E-Rechnung Formate: XRechnung, ZUGFeRD, EN 16931 im Überblick
Welche E-Rechnungsformate es gibt, was EN 16931, UBL und CII bedeuten, warum XRechnung und ZUGFeRD beide gelten und welches Format Sie wann wählen.
XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, EN 16931, UBL, CII, Peppol – wer sich zum ersten Mal mit der E-Rechnung beschäftigt, trifft auf ein halbes Dutzend Namen und die Frage, welcher davon jetzt gemeint ist. Die gute Nachricht: Dahinter steckt eine einzige Norm, und in Deutschland laufen alle Wege auf zwei Formate hinaus. Dieser Artikel ordnet die Begriffe, erklärt, welche Datei rechtlich als E-Rechnung zählt und welche nicht, und hilft bei der Frage, welches Format Sie an welchen Empfänger schicken.
- Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Format nach § 14 Abs. 1 UStG, das der Norm EN 16931 entspricht oder mit ihr interoperabel ist.
- Die Norm kennt zwei technische Syntaxen: UBL und CII. Beide sind XML.
- In Deutschland sind zwei Formate gebräuchlich: XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML, identisch mit Factur-X).
- Keine E-Rechnung sind PDF ohne XML, Word-Dateien, Scans, Bilder und der Text einer E-Mail. Sie gelten seit 2025 als „sonstige Rechnung".
- Für Behörden XRechnung, für Unternehmen ZUGFeRD – wer beides aus einer Rechnung erzeugt, muss sich nicht entscheiden.
Was das Gesetz unter „Format" versteht
§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG definiert die E-Rechnung als Rechnung, die „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht". Welches Format das sein darf, steht in Satz 6 – und dort gibt es zwei Wege:
- Das Format entspricht der europäischen Norm EN 16931 und ihrer Syntaxenliste.
- Aussteller und Empfänger vereinbaren ein anderes Format – vorausgesetzt, es ist mit der Norm interoperabel, also lässt sich daraus eine EN-16931-konforme Rechnung richtig und vollständig extrahieren.
Der zweite Weg ist der Sonderfall für eingespielte Datenaustauschverfahren (dazu unten). Für kleine und mittlere Unternehmen zählt der erste: Das Format muss die Norm erfüllen. Was die E-Rechnung grundsätzlich ist und wer sie wann ausstellen muss, erklärt der Leitfaden E-Rechnung.
Die Norm: EN 16931
Die EN 16931 ist eine europäische Norm, entstanden aus der EU-Richtlinie 2014/55 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen. Sie legt ein semantisches Datenmodell fest: rund 160 Informationen, die eine Rechnung enthalten kann, jede mit einer Kennung („Business Term") und der Angabe, ob sie Pflicht, bedingt oder optional ist. BT-1 ist die Rechnungsnummer, BT-2 das Rechnungsdatum, BT-9 das Fälligkeitsdatum, BT-27 der Name des Verkäufers.
Die Norm sagt also, was in einer E-Rechnung steht. Wie die Datei technisch aussieht, regeln die Syntaxen.
Die zwei Syntaxen: UBL und CII
Die Norm erlaubt genau zwei technische Umsetzungen, beide XML:
UBL (Universal Business Language) ist ein OASIS-Standard, der weltweit für Geschäftsdokumente genutzt wird. Ein UBL-Feld sieht so aus: <cbc:ID>0018-2609-MEIER</cbc:ID>.
CII (Cross Industry Invoice) stammt vom UN/CEFACT und ist stärker auf den Rechnungsaustausch im Handel ausgerichtet. Dasselbe Feld heißt hier <ram:ID>0018-2609-MEIER</ram:ID>.
Beide Syntaxen tragen dieselben Daten mit anderen Tag-Namen. Für Sie als Aussteller ist die Syntax keine bewusste Entscheidung – sie ergibt sich aus dem Format.
CIUS und Erweiterungen
Weil die Norm für 27 Länder gilt, ist sie breit angelegt. Jedes Land darf eine CIUS (Core Invoice Usage Specification) definieren: eine Einschränkung mit nationalen Regeln, etwa zusätzlichen Pflichtfeldern. Die XRechnung ist eine solche CIUS. Umgekehrt gibt es Erweiterungen, die Felder ergänzen, welche die Norm nicht kennt – ZUGFeRD EXTENDED ist eine.
Die deutschen Formate
XRechnung: reines XML
Die XRechnung ist die deutsche CIUS der EN 16931, herausgegeben von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards). Sie ist eine reine XML-Datei, wahlweise in UBL oder CII, ohne für Menschen lesbaren Teil. Wer sie öffnet, sieht Code; zum Lesen braucht man einen Viewer.
Die XRechnung ist bei Rechnungen an Bundesbehörden Pflicht (E-Rechnungsverordnung) und bei den meisten Landes- und Kommunalbehörden ebenso. Sie verlangt zusätzlich zur Norm einige Angaben, allen voran die Leitweg-ID des Behördenempfängers. Im B2B ist sie genauso gültig wie jedes andere normkonforme Format. Alles Weitere im Leitfaden XRechnung.
ZUGFeRD und Factur-X: hybrides Format
ZUGFeRD ist eine PDF/A-3-Datei, in die ein XML in CII-Syntax eingebettet ist. Der Empfänger öffnet die PDF und sieht eine gewohnte Rechnung; seine Software zieht das XML heraus und verbucht die Daten. Rechtlich zählt das XML – bei Abweichungen zwischen PDF und XML gilt der strukturierte Teil.
ZUGFeRD ist seit Version 2.1 technisch identisch mit dem französischen Factur-X; das eingebettete XML heißt in beiden factur-x.xml. Als E-Rechnung gilt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 in den Profilen BASIC, EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG; MINIMUM und BASIC WL sind zu knapp. Welche Versionen und Profile es gibt, erklärt der Artikel ZUGFeRD-Format und Versionen; den Überblick liefert der Leitfaden ZUGFeRD.
Der Unterschied in einem Satz
XRechnung ist nur die Daten, ZUGFeRD ist die Daten plus eine lesbare Hülle. Inhaltlich erfüllen beide dieselbe Norm; ein Programm, das beide erzeugt, füllt aus derselben Rechnung zwei Dateien. Die Gegenüberstellung mit Empfehlungen je Kundentyp steht im Artikel XRechnung oder ZUGFeRD?.
Was kein E-Rechnungsformat ist
Seit dem 1. Januar 2025 ist jede Rechnung, die nicht strukturiert nach EN 16931 vorliegt, eine „sonstige Rechnung" (§ 14 Abs. 1 Satz 4 UStG). Das betrifft mehr, als viele denken:
- PDF ohne eingebettetes XML – auch wenn sie aus einem Rechnungsprogramm kommt und perfekt aussieht
- Word- oder Excel-Dateien
- Scans und Fotos einer Papierrechnung
- Bilddateien (JPG, PNG)
- Der Text einer E-Mail, in der die Rechnungsdaten stehen
- Papier
Die Rechnungs-PDF, die viele Unternehmen seit Jahren verschicken, verliert damit ihren Status. Sie darf während der Übergangsfristen weiter ausgestellt werden, erfüllt aber die Pflicht ab 2027 beziehungsweise 2028 nicht. Wer glaubt, seine PDF ließe sich nachträglich in eine E-Rechnung verwandeln, sollte den Artikel PDF in E-Rechnung umwandeln lesen – die Antwort ist ernüchternd.
Eine PDF, die den Titel „E-Rechnung" trägt, ist trotzdem eine sonstige Rechnung, wenn ihr das XML fehlt. Entscheidend ist ausschließlich, ob ein strukturierter Datensatz nach EN 16931 vorliegt – nicht, was auf der Datei steht.
Sonderfälle
EDI und EDIFACT
Große Unternehmen tauschen Rechnungen seit Jahrzehnten per EDI (Electronic Data Interchange), oft im Format EDIFACT. Das ist strukturiert, entspricht aber nicht der EN 16931. Solche Verfahren bleiben nach § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG zulässig, wenn beide Seiten es vereinbaren und die Daten sich richtig und vollständig in ein EN-16931-konformes Format extrahieren lassen. Für kleine Unternehmen spielt der Fall kaum eine Rolle – wer EDI nutzt, weiß es.
Peppol BIS Billing
Peppol ist zunächst ein europäisches Netzwerk zur Übertragung von Geschäftsdokumenten über zertifizierte Zugangsanbieter, ohne E-Mail. Daneben gibt es das Format Peppol BIS Billing 3.0, eine eigene CIUS der EN 16931 in UBL-Syntax, die international eingesetzt wird. Deutsche Behörden nehmen über Peppol auch XRechnungen an. Für kleine und mittlere Unternehmen mit inländischen Kunden ist Peppol selten nötig.
Der Blick zu den Nachbarn
Frankreich nutzt Factur-X, das mit ZUGFeRD identisch ist – wer an französische Kunden fakturiert, ist mit ZUGFeRD gut aufgestellt. Italien verwendet FatturaPA, ein eigenes XML-Format über die staatliche Plattform SdI, das nicht auf der EN 16931 basiert. Viele weitere Länder setzen auf Peppol BIS Billing. Für die deutsche E-Rechnungspflicht spielt das keine Rolle: Sie gilt nur zwischen inländischen Unternehmen.
Welches Format für welchen Empfänger?
Die Formatfrage entscheidet sich beim Empfänger, nicht beim Aussteller:
| Empfänger | Format | Warum |
|---|---|---|
| Bundes-, Landes- oder Kommunalbehörde | XRechnung | Vorgeschrieben; Portale wie ZRE und OZG-RE nehmen nur normkonformes XML mit Leitweg-ID an. ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG geht meist ebenfalls. |
| Unternehmen mit E-Rechnungs-Software | ZUGFeRD (oder XRechnung) | Die Buchhaltung liest das XML automatisch, in beiden Formaten. |
| Kleines Unternehmen, Handwerker, Praxis | ZUGFeRD | Der Empfänger kann die PDF lesen, auch ohne E-Rechnungs-Software. Ab 2028 liest seine Software das XML mit. |
| Konzern, Einkaufsplattform | Nachfragen | Die Anforderung steht in den Lieferantenbedingungen; oft XRechnung, oft beides. |
| Unbekannt oder gemischt | Beides | Ein Programm, das aus derselben Rechnung ZUGFeRD und XRechnung erzeugt, deckt jeden Fall ab. |
| Privatperson | frei | Keine E-Rechnungspflicht im B2C; PDF und Papier bleiben erlaubt. |
Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen heißt das: ZUGFeRD als Standard, XRechnung für die Behörde. Wer sein Rechnungsprogramm so wählt, dass es beides ohne Umschalten erzeugt, hat die Formatfrage ein für alle Mal beantwortet.
Der Übertragungsweg ist keine Formatfrage
Ein häufiges Missverständnis: Viele glauben, eine E-Rechnung brauche ein Portal, eine Schnittstelle oder ein besonderes Netzwerk. Das Gesetz schreibt keinen Übertragungsweg vor. Eine E-Rechnung darf per E-Mail verschickt werden, per Download-Link, über eine Schnittstelle oder per Peppol – entscheidend ist die Datei, nicht der Weg. Sie hängen die ZUGFeRD-PDF oder die XRechnung an eine E-Mail, wie bisher die PDF. Nur Behörden geben den Weg vor: über ihr Rechnungseingangsportal oder Peppol.
- Meine Rechnungsdatei enthält ein XML nach EN 16931 – als XRechnung oder eingebettet in eine ZUGFeRD-PDF
- Bei ZUGFeRD: Version 2.0.1 oder neuer, Profil EN 16931 (nicht MINIMUM oder BASIC WL)
- Bei Behörden: XRechnung mit Leitweg-ID des Empfängers
- Die Datei wurde vor dem Versand gegen den offiziellen Prüfer validiert
- Ich weiß, dass eine PDF ohne XML seit 2025 eine sonstige Rechnung ist
Beide Formate, eine Rechnung
Pennio erzeugt aus jeder festgeschriebenen Rechnung eine ZUGFeRD-PDF/A-3 im Profil EN 16931 und eine XRechnung – aus derselben Eingabe, ohne Formatwahl. Beide Dateien werden gegen den KoSIT-Validator und Mustangproject geprüft, bevor sie rausgehen.
Keine Kreditkarte nötig
Häufige Fragen
Welche E-Rechnungsformate gibt es in Deutschland?
Ist eine PDF-Rechnung ein E-Rechnungsformat?
Was ist die EN 16931?
Welches Format sollte ich als kleines Unternehmen wählen?
Muss ich E-Rechnungen über ein Portal oder Peppol verschicken?
Stand: September 2026. Rechtsgrundlagen: § 14 Abs. 1 Satz 3, 4 und 6 UStG, § 27 Abs. 38 UStG, E-Rechnungsverordnung (ERechV), Richtlinie 2014/55/EU, EN 16931-1 und CEN/TS 16931-2, BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, XRechnung-Spezifikation 3.0 (KoSIT), ZUGFeRD-Spezifikation 2.3 (FeRD).
Die Pennio Redaktion schreibt über E-Rechnung, Rechnungsstellung und Umsatzsteuerrecht. Grundlage sind die aktuellen Gesetzestexte, die Norm EN 16931, die Spezifikationen von XRechnung und ZUGFeRD sowie die Veröffentlichungen des Bundesfinanzministeriums. Wir bauen selbst E-Rechnungs-Software und prüfen jede Aussage an den offiziellen Validatoren.
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