID>
<cbc:IssueDate>2026-09-11</cbc:IssueDate>
<cbc:DueDate>2026-09-25</cbc:DueDate>
<cbc:InvoiceTypeCode>380</cbc:InvoiceTypeCode>
<cbc:DocumentCurrencyCode>EUR</cbc:DocumentCurrencyCode>

Jede Zeile ist ein Feld mit einer Kennung aus der XRechnung-Spezifikation 3.0.2: ID ist die Rechnungsnummer (BT-1), IssueDate das Rechnungsdatum (BT-2), DueDate das Fälligkeitsdatum (BT-9). Um eine XRechnung zu lesen, braucht man einen Viewer, der aus dem XML eine lesbare Darstellung macht.

Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht aus wie jede PDF-Rechnung: Briefkopf, Empfänger, Positionen, Summen. Der Unterschied ist unsichtbar – das XML hängt als Anhang in der PDF. Man erkennt eine ZUGFeRD-Datei daran, dass der PDF-Reader einen Anhang namens factur-x.xml anzeigt (im Profil XRECHNUNG heißt er xrechnung.xml).

Welche Angaben muss eine E-Rechnung enthalten?

Zunächst alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, die auch auf jeder Papierrechnung stehen: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Die vollständige Liste steht im Artikel Pflichtangaben auf der Rechnung.

Dazu kommen Felder, die die EN 16931 und der deutsche Standard XRechnung verlangen und die auf Papierrechnungen oft fehlen:

• eine E-Mail-Adresse oder elektronische Adresse des Ausstellers (BT-34) und des Empfängers (BT-49)
• ein Ansprechpartner beim Aussteller (BT-41) – in XRechnung Pflicht
• die Zahlungsbedingungen oder das Fälligkeitsdatum (BT-9 oder BT-20), sobald überhaupt etwas zu zahlen ist
• bei XRechnung an Behörden die Leitweg-ID (BT-10, § 5 Abs. 1 Nr. 1 ERechV)
• Codes statt Text: Rechnungstyp 380, Währung EUR, Steuerkategorie S für Regelsteuersatz, Mengeneinheit H87 für Stück

Fehlt ein Pflichtfeld, ist die Datei keine gültige E-Rechnung – auch wenn sie sonst korrekt ist. Deshalb sollte ein Rechnungsprogramm die Felder vor dem Ausstellen prüfen, nicht danach.

Wie erstellt man eine E-Rechnung?

Grundsätzlich auf drei Wegen:

Mit einem Rechnungsprogramm, das E-Rechnungen ausgibt. Sie schreiben die Rechnung wie gewohnt, das Programm erzeugt ZUGFeRD oder XRechnung. Der Weg für alle, die regelmäßig Rechnungen stellen. Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten, steht im Leitfaden Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer.

Mit einem Online-Generator. Formular ausfüllen, Datei herunterladen. Für die eine Rechnung im Quartal brauchbar; für mehr fehlen Kundenstamm, Nummernkreis und Archiv.

Aus einer PDF umwandeln. Werkzeuge versprechen, aus einer bestehenden PDF eine E-Rechnung zu machen. Das funktioniert nur, wenn die Daten neu erfasst werden – die PDF enthält sie nicht strukturiert. Mehr dazu im Artikel PDF in E-Rechnung umwandeln.

Egal welcher Weg: Die erzeugte Datei sollte validiert werden. Der offizielle Prüfer für XRechnung ist der KoSIT-Validator, für ZUGFeRD das Open-Source-Werkzeug Mustangproject. Ein gutes Programm prüft damit, bevor die Rechnung rausgeht. Was Validierung bedeutet und wie Sie selbst prüfen, steht im Artikel E-Rechnung prüfen und validieren; eine einzelne Datei öffnen und nachsehen können Sie sofort im E-Rechnung-Prüfer.

Wie empfängt man eine E-Rechnung?

Die Empfangspflicht ist einfacher, als sie klingt. Ein E-Mail-Postfach genügt; ein Portal oder eine Schnittstelle sind nicht vorgeschrieben. Kommt eine E-Rechnung an, müssen Sie sie unverändert aufbewahren – das XML selbst, nicht nur einen Ausdruck. Um sie zu lesen, brauchen Sie einen Viewer; bei ZUGFeRD reicht der PDF-Reader. Wie Sie E-Rechnungen öffnen, lesen und ablegen, erklärt der Artikel E-Rechnung empfangen.

Wie lange muss eine E-Rechnung aufbewahrt werden?

Für Rechnungen gilt seit 2025 eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren (§ 14b UStG, § 147 Abs. 3 AO). Bei E-Rechnungen ist das strukturierte Format aufzubewahren, also die XML-Datei beziehungsweise die ZUGFeRD-PDF mit Anhang – unverändert und maschinell auswertbar (GoBD Rz. 125 und 131, in der Fassung der GoBD-Änderung vom 14. Juli 2025). Ein Ausdruck reicht nicht. Mehr im Artikel E-Rechnung archivieren.

Was passiert, wenn man sich nicht daran hält?

Für den Aussteller gilt: Wer nach Ablauf seiner Übergangsfrist eine sonstige Rechnung statt einer E-Rechnung ausstellt, stellt keine ordnungsgemäße Rechnung aus. Ob das eine Ordnungswidrigkeit nach § 26a UStG ist, ist nicht abschließend geklärt – die Vorschrift ahndet ausdrücklich das nicht oder nicht rechtzeitige Ausstellen einer Rechnung. In der Praxis viel wahrscheinlicher: Der Empfänger weist die Rechnung zurück.

Für den Empfänger gilt: Der Vorsteuerabzug setzt eine ordnungsgemäße Rechnung voraus (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG). Wer eine PDF annimmt, wo eine E-Rechnung Pflicht gewesen wäre, riskiert den Vorsteuerabzug – deshalb werden Unternehmen ab 2027 zunehmend auf E-Rechnungen bestehen.

Die Vorteile, jenseits der Pflicht

Die E-Rechnung wird oft als Bürde diskutiert. Für den Aussteller ist sie vor allem ein Vorteil:

• Schnellere Zahlung. Die Rechnung landet ohne Umweg in der Buchhaltung des Kunden und wird im nächsten Zahllauf berücksichtigt.
• Weniger Rückfragen. Keine Tippfehler beim Übertragen, keine falsch gelesenen Beträge.
• Weniger Rückläufer. Ab 2027 werden PDFs zunehmend zurückgeschickt. Wer schon E-Rechnungen stellt, ist davon nicht betroffen.
• Ein Format für alle. Behörden, Konzerne, Handwerker – alle lesen dasselbe. Was das für Handwerker und Freiberufler konkret bedeutet, steht im eigenen Artikel.

So geht es weiter

Wenn Sie regelmäßig Rechnungen an Unternehmen stellen, ist die Frage nicht, ob Sie auf E-Rechnungen umsteigen, sondern wann. Die Antwort ist: bevor Ihre Kunden Sie dazu zwingen. Ein Rechnungsprogramm, das aus jeder Rechnung automatisch eine E-Rechnung macht, nimmt Ihnen die Entscheidung ab – es gibt dann keine „sonstige Rechnung" mehr.

Häufige Fragen zur E-Rechnung