Aufbewahrungspflicht für Unternehmen: Was Sie wie lange behalten müssen
Jedes Unternehmen muss Belege aufbewahren – 10, 8 oder 6 Jahre je nach Art. Welche Unterlagen dazugehören, wann die Frist beginnt und warum ein Ordner im Regal heute nicht mehr reicht.
Die Rechnung von Metro. Der Mietvertrag für die Werkstatt. Der Kontoauszug vom März. Das Angebot, das der Kunde nie angenommen hat. Für jedes dieser Papiere gibt es eine gesetzliche Frist, und sie ist länger, als die meisten denken. Dieser Leitfaden erklärt, wer aufbewahren muss, welche Unterlagen dazugehören, wie lange sie liegen bleiben und was sich geändert hat, seit Rechnungen als Datei kommen.
- Die Aufbewahrungspflicht gilt für jedes Unternehmen — auch für Selbstständige, Freiberufler und Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Eine Umsatzgrenze gibt es nicht.
- Sie betrifft nicht nur Ihre eigenen Rechnungen, sondern alles, was hereinkommt: Eingangsrechnungen, Verträge, Kontoauszüge, Geschäftsbriefe.
- Die Fristen sind gestaffelt: 10 Jahre für Bücher und Jahresabschlüsse, 8 Jahre für Buchungsbelege, 6 Jahre für Geschäftsbriefe (§ 147 AO, § 257 HGB, § 14b UStG).
- Die Frist beginnt erst mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. 8 Jahre bedeuten in der Praxis also fast 9.
- Eine empfangene E-Rechnung muss im Originalformat aufbewahrt werden — die Datei, nicht der Ausdruck.
Wer aufbewahren muss
Alle. Das ist die kurze Antwort, und sie überrascht viele.
Die Pflicht hängt nicht am Umsatz, nicht an der Rechtsform und nicht daran, ob Sie Bücher führen. Wer ein Unternehmen betreibt, muss aufbewahren — die GmbH mit 50 Beschäftigten genauso wie der Fotograf, der nebenher fotografiert. Auch wer nur eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung macht, ist gemeint. Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG, die keine Umsatzsteuer ausweisen, sind gemeint (§ 147 AO, § 257 HGB).
Vereine mit wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb und Vermieter von Gewerbeimmobilien fallen ebenfalls darunter. Ausgenommen sind nur Privatpersonen — und auch die nicht ganz: Wer eine Handwerkerrechnung für sein Haus bekommt, muss sie 2 Jahre aufheben (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG).
Was aufbewahrt werden muss
Hier liegt das eigentliche Missverständnis. Die meisten denken an ihre Ausgangsrechnungen — die schreibt man ja selbst, die hat man ohnehin. Aufbewahrungspflichtig ist aber alles, was steuerlich von Bedeutung ist, und der größere Teil davon kommt von außen:
- Eingangsrechnungen: die Rechnung von Metro, vom Getränkehändler, vom Steuerberater, vom Handwerker, die Telefonrechnung, die Stromrechnung
- Quittungen und Kassenbons: der Tankbeleg, der Bon vom Baumarkt
- Kontoauszüge: jeder Auszug Ihres Geschäftskontos
- Verträge: Mietvertrag, Leasingvertrag, Versicherungspolice, Wartungsvertrag
- Geschäftsbriefe: jede E-Mail, in der etwas vereinbart oder bestätigt wird
- Angebote und Auftragsbestätigungen, auch die, aus denen nichts wurde
- Lieferscheine, soweit sie als Buchungsbeleg dienen
Eine E-Mail zählt dabei wie ein Brief. Nicht jede — „Passt, bis Montag" ist kein Geschäftsbrief. Aber die Mail, in der ein Preis vereinbart, ein Auftrag bestätigt oder eine Reklamation geregelt wird, schon.
Wie lange: 10, 8 und 6 Jahre
| Unterlage | Frist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Bilanzen | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO |
| Eingangs- und Ausgangsrechnungen | 8 Jahre | § 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO |
| Quittungen, Kassenbons, Kontoauszüge, sonstige Buchungsbelege | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO |
| Verträge | 6 Jahre steuerlich — praktisch länger, siehe unten | § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO |
| Geschäfts- und Handelsbriefe, Angebote, Auftragsbestätigungen | 6 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 AO |
Die 8 Jahre sind neu. Bis Ende 2024 galten für Buchungsbelege 10 Jahre. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Frist zum 1. Januar 2025 auf 8 Jahre verkürzt — allerdings nur für Belege, deren Frist an diesem Stichtag noch lief. Wer eine Tabelle aus 2023 im Regal hängen hat, arbeitet mit veralteten Zahlen.
Wie sich die Fristen im Einzelnen berechnen und was zum Jahreswechsel weg darf, steht unter Aufbewahrungsfristen.
Bei Verträgen ist die steuerliche Frist die kürzere. Ein Mietvertrag über 10 Jahre muss so lange greifbar sein, wie Ansprüche daraus entstehen können — und das geht regelmäßig über die 6 Jahre des Steuerrechts hinaus. Verträge gehören deshalb nicht in den automatischen Papierkorb, sondern bleiben liegen.
Wann die Frist beginnt
Nicht am Tag der Rechnung. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO, § 257 Abs. 5 HGB).
Ein Beispiel: Die Rechnung von Metro vom 14. März 2026 ist ein Buchungsbeleg, Frist 8 Jahre. Gerechnet wird ab dem 31. Dezember 2026. Die Rechnung darf also erst ab dem 1. Januar 2035 weg — fast 9 Jahre nach dem Einkauf.
Solange die Steuerfestsetzung noch offen ist, läuft die Aufbewahrungsfrist nicht ab (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Das passiert bei einer laufenden Betriebsprüfung, bei einem Einspruch oder bei einer vorläufigen Festsetzung. In diesen Fällen bleiben die Unterlagen liegen, auch wenn die Jahre rechnerisch abgelaufen sind.
Digital oder Papier
Beides ist erlaubt. Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz müssen im Original bleiben; alles andere dürfen Sie einscannen und das Papier danach vernichten (§ 147 Abs. 2 AO). Das nennt sich ersetzendes Scannen, und es setzt voraus, dass der Scan bildlich mit dem Original übereinstimmt und danach nicht mehr verändert werden kann.
Was digital aufbewahrt wird, muss drei Dinge erfüllen: unveränderbar, jederzeit lesbar und maschinell auswertbar. Ein Ordner mit PDFs auf dem Rechner erfüllt das nicht — Dateien lassen sich dort umbenennen, überschreiben und löschen, und niemand kann später belegen, dass es nicht passiert ist. Die Regeln dahinter heißen GoBD; wer sie im Detail nachlesen will, findet sie im Ratgeber zum GoBD-konformen Kassenbuch ausführlich erklärt.
E-Rechnungen: das Original ist die Datei
Seit 2025 verschiebt sich etwas, das lange klar war. Wenn eine Rechnung als E-Rechnung hereinkommt, ist die Datei der Beleg — nicht das, was Sie davon sehen.
Bei einer XRechnung ist das offensichtlich: Sie bekommen eine XML-Datei, die beim Doppelklick eine Wand aus Code zeigt. Bei ZUGFeRD ist es tückisch, denn eine ZUGFeRD-Rechnung sieht aus wie eine ganz gewöhnliche PDF. Die eigentlichen Rechnungsdaten stecken unsichtbar in ihr. Wer diese PDF im Reader öffnet und „Speichern unter" wählt, verliert in vielen Programmen genau diesen Teil — die Datei sieht danach aus wie vorher und ist als Beleg wertlos.
Das trifft vor allem die Rechnungen, die bei Ihnen ankommen — was dabei zu beachten ist, steht ausführlich unter Eingangsrechnungen aufbewahren. Deshalb gilt: Legen Sie immer die Originaldatei ab, direkt aus dem Mailanhang, ohne Umweg über eine Anzeige-Anwendung. Sie sind sich bei einer Datei nicht sicher? Ziehen Sie sie in den E-Rechnung-Prüfer — er zeigt in Sekunden, ob die strukturierten Daten noch drinstecken. Was beim Aufbewahren von E-Rechnungen sonst zu beachten ist, steht im Artikel E-Rechnung archivieren.
Was passiert, wenn Belege fehlen
Die Aufbewahrungspflicht ist keine Formsache. Fehlen Belege, darf das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen schätzen (§ 162 AO) — und eine Schätzung fällt selten zu Ihren Gunsten aus. Bei Eingangsrechnungen kommt der Vorsteuerabzug dazu: Ohne ordnungsgemäße Rechnung gibt es ihn nicht, und was Sie nicht mehr vorlegen können, wird zurückgefordert.
Dazu können Verzögerungsgeld (§ 146 Abs. 2c AO) und im Ernstfall der Vorwurf der Steuergefährdung treten. Der häufigste Fall ist allerdings unspektakulär und trifft kleine Betriebe am härtesten: Die Prüfung fragt nach einem Beleg von vor sechs Jahren, und niemand weiß mehr, wo er liegt.
Checkliste: Ihre Ablage im Griff
- Ich weiß, wo meine Eingangsrechnungen der letzten 8 Jahre liegen
- Empfangene E-Rechnungen liegen als Originaldatei ab, nicht als Ausdruck oder neu gedrucktes PDF
- Meine Kontoauszüge sind vollständig vorhanden, nicht nur im Online-Banking (Banken löschen nach Jahren)
- Verträge liegen getrennt und werden nicht nach 6 Jahren mit weggeräumt
- Die Ablage ist so, dass ein Dritter einen bestimmten Beleg in Minuten findet
- Niemand kann eine abgelegte Datei unbemerkt ändern oder löschen
Jeden Beleg an einem Ort, mit der richtigen Frist
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Keine Kreditkarte nötig
Häufige Fragen zur Aufbewahrungspflicht
Gilt die Aufbewahrungspflicht auch für Kleinunternehmer?
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Reicht es, wenn ich Belege einscanne und das Papier wegwerfe?
Muss ich Kontoauszüge aufbewahren?
Zählen E-Mails als Geschäftsbriefe?
Was ist, wenn ein Beleg fehlt?
Muss ich eine E-Rechnung ausdrucken und abheften?
Stand: September 2026. Rechtsgrundlagen: § 147 AO, § 146 AO, § 162 AO, § 257 HGB, § 14b UStG, Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) vom 23. Oktober 2024, GoBD (BMF-Schreiben vom 28. November 2019).
Die Pennio Redaktion schreibt über E-Rechnung, Rechnungsstellung und Umsatzsteuerrecht. Grundlage sind die aktuellen Gesetzestexte, die Norm EN 16931, die Spezifikationen von XRechnung und ZUGFeRD sowie die Veröffentlichungen des Bundesfinanzministeriums. Wir bauen selbst E-Rechnungs-Software und prüfen jede Aussage an den offiziellen Validatoren.
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