sevDesk-Alternative: Wenn Sie nur Rechnungen schreiben wollen
Für wen sevDesk passt und wer eine Alternative sucht: Kriterien, Vergleichstabelle Pennio vs. sevDesk, Umzug mit Nummernkreis und Aufbewahrung – sachlich, ohne Wertung.
sevDesk ist eines der bekanntesten Buchhaltungsprogramme für kleine Unternehmen in Deutschland – und für viele die richtige Wahl. Wer nach einer Alternative sucht, ist deshalb selten unzufrieden mit der Qualität. Meist ist es eine Frage des Zuschnitts: Man braucht nur die Rechnung, nicht das Paket. Dieser Artikel sagt sachlich, für wen sevDesk passt, wer eine Alternative sucht, nach welchen Kriterien Sie entscheiden und wie ein Umzug abläuft – inklusive Nummernkreis und Aufbewahrung.
- sevDesk ist ein Buchhaltungspaket mit Rechnungsmodul: Rechnung, Belege, Banking, EÜR, UStVA, Steuerberater-Anbindung. Wer das alles nutzt, ist dort richtig.
- Eine Alternative suchen vor allem die, die nur Rechnungen schreiben und die Buchhaltung beim Steuerberater lassen.
- Entscheidend sind fünf Kriterien: E-Rechnung als Standard, Nummernkreis, Festschreiben und Storno, Umfang, Preis.
- Beim Umzug kommen Kunden und Artikel mit; alte Rechnungen bleiben archiviert, der Nummernkreis läuft mit einer Startnummer weiter.
- Pennio kostet 7,99 € im Monat netto bei jährlicher Zahlung, 7 Tage kostenlos.
Für wen sevDesk passt
sevDesk bündelt, was ein kleines Unternehmen finanziell bewegt: Rechnungen und Angebote, Belegerfassung, Online-Banking mit Kontoabgleich, Einnahmen-Überschuss-Rechnung, Umsatzsteuer-Voranmeldung, Steuerberater-Zugang. Stand September 2026 nennt die Preisseite dafür einen Rechnungstarif ab rund 10 Euro netto im Monat, Buchhaltungstarife ab rund 20 Euro netto und einen dauerhaft kostenlosen Tarif mit drei Rechnungen im Monat – Aktionspreise und Laufzeitstaffeln ändern sich, aktuell ist immer der Anbieter.
Das passt, wenn Sie
- Ihre Buchhaltung selbst machen und die UStVA aus dem Programm heraus abgeben wollen,
- viele Zahlungseingänge haben und den Bankabgleich brauchen,
- mit Ihrem Steuerberater über eine direkte Anbindung arbeiten,
- ein wachsendes Unternehmen führen, das in ein bis zwei Jahren Kostenstellen, Berichte und Schnittstellen braucht.
In diesen Fällen ist ein reines Rechnungsprogramm keine Alternative, sondern ein Rückschritt. Nehmen Sie das Paket.
Wer eine Alternative sucht
Die typischen Gründe, die uns begegnen:
„Ich brauche nur die Rechnung." Die Buchhaltung macht der Steuerberater, das Konto prüft man selbst, eine UStVA gibt es beim Kleinunternehmer nach § 19 UStG gar nicht. Vom Paket bleibt das Rechnungsmodul – und der Preis fürs Ganze.
Der Preis. Bei zehn Rechnungen im Monat sind 20 oder 25 Euro Programmkosten zwei Euro je Rechnung. Ein Rechnungsprogramm für 8 Euro ist ein Drittel davon.
Die Komplexität. Ein Buchhaltungspaket muss Buchhaltungsfragen stellen. Wer sie nicht versteht oder nicht braucht, klickt an ihnen vorbei – bei jeder Rechnung.
Der Kündigungswunsch. Manchmal ist es schlicht der Wunsch nach Wechsel: neue Struktur, weniger Menüs, ein Werkzeug, das man in fünf Minuten überblickt.
Was ein Rechnungsprogramm im Unterschied zum Paket können muss und was nicht, erklärt der Leitfaden Rechnungsprogramm; die Kriterien für ein besonders schlankes Programm stehen im Artikel Einfaches Rechnungsprogramm.
Fünf Kriterien für die Wahl
- E-Rechnung als Standard. ZUGFeRD und XRechnung aus jeder Rechnung, ohne Modul oder Schalter, gegen die offiziellen Prüfer validiert. Welche Formate es gibt und was sie unterscheidet, steht im Artikel E-Rechnung: die Formate.
- Nummernkreis. Vergibt das Programm die Nummer erst beim Festschreiben? Lässt sich der Aufbau bestimmen – Jahr, Monat, Kundenkürzel? Kann ich nach dem Wechsel mit einer Startnummer weiterzählen?
- Festschreiben und Storno. Ist die ausgestellte Rechnung gesperrt? Erzeugt Storno eine eigene Rechnung mit Bezug?
- Umfang. Enthält das Programm genau das, was ich nutze – oder zahle ich für Buchhaltung mit?
- Preis und Ausstieg. Netto-Preis pro Monat, Kündigungsfrist, und: Bekomme ich beim Ausstieg alle Rechnungen als PDF und XML heraus?
Pennio und sevDesk im Vergleich
Die Tabelle stellt gegenüber, was wir belegen können. Wo wir sevDesk nicht aus eigener Prüfung kennen, steht das dort – bitte beim Anbieter nachlesen.
| Kriterium | Pennio E-Rechnung | sevDesk |
|---|---|---|
| Rechnungsnummer | Ein firmenweiter Zähler, optional Kürzel je Kunde: 0018-2609-MEIER | Globaler Nummernkreis |
| E-Rechnung | Jede festgeschriebene Rechnung als ZUGFeRD und XRechnung, gegen KoSIT und Mustangproject validiert | E-Rechnung enthalten, Details siehe Anbieter |
| Pflichtfelder | Prüfung der EN-16931-Pflichtfelder vor dem Nummernzug | Siehe Anbieter |
| Festschreiben und Storno | Festgeschriebene Rechnung unveränderbar, Korrektur per Stornorechnung mit eigener Nummer und Bezug | GoBD-konforme Festschreibung laut Selbstbeschreibung, Details siehe Anbieter |
| Umfang | Rechnung, Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Mahnung, Belegarchiv – keine Buchhaltung, kein Banking, keine UStVA | Buchhaltungspaket: Rechnung, Belege, Banking, EÜR, UStVA, Steuerberater-Anbindung |
| Vorgang | Angebot → Auftragsbestätigung → Lieferschein → Rechnung → Mahnung, „Als Vorlage verwenden" | Angebote und Rechnungen enthalten, Details siehe Anbieter |
| Preis (netto/Monat) | 7,99 € jährlich, 11,99 € monatlich; Kassenbuch-Kunden 5,99 €/8,99 €; 7 Tage Test | Rechnungstarif ab rund 10 €, Buchhaltung ab rund 20 €, Gratis-Tarif mit 3 Rechnungen/Monat (Stand September 2026) |
Der Unterschied liegt nicht darin, dass eines besser wäre. Er liegt im Zuschnitt: sevDesk ist ein Paket, in dem die Rechnung ein Teil ist. Pennio ist ein Rechnungsprogramm, in dem die Rechnung alles ist.
Uns ist kein anderer Anbieter für kleine Unternehmen bekannt, der Rechnungsnummern so kundenbezogen aufbaut: Die laufende Nummer vorn bleibt firmenweit fortlaufend, das Kürzel hinten sagt, wessen Rechnung es ist. Wie das funktioniert und warum es mit § 14 UStG vereinbar ist, erklärt der Artikel Rechnungsnummer pro Kunde.
Der Umzug: was mitkommt, was bleibt
Ein Wechsel des Rechnungsprogramms ist kein Umzug mit Möbelwagen. Drei Dinge sind zu klären.
Kunden und Artikel
Beides legen Sie im neuen Programm neu an. Bei zwanzig Kunden und dreißig Artikeln ist das eine Stunde Arbeit – und die Gelegenheit, veraltete Adressen und nie genutzte Artikel loszuwerden. Exportieren Sie beim alten Anbieter eine Liste, damit Sie nichts vergessen.
Alte Rechnungen
Die bleiben, wo sie sind: beim alten Anbieter oder – besser – in einem eigenen Export. Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren (§ 14b UStG, § 147 AO), E-Rechnungen als Datei. Laden Sie vor der Kündigung alle Rechnungen als PDF und, wo vorhanden, als XML herunter, und legen Sie sie an einem Ort ab, der acht Jahre hält. Wer ein Belegarchiv hat, zieht sie dort hinein.
Nach der Kündigung ist der Zugang irgendwann weg – und mit ihm die Rechnungen der letzten Jahre. Der Export ist keine Fleißaufgabe, sondern Ihre Aufbewahrungspflicht. Prüfen Sie stichprobenartig, ob die heruntergeladenen Dateien vollständig sind, bevor Sie kündigen.
Nummernkreis fortführen
Die Rechnungsnummer muss einmalig und fortlaufend sein – auch über den Programmwechsel hinweg. Zwei Wege:
Weiterzählen. War die letzte Rechnung im alten Programm die 0217, setzen Sie im neuen Programm die Startnummer auf 218. Die Folge bleibt lückenlos, der Wechsel ist an der Nummer nicht zu erkennen. In Pennio geht das in den Einstellungen unter Nummernkreise – solange noch keine Rechnung festgeschrieben ist; danach ist der Zähler gesperrt, damit niemand versehentlich zurückdreht.
Neuer Kreis mit Kennung. Alternativ beginnen Sie bei 1 und machen den Wechsel in der Nummer sichtbar, etwa durch das Jahr und den Monat: 0001-2610-MEIER. Das ist zulässig, weil § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG „eine oder mehrere Zahlenreihen" erlaubt – dokumentieren Sie den Wechsel kurz für die Unterlagen.
Der erste Weg ist der einfachere. Setzen Sie die Startnummer vor der ersten Rechnung.
Weitere Alternativen
sevDesk ist nicht die einzige Größe am Markt. Lexware Office (bis 2024 lexoffice) und easybill gehören zur selben Kategorie: Cloud-Programme im Abo, die Rechnung mit Buchhaltung beziehungsweise Buchhaltungsanbindung verbinden. Wer ein Paket sucht, sollte alle drei vergleichen – sie unterscheiden sich in Schwerpunkt, Preisstaffel und Oberfläche. Für Lexware Office haben wir die Gegenüberstellung im Artikel Alternative zu lexoffice zusammengestellt. Wer kein Paket sucht, sondern ein Rechnungsprogramm, ist mit dem Vergleich oben durch.
- Nutze ich Buchhaltung, Banking oder UStVA im alten Programm? Wenn ja: bleiben.
- Alle Rechnungen als PDF und XML exportiert und geprüft?
- Kundenliste und Artikelliste exportiert?
- Letzte Rechnungsnummer notiert?
- Im neuen Programm: Firma, Steuermodus, Startnummer gesetzt – vor der ersten Rechnung?
- Erste Test-Rechnung geschrieben, als E-Rechnung geprüft, storniert?
- Kündigungsfrist beim alten Anbieter geprüft?
Das Rechnungsprogramm ohne Buchhaltungspaket
Pennio E-Rechnung schreibt Rechnungen, macht daraus E-Rechnungen und archiviert sie – mehr nicht, und deshalb 7,99 € statt 20. Kundenpräfix in der Nummer, Festschreiben, Storno, Angebote, Mahnwesen.
Keine Kreditkarte nötig
Häufige Fragen
Gibt es eine kostenlose Alternative zu sevDesk?
Ist Pennio besser als sevDesk?
Was passiert mit meinen alten Rechnungen beim Wechsel?
Kann ich meine Rechnungsnummern nach dem Wechsel fortführen?
Passt eine sevDesk-Alternative für Kleinunternehmer nach § 19 UStG?
Kann ich Pennio parallel zu sevDesk testen?
Stand: September 2026. Rechtsgrundlagen: § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG, § 14b UStG, § 147 AO, EN 16931. Angaben zu Drittanbietern nach deren öffentlichen Informationen, Abruf September 2026.
Die Pennio Redaktion schreibt über E-Rechnung, Rechnungsstellung und Umsatzsteuerrecht. Grundlage sind die aktuellen Gesetzestexte, die Norm EN 16931, die Spezifikationen von XRechnung und ZUGFeRD sowie die Veröffentlichungen des Bundesfinanzministeriums. Wir bauen selbst E-Rechnungs-Software und prüfen jede Aussage an den offiziellen Validatoren.
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