Pflichtangaben auf der Rechnung: alle 10 Punkte nach § 14 UStG erklärt

Zehn Angaben entscheiden darüber, ob eine Rechnung eine Rechnung ist. Fehlt eine, verliert Ihr Kunde den Vorsteuerabzug, und Sie bekommen die Rechnung zurück. Dieser Artikel geht die Liste aus § 14 Abs. 4 UStG Punkt für Punkt durch, nennt bei jedem den Fehler, der in der Praxis am häufigsten passiert, und ergänzt, was die E-Rechnung zusätzlich verlangt.

Die zehn Pflichtangaben im Überblick

Die Liste gilt für jede Rechnung über 250 Euro brutto. Für kleinere Beträge gilt die verkürzte Liste der Kleinbetragsrechnung, für Kleinunternehmer die des § 34a UStDV – beides weiter unten.

1. Name und Anschrift beider Seiten

Der vollständige Name des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers mit jeweils vollständiger Anschrift. Bei Firmen die Firma laut Handelsregister, bei Einzelunternehmern Vor- und Nachname, gern mit Geschäftsbezeichnung. Ein Postfach reicht als Anschrift, wenn der Unternehmer dort erreichbar ist.

Typischer Fehler: Nur „Firma Meier" ohne Rechtsform und Anschrift. Oder der Empfänger wird als Ansprechpartner statt als Unternehmen genannt: „Herr Schulz" statt „Schulz Bau GmbH, z. Hd. Herrn Schulz".

2. Steuernummer oder USt-IdNr.

Die vom Finanzamt vergebene Steuernummer oder die vom Bundeszentralamt vergebene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers. Eine von beiden genügt. Die USt-IdNr. ist die diskretere Wahl, weil die Steuernummer das zuständige Finanzamt verrät.

Typischer Fehler: Die persönliche elfstellige Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID) angeben. Sie ist keine Steuernummer im Sinne des UStG.

3. Ausstellungsdatum

Das Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde. Nicht zu verwechseln mit dem Leistungsdatum (Nr. 6).

Typischer Fehler: Rückdatieren, um die Rechnung in einen anderen Monat zu schieben. Das Rechnungsdatum bestimmt den Zeitpunkt des Vorsteuerabzugs beim Kunden; ein falsches Datum ist eine falsche Rechnung.

4. Rechnungsnummer

Eine fortlaufende Nummer aus einer oder mehreren Zahlenreihen, einmalig vergeben. Sie darf Buchstaben enthalten und muss nicht lückenlos sein, aber jede Lücke sollte erklärbar sein. Wie das Etikett davor heißt („Rechnungs-Nr.", „Re-Nr."), ist frei – siehe Rechnungsnummer abkürzen.

Typischer Fehler: Doppelte Nummern nach dem Jahreswechsel, handschriftlich übersprungene Nummern, oder die Korrektur einer Rechnung unter derselben Nummer. Alles zum Thema im Leitfaden Rechnungsnummer.

5. Menge und Art der Leistung

Was wurde geliefert oder geleistet, und wie viel davon. Bei Waren: Menge und handelsübliche Bezeichnung. Bei Dienstleistungen: Umfang und Art, so konkret, dass die Leistung identifizierbar ist. „Beratung" reicht nicht; „Steuerberatung Jahresabschluss 2025, 6 Stunden" reicht.

Typischer Fehler: Sammelbegriffe wie „Dienstleistungen laut Vereinbarung" oder „Diverses". Das Finanzamt erkennt dann die Rechnung nicht an, weil die Leistung nicht nachprüfbar ist.

6. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung

Wann wurde geliefert oder geleistet? Bei einer Lieferung der Tag der Lieferung, bei einer Leistung der Tag der Vollendung oder der Leistungszeitraum. Die Angabe des Monats genügt („Leistungszeitraum: August 2026"). Fällt der Zeitpunkt mit dem Rechnungsdatum zusammen, reicht auf Papier oder als PDF der Hinweis „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum"; in einer E-Rechnung muss das Datum im strukturierten Teil stehen (UStAE 14.5 Abs. 16).

Typischer Fehler: Die am häufigsten vergessene Pflichtangabe überhaupt. Viele Vorlagen haben kein Feld dafür. Details im Artikel Leistungszeitraum auf der Rechnung.

7. Entgelt, aufgeschlüsselt

Das Nettoentgelt, bei mehreren Steuersätzen je Steuersatz getrennt. Dazu jede im Voraus vereinbarte Minderung: Skonto („2 % Skonto bei Zahlung bis …"), Rabatte, Boni.

Typischer Fehler: Positionen mit 7 % und 19 % in einer Summe. Oder Skonto nur in der E-Mail, nicht auf der Rechnung.

8. Steuersatz und Steuerbetrag – oder Befreiungshinweis

Der anzuwendende Steuersatz (19 % oder 7 %) und der Steuerbetrag in Euro. Bei steuerfreien Umsätzen stattdessen ein Hinweis auf die Befreiung: „steuerfrei nach § 4 Nr. 1a UStG", „Kein Ausweis von Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG" oder bei Reverse Charge „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers".

Typischer Fehler: Kleinunternehmer, die Umsatzsteuer ausweisen – und sie dann nach § 14c UStG schulden. Siehe Rechnung schreiben als Kleinunternehmer.

9. Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht

Nur bei Werklieferungen oder sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an Privatpersonen – klassisch: Handwerkerleistungen am Haus. Der Kunde muss die Rechnung zwei Jahre aufbewahren, und Sie müssen ihn darauf hinweisen: „Der Rechnungsempfänger ist verpflichtet, diese Rechnung zwei Jahre aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG)." Für Sie selbst gelten längere Fristen – siehe Aufbewahrungsfristen.

Typischer Fehler: Der Hinweis fehlt, weil kaum jemand ihn kennt. Für Handwerker mit Privatkunden ist er Pflicht.

10. Angabe „Gutschrift"

Wenn nicht der Leistende, sondern der Leistungsempfänger die Rechnung ausstellt (umsatzsteuerliche Gutschrift, etwa bei Provisionsabrechnungen), muss das Dokument die Angabe „Gutschrift" tragen.

Typischer Fehler: Eine Stornorechnung „Gutschrift" nennen. Die Stornorechnung ist keine Gutschrift im Sinne des UStG, sondern eine Rechnungskorrektur. Wer sie so beschriftet, riskiert Verwirrung und im Extremfall eine Steuerschuld nach § 14c. Mehr im Artikel Stornorechnung schreiben.

Was nicht Pflicht ist

Kein Pflichtbestandteil, aber üblich: Zahlungsziel und Bankverbindung, Kundennummer, Bezug auf Angebot oder Auftrag, Kontaktdaten, Logo. Auch keine Pflicht: Unterschrift, Stempel, das Wort „Rechnung". Fehlen diese Angaben, bleibt die Rechnung ordnungsgemäß – nur bezahlt wird sie ohne Bankverbindung schlechter.

Verkürzte Listen: Kleinbetrag und Kleinunternehmer

Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV) brauchen nur: Name und Anschrift des Ausstellers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe, Steuersatz oder Befreiungshinweis. Kein Empfänger, keine Rechnungsnummer, kein Leistungsdatum. Details im Artikel Kleinbetragsrechnung.

Kleinunternehmer (§ 34a UStDV, seit 2025) brauchen: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum, Menge und Art, Entgelt, Hinweis auf § 19 UStG. Rechnungsnummer und Leistungsdatum sind nicht ausdrücklich verlangt, aber dringend empfohlen.

Was die E-Rechnung zusätzlich verlangt

Eine E-Rechnung nach EN 16931 enthält alle zehn Pflichtangaben – als strukturierte Felder mit Kennungen wie BT-1 (Rechnungsnummer) oder BT-2 (Rechnungsdatum). Sie verlangt darüber hinaus Felder, die das UStG nicht kennt:

• Elektronische Adresse des Ausstellers (BT-34) und des Empfängers (BT-49), meist die E-Mail-Adresse
• Zahlungsbedingungen oder Fälligkeitsdatum (BT-20 oder BT-9)
• Codes statt Freitext: Rechnungstyp 380, Währung EUR, Steuerkategorie S, E oder AE, Mengeneinheiten wie H87 (Stück) oder HUR (Stunde)
• Bei XRechnung an Behörden die Leitweg-ID (BT-10) und in vielen Profilen ein Ansprechpartner beim Aussteller (BT-41)

Fehlt eines dieser Felder, weist der Validator die Datei ab – die Rechnung ist dann keine gültige E-Rechnung, auch wenn alle UStG-Angaben stimmen. Ein Rechnungsprogramm sollte deshalb alle Felder prüfen, bevor die Rechnung festgeschrieben wird. Was eine E-Rechnung ist und wie sie aussieht, steht im Leitfaden E-Rechnung.

Was passiert, wenn eine Angabe fehlt?

Für den Kunden: Der Vorsteuerabzug setzt eine ordnungsgemäße Rechnung voraus. Fehlt eine Pflichtangabe, kann das Finanzamt den Abzug versagen – bis eine berichtigte Rechnung vorliegt. Deshalb schicken Buchhaltungen unvollständige Rechnungen zurück.

Für Sie: Die Rechnung muss berichtigt werden. Das geht per Ergänzungsdokument, das auf die Rechnung verweist, oder – sauberer – per Storno und Neuausstellung. Eine Berichtigung wirkt nach der Rechtsprechung des BFH (Urteil vom 20.10.2016, V R 26/15) auf den Zeitpunkt der ursprünglichen Rechnung zurück, wenn die Rechnung die Kernangaben (Aussteller, Empfänger, Leistung, Entgelt, Steuer) enthielt (UStAE Abschn. 15.11 Abs. 7).

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