Aufbewahrungsfrist für Verträge und Geschäftsbriefe: 6 Jahre – und oft länger

Rechnungen und Kontoauszüge landen selbstverständlich in der Ablage. Der Mietvertrag für die Werkstatt, die Versicherungspolice und die E-Mail, in der ein Preis zugesagt wurde, meist nicht — dabei sind auch sie aufbewahrungspflichtig. Dieser Artikel erklärt, wie lange Verträge und Geschäftsbriefe liegen bleiben müssen, welche E-Mail dazugehört und warum bei Verträgen die gesetzliche Frist die falsche Antwort ist.

Was als Geschäftsbrief zählt

Ein Handels- oder Geschäftsbrief ist jedes Schreiben, das ein Geschäft vorbereitet, abwickelt oder rückgängig macht (§ 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 AO). Aufzubewahren sind empfangene Schreiben und Kopien der abgesandten.

Typische Fälle im kleinen Betrieb:

• das Angebot an einen Kunden — auch wenn daraus nichts wurde
• die Auftragsbestätigung, die Sie bekommen oder verschickt haben
• der Lieferschein, soweit er nicht als Buchungsbeleg dient
• die Reklamation und Ihre Antwort darauf
• die Kündigung eines Liefervertrags
• die Mahnung, die Sie geschrieben oder bekommen haben

Nicht dazu gehören interne Notizen, Entwürfe, die nie hinausgingen, und reine Werbung ohne Bezug zu einem konkreten Geschäft.

E-Mails: es kommt auf den Inhalt an, nicht auf das Medium

Eine E-Mail ist rechtlich ein Brief. Enthält sie Angaben, die ein Geschäft betreffen, ist sie 6 Jahre aufzubewahren — und zwar als E-Mail, nicht als Ausdruck, wenn sie digital empfangen wurde.

Die Faustregel: Steht in der Mail etwas, das Sie im Streitfall vorlegen würden, gehört sie in die Ablage.

• Ja: „Wir liefern zum vereinbarten Preis von 4.200 € netto, Liefertermin 12. Oktober."
• Ja: „Die Mängel an der Anlage erkennen wir an, Nachbesserung erfolgt bis Ende des Monats."
• Nein: „Passt, bis Montag."
• Nein: der Newsletter eines Lieferanten.

Hängt an der Mail eine Rechnung, wird die Sache zweigeteilt: Die Mail ist ein Geschäftsbrief mit 6 Jahren, die angehängte Rechnung ein Buchungsbeleg mit 8 Jahren. Kommt die Rechnung als E-Rechnung, muss zusätzlich die Originaldatei erhalten bleiben — was dabei schiefgeht, steht unter Eingangsrechnungen aufbewahren.

Verträge: 6 Jahre sind die Untergrenze

Steuerlich sind Verträge nach 6 Jahren erledigt (§ 147 Abs. 1 Nr. 5 AO). Praktisch ist das die falsche Zahl, denn das Steuerrecht ist nicht der einzige Grund, einen Vertrag zu behalten.

Maßgeblich ist, wie lange aus dem Vertrag noch Ansprüche entstehen können:

• Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt 3 Jahre ab Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstand und Sie davon erfuhren (§ 195, § 199 BGB) — bei einem Streit, der erst spät auffällt, kann das weit nach hinten rücken.
• Bei Bauleistungen liegt die Gewährleistung bei 5 Jahren (§ 634a BGB), bei Rechten an Grundstücken bei 10 Jahren.
• Ein Mietvertrag über 10 Jahre Laufzeit muss die ganze Zeit greifbar sein, und darüber hinaus so lange, wie Nachforderungen möglich sind.
• Dauerschuldverhältnisse — Leasing, Wartung, Versicherung — bleiben relevant, solange sie laufen. Die 6 Jahre beginnen erst, wenn der Vertrag beendet ist.

Deshalb die praktische Regel: Verträge werden nicht nach Frist entsorgt, sondern nach Sachlage. Wer Belege automatisch nach Ablauf löschen lässt, sollte Verträge davon ausnehmen. Aus demselben Grund löscht das Belegarchiv von Pennio Verträge nie von selbst, auch wenn die 6 Jahre um sind.

Wann die Frist beginnt

Wie bei allen Unterlagen: mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Schreiben abgesandt oder empfangen wurde (§ 147 Abs. 4 AO). Bei Verträgen zählt das Jahr, in dem der Vertrag endet, nicht das des Abschlusses.

Ein Angebot vom 2. Februar 2026 darf also ab dem 1. Januar 2033 weg. Ein Mietvertrag, der am 30. Juni 2029 ausläuft, frühestens ab dem 1. Januar 2036 — und auch dann nur, wenn aus ihm nichts mehr folgen kann.

Die vollständige Übersicht aller Fristen mit Beispielrechnungen steht unter Wie lange Rechnungen aufbewahren.

Digital ablegen, nicht ausdrucken

Was digital hereinkommt, wird digital aufbewahrt. Eine E-Mail auszudrucken und den Ausdruck abzuheften, erfüllt die Anforderungen nicht: Der Ausdruck ist nicht maschinell auswertbar, und die Metadaten der Mail — Absender, Zeitstempel — gehen verloren.

Umgekehrt darf ein Vertrag auf Papier eingescannt und das Original vernichtet werden (§ 147 Abs. 2 AO), solange der Scan bildlich übereinstimmt und danach unveränderbar abgelegt ist. Eine Ausnahme sollte man trotzdem machen: Verträge mit eigenhändiger Unterschrift behält man besser im Original, weil im Streitfall die Echtheit der Unterschrift eine Rolle spielen kann. Das ist keine steuerliche, sondern eine zivilprozessuale Überlegung.

Häufige Fragen

Stand: September 2026. Rechtsgrundlagen: § 147 AO, § 257 HGB, § 195, § 199 und § 634a BGB.