easybill-Alternative: wenn die Rechnungsnummer firmenweit fortlaufen soll

easybill ist unter den deutschen Rechnungsprogrammen das mit dem stärksten Hang zur Automatisierung: Schnittstellen zu Marktplätzen und Shops, Massenverarbeitung, viele Einstellmöglichkeiten. Wer nach einer Alternative sucht, stört sich deshalb selten an fehlenden Funktionen, sondern eher am Gegenteil. Dieser Artikel sagt sachlich, für wen easybill passt, wer eine Alternative sucht, nach welchen Kriterien Sie entscheiden und wie ein Umzug abläuft.

Was easybill ist

easybill ist ein Cloud-Rechnungsprogramm aus Deutschland mit Schwerpunkt Automatisierung. Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, Mahnwesen, wiederkehrende Rechnungen, Artikelverwaltung mit Lagerbestand, Zahlungsabgleich — und vor allem Schnittstellen: Shopsysteme, Marktplätze, Versanddienstleister, DATEV-Export.

Für einen Onlinehändler mit mehreren hundert Rechnungen im Monat ist das ein sinnvolles Werkzeug: Bestellungen laufen ein, Rechnungen entstehen automatisch, der Versand geschieht im Paket. Stand September 2026 gibt es mehrere Tarifstufen, die sich nach Rechnungsvolumen und Funktionsumfang staffeln; Aktionspreise und Staffeln ändern sich, aktuell ist immer der Anbieter.

Wenn Sie einen Shop oder Marktplatz anbinden, ist easybill vermutlich die richtige Wahl. Dieser Artikel versucht nicht, Ihnen das auszureden.

Wer eine Alternative sucht

„Ich habe keinen Shop." Der häufigste Grund. Handwerksbetriebe, Beratende, Freiberufler und Agenturen schreiben Rechnungen aus Aufträgen, nicht aus Bestellungen. Der gesamte Automatisierungsteil bleibt ungenutzt — und mit ihm die Komplexität der Oberfläche.

„Zu viele Einstellungen." easybill lässt sich weitreichend konfigurieren. Das ist ein Vorteil, wenn man es braucht, und eine Hürde, wenn nicht: Wer zehn Rechnungen im Monat schreibt, möchte nicht zuerst Dokumenttypen, Nummernkreise und Vorlagen einrichten.

„Die Nummernkreise zählen pro Kunde neu." easybill kann Rechnungsnummern kundenbezogen vergeben — dafür startet die Zählung bei jedem Kunden neu bei 01 und läuft erst mit weiteren Rechnungen hoch. Wer stattdessen eine durchgehend lückenlose, firmenweite Nummernfolge mit Kundenkürzel sucht, findet das anderswo. Dazu unten mehr.

Der Preis bei kleinem Volumen. Wer zehn Rechnungen im Monat schreibt, zahlt pro Rechnung deutlich mehr als jemand mit fünfhundert. Das ist keine Kritik am Anbieter, sondern eine Frage des Zuschnitts.

Die fünf Kriterien

1. E-Rechnung als Standard oder als Option? Entsteht bei jeder Rechnung automatisch ZUGFeRD und XRechnung, oder ist es ein Schalter, den man vergessen kann? Warum das kein Detail ist, steht im Leitfaden E-Rechnung.
2. Nummernkreis. Wird die Nummer erst beim Festschreiben gezogen? Lassen sich Präfixe vergeben — und wenn ja, global oder je Kunde?
3. Festschreiben und Storno. Lässt sich eine verschickte Rechnung noch bearbeiten? Wenn ja, ist das ein Problem; siehe Fortlaufende Rechnungsnummer.
4. Umfang. Brauchen Sie Lagerbestände, Schnittstellen und Massenversand — oder Kunden, Artikel, Rechnung?
5. Preis und Ausstieg. Netto-Preis pro Monat, Kündigungsfrist, und: Bekommen Sie beim Ausstieg alle Rechnungen als PDF und XML heraus?

Gegenüberstellung

Die Angaben zu easybill stammen aus den öffentlich zugänglichen Hilfe- und Preisseiten des Anbieters; maßgeblich ist immer der Anbieter selbst.

Zwei Wege zur kundenbezogenen Rechnungsnummer

Beide Programme können eine Rechnungsnummer mit Kundenbezug erzeugen — aber auf unterschiedliche Weise, und der Unterschied wirkt sich auf die Lückenlosigkeit der Nummernfolge aus.

Mehrere Nummernkreise bedeuten: mehrere unabhängige Zähler. Rechnungen zählen von 1 aufwärts, Gutschriften ebenfalls, jede Filiale für sich. Das ist zulässig (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG erlaubt ausdrücklich mehrere Zahlenreihen), aber jeder Kreis ist eine eigene Stelle, an der etwas schiefgehen kann — und jeder braucht eine dokumentierte Systematik.

easybill setzt genau darauf, auch für den Kundenbezug: eine Funktion namens „Für jeden Kunden separat hochzählen" trägt die Kundennummer als Platzhalter ins Rechnungsnummern-Format ein. Der Haken, den der Anbieter selbst benennt: Die Zählung startet bei jedem Kunden neu bei 01, „Erst bei weiteren Käufen wird die Nummer fortlaufend erhöht". Vor einem naheliegenden Format wie RE-%jahr%-%nummer% warnt easybill sogar ausdrücklich — das könne „zu Überschneidungen und Unklarheiten führen" und werde „in den meisten Fällen ausdrücklich nicht empfohlen".

Pennios Ansatz ist ein anderer: ein firmenweiter Zähler, der nie neu bei 01 beginnt — das Kundenkürzel hängt nur hinten an.

0018-2609-MEIER
 │     │  │   └── Kundenkürzel, beim Kunden hinterlegt
 │     │  └────── Monat
 │     └───────── Jahr
 └─────────────── laufende Nummer, firmenweit eindeutig

Die Nummer allein ist eindeutig, die Folge bleibt lückenlos, und trotzdem sagt jede Nummer, zu wem sie gehört. Wie sich das im Alltag anfühlt, zeigt der Rechnungsnummer-Planer; die Systematik dahinter erklärt der Artikel Rechnungsnummer pro Kunde.

Umzug von easybill

Kunden und Artikel exportieren Sie als CSV und importieren sie in das neue Programm. Das ist der größte Teil der Arbeit und meistens in einer halben Stunde erledigt.

Alte Rechnungen ziehen nicht um. Sie bleiben, wo sie sind — laden Sie alle PDFs und, wo vorhanden, die XML-Dateien herunter und legen Sie sie in Ihr Archiv. Die Aufbewahrungspflicht von acht Jahren (§ 14b Abs. 1 UStG) liegt bei Ihnen, nicht beim Anbieter; siehe E-Rechnung archivieren.

Der Nummernkreis läuft weiter: Setzen Sie im neuen Programm als Startwert die nächste freie Nummer. Alte Nummern behalten ihr altes Format — festgeschrieben ist festgeschrieben, und niemand verlangt ein einheitliches Schema über alle Jahre.

Der Zeitpunkt. Am einfachsten zum Monatswechsel, wenn keine offenen Entwürfe herumliegen.

Ehrliche Einordnung

Pennio ist kein easybill mit weniger Funktionen, sondern ein anderes Werkzeug für einen anderen Zuschnitt. Wenn Sie Bestellungen aus einem Shop automatisch in Rechnungen verwandeln, Versandetiketten erzeugen und OSS-Meldungen brauchen, wäre ein Wechsel zu Pennio ein Rückschritt.

Wenn Sie dagegen Aufträge abrechnen, wiederkehrende Kunden haben und eine Nummer wollen, die im Kontoauszug sofort sagt, von wem die Zahlung kommt, ist der Zuschnitt hier richtig. Die beiden anderen großen Anbieter haben wir in eigenen Artikeln gegenübergestellt: sevDesk-Alternative und lexoffice-Alternative. Eine Übersicht über alle Kriterien bietet der Rechnungsprogramm-Vergleich.

Häufige Fragen