E-Rechnung Validator: E-Rechnungen prüfen und validieren
Wie Sie eine E-Rechnung prüfen: drei Prüfebenen, die offiziellen Validatoren für ZUGFeRD und XRechnung, eine Prüfroutine für Eingangsrechnungen.
Einer E-Rechnung sieht man Fehler nicht an. Ob eine XML-Datei der Norm entspricht, ob in einer ZUGFeRD-PDF das richtige XML steckt und ob die Werte darin stimmen, zeigt erst eine Prüfung – und die läuft anders ab als bei einer Papierrechnung. Dieser Artikel erklärt, warum die Prüfung auf beiden Seiten wichtig ist, welche drei Ebenen es gibt, mit welchen Werkzeugen Sie ZUGFeRD und XRechnung validieren und wie eine Prüfroutine für eingehende E-Rechnungen im kleinen Unternehmen aussieht.
- Eine fehlerhafte E-Rechnung ist keine ordnungsgemäße Rechnung. Beim Aussteller riskiert sie die Zurückweisung, beim Empfänger den Vorsteuerabzug (§ 15 UStG).
- Geprüft wird auf drei Ebenen: Format und Schema, Geschäftsregeln der EN 16931, inhaltliche Pflichtangaben nach § 14 UStG. Die dritte Ebene prüft kein Validator.
- Werkzeuge: Mustangproject für ZUGFeRD, KoSIT-Validator für XRechnung, Quba-Viewer und ELSTER E-Rechnungs-Viewer zum Ansehen beider Formate.
- Fehlerhafte Eingangsrechnungen zurückweisen und Korrektur verlangen – nie selbst ändern.
- Ausgangsrechnungen sollten vom Rechnungsprogramm vor dem Versand geprüft werden, nicht danach von Hand.
Warum E-Rechnungen geprüft werden müssen
Bei einer Papierrechnung fällt ein Fehler beim Lesen auf. Bei einer E-Rechnung liest zuerst eine Maschine – und die lehnt ab, was nicht zur Norm passt, ohne dass ein Mensch die Rechnung je gesehen hat. Was eine E-Rechnung ist und welche Formate es gibt, erklärt der Leitfaden E-Rechnung; hier geht es um die Frage, ob eine konkrete Datei in Ordnung ist.
Für Ihre Ausgangsrechnungen: Behördenportale wie die ZRE validieren jede eingehende XRechnung und weisen fehlerhafte Dateien automatisch zurück; größere Unternehmen tun das mit ihrer Eingangsrechnungssoftware ebenso. Eine zurückgewiesene Rechnung wird nicht bezahlt, und Ihr Kunde kann den Vorsteuerabzug erst geltend machen, wenn eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt.
Für Ihre Eingangsrechnungen: Der Vorsteuerabzug nach § 15 Abs. 1 UStG setzt eine nach §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung voraus. Ist die E-Rechnung technisch ungültig oder fehlt eine Pflichtangabe, ist sie das nicht. Wer sie trotzdem bezahlt und die Vorsteuer zieht, riskiert bei der nächsten Prüfung die Rückforderung. Was die Empfangspflicht insgesamt verlangt, steht im Artikel E-Rechnung empfangen.
Die drei Prüfebenen
Ein „E-Rechnung Validator" prüft nicht alles. Um zu verstehen, was er leistet und was nicht, hilft die Unterscheidung in drei Ebenen.
Ebene 1: Format und Schema
Ist die Datei ein gültiges XML in einer der beiden erlaubten Syntaxen (UBL oder CII)? Stehen alle Elemente an der richtigen Stelle, haben Datumsfelder das richtige Format, sind Codes aus den erlaubten Listen? Bei ZUGFeRD kommt hinzu: Ist die PDF eine korrekte PDF/A-3, ist das XML richtig eingebettet? Fehler hier bedeuten meist: Die Datei kann gar nicht eingelesen werden.
Ebene 2: Geschäftsregeln der EN 16931
Die Norm enthält über hundert Business Rules, die über die Struktur hinausgehen. Beispiele: Die Summe der Positionen muss zum Nettobetrag passen (BR-CO-10). Jede Steuerkategorie braucht eine Steueraufschlüsselung. Fehlt ein Fälligkeitsdatum, müssen Zahlungsbedingungen angegeben sein (BR-CO-25). Die XRechnung ergänzt eigene Regeln, etwa zur Leitweg-ID. Fehler auf dieser Ebene sind in der Praxis die häufigsten: falsche Rundung, fehlende Steueraufschlüsselung, fehlende E-Mail-Adresse.
Die offiziellen Validatoren prüfen beide Ebenen – der KoSIT-Validator mit den Regeln der XRechnung, Mustangproject mit denen der EN 16931 und des ZUGFeRD-Profils.
Ebene 3: Inhaltliche Richtigkeit
Kein Validator kann prüfen, ob die Rechnung stimmt. Ob der Leistungszeitraum der richtige ist, ob der Steuersatz zur Leistung passt, ob die Menge der gelieferten entspricht, ob die Bankverbindung dem Lieferanten gehört – das kann nur ein Mensch mit Kenntnis des Geschäfts beantworten. Eine formal perfekte E-Rechnung mit 19 Prozent auf eine Leistung, die 7 Prozent unterliegt, geht durch jeden Validator und ist trotzdem falsch.
Diese Ebene ist die klassische Rechnungsprüfung nach § 14 Abs. 4 UStG. Welche Angaben Pflicht sind, listet der Artikel Pflichtangaben auf der Rechnung auf.
Werkzeuge nach Format
| Zweck | Werkzeug | Prüft |
|---|---|---|
| ZUGFeRD validieren | Mustangproject | PDF/A-3, Einbettung, Schema, Geschäftsregeln |
| XRechnung validieren | KoSIT-Validator | Schema, EN-16931-Regeln, XRechnung-Regeln, Prüfbericht |
| Ansehen und Schnellprüfung | Quba-Viewer, ELSTER E-Rechnungs-Viewer | beide Formate lesbar anzeigen, formale Fehler melden |
Mustangproject ist das Open-Source-Referenzwerkzeug aus dem ZUGFeRD-Umfeld: Es prüft PDF/A-Konformität, Einbettung, Schema und Geschäftsregeln und gibt einen Bericht mit jeder Regelverletzung aus. Es ist ein Kommandozeilenwerkzeug für Java, gedacht für Entwickler und Programmhersteller. Wie Sie es nutzen und was die Meldungen bedeuten, steht im Artikel ZUGFeRD-Validator.
Der KoSIT-Validator ist der offizielle Prüfer für die XRechnung. Behördenportale nutzen dieselbe Prüfung: Was der Validator ablehnt, lehnt die ZRE ab. Auch er läuft als Java-Programm und erzeugt einen ausführlichen Bericht. Details im Artikel XRechnung-Validator.
Der Quba-Viewer ist ein kostenloses Open-Source-Programm für Windows, macOS und Linux. Er zeigt XRechnung und ZUGFeRD lesbar an und meldet formale Fehler – für den Alltag im kleinen Unternehmen das praktischste Werkzeug. Der ELSTER E-Rechnungs-Viewer der Finanzverwaltung tut dasselbe im Browser, ohne Registrierung; die Datei wird nicht gespeichert.
Unser eigenes Werkzeug steht unter E-Rechnung prüfen: Datei hineinziehen, Inhalt lesbar sehen, Pflichtfelder und Rechenregeln der EN 16931 geprüft – im Browser, ohne Anmeldung, ohne dass die Datei Ihren Rechner verlässt. Die vollständige Schematron-Prüfung ersetzt es nicht; dafür bleiben KoSIT-Validator und Mustangproject maßgeblich.
Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen reicht ein Viewer. Die tiefe Validierung ist Sache des Rechnungsprogramms, das die Datei erzeugt – dazu unten mehr.
Prüfroutine für eingehende E-Rechnungen
So prüfen Sie eine E-Rechnung, die per Mail hereinkommt, in wenigen Minuten:
1. Datei öffnen, nicht die Mail lesen. Bei ZUGFeRD die PDF in einem vollwertigen PDF-Reader öffnen und über das Anhang-Symbol prüfen, ob factur-x.xml (oder zugferd-invoice.xml) vorhanden ist. Fehlt der Anhang, ist es eine PDF-Rechnung, keine E-Rechnung. Bei XRechnung die XML-Datei in den Quba- oder ELSTER-Viewer laden.
2. Das XML sichtbar machen. Der Viewer zeigt die strukturierten Daten lesbar an. Bei ZUGFeRD vergleichen Sie die Werte des XML mit dem sichtbaren Teil der PDF – Beträge, Rechnungsnummer, Datum. Weichen sie ab, ist die Rechnung ungültig; rechtlich gilt das XML.
3. Formale Fehler beachten. Meldet der Viewer Regelverletzungen, ist die Datei nicht normkonform. Notieren Sie die Meldung für die Rückmeldung an den Lieferanten.
4. Pflichtangaben abgleichen. Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr. des Lieferanten, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt oder -zeitraum, Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag. Bei Kleinunternehmern nach § 19 UStG der Hinweis auf die Steuerbefreiung statt eines Steuerausweises.
5. Summen nachrechnen. Positionen mal Menge ergibt den Nettobetrag, der Steuersatz darauf den Steuerbetrag, beides zusammen den Bruttobetrag. Und: Passt der Steuersatz zur Leistung?
6. Bankverbindung gegen Stammdaten prüfen. Die IBAN in der Rechnung muss der entsprechen, die Sie für diesen Lieferanten hinterlegt haben. Ist sie neu oder anders, rufen Sie den Lieferanten unter einer Ihnen bekannten Nummer an – nicht unter der aus der Rechnung.
Ein verbreiteter Betrug: Eine täuschend echte Rechnung eines bekannten Lieferanten kommt mit dem Hinweis „neue Bankverbindung". Das Geld geht an den Betrüger, die echte Rechnung bleibt offen. E-Rechnungen schützen nicht davor – auch das XML kann jeder befüllen. Schutz bietet allein der Abgleich der IBAN mit Ihren Stammdaten und eine Rückfrage auf einem zweiten Weg.
7. Ablegen. Die Originaldatei unverändert ins Archiv – acht Jahre nach § 14b UStG. Das gilt auch für eine Rechnung, die Sie zurückweisen: Der Vorgang muss nachvollziehbar bleiben.
- Datei ist eine E-Rechnung (XML vorhanden), keine PDF ohne Anhang
- Viewer zeigt die Rechnung ohne Fehlermeldung; bei ZUGFeRD stimmen XML und PDF überein
- Alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG vorhanden
- Summen und Steuersatz nachgerechnet
- IBAN stimmt mit den hinterlegten Stammdaten überein
- Originaldatei unverändert archiviert
Umgang mit fehlerhaften Eingangsrechnungen
Ist eine E-Rechnung fehlerhaft – technisch ungültig oder inhaltlich unvollständig – gibt es genau einen richtigen Weg: zurückweisen und eine korrigierte Rechnung verlangen. Schreiben Sie dem Lieferanten kurz, was fehlt oder falsch ist, idealerweise mit der Fehlermeldung des Viewers, und zahlen Sie erst, wenn die Korrektur vorliegt.
Was Sie nicht tun sollten: die Datei selbst ändern – wer im XML eine Steuernummer nachträgt, hat kein Original mehr, sondern ein manipuliertes Dokument. Nur die PDF-Darstellung aufbewahren – sie ist nicht das Original. Zahlen und auf die Vorsteuer verzichten – der Lieferant ist verpflichtet, eine ordnungsgemäße Rechnung zu stellen.
Die Korrektur läuft auf Seiten des Lieferanten über eine Berichtigung oder eine Stornorechnung mit Neuausstellung. Beide Dokumente – die fehlerhafte und die korrigierte – gehören in Ihr Archiv.
Ausgangsrechnungen: die Prüfung gehört ins Programm
Für Ihre eigenen Rechnungen ist die manuelle Prüfung nach dem Erzeugen der falsche Zeitpunkt. Wenn die Datei da ist, hat das Programm die Rechnungsnummer vergeben und die Rechnung festgeschrieben – ein Fehler lässt sich nur noch über Storno und Neuausstellung beheben, mit zwei zusätzlichen Belegen in der Nummernfolge. Wie das geht, steht im Artikel Stornorechnung schreiben.
Ein gutes Rechnungsprogramm prüft deshalb vorher:
- Vor dem Festschreiben die Pflichtfelder: Sind Steuernummer, Anschriften, E-Mail-Adressen und alle Angaben vorhanden, die die EN 16931 verlangt? Fehlt etwas, wird keine Nummer vergeben und keine Datei erzeugt.
- Beim Erzeugen die Datei: gegen den KoSIT-Validator für die XRechnung, gegen Mustangproject für die ZUGFeRD-PDF – dieselben Werkzeuge, mit denen Behörden und Steuerberater prüfen.
Wer ein Rechnungsprogramm auswählt, sollte fragen, gegen welchen Validator es prüft. Lautet die Antwort „gegen unseren eigenen", lohnt ein Test: eine Rechnung erzeugen und im Quba- oder ELSTER-Viewer öffnen. Was ein Programm sonst leisten muss, steht im Artikel Rechnungsprogramm mit E-Rechnung.
Geprüft, bevor die Nummer vergeben ist
Pennio prüft vor dem Festschreiben alle Pflichtfelder der EN 16931 und erzeugt erst dann Rechnungsnummer, ZUGFeRD-PDF und XRechnung. Beide Dateien laufen durch den KoSIT-Validator und Mustangproject – die Werkzeuge, mit denen auch Behörden und Steuerberater prüfen.
Keine Kreditkarte nötig
Häufige Fragen
Wie prüfe ich, ob eine E-Rechnung gültig ist?
Gibt es einen kostenlosen E-Rechnung-Validator?
Was passiert, wenn ich eine fehlerhafte E-Rechnung bezahle?
Darf ich eine fehlerhafte E-Rechnung selbst korrigieren?
Prüft ein Validator, ob der Steuersatz richtig ist?
Stand: September 2026. Rechtsgrundlagen: § 14 Abs. 1 und 4 UStG, § 14b UStG, § 15 Abs. 1 UStG, § 147 AO, BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, EN 16931, XRechnung-Spezifikation 3.0 (KoSIT), ZUGFeRD-Spezifikation 2.3 (FeRD).
Die Pennio Redaktion schreibt über E-Rechnung, Rechnungsstellung und Umsatzsteuerrecht. Grundlage sind die aktuellen Gesetzestexte, die Norm EN 16931, die Spezifikationen von XRechnung und ZUGFeRD sowie die Veröffentlichungen des Bundesfinanzministeriums. Wir bauen selbst E-Rechnungs-Software und prüfen jede Aussage an den offiziellen Validatoren.
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