Angebot schreiben: Vorlage, Aufbau und rechtliche Bindung

Das Angebot ist der erste Beleg, den ein Kunde von Ihnen sieht, und der einzige, den er mit den Angeboten Ihrer Mitbewerber vergleicht. Es entscheidet, ob es einen Auftrag gibt, und es legt fest, wozu Sie sich verpflichten. Trotzdem entsteht es in vielen kleinen und mittleren Unternehmen aus einer alten Datei, in der Preise und Kunde ausgetauscht werden. Dieser Artikel zeigt, was in ein Angebot gehört, wie lange es Sie bindet, worin es sich vom Kostenvoranschlag unterscheidet, und wie aus dem Angebot später die Rechnung wird, ohne dass Sie eine Position zweimal eingeben.

Was ins Angebot gehört

Gesetzliche Pflichtangaben wie für Rechnungen gibt es für Angebote nicht. Die Angaben ergeben sich aus dem Zweck: Der Kunde soll verstehen, was er zu welchem Preis bekommt und bis wann er zusagen muss. Bewährt haben sich diese Bestandteile:

Absender. Firmierung, Anschrift, Kontaktdaten, bei Kapitalgesellschaften Rechtsform und Vertretung. Der Kunde muss wissen, mit wem er den Vertrag schließt.

Empfänger. Firma oder Name, Anschrift, gegebenenfalls Ansprechpartner. Ist das Angebot an eine bestimmte Person adressiert, kann nur sie es annehmen.

Angebotsnummer und Datum. Die Nummer macht das Angebot zitierfähig: In der Auftragsbestätigung, in der Rechnung und im Gespräch. Sie kommt aus einem eigenen Nummernkreis, nicht aus dem der Rechnungen (dazu unten mehr). Das Datum setzt den Bezugspunkt für die Gültigkeit.

Leistungsbeschreibung. Positionen mit Menge, Einheit und Bezeichnung, so genau, dass der Kunde weiß, was er bekommt, und Sie später wissen, was Sie zugesagt haben. Was nicht enthalten ist, gehört ebenfalls hinein („Malerarbeiten ohne Abdecken und Räumen"). Die Positionen sind später die Rechnungspositionen; wer hier sauber formuliert, spart sich beim Fakturieren die Arbeit.

Preise. Einzelpreise, Gesamtpreis, Umsatzsteuer. Gegenüber Unternehmern ist die Nettodarstellung mit ausgewiesener Steuer üblich. Gegenüber Verbrauchern verlangt die Preisangabenverordnung den Gesamtpreis einschließlich Umsatzsteuer; ein reines Nettoangebot an Privatkunden ist nicht zulässig. Wer als Kleinunternehmer nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer erhebt, weist keine aus und nennt den Grund, so wie später auf der Rechnung.

Gültigkeit. „Dieses Angebot ist gültig bis 15. Oktober 2026." Ein konkretes Datum, keine relative Angabe. Warum das wichtig ist, steht im nächsten Abschnitt.

Zahlungs- und Lieferbedingungen. Zahlungsziel, gegebenenfalls Skonto oder Anzahlung, Ausführungs- oder Liefertermin, Lieferort. Was hier steht, wird mit Annahme Vertragsinhalt.

Freizeichnungsklausel, falls gewünscht. „Freibleibend" oder „unverbindlich", wenn Sie sich nicht binden wollen.

Wie lange ein Angebot bindet

Ein Angebot ist ein Antrag auf Abschluss eines Vertrags, und § 145 BGB sagt unmissverständlich: Wer einem anderen einen Vertrag anträgt, ist an den Antrag gebunden. Nimmt der Kunde innerhalb der Frist an, ist der Vertrag geschlossen, ob Ihnen der Auftrag noch passt oder nicht.

Wie lange die Bindung dauert, regeln zwei Paragrafen:

Mit Frist (§ 148 BGB). Haben Sie eine Annahmefrist bestimmt, kann der Kunde nur innerhalb dieser Frist annehmen. Danach erlischt das Angebot (§ 146 BGB). Eine verspätete Annahme gilt als neues Angebot des Kunden, das Sie annehmen können oder nicht (§ 150 Abs. 1 BGB).

Ohne Frist (§ 147 BGB). Ein Angebot unter Anwesenden oder am Telefon kann nur sofort angenommen werden. Ein schriftliches Angebot bindet Sie bis zu dem Zeitpunkt, in dem Sie unter regelmäßigen Umständen mit dem Eingang der Antwort rechnen dürfen. Was das ist, hängt vom Einzelfall ab: Übermittlungsdauer, übliche Bearbeitungszeit, Komplexität des Auftrags. Diese Unschärfe wollen Sie nicht. Eine Frist im Angebot ersetzt die Auslegung durch ein Datum.

Freibleibend. Die Klausel „freibleibend" oder „unverbindlich" nimmt dem Angebot die Bindungswirkung. Rechtlich ist es dann kein Antrag mehr, sondern eine Aufforderung an den Kunden, seinerseits einen Antrag zu stellen. Der Vertrag entsteht erst, wenn Sie die Bestellung bestätigen. Das ist sinnvoll, wenn Preise oder Verfügbarkeit schwanken; der Preis dafür ist, dass der Kunde sich auf Ihr Angebot nicht verlassen kann. Ein Mittelweg ist die Freizeichnung einzelner Punkte: „Preise freibleibend, Liefertermin nach Bestätigung".

Kostenvoranschlag oder Angebot?

Die Begriffe werden im Alltag vermischt, rechtlich liegen sie weit auseinander.

Das Angebot nennt einen verbindlichen Preis. Wird es angenommen, schulden Sie die Leistung zu diesem Preis. Mehraufwand ist Ihr Risiko, es sei denn, der Kunde hat ihn veranlasst.

Der Kostenvoranschlag (im BGB „Kostenanschlag") ist eine fachkundige Schätzung der voraussichtlichen Kosten. Er ist nicht verbindlich, und der Werkvertrag regelt ausdrücklich, was bei Überschreitung gilt: Nach § 649 BGB muss der Unternehmer den Besteller unverzüglich informieren, wenn sich abzeichnet, dass das Werk nicht ohne wesentliche Überschreitung des Anschlags ausführbar ist. Der Besteller darf dann kündigen und schuldet nur die Vergütung für die bis dahin erbrachte Leistung. Was „wesentlich" ist, entscheiden Gerichte im Einzelfall; als grobe Orientierung gelten in der Praxis 10 bis 20 Prozent, eine feste gesetzliche Grenze gibt es nicht.

Ein Kostenvoranschlag ist außerdem im Zweifel unentgeltlich (§ 632 Abs. 3 BGB). Wer für die Erstellung Geld verlangen will, muss das vorher vereinbaren.

Für Sie heißt das: Schreiben Sie „Angebot" darüber, wenn Sie den Preis halten können und wollen. Schreiben Sie „Kostenvoranschlag", wenn der Umfang erst bei der Ausführung klar wird, etwa bei Reparaturen oder Sanierungen. Und mischen Sie beides nicht: Ein „Angebot, voraussichtliche Kosten circa 4.000 €" ist weder das eine noch das andere und im Streit für beide Seiten unklar.

Typische Fehler

Keine Gültigkeit. Ohne Frist gilt § 147 BGB, und Sie streiten im Zweifel darüber, ob eine Annahme nach sechs Wochen noch rechtzeitig war.

Nettopreise an Verbraucher. Verstößt gegen die Preisangabenverordnung und führt zu der Diskussion, ob der Kunde mit dem Nettobetrag rechnen durfte.

Unpräzise Leistungsbeschreibung. „Renovierung Badezimmer, pauschal" ist ein Einfallstor für Nachforderungen von beiden Seiten. Was enthalten ist und was nicht, gehört ins Angebot.

Angebotsnummer aus dem Rechnungskreis. Wenn Angebote und Rechnungen einen gemeinsamen Zähler nutzen, haben die Rechnungsnummern Lücken an jeder Stelle, an der ein Angebot nummeriert wurde. Wie das Finanzamt das bewertet und wie eine saubere Rechnungsnummer aufgebaut ist, erklärt der Artikel Rechnungsnummer: Aufbau und Beispiele.

Zahlungsbedingungen vergessen. Was im Angebot nicht steht, wird nicht Vertragsinhalt. Ein Zahlungsziel von 14 Tagen auf der Rechnung ist eine einseitige Erwartung, wenn es im Angebot nicht stand; das gesetzliche Zahlungsziel ist dann sofortige Fälligkeit, und der Verzug richtet sich nach den allgemeinen Regeln.

Aufbau-Beispiel

So kann ein Angebot eines Dienstleisters an einen Geschäftskunden aufgebaut sein. Die Struktur ist auf jede Branche übertragbar; die Positionen und Bedingungen ersetzen Sie durch Ihre.

Bei einem Angebot an einen Verbraucher stünde unter den Positionen nur der Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer mit dem Hinweis auf den enthaltenen Steuerbetrag. Bei einem Kleinunternehmer nach § 19 UStG entfiele die Steuerzeile, ersetzt durch den Satz „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

Vom Angebot zur Rechnung ohne Doppeleingabe

Das Angebot ist angenommen, die Leistung erbracht, jetzt kommt die Rechnung. In der Datei-Welt heißt das: Angebot kopieren, Kopf ändern, Rechnungsnummer eintragen. Die Positionen sind identisch, aber Datum, Nummer, Zahlungsziel, Leistungszeitraum und die E-Rechnungs-Pflichtfelder sind neu. Was in der Rechnung stehen muss, erklärt der Leitfaden Rechnung schreiben.

In einem Rechnungsprogramm ist das Angebot der Ausgangspunkt eines Vorgangs. In Pennio läuft es so:

Das Angebot bekommt seine Nummer aus dem eigenen Angebotskreis (AN-0018) und ein Feld „Gültig bis". Sein Status zeigt, wo es steht: Entwurf, Offen, Angenommen, Abgelehnt. Mit „Als Vorlage verwenden" wird aus dem angenommenen Angebot die Rechnung; Kunde, Positionen, Preise und Zahlungsbedingungen werden übernommen. Die Rechnung bleibt ein Entwurf ohne Nummer, bis Sie sie festschreiben. Dann prüft Pennio die Pflichtfelder der EN 16931, zieht die Rechnungsnummer aus dem firmenweiten Zähler (0018-2609-MEIER, mit dem beim Kunden hinterlegten Kürzel) und erzeugt ZUGFeRD und XRechnung. Das Angebot wechselt in den Status „In Rechnung übernommen". Angebot und Rechnung haben verschiedene Nummernkreise, und die Rechnungsnummern haben keine Lücke, weil kein Angebot je eine Rechnungsnummer verbraucht hat.

Angebote sind in Pennio Teil des Solo-Pakets, also jedes Pakets. Wer Auftragsbestätigungen oder Lieferscheine dazwischen braucht, findet sie ab Pro; der Ablauf ist derselbe, ein Beleg wird zur Vorlage des nächsten. Der ganze Weg vom Angebot bis zur Mahnung ist im Leitfaden beschrieben.

Häufige Fragen

Stand: September 2026. Rechtsgrundlagen: §§ 130, 145, 146, 147, 148, 150, 632, 649 BGB; § 19 UStG; Preisangabenverordnung.