E-Rechnung an Landesbehörden: was die 16 Bundesländer verlangen

Ein Malerbetrieb in Hannover streicht ein Schulgebäude des Landes und schickt eine PDF-Rechnung. Das ist erlaubt. Derselbe Betrieb streicht 60 Kilometer weiter eine Landesliegenschaft in Nordrhein-Westfalen — dort wäre dieselbe PDF unzulässig. Der Unterschied steht in keiner bundesweiten Regel, sondern in 16 Landesverordnungen, die alle etwas anderes sagen.

Dieser Artikel beantwortet für jedes Bundesland eine einzige Frage: Müssen Sie elektronisch abrechnen, wenn Sie an eine Behörde dieses Landes liefern? Dazu, seit wann, ab welchem Betrag und über welchen Weg. Jede Angabe steht auf der Verordnung des jeweiligen Landes, verlinkt zum Nachlesen. Was eine XRechnung überhaupt ist und wie sie aufgebaut ist, erklärt der Leitfaden XRechnung.

Zwei Pflichten, die ständig verwechselt werden

Wer nach „E-Rechnungspflicht Behörde" sucht, findet meist den Satz, seit 2020 sei die E-Rechnung im öffentlichen Auftragswesen Pflicht. Das stimmt — nur meint es etwas anderes, als die meisten verstehen.

Die Empfangspflicht trifft die Behörde. Sie geht auf die Richtlinie 2014/55/EU zurück und verlangt, dass jede öffentliche Stelle E-Rechnungen annehmen und verarbeiten kann. Für Sie als Rechnungssteller heißt das nur: Die Behörde kann eine E-Rechnung verarbeiten, wenn Sie eine schicken.

Die Übermittlungspflicht trifft Sie. Sie sagt, dass Sie elektronisch abrechnen müssen, Papier und PDF also nicht mehr zulässig sind. Diese Pflicht musste jedes Land eigens anordnen — und die Hälfte hat es nicht getan.

Fast alle Verwechslungen im Netz entstehen an dieser Stelle: Aus „die Behörden müssen empfangen können" wird „Sie müssen elektronisch schicken". Die folgende Übersicht trennt beides.

Die Übersicht: alle 16 Länder

Gemeint ist jeweils die Rechnung an eine Landesbehörde. Für Städte und Gemeinden gelten oft eigene Regeln — mehr dazu unter Kommunen.

„Nein" heißt nicht „unerwünscht": Alle diese Länder nehmen E-Rechnungen entgegen, und viele werben dafür. Es heißt nur, dass niemand Sie zwingt.

Die drei Muster

Hinter den 16 Zeilen stecken drei Bauarten, die sich wiederholen.

Pflicht ohne Wertgrenze. Mecklenburg-Vorpommern und Rheinland-Pfalz verlangen die E-Rechnung ausdrücklich unabhängig vom Auftragswert — auch für 40 Euro Material. Nordrhein-Westfalen nennt ebenfalls keinen Betrag, nimmt aber Direktaufträge ohne Vergabeverfahren ganz aus.

Pflicht mit Kleinbetragsgrenze. Baden-Württemberg, Bremen, Hamburg, Hessen und das Saarland lassen kleine Rechnungen außen vor, in aller Regel bis 1.000 Euro netto. Die Grenze stammt fast überall aus dem Vergaberecht: Ein Direktauftrag bis 1.000 Euro ohne Umsatzsteuer darf ohne Vergabeverfahren vergeben werden (§ 14 UVgO), und was so vergeben wurde, darf meist auch auf Papier abgerechnet werden.

Nur Empfangspflicht. Bayern, Berlin, Brandenburg, Niedersachsen, Sachsen, Sachsen-Anhalt, Schleswig-Holstein und Thüringen haben die Lieferantenseite bewusst offengelassen. Die Verordnungen dieser Länder formulieren durchgehend „können", nicht „müssen".

Die acht Länder mit Pflicht

Baden-Württemberg

Pflicht seit dem 1. Januar 2022: „Rechnungssteller müssen den Rechnungsempfängern elektronische Rechnungen ausstellen und übermitteln" (§ 3 Abs. 1 ERechVOBW). Ausgenommen sind Rechnungen bis 1.000 Euro ohne Umsatzsteuer — diese Ausnahme ist bis zum 31. Dezember 2026 befristet. Ab dem 1. Januar 2027 sinkt die Grenze auf 250 Euro Gesamtbetrag, also brutto statt netto; bei 19 Prozent Umsatzsteuer entspricht das rund 210 Euro netto. Wichtig für Handwerksbetriebe: Ist eine Gemeinde oder ein Gemeindeverband beteiligt, gilt die Pflicht nicht. Eingereicht wird über den Zentralen Rechnungseingang des Landes.

Bremen

Pflicht seit dem 27. November 2020. Die Verordnung ist schon 2018 in Kraft getreten, die Pflicht für Lieferanten aber erst zwei Jahre später — „die Vertragspartner [sind] verpflichtet, E-Rechnungen und elektronische rechnungsbegründende Unterlagen auszustellen" (§ 3 Abs. 1 E-Rechnungs-VO). Ausgenommen sind Direktaufträge nach dem Vergaberecht, die das Land als Beschaffungen bis 1.000 Euro netto außerhalb eines Rahmenvertrags erläutert, dazu Barzahlungen und geheimhaltungsbedürftige Daten. Wer die Pflicht nicht erfüllen kann, kann sich auf Antrag befreien lassen. Eingereicht wird über das E-Rechnungsportal Bremen.

Hamburg

Pflicht seit dem 1. Januar 2022 — und sie steht nicht in der Verordnung, sondern im Gesetz: Vertragspartnerinnen und Vertragspartner sind „verpflichtet, elektronische Rechnungen zu übermitteln" (§ 1 Abs. 2 HmbERechG). Die Verordnung regelt nur das Wie. Ausgenommen sind Direktaufträge; den Betrag nennt Hamburg nicht selbst, sondern verweist auf das Bundesvergaberecht — dort sind es 1.000 Euro ohne Umsatzsteuer. Auch hier gibt es eine Befreiung bei unzumutbarer Härte. Eingereicht wird über Kasse.Hamburg, bevorzugt per Peppol.

Hessen

Pflicht seit dem 18. April 2024 — vier Jahre nach der Verordnung selbst, weil diese für Rechnungssteller ausdrücklich später in Kraft trat (§ 11 Abs. 2 E-Rech-V). Ausgenommen sind Direktaufträge bis 1.000 Euro ohne Umsatzsteuer, Barzahlungen sowie Verfahren der Gerichte und Staatsanwaltschaften.

Hessen ist der einzige Sonderfall beim Weg: Es gibt kein zentrales Portal. Das Land schreibt selbst, es gebe „keine zentrale Plattform für den Rechnungseingang für alle öffentlichen Auftraggeber", man verfolge den „Ansatz des dezentralen Rechnungseingangs" (Verwaltungsportal Hessen). An die Landesverwaltung geht die Rechnung per E-Mail an ein zentrales Postfach (bis 22 MB) oder über eine Upload-Lösung mit eigener Anmeldung. Bei allen anderen öffentlichen Auftraggebern in Hessen fragen Sie den Weg am besten vorher ab.

Mecklenburg-Vorpommern

Pflicht seit dem 1. April 2023, und zwar ohne jede Wertgrenze: „Rechnungsstellende müssen ab dem 1. April 2023 Rechnungen unabhängig vom Auftragswert […] ausstellen und übermitteln" (§ 3 Abs. 1 ERechVO M-V). Auch die 30-Euro-Rechnung für eine Reparatur muss also elektronisch kommen. Ausnahmen gibt es nur für Beschaffungen im Ausland ohne technische Möglichkeit und für geheimhaltungsbedürftige Daten. Das Land betreibt kein eigenes Portal, sondern nutzt die OZG-RE des Bundes mit.

Nordrhein-Westfalen

Das Land mit der längsten Pflicht: seit dem 1. April 2020, ohne Betragsgrenze. Ausgenommen sind nach § 6 der E-Rechnungsverordnung NRW zwei Fälle: Rechnungen aus einem Direktauftrag, der ohne Vergabeverfahren zustande kam, und geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten. Eine Euro-Grenze steht nicht in der Verordnung — sie ergibt sich mittelbar daraus, wann ein Direktauftrag zulässig ist. Eingereicht wird über das Vergabeportal des Landes, wofür Sie vorher ein Nutzerkonto brauchen.

Rheinland-Pfalz

Das jüngste Land in dieser Gruppe: Pflicht erst seit dem 1. April 2025, dann aber unabhängig vom Auftragswert (§ 3 Abs. 2 ERechVORP). Wer vor 2025 mit rheinland-pfälzischen Behörden gearbeitet hat und seither nichts geändert hat, rechnet also seit anderthalb Jahren falsch ab. Eingereicht wird über den Zentralen Rechnungseingang Rheinland-Pfalz.

Saarland

Pflicht seit dem 1. Januar 2022, mit einer Ausnahme für Direktaufträge bis 1.000 Euro netto und für Bar- und Sofortzahlungen. Diese Ausnahme ist ungewöhnlich weit befristet: Sie tritt erst mit Ablauf des 31. Dezember 2034 außer Kraft (§ 7 Abs. 2 ERechV SL). Ein eigenes Portal betreibt das Saarland nicht — es nutzt den Zentralen Rechnungseingang von Rheinland-Pfalz mit.

Die acht Länder ohne Pflicht

Bayern

Keine Übermittlungspflicht. Das Bayerische Digitalgesetz verpflichtet Auftraggeber, „den Empfang und die Verarbeitung digitaler Rechnungen" sicherzustellen (Art. 18 Abs. 2 BayDiG) — eine Gegennorm für Lieferanten gibt es weder im Gesetz noch in der Digitalverordnung. Die dort genannte Grenze von 1.000 Euro betrifft die Pflicht der Behörde, nicht Ihre.

Berlin

Keine Übermittlungspflicht, und das Land sagt es selbst so deutlich, dass man es zitieren kann: „Im Land Berlin besteht für die Rechnungsstellenden keine Verpflichtung, E-Rechnungen zu stellen." Auf die Frage, ob weiter Papierrechnungen möglich sind, antwortet die Senatsverwaltung für Finanzen schlicht mit „Ja" (FAQ E-Rechnung). Die Verordnung formuliert entsprechend: Rechnungssteller „können" elektronisch abrechnen. Wer freiwillig will, nutzt die OZG-RE.

Brandenburg

Keine Übermittlungspflicht — „Rechnungsstellende können Rechnungen […] in elektronischer Form ausstellen und übermitteln" (§ 3 Abs. 1 BbgERechV). Verpflichtend ist nur die Empfangsseite, diese allerdings unabhängig vom Auftragswert. Ein eigenes Landesportal gibt es nicht; Brandenburg nutzt die OZG-RE des Bundes mit.

Niedersachsen

Keine Übermittlungspflicht. Die Verordnung regelt ausschließlich, was die Empfänger bereitstellen müssen: „Rechnungsempfänger müssen die Übermittlung elektronischer Rechnungen mindestens per E-Mail oder per Webupload ermöglichen" (§ 3 Abs. 1 NERechVO). Dass Anbieter im Netz von einer „E-Rechnungspflicht Niedersachsen" schreiben, ändert daran nichts — im Verordnungstext steht sie nicht.

Sachsen

Keine Übermittlungspflicht. Das Sächsische E-Government-Gesetz regelt in § 3a nur den elektronischen Rechnungsempfang; die Durchführungsverordnung macht von der Möglichkeit, eine Lieferantenpflicht anzuordnen, keinen Gebrauch (SächsEGovG). Die Behörden sind an ein Rechnungseingangsportal angebunden, einen eigenen Markennamen trägt es nicht.

Sachsen-Anhalt

Keine Übermittlungspflicht — das Gesetz legt die Pflicht, E-Rechnungen „zu empfangen und zu verarbeiten", ausdrücklich dem Auftraggeber auf, nicht dem Lieferanten. Das Land selbst spricht Rechnungsstellenden gegenüber von der „Möglichkeit" der elektronischen Übermittlung, die seit dem 18. April 2020 besteht (Ministerium für Infrastruktur und Digitales). Wer sie nutzen will, reicht über das Serviceportal des Landes ein.

Schleswig-Holstein

Keine Übermittlungspflicht aus Landesrecht: Die E-Rechnungsverordnung des Landes regelt den Empfang, und wo sie Lieferanten anspricht, tut sie es als Soll-Vorschrift. Trotzdem werden Sie hier auf die Pflicht ab 2025 hingewiesen — Landesstellen berufen sich dabei auf die allgemeine Umsatzsteuerregel, nicht auf eine Landesnorm. Der Unterschied ist keine Wortklauberei: Er entscheidet darüber, ob die Pflicht überhaupt für Ihren Auftrag gilt (siehe unten). Eingereicht wird über das E-Rechnungsportal des Landes.

Thüringen

Keine Übermittlungspflicht. Der einschlägige Paragraf der Thüringer E-Rechnungsverordnung trägt die Überschrift „Empfang von elektronischen Rechnungen" (Verordnung, PDF) — eine Norm, die Rechnungssteller verpflichtet, gibt es nicht. Wer den elektronischen Weg nutzt, muss sich am Zentralen Rechnungseingangsportal registrieren.

Was daneben immer gilt

Beim Bund ist die Sache eindeutig. Wer für eine Bundesbehörde arbeitet, rechnet seit dem 27. November 2020 elektronisch ab, ausgenommen Direktaufträge bis 1.000 Euro netto (§ 3 Abs. 3 ERechV). Der Weg führt über die OZG-RE. Wie das im Einzelnen abläuft, steht in Rechnung an Behörden.

Die allgemeine E-Rechnungspflicht ist eine andere Baustelle. Seit 2025 müssen Unternehmen untereinander E-Rechnungen ausstellen (§ 14 UStG); Übergangsfristen laufen je nach Umsatz bis Ende 2026 oder Ende 2027. Diese Pflicht gilt für „Umsätze zwischen inländischen Unternehmern". Eine Behörde ist das nicht automatisch: Handelt sie hoheitlich — die Schulverwaltung, das Straßenbauamt —, greift die Umsatzsteuerregel nicht, und es bleibt bei dem, was die Verordnung des Landes sagt. Betreibt dieselbe Stadt dagegen Stadtwerke oder ein Schwimmbad, tritt sie als Unternehmerin auf, und die allgemeine Pflicht greift wie bei jedem anderen Geschäftskunden. Was dabei zu beachten ist, steht unter E-Rechnungspflicht.

Das Format ist überall dasselbe. Verlangt wird die XRechnung; viele Portale nehmen zusätzlich ZUGFeRD ab Profil EN 16931. Pflichtangabe ist die Leitweg-ID im Feld BT-10 — ohne sie weist das Portal die Rechnung ab, unabhängig davon, ob Sie in Bayern oder in Bremen sitzen.

Kommunen sind oft ein eigener Fall

Die Tabelle gilt für Landesbehörden. Städte, Gemeinden und Landkreise fallen häufig nicht darunter: Baden-Württemberg nimmt Gemeinden und Gemeindeverbände ausdrücklich von der Pflicht aus, in Hessen richten Kommunen ihre Eingangswege selbst ein, und in mehreren Ländern gelten für den kommunalen Bereich eigene Übergangsfristen. Wenn Ihr Auftraggeber ein Rathaus ist, fragen Sie dort nach — die Landesregel beantwortet Ihre Frage nicht.

Was Sie vor der ersten Rechnung klären

1. Wer ist der Auftraggeber genau? Land, Kommune oder Bund — davon hängt alles Weitere ab.
2. Welches Portal, welche Leitweg-ID? Beides nennt Ihnen der Auftraggeber. Beides gehört in die Kundenstammdaten, nicht auf einen Zettel.
3. Braucht das Portal eine Registrierung? In Nordrhein-Westfalen und bei der Upload-Lösung in Hessen ja, und das dauert.
4. Liegt der Auftrag unter der Wertgrenze? Dann dürfen Sie meist auf Papier abrechnen — müssen aber nicht. Elektronisch geht immer.
5. Wie erstellen Sie die Datei? Von Hand geht das nicht sinnvoll; XRechnung erstellen beschreibt die Wege, und ein Rechnungsprogramm für E-Rechnungen nimmt Ihnen die Formatfrage ganz ab.