E-Rechnung-Software: Woran Sie ein Programm erkennen, das es richtig macht

„E-Rechnung ready" steht inzwischen auf jeder Produktseite. Was dahintersteckt, reicht von „erzeugt beide Formate, validiert gegen KoSIT" bis zu „hängt ein XML an die PDF, das kein Empfängersystem liest". Der Unterschied fällt erst auf, wenn die Rechnung zurückkommt. Dieser Artikel gibt Ihnen acht Prüffragen, mit denen Sie eine E-Rechnung-Software in zehn Minuten beurteilen können – und sagt, was sie kosten darf.

Was eine E-Rechnung-Software leisten muss

Die Grundaufgabe klingt einfach: Aus den Rechnungsdaten eine Datei erzeugen, die der Norm EN 16931 entspricht und die der Empfänger maschinell einlesen kann. In der Praxis stecken darin mehrere Hürden: Die Norm hat viele Felder – die meisten optional, nur ein Kern verpflichtend. Zwei Formate (ZUGFeRD, XRechnung) mit je eigenen Profilen und Versionen. Codes statt Text für Steuerkategorien, Mengeneinheiten, Rechnungstypen. Und Regeln, die ein Programm prüfen muss, bevor die Datei rausgeht – sonst weist der Empfänger sie ab.

Was eine E-Rechnung ist, erklärt der Leitfaden E-Rechnung. Hier geht es darum, wie Sie erkennen, ob ein Programm sie beherrscht.

Acht Prüffragen

1. Erzeugt es ZUGFeRD und XRechnung?

Beides, nicht eines. ZUGFeRD (PDF mit XML) für Kunden, die die Rechnung auch lesen wollen; XRechnung (reines XML) für Behörden und alle, die es verlangen. Manche Programme können nur eines – dann brauchen Sie für den anderen Fall ein zweites Werkzeug. Den Unterschied erklärt der Artikel XRechnung oder ZUGFeRD?.

2. In welcher Version und welchem Profil?

ZUGFeRD ab Version 2.0.1 gilt nach dem BMF-Schreiben vom 15.10.2025 als vollständige E-Rechnung – mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC WL, die keine Rechnungspositionen abbilden. Das schließt neben EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG auch das schlankere Profil BASIC mit ein. XRechnung in der aktuellen Version (Stand 2026: 3.0.x). Ein Programm, das ZUGFeRD 1.0 oder das Profil MINIMUM bzw. BASIC WL erzeugt, ist nicht normkonform. Fragen Sie nach, und lassen Sie sich die Antwort nicht mit „wir sind E-Rechnung-ready" ersetzen.

3. Validiert es die Datei?

Der offizielle Prüfer für XRechnung ist der KoSIT-Validator, betrieben von der KoSIT selbst. Für ZUGFeRD gibt es keine amtlich vorgeschriebene Prüfsoftware – laut FeRD-FAQ spricht das BMF „aus Gründen der Gleichbehandlung aller Marktteilnehmer … keine Empfehlung für eine bestimmte Validierungssoftware aus". Verbreitet im Einsatz ist das Open-Source-Werkzeug Mustangproject. Ein gutes Programm prüft jede erzeugte Datei gegen einen dieser Prüfer – oder eine gleichwertige Prüfung – bevor sie verschickt wird. Fragen Sie: Gegen welchen Validator wird geprüft? Wenn die Antwort „gegen unseren eigenen" lautet, testen Sie die Datei selbst im ELSTER-Viewer oder mit dem Quba-Viewer, siehe E-Rechnung prüfen.

4. Prüft es die Pflichtfelder vor dem Ausstellen?

Eine E-Rechnung mit fehlendem Pflichtfeld – fehlende elektronische Adresse des Empfängers (in der Praxis meist die E-Mail-Adresse), fehlendes Fälligkeitsdatum oder fehlende Zahlungsbedingung, fehlende Leitweg-ID bei Behörden – ist ungültig. Die Prüfung gehört vor das Festschreiben, nicht danach: Ist die Nummer erst gezogen und die Rechnung raus, geht die Korrektur nur noch über Storno. Testen Sie: Lassen Sie ein Feld leer und klicken Sie auf „Festschreiben". Ein gutes Programm sagt Ihnen, welches Feld fehlt.

5. Kennt es die Steuerbefreiungen korrekt?

Kleinunternehmer nach § 19 UStG, Reverse Charge, innergemeinschaftliche Lieferungen – jede Befreiung hat nach der XRechnung-Spezifikation 3.0.2 eine eigene Steuerkategorie (E, AE, K) und einen Befreiungsgrund. Ein Programm, das Kleinunternehmer mit „0 % Umsatzsteuer" auf den Normalsatz-Code statt auf Kategorie E abbildet, erzeugt Dateien, die der Validator ablehnt. Prüfen Sie den Kleinunternehmer-Fall, wenn er Sie betrifft.

6. Stimmen PDF und XML überein?

Bei ZUGFeRD müssen der sichtbare PDF-Teil und das eingebettete XML dieselben Werte tragen – Rechnungsnummer, Beträge, Steuern. Programme, die PDF und XML aus verschiedenen Quellen erzeugen, produzieren Abweichungen. Das erkennen Sie, indem Sie das XML mit einem Viewer öffnen und mit der PDF vergleichen.

7. Wie funktioniert Storno in der E-Rechnung?

Eine Stornorechnung ist in der E-Rechnung eine Rechnung mit dem Typcode 384 und einem maschinenlesbaren Verweis auf das Original (BT-25). Ein Programm, das Storno kennt, setzt beides automatisch. Ein Programm, das die festgeschriebene Rechnung einfach ändern lässt, hat das Prinzip nicht verstanden. Mehr im Artikel Stornorechnung schreiben.

8. Wo liegen die Dateien danach?

E-Rechnungen müssen acht Jahre als Datei aufbewahrt werden. Das Programm sollte XML und PDF jeder festgeschriebenen Rechnung unveränderbar archivieren – und Ihnen beim Ausstieg alles herausgeben.

Der Zehn-Minuten-Test

1. Kostenlos registrieren.
2. Firma und einen Kunden mit E-Mail-Adresse anlegen.
3. Eine Rechnung mit zwei Positionen schreiben, eine davon mit 7 % Steuer.
4. Festschreiben. Fragt das Programm nach fehlenden Feldern?
5. ZUGFeRD und XRechnung herunterladen.
6. Die XRechnung im ELSTER-Viewer öffnen: Wird sie ohne Fehler angezeigt?
7. Die ZUGFeRD-PDF im PDF-Reader öffnen: Ist der XML-Anhang da? Stimmen die Werte?
8. Die Rechnung stornieren: Entsteht eine Stornorechnung mit neuer Nummer und Bezug?

Was in diesen acht Schritten hakt, hakt später jeden Tag.

Was E-Rechnung-Software kostet

Die folgenden Bänder sind Listenpreise der geprüften Anbieter, Stand September 2026 – Aktionspreise sind niedriger, aber keine Dauerpreise.

Kostenlos: Online-Generatoren, die aus einem Formular eine Datei machen. Kein Kundenstamm, kein Nummernkreis, kein Archiv. Für die gelegentliche Rechnung an eine Behörde brauchbar. Manche Freemium-Tarife etablierter Anbieter haben die E-Rechnung inzwischen auch im Gratis-Umfang – meist mit einer engen Mengengrenze von wenigen Belegen im Monat.

5 bis 12 Euro im Monat: Reine Rechnungsprogramme mit E-Rechnung als Standard. Die richtige Klasse für kleine Unternehmen und Selbstständige, die die Buchhaltung abgeben.

15 bis 40 Euro im Monat: Buchhaltungspakete mit Rechnungsmodul und E-Rechnung. Sinnvoll, wenn Sie die Buchhaltung selbst im Programm machen.

Einmalkauf: Bei E-Rechnungen problematisch, weil sich die Formate weiterentwickeln. Ohne Update-Abo erzeugt das Programm irgendwann veraltete Dateien.

Was ein Rechnungsprogramm sonst können sollte, steht im Leitfaden Rechnungsprogramm.

Was Pennio hier tut

Pennio E-Rechnung erzeugt aus jeder festgeschriebenen Rechnung eine ZUGFeRD-PDF (Profil EN 16931, PDF/A-3) und eine XRechnung. Beide werden gegen den KoSIT-Validator und Mustangproject geprüft – dieselben Werkzeuge, mit denen Behörden und Steuerberater prüfen. Die Pflichtfelder werden vor dem Nummernzug geprüft, Kleinunternehmer und Reverse Charge sind als Steuerkategorien korrekt abgebildet, Storno setzt Typcode und Bezug automatisch, und jede Datei liegt für die gesetzliche Frist im Archiv – zusammen mit den Eingangsrechnungen, die Sie hineinziehen.

Häufige Fragen