E-Rechnung empfangen, öffnen und aufbewahren: So geht es richtig

Eine E-Rechnung kommt an – und im Anhang liegt eine XML-Datei, die beim Doppelklick eine Wand aus Code zeigt. Was jetzt? Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen genau das können: E-Rechnungen empfangen, lesen und aufbewahren. Dieser Artikel zeigt, was dafür wirklich nötig ist, wie Sie XRechnung und ZUGFeRD öffnen und welche Fehler beim Aufbewahren teuer werden.

Was die Empfangspflicht verlangt – und was nicht

Seit 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – auch Kleinunternehmer, auch Vereine mit unternehmerischer Tätigkeit und auch Vermieter, selbst wenn sie nur Wohnungen vermieten (§ 2 Abs. 1 UStG). Für den Empfang gibt es keine Übergangsfrist und keine Umsatzgrenze – anders als bei den Ausstellungsfristen, die § 27 Abs. 38 UStG nur dem Rechnungsaussteller einräumt.

Die Anforderung ist bewusst niedrig: Ein E-Mail-Postfach genügt. Sie brauchen kein Portal, keine Schnittstelle, keine besondere Software. Sie müssen die Datei annehmen, lesen und aufbewahren können. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 hat das klargestellt – seit dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 steht die Regel auch im Umsatzsteuer-Anwendungserlass (Abschn. 14.1 Abs. 5). Wie lange und in welcher Form die Datei dann liegen bleiben muss, steht unter Eingangsrechnungen aufbewahren.

Was nicht mehr gilt: Sie können eine E-Rechnung nicht ablehnen und haben keinen Anspruch auf eine PDF stattdessen. Bis 2024 brauchte der Aussteller Ihre Zustimmung, um elektronisch zu fakturieren (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG). Seit 2025 ist das umgekehrt – er darf, ohne zu fragen.

Woran Sie eine E-Rechnung erkennen

XRechnung: eine Datei mit der Endung .xml, oft benannt wie Rechnung_0018.xml oder xrechnung.xml. Öffnen Sie sie im Editor, sehen Sie Code mit Tags wie <cbc:ID> und <cac:AccountingSupplierParty>.

ZUGFeRD (auch Factur-X): eine normale PDF/A-3-Datei, die zusätzlich ein XML enthält. Öffnen Sie die PDF im Adobe Reader oder einem anderen vollwertigen PDF-Programm und klicken auf das Büroklammer-Symbol: Dort liegt factur-x.xml, im Profil XRechnung xrechnung.xml (FeRD, FAQ „Technisches zur E-Rechnung"). Browser-PDF-Viewer zeigen den Anhang oft nicht an – die Datei ist trotzdem da.

Keine E-Rechnung: eine PDF ohne XML-Anhang, ein Scan, ein Foto. Das sind sonstige Rechnungen. Sie dürfen weiter angenommen werden, solange die Übergangsfristen des Ausstellers laufen – bis Ende 2026 für alle, bis Ende 2027 für Aussteller mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz.

E-Rechnung öffnen und lesen

ZUGFeRD

Die PDF öffnen. Fertig. Der sichtbare Teil ist eine gewöhnliche Rechnung mit allen Angaben. Das eingebettete XML brauchen Sie nur, wenn Ihre Buchhaltungssoftware es einlesen soll – das macht sie selbst.

Ein Hinweis: Der sichtbare Teil und das XML sollen identisch sein. Bei einer korrekt erzeugten ZUGFeRD-Rechnung sind sie das; weichen sie ab, gilt das XML. Wenn Sie prüfen wollen, ob eine Rechnung „echt" ist, ziehen Sie die PDF in den E-Rechnung-Prüfer und vergleichen die Beträge mit dem, was auf dem Papier steht.

XRechnung

Die XML-Datei ist nicht zum Lesen gedacht. Sie brauchen einen Viewer, der aus dem Datensatz eine Darstellung macht. Der schnellste steht direkt hier — ziehen Sie Ihre Datei hinein:

Die Datei bleibt dabei auf Ihrem Rechner: Sie wird im Browser gelesen, nicht hochgeladen und nirgends gespeichert. Sie sehen Absender, Positionen, Steuersätze und Summen im Klartext, und dazu, ob Pflichtangaben fehlen.

Drei weitere Wege, falls Sie regelmäßig E-Rechnungen bekommen:

Der ELSTER E-Rechnungs-Viewer. Die Finanzverwaltung bietet auf elster.de einen Viewer an, den Sie ohne Benutzerkonto nutzen können – ein unverbindlicher Service der Steuerverwaltung.

Quba-Viewer. Ein kostenloses Open-Source-Programm für Windows, macOS und Linux, das XRechnung und ZUGFeRD lokal öffnet (quba-viewer.org). Sinnvoll, wenn Sie viele E-Rechnungen bekommen und lieber ein Programm auf dem Rechner haben.

Ihr Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm. Programme, die E-Rechnungen verarbeiten, zeigen sie lesbar an und übernehmen die Daten gleich in die Buchhaltung. Das ist der Weg, den die Pflicht eigentlich im Sinn hat.

Wie Sie eine empfangene E-Rechnung auf Fehler prüfen, steht im Artikel E-Rechnung prüfen und validieren.

E-Rechnung aufbewahren: das Original ist die Datei

Hier passieren die teuren Fehler. Rechnungen müssen acht Jahre aufbewahrt werden (§ 14b UStG) – das gilt so seit 2025, auch für ältere Rechnungen, deren Frist Ende 2024 noch nicht abgelaufen war (§ 27 Abs. 40 UStG). Bei E-Rechnungen gilt: Aufzubewahren ist die strukturierte Datei, also das XML beziehungsweise die ZUGFeRD-PDF mit Anhang (GoBD, Änderungsschreiben vom 14. Juli 2025, Rz. 131). Und zwar

• unverändert – so, wie sie angekommen ist,
• maschinell auswertbar – das XML muss lesbar bleiben,
• jederzeit verfügbar – bei einer Prüfung muss die Datei vorgelegt werden können.

Ein Ausdruck reicht nicht. Eine mit dem Viewer erzeugte PDF reicht nicht. Der Screenshot reicht nicht. Wer die XML-Datei löscht und nur die Darstellung behält, hat das Original vernichtet.

Praktisch heißt das: Legen Sie die Datei ab, wie sie kam. Ein Ordner „Eingangsrechnungen 2026" mit den Originaldateien erfüllt die Anforderung, solange er gesichert ist und niemand die Dateien nachträglich ändert. Besser ist ein Belegarchiv, das Unveränderbarkeit technisch sicherstellt. Mehr im Artikel E-Rechnung archivieren.

Was Sie mit der empfangenen E-Rechnung tun

Prüfen. Stimmen Leistung, Beträge, Ihre Anschrift? Dieselbe sachliche Prüfung wie bei jeder Rechnung. Zusätzlich lohnt ein Blick, ob die Datei technisch gültig ist: Ein Formatfehler macht aus der E-Rechnung eine sonstige Rechnung – ist Ihr Aussteller zur E-Rechnung verpflichtet, ist das keine ordnungsgemäße Rechnung und gefährdet den Vorsteuerabzug nach § 15 Abs. 1 UStG. Fehlt dagegen nur eine Angabe ohne steuerliche Bedeutung – etwa Ihre Käuferreferenz –, bleibt das umsatzsteuerlich unbeachtlich.

Bezahlen. Viele E-Rechnungen enthalten die Bankverbindung strukturiert, manche ZUGFeRD-Rechnungen einen GiroCode zum Scannen. Verwendungszweck ist die Rechnungsnummer.

Weitergeben. Ihr Steuerberater will die Originaldatei, nicht den Ausdruck. Programme wie DATEV lesen XRechnung und ZUGFeRD direkt ein – das ist der Punkt, an dem die E-Rechnung Ihnen Arbeit spart. Was Pennio Kanzleien dafür bereitstellt, steht auf der Seite für Steuerberater.

Aufbewahren. Siehe oben: die Datei, unverändert, acht Jahre.

Empfangen ist Pflicht – ausstellen ist Vorteil

Wer E-Rechnungen empfängt und sieht, wie sein Steuerberater sie ohne Abtippen verbucht, versteht schnell, warum Kunden das auch von ihren Lieferanten erwarten werden. Die Empfangspflicht ist der erste Schritt. Der zweite – selbst E-Rechnungen ausstellen – ist für Kleinunternehmer keine Pflicht (§ 34a Satz 4 UStDV), aber der Weg, ab 2027 nicht der Lieferant zu sein, dessen PDF liegen bleibt. Warum, steht im Artikel E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Checkliste: Empfang eingerichtet?

Häufige Fragen