Leitweg-ID: was sie ist, wie sie aufgebaut ist und woher Sie sie bekommen

Wer zum ersten Mal einer Behörde eine Rechnung stellt, stolpert über ein Feld, das es im Geschäft mit Unternehmen nicht gibt: die Leitweg-ID. Ohne sie weist das Rechnungsportal die Datei zurück — auch wenn inhaltlich alles stimmt. Dieser Artikel erklärt, wozu die Leitweg-ID da ist, wie sie aufgebaut ist, wo Sie sie herbekommen und was zu tun ist, wenn Ihr Auftraggeber selbst keine nennen kann.

Wozu die Leitweg-ID gut ist

Eine Behörde ist kein Empfänger, sondern viele. Wenn eine Rechnung an „Stadt Musterstadt" adressiert ist, weiß niemand, ob sie zum Grünflächenamt, zur Schulverwaltung oder zum Bauhof gehört. In der Papierzeit stand das in der Anschrift oder im Betreff und ein Mensch hat sortiert.

Bei der E-Rechnung soll genau dieses Sortieren automatisch passieren. Die Leitweg-ID ist deshalb kein Aktenzeichen und keine Bestellnummer, sondern eine Routing-Information: Das zentrale Rechnungseingangsportal — beim Bund seit September 2025 ausschließlich die OZG-RE, in den Ländern jeweils eigene Portale — liest die ID aus dem XML und leitet die Rechnung an die dahinterliegende Stelle weiter.

Rechtlich verankert ist sie für Bundesbehörden in § 5 der E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV): Rechnungssteller müssen die Leitweg-ID angeben. Bund und mehrere Länder schreiben sie vor — die Länder regeln das nicht einheitlich, sondern teils per Gesetz, teils per eigener Verordnung (siehe Ländersynopse der KoSIT). Was eine XRechnung sonst noch braucht, erklärt der Leitfaden XRechnung.

Wie eine Leitweg-ID aufgebaut ist

Die ID besteht laut der Leitweg-ID-Format-Spezifikation 2.0.2 aus drei Teilen, getrennt durch Bindestriche:

991-01234-38
│    │     │
│    │     └── Prüfziffer (2 Stellen)
│    └──────── Feinadressierung (bis 30 Zeichen, optional)
└───────────── Grobadressierung (2–12 Zeichen)

Grobadressierung. Identifiziert die Gebietskörperschaft oder Einrichtung. Sie folgt im Kern dem amtlichen Regionalschlüssel: Bundesland oder Bund, Regierungsbezirk, Landkreis und Gemeinde. 04 steht für Bremen, 11 für Berlin, 99 für den Bund. Beim Bund unterscheidet die dritte Ziffer den Empfangsweg: 991 sind die unmittelbare Bundesverwaltung und die Verfassungsorgane, 992 die mittelbare Bundesverwaltung über die OZG-RE, 993 die mittelbare Bundesverwaltung mit eigener Lösung. Diese Stelle ist Pflicht.

Feinadressierung. Optional, vom Empfänger selbst vergeben. Hier steht, welches Amt, welches Referat oder welche Kostenstelle gemeint ist. Behörden mit vielen Bedarfsstellen nutzen das intensiv, kleine Einrichtungen gar nicht.

Prüfziffer. Zwei Ziffern, berechnet nach dem Modulo-97-10-Verfahren (ISO/IEC 7064) über die vorangehenden Stellen — demselben Verfahren wie bei der IBAN. Sie fängt Tippfehler ab: Eine vertippte ID fällt schon beim Einlesen auf, bevor die Rechnung irgendwo landet.

Eine ID ohne Feinadressierung hat nur zwei Teile: 04011000-45. Beides ist zulässig — maßgeblich ist immer das, was der Auftraggeber Ihnen nennt.

Wo im XML sie steht

In der EN 16931 ist das Feld BT-10 „Buyer reference" vorgesehen: eine Referenz des Käufers, die dieser für die interne Zuordnung braucht. In Deutschland ist dieses Feld für Behördenrechnungen mit der Leitweg-ID zu befüllen. In der XRechnung-Spezifikation 3.0.2 ist BT-10 deshalb Pflicht; in der EN 16931 selbst ist es optional.

Im XML einer XRechnung (UBL) sieht das so aus:

<cbc:BuyerReference>991-01234-38</cbc:BuyerReference>

In ZUGFeRD (CII):

<ram:BuyerReference>991-01234-38</ram:BuyerReference>

Ein vollständiges Beispiel mit allen Pflichtfeldern zeigt der Artikel XRechnung: Beispiel.

Wichtig: Die Leitweg-ID gehört nicht in die Kundennummer, nicht in den Betreff und nicht in die Bemerkungen. Ein Portal liest ausschließlich BT-10.

Woher Sie die Leitweg-ID bekommen

Ein Verzeichnis über Bund, Länder und Kommunen hinweg gibt es nicht, und das ist Absicht: Die Feinadressierung ist interne Organisation der jeweiligen Stelle. Die üblichen Quellen:

Aus der Vergabe. Bei Ausschreibungen steht die ID in den Vergabeunterlagen oder im Zuschlagsschreiben.

Aus der Bestellung. Wer per Bestellschein beauftragt wird, findet die ID meist dort — oft zusammen mit einer Bestellnummer, die zusätzlich anzugeben ist.

Auf der Website der Behörde. Viele Kommunen und Landesbehörden veröffentlichen ihre Leitweg-ID auf der Seite „Elektronische Rechnung" oder „Lieferanteninformationen".

Auf Nachfrage. Eine Mail an die Ansprechperson genügt: „Für die elektronische Rechnungsstellung benötigen wir Ihre Leitweg-ID." Behörden sind darauf eingestellt.

Aus dem Portal. Die Website e-rechnung-bund.de führt eine Übersicht der an die Plattform angebundenen öffentlichen Auftraggeber, und die OZG-RE selbst hat im Rahmen der Weberfassung ein Verzeichnis der angebundenen Leitweg-IDs. Beides ersetzt laut FAQ des Bundes nicht die Rückfrage beim Auftraggeber — verwenden Sie ausschließlich die bei Beauftragung genannte ID.

Was passiert, wenn sie fehlt oder falsch ist

Sie fehlt. Das Portal weist die Rechnung automationsunterstützt ab und benachrichtigt Sie darüber (§ 4 Abs. 3 E-Rechnungsverordnung), meist mit Verweis auf die Regel BR-DE-15: „Das Element ‚Buyer reference' (BT-10) muss übermittelt werden." Eine abgelehnte Rechnung gilt erfahrungsgemäß nicht als eingereicht — Zahlungsfristen laufen dann nicht an.

Sie ist falsch aufgebaut. Stimmt die Prüfziffer nicht oder ist das Format ungültig, greift dieselbe Abweisung. Der Fehler ist harmlos, weil er sofort auffällt.

Sie ist gültig, aber die falsche. Der unangenehmste Fall: Die Rechnung wird angenommen und an eine Stelle geleitet, die nichts damit anfangen kann. Dort verschwindet sie, bis jemand nachfragt. Deshalb die ID beim Kunden hinterlegen und bei neuen Ansprechpartnern kurz gegenprüfen.

Ist die Rechnung bereits festgeschrieben und verschickt, wird sie nicht korrigiert, sondern storniert und neu gestellt — siehe Stornorechnung schreiben. Deshalb gehört die Leitweg-ID zu den Feldern, die vor dem Festschreiben stimmen müssen.

Leitweg-ID im Geschäft zwischen Unternehmen

Kurz: gibt es nicht. Die Leitweg-ID existiert nur im öffentlichen Bereich. Im B2B bleibt BT-10 entweder leer oder trägt eine Bestellreferenz, die der Kunde vorgibt — manche Konzerne verlangen dort ihre eigene Bestellnummer, damit die Rechnung automatisch dem Einkaufsvorgang zugeordnet wird.

Wer also eine Rechnung an ein Unternehmen stellt und nach der Leitweg-ID sucht: Es gibt keine, und die Rechnung ist trotzdem vollständig. Was in einer normalen E-Rechnung stehen muss, steht im Artikel Pflichtangaben auf der Rechnung.

Einreichungswege bei öffentlichen Auftraggebern

Die Leitweg-ID allein genügt nicht — die Rechnung muss auch den richtigen Weg nehmen:

Portal-Upload. Datei im Webportal hochladen. Einfach, aber manuell.

E-Mail an das Portal. Viele Portale nehmen Rechnungen an einer eigenen Adresse entgegen; die Datei muss im Anhang liegen.

Peppol. Das europäische Netz für den Rechnungsaustausch. Für regelmäßige Lieferanten der beste Weg, weil er ohne manuelles Hochladen auskommt; nötig ist ein Zugangspunkt (Access Point).

Welcher Weg gilt, sagt der Auftraggeber. Mehr zum Umfeld öffentlicher Auftraggeber steht im Artikel XRechnung an Behörden.

Häufige Fragen