XRechnung erstellen: Anleitung, Werkzeuge und die typischen Fehler

Der Auftrag einer Behörde ist da, die Leistung erbracht, und in den Zahlungsbedingungen steht: „Rechnung als XRechnung über die ZRE". Für viele kleine Unternehmen ist das die erste Begegnung mit dem Format – und der Moment, in dem Word nicht mehr hilft. Dieser Artikel zeigt, wie Sie eine gültige XRechnung erstellen, welche Angaben Behörden zusätzlich verlangen, wie Sie die Datei vor dem Einreichen prüfen und wo die meisten Versuche scheitern.

Was eine XRechnung enthalten muss

Eine XRechnung ist eine XML-Datei nach der Spezifikation der KoSIT, aktuell Version 3.0, in UBL- oder CII-Syntax. Sie enthält alle Pflichtangaben des § 14 UStG als strukturierte Felder plus die Zusatzfelder der EN 16931. Bei Behördenrechnungen kommen dazu:

• Leitweg-ID des Empfängers (BT-10) – ohne sie keine Zustellung
• Bestell- oder Vergabenummer (BT-13), wenn die Behörde eine vorgibt
• E-Mail-Adresse oder elektronische Adresse von Aussteller (BT-34) und Empfänger (BT-49)
• Zahlungsbedingungen (BT-20) oder Fälligkeitsdatum (BT-9)
• Bankverbindung des Ausstellers (BG-17) für die Überweisung
• Ansprechpartner beim Aussteller (BT-41 bis BT-43) mit Telefon und E-Mail

Fehlt eines dieser Felder, weist der Validator die Datei ab – und die ZRE ebenfalls. Was die XRechnung insgesamt ist, steht im Leitfaden XRechnung.

Weg 1: Rechnungsprogramm mit XRechnung-Ausgabe

Für alle, die mehr als einmal im Jahr an Behörden fakturieren. Sie hinterlegen beim Kunden die Leitweg-ID und die Bestellnummer, schreiben die Rechnung wie gewohnt, und das Programm erzeugt die XRechnung. Ein gutes Programm prüft die Datei vor dem Speichern gegen den KoSIT-Validator und sagt Ihnen, welches Feld fehlt.

Worauf Sie achten sollten:

• Aktuelle Version: XRechnung 3.0.x. Die KoSIT wechselt zweimal im Jahr; das Programm muss mitziehen.
• Leitweg-ID beim Kunden, nicht je Rechnung eingetippt.
• Validierung eingebaut, nicht als Extra-Schritt.
• ZUGFeRD gleich mit, damit Sie für nicht-behördliche Kunden nicht umschalten müssen.

Wie Sie ein Programm auf diese Punkte testen, steht im Artikel E-Rechnung-Software.

Weg 2: Online-Generator

Für die eine Behördenrechnung im Jahr: Formular ausfüllen, XML herunterladen, in der ZRE hochladen. Kostenlos, ohne Registrierung. Achten Sie darauf, dass der Generator XRechnung 3.0 erzeugt und ein Feld für die Leitweg-ID hat. Was fehlt: Kundenstamm, Nummernkreis, Archiv, Storno. Die Rechnungsnummer vergeben Sie selbst und tragen die Verantwortung für Lücken und Doppelungen.

Weg 3: Bibliothek für eigene Software

Entwickler nutzen Bibliotheken wie Mustangproject (Java, erzeugt XRechnung und ZUGFeRD), XRechnung-Bibliotheken für .NET oder generische UBL-Generatoren, und validieren mit dem KoSIT-Validator im Build. Der Aufwand liegt in der Befüllung: rund 200 Geschäftsregeln müssen erfüllt sein, und die Codelisten (Steuerkategorien, Mengeneinheiten, Zahlungsmittel) sind nicht intuitiv.

XRechnung aus PDF erstellen?

„XRechnung erstellen aus PDF" ist eine häufige Suche mit einer klaren Antwort: nicht zuverlässig. Eine PDF enthält die Daten nicht strukturiert; ein Werkzeug müsste sie per Texterkennung raten. Bei einer Behördenrechnung mit Leitweg-ID und Bestellnummer ist jeder Erkennungsfehler eine Ablehnung. Der sichere Weg: Daten erfassen, XRechnung erzeugen. Mehr im Artikel PDF in E-Rechnung umwandeln.

Schritt für Schritt: die erste XRechnung an eine Behörde

1. Leitweg-ID erfragen. Sie steht in der Bestellung oder im Vertrag; sonst bei der Behörde nachfragen. Ohne sie geht nichts.
2. Bestellnummer und Ansprechpartner der Behörde notieren – beides gehört in die Rechnung.
3. Eigene Daten prüfen: Steuernummer oder USt-IdNr., E-Mail, Telefon, Bankverbindung. Alles Pflicht.
4. Rechnung erstellen mit Ihrem Programm oder Generator, Format XRechnung 3.0.
5. Validieren – im Programm automatisch oder mit dem KoSIT-Validator bzw. dem ELSTER-Viewer.
6. Einreichen über den Weg, den die Behörde vorgibt: ZRE, OZG-RE, Landesportal oder Peppol. Bei ZRE und OZG-RE brauchen Sie einmalig eine Registrierung.
7. Datei aufbewahren – die XML, nicht einen Ausdruck, acht Jahre.

Welche Portale es gibt und wie die Einreichung funktioniert, steht im Artikel XRechnung an Behörden.

Die typischen Fehler

Leitweg-ID im falschen Feld. Sie gehört in BT-10 „Buyer reference", nicht in die Bestellnummer oder den Freitext.

Prüfziffer der Leitweg-ID falsch. Ein Tippfehler, und die Zustellung scheitert. Kopieren, nicht abtippen.

Steuerkategorie falsch. Kleinunternehmer mit S und 0 % statt E; Reverse Charge ohne AE. Der Validator meldet einen Regelverstoß.

Mengeneinheit als Text. „Stunde" statt Code HUR, „Stück" statt H87. Die Codeliste UN/ECE Rec. 20 ist Pflicht.

Kein Ansprechpartner beim Aussteller. Bei Behördenrechnungen Pflicht, auf Papierrechnungen ungewohnt.

Veraltete Version. Die Datei deklariert XRechnung 2.3; das Portal akzeptiert nur noch 3.x.

PDF statt XML eingereicht. Die XRechnung ist die XML-Datei. Ein Ausdruck oder eine „Vorschau-PDF" ist keine.

Prüfen vor dem Einreichen

Der KoSIT-Validator ist die Referenz: Was er durchlässt, nehmen die Portale an. Er ist ein Java-Programm für die Kommandozeile und richtet sich an Software-Anbieter; für Anwender ist er umständlich. Praktischer: Ein Rechnungsprogramm, das ihn eingebaut hat, oder ein Schnelltest im ELSTER E-Rechnungs-Viewer, der formale Fehler anzeigt. Mehr im Artikel XRechnung-Validator.

Kostenlos oder bezahlt?

Ein Generator reicht für die eine Rechnung im Jahr. Wer regelmäßig an Behörden fakturiert oder ohnehin ein Rechnungsprogramm sucht, nimmt eines, das XRechnung und ZUGFeRD zusammen erzeugt – ab 6 bis 10 Euro im Monat. Der Unterschied zeigt sich beim zweiten Behördenkunden: Leitweg-ID hinterlegt, Rechnung schreiben, festschreiben, fertig.

Häufige Fragen

Stand: September 2026. Quellen: XRechnung-Spezifikation 3.0 (KoSIT), E-Rechnungsverordnung (ERechV), EN 16931.