Rechnungsprogramme im Vergleich: die sieben Kriterien, die wirklich zählen

Vergleichslisten für Rechnungsprogramme gibt es viele, und die meisten vergleichen dasselbe: Funktionslisten, Preise, Bewertungssterne. Das hilft wenig, weil die Programme sich in den Funktionen kaum unterscheiden — fast alle können Angebot, Rechnung, Mahnung. Der Unterschied liegt woanders. Dieser Vergleich nimmt sieben Kriterien, die im Alltag über Ärger oder Ruhe entscheiden, und sagt dazu, welches Programm was macht.

Zuerst: Paket oder Werkzeug?

Die meisten Fehlentscheidungen entstehen an dieser Stelle, nicht bei Funktionsdetails.

Ein Paket deckt Rechnung, Belegerfassung, Bankabgleich, EÜR und Umsatzsteuervoranmeldung ab, oft mit Steuerberater-Zugang. Wer seine Buchhaltung selbst macht und alles an einem Ort haben will, ist damit richtig — und zahlt dafür.

Ein Werkzeug macht einen Teil, den aber vollständig. Wer die Buchhaltung beim Steuerberater lässt, braucht das Rechnungsmodul und ein Archiv, sonst nichts.

Die Frage ist also nicht „Welches Programm ist das beste?", sondern „Welchen Teil mache ich selbst?". Der Leitfaden Rechnungsprogramm geht dieser Frage ausführlicher nach.

Die sieben Kriterien

1. E-Rechnung: Standard oder Option?

Seit 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG); ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz sie auch ausstellen, ab 2028 gilt das für alle (§ 27 Abs. 38 UStG). Entscheidend ist, ob das Programm bei jeder Rechnung eine normkonforme Datei erzeugt — oder ob es ein Schalter ist, den man pro Rechnung setzt und vergessen kann. Fragen Sie konkret: ZUGFeRD in welchem Profil? XRechnung in welcher Fassung? Wird gegen die offiziellen Prüfer validiert?

2. Nummernkreis

Zwei Unterfragen. Erstens: Wann wird die Nummer gezogen? Erst beim Festschreiben — dann reißt ein verworfener Entwurf keine Lücke. Zweitens: Wie ist sie aufgebaut? Ein globaler Zähler, mehrere Kreise, oder ein Kürzel je Kunde? Warum das mehr als Kosmetik ist, erklärt der Artikel Rechnungsnummer pro Kunde.

3. Festschreiben und Storno

Lässt sich eine verschickte Rechnung nachträglich ändern? Wenn ja, ist das kein Komfort, sondern ein Risiko: Buchungen dürfen nicht so verändert werden, dass sich der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellen lässt (§ 146 Abs. 4 AO), und eine korrigierte Rechnung mit gleicher Nummer ist bei Prüfungen ein Problem. Siehe Rechnung korrigieren.

4. Pflichtfeldprüfung vor dem Versand

Eine E-Rechnung mit fehlendem Pflichtfeld ist formal ungültig — und nach dem Festschreiben nur noch per Storno zu heilen. Gute Programme prüfen deshalb vor dem Nummernzug, ob alle EN-16931-Felder vorhanden sind.

5. Belegarchiv

Kann das Programm auch empfangene Rechnungen aufbewahren? Die Empfangspflicht besteht seit 2025 für alle, und ein Mailpostfach ist kein Archiv. Wer das Archiv separat organisiert, hat zwei Ablagen statt einer; siehe E-Rechnung archivieren und Eingangsrechnungen aufbewahren.

6. Umfang

Mehr Funktionen sind nicht besser, sondern mehr. Prüfen Sie, welche Module Sie tatsächlich öffnen werden. Wer eine EÜR nie selbst macht, zahlt für ein Modul, das er nie sieht.

7. Preis und Ausstieg

Netto-Preis pro Monat, Laufzeit, Kündigungsfrist — und die wichtigste Frage: Bekommen Sie beim Ausstieg alle Rechnungen als PDF und XML? Die Aufbewahrungspflicht von 8 Jahren liegt bei Ihnen, nicht beim Anbieter (§ 14b Abs. 1 UStG).

Die Gegenüberstellung

Angaben zu Lexware Office, sevDesk und easybill nach den öffentlich zugänglichen Hilfe- und Preisseiten der Anbieter, Stand September 2026. Aktionspreise und Tarifstaffeln ändern sich; maßgeblich ist immer der Anbieter. Die ausführlichen Gegenüberstellungen stehen in den Artikeln lexoffice-Alternative, sevDesk-Alternative und easybill-Alternative.

Der Unterschied, den kein Vergleich abfragt

Alle vier Programme schreiben Rechnungen, und alle vier können E-Rechnung. Wenn Sie zwischen ihnen wählen, entscheiden Sie in Wahrheit über zwei Dinge:

Wie viel Programm wollen Sie? Ein Paket lohnt sich, wenn Sie die Buchhaltung selbst machen. Sonst zahlen Sie für Module, die Sie nie öffnen.

Was soll die Rechnungsnummer können? Hier gehen die Wege auseinander. Ein globaler Zähler liefert 2026-0018 — korrekt und nichtssagend. Ein Kürzel je Kunde liefert:

0018-2609-MEIER
 │     │  │   └── Kundenkürzel
 │     │  └────── Monat
 │     └───────── Jahr
 └─────────────── laufende Nummer aus einem firmenweiten Zähler

easybill kennt ebenfalls einen Platzhalter für die Kundennummer im Format — allerdings zählt die Nummer dort je Kunde neu: Die erste Rechnung eines Kunden erhält die 01, unabhängig davon, wie viele Rechnungen an andere Kunden dazwischen liegen. easybill selbst warnt vor der naheliegenden Kombination aus Jahr und laufender Nummer ohne Kundenbezug: Sie führe „zu Überschneidungen und Unklarheiten" und werde „in den meisten Fällen ausdrücklich nicht empfohlen". Pennio zieht stattdessen einen firmenweiten Zähler und hängt das Kundenkürzel nur an — die Gesamtliste bleibt damit an der ersten Ziffer lückenlos scanbar, während bei einer Je-Kunde-Zählung mehrere Rechnungen dieselbe laufende Nummer tragen können (nur mit unterschiedlichem Kürzel).

Der Unterschied zeigt sich nicht beim Schreiben der Rechnung, sondern beim Kontoauszug, beim Mahnen und bei der Frage „Was haben wir dem Kunden dieses Jahr eigentlich berechnet?". Ausprobieren können Sie das Schema im Rechnungsnummer-Planer.

So testen Sie richtig

Ein Vergleich zeigt, wer in die engere Wahl kommt. Die Entscheidung fällt im Test — und der dauert eine halbe Stunde, wenn man weiß, worauf man schaut:

Wer diese sechs Schritte bei zwei Programmen durchspielt, weiß hinterher mehr als nach zehn Vergleichslisten.

Häufige Fragen

Angaben zu Lexware Office, sevDesk und easybill in diesem Artikel stammen von den öffentlich zugänglichen Hilfe- und Preisseiten der Anbieter, Stand September 2026; maßgeblich ist der jeweilige Anbieter.