Rechnungsprogramme im Vergleich: die sieben Kriterien, die wirklich zählen
Pennio, lexoffice, sevDesk und easybill gegenübergestellt — nach Kriterien, die im Alltag zählen: E-Rechnung, Nummernkreis, Festschreiben, Umfang, Archiv und Preis.
Vergleichslisten für Rechnungsprogramme gibt es viele, und die meisten vergleichen dasselbe: Funktionslisten, Preise, Bewertungssterne. Das hilft wenig, weil die Programme sich in den Funktionen kaum unterscheiden — fast alle können Angebot, Rechnung, Mahnung. Der Unterschied liegt woanders. Dieser Vergleich nimmt sieben Kriterien, die im Alltag über Ärger oder Ruhe entscheiden, und sagt dazu, welches Programm was macht.
- Unterscheiden Sie zuerst Paket oder Werkzeug: lexoffice (Lexware Office), sevDesk und easybill sind Buchhaltungs- oder Automatisierungspakete, Pennio ist ein Rechnungswerkzeug.
- Die sieben Kriterien: E-Rechnung als Standard, Nummernkreis, Festschreiben und Storno, Pflichtfeldprüfung, Belegarchiv, Umfang, Preis und Ausstieg.
- Der Punkt, an dem sich die Programme am deutlichsten unterscheiden, ist der Nummernkreis — und zwar in einer Frage, die kaum ein Vergleich stellt: Kann die Nummer sagen, zu welchem Kunden sie gehört?
- Preisspanne Stand September 2026: 7,99 € (Pennio, jährlich, netto) bis rund 20–30 € netto für Buchhaltungstarife der Paketanbieter.
- Ein Vergleich ersetzt keinen Test. Alle vier Anbieter haben eine kostenlose Testphase.
Zuerst: Paket oder Werkzeug?
Die meisten Fehlentscheidungen entstehen an dieser Stelle, nicht bei Funktionsdetails.
Ein Paket deckt Rechnung, Belegerfassung, Bankabgleich, EÜR und Umsatzsteuervoranmeldung ab, oft mit Steuerberater-Zugang. Wer seine Buchhaltung selbst macht und alles an einem Ort haben will, ist damit richtig — und zahlt dafür.
Ein Werkzeug macht einen Teil, den aber vollständig. Wer die Buchhaltung beim Steuerberater lässt, braucht das Rechnungsmodul und ein Archiv, sonst nichts.
Die Frage ist also nicht „Welches Programm ist das beste?", sondern „Welchen Teil mache ich selbst?". Der Leitfaden Rechnungsprogramm geht dieser Frage ausführlicher nach.
Die sieben Kriterien
1. E-Rechnung: Standard oder Option?
Seit 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; ab 2027 beziehungsweise 2028 müssen die meisten sie auch ausstellen. Entscheidend ist, ob das Programm bei jeder Rechnung eine normkonforme Datei erzeugt — oder ob es ein Schalter ist, den man pro Rechnung setzt und vergessen kann. Fragen Sie konkret: ZUGFeRD in welchem Profil? XRechnung in welcher Fassung? Wird gegen die offiziellen Prüfer validiert?
2. Nummernkreis
Zwei Unterfragen. Erstens: Wann wird die Nummer gezogen? Erst beim Festschreiben — dann reißt ein verworfener Entwurf keine Lücke. Zweitens: Wie ist sie aufgebaut? Ein globaler Zähler, mehrere Kreise, oder ein Kürzel je Kunde? Warum das mehr als Kosmetik ist, erklärt der Artikel Rechnungsnummer pro Kunde.
3. Festschreiben und Storno
Lässt sich eine verschickte Rechnung nachträglich ändern? Wenn ja, ist das kein Komfort, sondern ein Risiko: Die GoBD verlangen Unveränderbarkeit, und eine korrigierte Rechnung mit gleicher Nummer ist bei Prüfungen ein Problem. Siehe Rechnung korrigieren.
4. Pflichtfeldprüfung vor dem Versand
Eine E-Rechnung mit fehlendem Pflichtfeld ist formal ungültig — und nach dem Festschreiben nur noch per Storno zu heilen. Gute Programme prüfen deshalb vor dem Nummernzug, ob alle EN-16931-Felder vorhanden sind.
5. Belegarchiv
Kann das Programm auch empfangene Rechnungen aufbewahren? Die Empfangspflicht besteht seit 2025 für alle, und ein Mailpostfach ist kein Archiv. Wer das Archiv separat organisiert, hat zwei Ablagen statt einer; siehe E-Rechnung archivieren.
6. Umfang
Mehr Funktionen sind nicht besser, sondern mehr. Prüfen Sie, welche Module Sie tatsächlich öffnen werden. Wer eine EÜR nie selbst macht, zahlt für ein Modul, das er nie sieht.
7. Preis und Ausstieg
Netto-Preis pro Monat, Laufzeit, Kündigungsfrist — und die wichtigste Frage: Bekommen Sie beim Ausstieg alle Rechnungen als PDF und XML? Die Aufbewahrungspflicht von acht Jahren liegt bei Ihnen, nicht beim Anbieter.
Die Gegenüberstellung
| Kriterium | Pennio E-Rechnung | Lexware Office (lexoffice) | sevDesk | easybill |
|---|---|---|---|---|
| Zuschnitt | Rechnungswerkzeug mit Archiv | Buchhaltungspaket | Buchhaltungspaket | Rechnungsprogramm mit Automatisierung |
| E-Rechnung | immer, ZUGFeRD und XRechnung, validiert | unterstützt | unterstützt | unterstützt, je nach Tarif |
| Nummer wird gezogen | beim Festschreiben | bei Erstellung | bei Erstellung | je Konfiguration |
| Präfix je Kunde | ja | nein | nein | nein (mehrere globale Kreise) |
| Festschreiben technisch erzwungen | ja | eingeschränkt | eingeschränkt | eingeschränkt |
| Pflichtfeldprüfung vor Nummernzug | ja | Prüfung beim Versand | Prüfung beim Versand | Prüfung beim Versand |
| Archiv für Eingangsrechnungen | ja, Frist je Belegart | Belegerfassung im Paket | Belegerfassung im Paket | Belegverwaltung |
| Buchhaltung (EÜR, UStVA, Bank) | nein | ja | ja | teilweise |
| Shop-/Marktplatz-Anbindung | nein | teilweise | teilweise | ja, umfangreich |
| Preis (netto/Monat) | 7,99 € jährlich, 11,99 € monatlich; Kassenbuch-Kunden 5,99 €/8,99 € | Tarife gestaffelt, Rechnungstarife im unteren, Buchhaltungstarife im mittleren zweistelligen Bereich | Rechnungstarif ab rund 10 €, Buchhaltung ab rund 20 € | gestaffelt nach Volumen |
| Test | 7 Tage, ohne Zahlungsdaten | Testphase | Testphase, Gratis-Tarif mit 3 Rechnungen/Monat | Testphase |
Angaben zu Lexware Office, sevDesk und easybill nach den öffentlich zugänglichen Hilfe- und Preisseiten der Anbieter, Stand September 2026. Aktionspreise und Tarifstaffeln ändern sich; maßgeblich ist immer der Anbieter. Die ausführlichen Gegenüberstellungen stehen in den Artikeln lexoffice-Alternative, sevDesk-Alternative und easybill-Alternative.
Der Unterschied, den kein Vergleich abfragt
Alle vier Programme schreiben Rechnungen, und alle vier können E-Rechnung. Wenn Sie zwischen ihnen wählen, entscheiden Sie in Wahrheit über zwei Dinge:
Wie viel Programm wollen Sie? Ein Paket lohnt sich, wenn Sie die Buchhaltung selbst machen. Sonst zahlen Sie für Module, die Sie nie öffnen.
Was soll die Rechnungsnummer können? Hier gehen die Wege auseinander. Ein globaler Zähler liefert 2026-0018 — korrekt und nichtssagend. Ein Kürzel je Kunde liefert:
0018-2609-MEIER
│ │ │ └── Kundenkürzel
│ │ └────── Monat
│ └───────── Jahr
└─────────────── laufende Nummer aus einem firmenweiten Zähler
Der Unterschied zeigt sich nicht beim Schreiben der Rechnung, sondern beim Kontoauszug, beim Mahnen und bei der Frage „Was haben wir dem Kunden dieses Jahr eigentlich berechnet?". Ausprobieren können Sie das Schema im Rechnungsnummer-Planer.
So testen Sie richtig
Ein Vergleich zeigt, wer in die engere Wahl kommt. Die Entscheidung fällt im Test — und der dauert eine halbe Stunde, wenn man weiß, worauf man schaut:
- Einen echten Kunden anlegen, mit allen Feldern, die Sie wirklich brauchen — inklusive Leitweg-ID, falls Sie an Behörden abrechnen
- Eine echte Rechnung schreiben, mit zwei Positionen und Leistungszeitraum
- Die E-Rechnung herunterladen und prüfen: Gibt es XML? In welchem Profil? Siehe E-Rechnung prüfen
- Eine Rechnung stornieren und sehen, was dabei passiert — eigene Nummer? Verweis auf das Original?
- Eine Eingangsrechnung ablegen und schauen, ob das Programm dafür überhaupt einen Platz hat
- Den Export ausprobieren: Kommen Kunden, Artikel, PDFs und XML-Dateien heraus?
Wer diese sechs Schritte bei zwei Programmen durchspielt, weiß hinterher mehr als nach zehn Vergleichslisten.
Der schmale Weg
Pennio ist die kleine Lösung: Kunden, Artikel, Rechnung — daraus eine echte E-Rechnung in beiden Formaten, festgeschrieben und archiviert. Keine Buchhaltung, kein Kontenrahmen, kein Modul, das Sie nie öffnen.
Keine Kreditkarte nötig
Häufige Fragen
Welches Rechnungsprogramm ist das beste für kleine Unternehmen?
Worauf sollte ich beim Vergleich achten?
Was kostet ein Rechnungsprogramm?
Können alle Programme E-Rechnungen?
Kann ich das Programm später wechseln?
Brauche ich ein Programm mit Buchhaltung?
Stand: September 2026. Angaben zu Lexware Office, sevDesk und easybill nach den öffentlich zugänglichen Hilfe- und Preisseiten der Anbieter; maßgeblich ist der jeweilige Anbieter. Rechtsgrundlagen: § 14 UStG, § 14b UStG, § 27 Abs. 38 UStG, § 147 AO, GoBD, EN 16931.
Die Pennio Redaktion schreibt über E-Rechnung, Rechnungsstellung und Umsatzsteuerrecht. Grundlage sind die aktuellen Gesetzestexte, die Norm EN 16931, die Spezifikationen von XRechnung und ZUGFeRD sowie die Veröffentlichungen des Bundesfinanzministeriums. Wir bauen selbst E-Rechnungs-Software und prüfen jede Aussage an den offiziellen Validatoren.
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