Eingangsrechnungen aufbewahren: 8 Jahre, im Original, auch als Datei

Ihre eigenen Rechnungen haben Sie im Griff — die schreiben Sie schließlich selbst. Der größere Stapel ist der andere: die Rechnung von Metro, die Abrechnung vom Getränkehändler, die Handwerkerrechnung für die kaputte Kühlung, die Telefonrechnung, die Rechnung vom Steuerberater. Dieser Artikel erklärt, wie lange diese Eingangsrechnungen liegen bleiben müssen, was sich seit 2025 geändert hat und warum bei vielen von ihnen der Ausdruck nicht mehr genügt.

Warum die fremden Rechnungen die schwierigeren sind

Eine Ausgangsrechnung entsteht in Ihrem Programm, bekommt dort eine Nummer und bleibt dort liegen. Eine Eingangsrechnung kommt von außen: per Mail, im Briefkasten, als Anhang in einem Kundenportal, manchmal als Link, den man anklicken muss. Sie hat kein Zuhause, bis Sie ihr eines geben.

Genau deshalb ist sie der häufigste Fund bei einer Betriebsprüfung. Nicht, weil jemand etwas verbergen wollte — sondern weil die Rechnung von Metro vom März 2021 in einem Mailpostfach liegt, das es nicht mehr gibt.

Wie lange: 8 Jahre

Eingangsrechnungen sind Buchungsbelege. Die Frist beträgt 8 Jahre (§ 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO) und beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 147 Abs. 4 AO).

Ein Beispiel: Die Rechnung von Metro vom 14. März 2026 wird ab dem 31. Dezember 2026 gerechnet. Sie darf ab dem 1. Januar 2035 weg — fast 9 Jahre nach dem Einkauf.

Bis Ende 2024 galten hier 10 Jahre. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Frist zum 1. Januar 2025 auf 8 Jahre verkürzt, allerdings nur für Belege, deren Frist damals noch lief. Eine Übersicht aller Fristen steht im Leitfaden Belege aufbewahren.

Was am Beleg hängt: der Vorsteuerabzug

Für Unternehmen, die Umsatzsteuer abführen, ist die Eingangsrechnung mehr als ein Nachweis — sie ist die Voraussetzung dafür, sich die enthaltene Umsatzsteuer zurückzuholen (§ 15 UStG). Ohne ordnungsgemäße Rechnung kein Vorsteuerabzug.

Und der wird rückwirkend geprüft. Wenn bei einer Prüfung im Jahr 2031 die Rechnungen aus 2026 fehlen, wird die damals gezogene Vorsteuer zurückgefordert, verzinst mit 0,15 % pro Monat (§ 233a, § 238 AO). Bei einem Betrieb, der monatlich für ein paar Tausend Euro einkauft, ist das schnell eine Summe, die wehtut.

Seit 2025: Ihre Rechnung sieht aus wie eine PDF — und ist trotzdem eine E-Rechnung

Das ist der Punkt, an dem die meisten falsch liegen.

Seit dem 1. Januar 2025 dürfen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen verschicken, ohne vorher zu fragen. Viele größere Lieferanten tun das längst. Und weil das Format ZUGFeRD heißt und eine ZUGFeRD-Rechnung eine ganz gewöhnlich aussehende PDF ist, merkt der Empfänger nichts davon: Er öffnet den Anhang, sieht eine Rechnung, druckt sie oder legt sie ab wie immer.

Unsichtbar steckt in dieser PDF aber eine zweite Fassung derselben Rechnung — ein strukturierter Datensatz, den eine Buchhaltung einlesen kann. Und rechtlich ist dieser Datensatz der Beleg. Bei Abweichungen zwischen dem, was man sieht, und dem, was in den Daten steht, gilt der strukturierte Teil.

Daraus folgt eine Regel, die einfach klingt und trotzdem täglich gebrochen wird:

Woher wissen Sie, ob eine PDF auf Ihrem Rechner noch die Daten enthält? Ziehen Sie sie in den E-Rechnung-Prüfer. Findet er Absender, Positionen und Summen, ist das Original intakt. Findet er nichts, halten Sie eine gewöhnliche PDF in der Hand — und sollten den Lieferanten um eine neue Datei bitten, solange er sie noch hat.

Kommt die Rechnung als XRechnung, ist die Lage eindeutiger: Sie bekommen eine XML-Datei, die beim Doppelklick Code zeigt. Wie Sie sie lesbar machen, steht im Artikel E-Rechnung empfangen, öffnen und aufbewahren.

Ab 2027 wird der Ausnahmefall zum Normalfall

Bisher ist es die Entscheidung Ihres Lieferanten, ob er eine E-Rechnung schickt. Das ändert sich: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz ihre Rechnungen an andere Unternehmen als E-Rechnung ausstellen, ab 2028 alle übrigen (§ 14 UStG; die vollständigen Fristen stehen im Artikel E-Rechnungspflicht).

Über dieser Schwelle liegen genau die Lieferanten, bei denen kleine Betriebe einkaufen: Großhändler, Getränkelieferanten, Energieversorger, Telekommunikationsanbieter, Leasinggesellschaften. Für einen Gastronomen oder eine Werkstatt heißt das: Ab Januar 2027 kommt der überwiegende Teil der Eingangsrechnungen als Datei.

Wer bis dahin eine Ablage hat, in die Dateien im Original hineingehen, merkt von der Umstellung wenig. Wer weiter ausdruckt und abheftet, sammelt zwei Jahre lang Belege, die im Ernstfall nicht zählen.

Wie eine Ablage aussieht, die trägt

Drei Anforderungen stellt das Gesetz an eine digitale Ablage: unveränderbar, jederzeit lesbar, maschinell auswertbar. Ein Ordner mit PDFs auf dem Rechner erfüllt keine davon zuverlässig — Dateien lassen sich umbenennen, überschreiben und löschen, und niemand kann später nachweisen, dass es nicht passiert ist.

Was eine Ablage praktisch leisten muss:

• Das Original bleibt unangetastet. Kein Umwandeln, kein Neu-Speichern, kein Komprimieren der Datei.
• Nachträgliche Änderungen sind ausgeschlossen oder werden zumindest protokolliert. Ein Prüfsummen-Nachweis je Datei ist der übliche Weg.
• Die Frist hängt am Beleg, nicht an Ihrem Gedächtnis. Eine Rechnung hat 8 Jahre, ein Vertrag 6 — wer das im Kopf führt, räumt irgendwann das Falsche weg.
• Auffindbar in Minuten. Eine Prüfung fragt nach einem bestimmten Beleg, nicht nach einem Ordner.
• Kein Ende bei Anbieterwechsel. Sie müssen die Belege exportieren können, sonst hängt Ihre Aufbewahrungspflicht an einem Vertrag.

Wie das für empfangene E-Rechnungen im Detail aussieht, steht im Artikel E-Rechnung archivieren.

Häufige Fragen

Stand: September 2026. Rechtsgrundlagen: § 14 UStG, § 14b Abs. 1 UStG, § 15 UStG, § 147 AO, § 233a und § 238 AO, Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) vom 23. Oktober 2024.