Rechnung schreiben: Anleitung mit Pflichtangaben, Beispiel und Vorlage-Check

Eine Rechnung zu schreiben ist keine Kunst – aber eine Rechnung zu schreiben, die das Finanzamt anerkennt, der Kunde ohne Rückfrage bezahlt und die Ihr Steuerberater ohne Nacharbeit verbucht, ist ein Handwerk mit klaren Regeln. Dieser Leitfaden führt Sie einmal komplett durch: von den Pflichtangaben über den Aufbau bis zu den Sonderfällen, die im Alltag am häufigsten Fragen aufwerfen. Und er erklärt, warum sich das Werkzeug gerade ändert.

Wer muss eine Rechnung schreiben?

Jeder Unternehmer, der eine Leistung an einen anderen Unternehmer erbringt, muss innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung stellen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG). Bei Leistungen an Privatpersonen besteht die Pflicht nur bei Bauleistungen und grundstücksbezogenen Werklieferungen – in der Praxis stellt man natürlich trotzdem eine, weil der Kunde sonst nicht weiß, was er zahlen soll.

„Unternehmer" ist dabei weit gefasst: der Freiberufler, der Nebengewerbetreibende, der Verein mit wirtschaftlichem Betrieb, der Kleinunternehmer. Wer keine Umsatzsteuer abführt, ist trotzdem Unternehmer und schreibt Rechnungen – nur ohne Steuerausweis.

Die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG

Eine vollständige Rechnung enthält diese zehn Angaben:

1. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers
3. Ausstellungsdatum
4. Rechnungsnummer – fortlaufend, einmalig
5. Menge und Art der gelieferten Gegenstände beziehungsweise Umfang und Art der Leistung
6. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung – bei Zeiträumen der Leistungszeitraum
7. Entgelt, nach Steuersätzen und Befreiungen aufgeschlüsselt, plus vereinbarte Minderungen (Skonto, Rabatt)
8. Steuersatz und Steuerbetrag – oder bei Steuerbefreiung der Hinweis auf die Befreiung
9. Bei Werklieferungen an Privatpersonen: Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Empfängers (zwei Jahre)
10. Bei Abrechnung per Gutschrift: die Angabe „Gutschrift"

Jede dieser Angaben ist im Artikel Pflichtangaben auf der Rechnung im Detail erklärt, mit den Fehlern, die bei jeder passieren. Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto gilt eine verkürzte Liste, siehe Kleinbetragsrechnung.

Der Aufbau einer Rechnung

Das Gesetz schreibt keine Reihenfolge vor. Bewährt hat sich dieser Aufbau, weil er dem Leseweg des Empfängers folgt:

Briefkopf. Ihr Name oder Firmenname, Anschrift, Kontaktdaten. Ihr Logo, wenn Sie eines haben.

Empfänger. Name und Anschrift des Kunden. Bei Firmen die Firma, gern mit Ansprechpartner. Bei E-Rechnungen zusätzlich eine E-Mail-Adresse.

Rechnungskopf. Das Wort „Rechnung", die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, das Leistungsdatum oder der Leistungszeitraum, Ihre Steuernummer oder USt-IdNr., gegebenenfalls die Kundennummer und ein Bezug („zu Angebot AN-0018").

Positionen. Eine Tabelle: Position, Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis netto, Gesamtpreis netto. Bei mehreren Steuersätzen je Position der Steuersatz.

Summen. Nettosumme, je Steuersatz der Steuerbetrag, Bruttosumme. Bei Kleinunternehmern nur die Summe und der Hinweis auf § 19 UStG.

Zahlungsbedingungen. Fälligkeit („zahlbar bis 25.09.2026" oder „innerhalb 14 Tagen"), Bankverbindung mit IBAN, Verwendungszweck (die Rechnungsnummer). Optional ein GiroCode zum Scannen.

Fußzeile. Rechtsform, Geschäftsführer, Handelsregister, sofern zutreffend. Kontaktdaten.

Ein Beispiel

So sieht eine vollständige Rechnung eines regelbesteuerten Einzelunternehmers aus:

Die Rechnungsnummer 0018-2609-MEIER zeigt hier, was eine sprechende Nummer leistet: die achtzehnte Rechnung, September 2026, Kunde Meier. Wie Sie Ihre Nummern aufbauen, steht im Leitfaden Rechnungsnummer.

Die Sonderfälle

Rechnung als Kleinunternehmer

Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen keine Umsatzsteuer aus. Statt Steuersatz und Steuerbetrag steht auf der Rechnung ein Hinweis wie „Kein Ausweis von Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG". Wer als Kleinunternehmer versehentlich Umsatzsteuer ausweist, schuldet sie dem Finanzamt (§ 14c UStG) – der teuerste Fehler dieser Gruppe. Seit 2025 gelten für Kleinunternehmer vereinfachte Mindestangaben nach § 34a UStDV. Alles dazu im Artikel Rechnung schreiben als Kleinunternehmer.

Rechnung als Privatperson

Auch wer kein Unternehmer ist, darf eine Rechnung schreiben – etwa für den Verkauf eines gebrauchten Sofas oder eine einmalige Hilfe. Die Rechnung darf keine Umsatzsteuer enthalten und braucht keine Steuernummer. Wer regelmäßig Rechnungen schreibt, ist allerdings Unternehmer und braucht ein Gewerbe oder eine steuerliche Anmeldung als Freiberufler. Wo die Grenze liegt, steht im Artikel Rechnung schreiben als Privatperson.

Rechnung als Freiberufler und Kleingewerbe

Freiberufler brauchen keinen Gewerbeschein, aber eine Steuernummer vom Finanzamt. Kleingewerbetreibende haben einen Gewerbeschein und sind meist Kleinunternehmer. Beide schreiben Rechnungen nach den allgemeinen Regeln; der Unterschied liegt in der Umsatzsteuer. Mehr in Rechnung schreiben als Freiberufler und Rechnung schreiben im Kleingewerbe und Nebengewerbe.

Reverse Charge und Rechnung ohne Umsatzsteuer

Bei bestimmten Leistungen an Unternehmer im EU-Ausland und bei Bauleistungen zwischen Bauunternehmern schuldet der Empfänger die Umsatzsteuer (§ 13b UStG). Die Rechnung enthält dann keinen Steuerbetrag, aber den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" – bei Leistungen ins EU-Ausland zusätzlich die USt-IdNr. beider Seiten (§ 14a UStG). Bei inländischen Bauleistungen genügt der Hinweistext, eine USt-IdNr. verlangt das Gesetz dafür nicht. Details im Artikel Reverse-Charge-Rechnung. Weitere Fälle ohne Steuer erklärt Rechnung ohne Umsatzsteuer.

Leistungsdatum und Leistungszeitraum

Die am häufigsten vergessene Pflichtangabe. Jede Rechnung muss sagen, wann geliefert oder geleistet wurde – nicht nur, wann die Rechnung geschrieben wurde. Bei einer einmaligen Lieferung ist das ein Datum. Bei einer Dienstleistung über mehrere Wochen ist es der Leistungszeitraum. Fällt das Leistungsdatum mit dem Rechnungsdatum zusammen, genügt auf Papier oder als PDF der Hinweis „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum"; in einer E-Rechnung muss das Datum im strukturierten Teil stehen (UStAE Abschn. 14.5 Abs. 16). Mehr im Artikel Leistungszeitraum auf der Rechnung.

Rechnung korrigieren: Storno statt Ändern

Der Kunde meldet: Die Adresse ist falsch, die Menge stimmt nicht, der Preis war anders vereinbart. Die Versuchung ist groß, die Rechnung zu öffnen, zu ändern und neu zu schicken – mit derselben Nummer. Genau das ist der Fehler. Eine ausgestellte Rechnung ist ein Beleg, der beim Kunden bereits in der Buchhaltung liegt. Zwei verschiedene Dokumente mit derselben Nummer im Umlauf verletzen die Einmaligkeit der Rechnungsnummer.

Der richtige Weg: eine Stornorechnung mit eigener Nummer, die die Originalrechnung vollständig aufhebt, und danach eine neue Rechnung mit neuer Nummer. Wie das geht und warum man sie nicht „Gutschrift" nennen sollte, steht im Artikel Stornorechnung schreiben.

Rechnung per E-Mail verschicken

Rechtlich ist die E-Mail-Rechnung seit Jahren gleichgestellt; für eine PDF-Rechnung brauchen Sie die formlose Zustimmung des Empfängers (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG), die als erteilt gilt, wenn er sie annimmt. Praktisch gilt: PDF im Anhang, Rechnungsnummer im Betreff, kurzer Text mit Betrag und Fälligkeit. Und ab 2027 beziehungsweise 2028 – oder schon heute – die E-Rechnung im Anhang statt der reinen PDF. Mehr im Artikel Rechnung per E-Mail versenden.

Word, Excel, Vorlage – oder Programm?

Die ersten Rechnungen schreiben die meisten in Word. Das ist legal, aber fehleranfällig: Nummern werden von Hand vergeben, alte Rechnungen lassen sich unbemerkt ändern, und die Vorlage weiß nichts von Pflichtangaben. Das Finanzamt erkennt Word-Rechnungen an Nummernlücken und nachträglichen Änderungen.

Der eigentliche Grund, umzusteigen, ist aber ein anderer: Eine Word- oder PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung. Ab 2027 müssen Unternehmen über 800.000 Euro Umsatz, ab 2028 alle Unternehmen ihre B2B-Rechnungen als E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD ausstellen (§ 27 Abs. 38 UStG). Kleinunternehmer sind befreit, aber ihre Kunden erwarten es zunehmend. Eine Vorlage kann das nicht leisten – dafür braucht es ein Programm, das aus den Rechnungsdaten die strukturierte Datei erzeugt. Warum, steht im Artikel Rechnungsvorlage: warum sie keine E-Rechnung ist; was das Programm können muss, im Leitfaden Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer.

Häufige Fehler beim Rechnung schreiben

Leistungsdatum fehlt. Der häufigste Fehler überhaupt. Ohne Leistungsdatum ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß.

Steuernummer fehlt oder falsch. Die Steuernummer des Finanzamts, nicht die Steuer-ID der Person. Oder die USt-IdNr.

Umsatzsteuer als Kleinunternehmer ausgewiesen. Sie schulden die Steuer dann dem Finanzamt, obwohl Sie sie nicht abführen dürften.

Rechnung nachträglich geändert. Storno statt Änderung.

Falsche Rechnungsnummer. Doppelt vergeben oder ohne System.

Brutto und Netto vertauscht. Gerade bei Preisen „inkl. MwSt." wird die Steuer aus dem Brutto falsch herausgerechnet: 19 % von 119 Euro brutto sind 19 Euro Steuer, nicht 22,61.

Skonto nicht ausgewiesen. Vereinbarte Minderungen gehören auf die Rechnung.

Checkliste vor dem Versand

Häufige Fragen zum Rechnung schreiben