E-Rechnung für Kleinunternehmer: Pflicht, Ausnahme und warum Sie trotzdem sollten

Die kurze Antwort kennen Sie vermutlich schon: Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Die meisten Ratgeber hören an dieser Stelle auf. Dabei beginnt hier die eigentlich interessante Frage: Warum stellen immer mehr Kleinunternehmer trotzdem E-Rechnungen aus – und was passiert mit denen, die es nicht tun, wenn ihre Kunden ab 2027 umstellen? Dieser Artikel erklärt die Rechtslage vollständig und dann das, was die anderen weglassen.

Die Rechtslage in drei Sätzen

Erstens: Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft von der Pflicht befreit, E-Rechnungen auszustellen. Das steht seit 2025 in § 34a Satz 4 UStDV. Zweitens: Die Empfangspflicht gilt auch für Kleinunternehmer, und zwar seit dem 1. Januar 2025 – so ausdrücklich das Bundesfinanzministerium im BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, das die Regeln in den Umsatzsteuer-Anwendungserlass geschrieben hat. Drittens: Die Befreiung gilt nur, solange Sie Kleinunternehmer sind – wer die Grenze überschreitet und zur Regelbesteuerung wechselt, fällt unter die allgemeinen Fristen.

Die allgemeinen Fristen und alle anderen Ausnahmen stehen im Artikel E-Rechnungspflicht: Fristen und Ausnahmen.

Was Sie als Kleinunternehmer tun müssen

E-Rechnungen empfangen können. Wenn ein Lieferant Ihnen eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung schickt, müssen Sie sie annehmen. Ein E-Mail-Postfach genügt. Sie dürfen nicht verlangen, dass er Ihnen stattdessen eine PDF schickt – die Zustimmung des Empfängers ist seit 2025 nicht mehr nötig.

E-Rechnungen aufbewahren. Die empfangene Datei muss acht Jahre lang unverändert aufbewahrt werden (§ 14b UStG), und zwar als strukturierte Datei, nicht nur als Ausdruck. Das XML ist das Original.

E-Rechnungen lesen können. Um zu wissen, was Sie bezahlen sollen, brauchen Sie einen Viewer. Bei ZUGFeRD reicht Ihr PDF-Reader. Bei XRechnung brauchen Sie ein Werkzeug, das aus dem XML eine Darstellung macht. Wie das geht, steht im Artikel E-Rechnung empfangen.

Das war's. Mehr verlangt das Gesetz von Ihnen nicht.

Was Sie nicht tun müssen

Sie müssen keine E-Rechnungen ausstellen – weder 2027 noch 2028 noch danach, solange Sie Kleinunternehmer bleiben. Sie dürfen weiter Papier- und PDF-Rechnungen schicken. Für die PDF brauchen Sie wie bisher die formlose Zustimmung des Empfängers.

Sie brauchen auch keine Umsatzsteuer auszuweisen – das ändert sich mit der E-Rechnung nicht. Wenn Sie freiwillig eine E-Rechnung ausstellen, enthält sie den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung als Steuerbefreiungsgrund und keinen Steuerbetrag. Wie eine Kleinunternehmer-Rechnung aussehen muss, steht im Artikel Rechnung schreiben als Kleinunternehmer.

Warum Sie es trotzdem tun sollten

Hier hören die meisten Ratgeber auf. Wir nicht, denn die Befreiung beantwortet nur die Frage, was das Finanzamt verlangt. Sie beantwortet nicht, was Ihre Kunden verlangen werden.

Ihre Kunden stellen um. Wenn Sie Rechnungen an Unternehmen schreiben – Agenturen, Handwerksbetriebe, Praxen, GmbHs –, dann stellen diese ab 2027 beziehungsweise 2028 ihre Eingangsrechnungsverarbeitung auf E-Rechnungen um (§ 27 Abs. 38 UStG). Ihre Buchhaltung oder ihr Steuerberater richtet Postfächer und Software so ein, dass E-Rechnungen automatisch eingelesen werden. Eine PDF von Ihnen ist dann der Sonderfall, der von Hand bearbeitet werden muss.

Der Sonderfall wird zuletzt bezahlt. Nicht aus Bosheit, sondern aus Ablauf: Was automatisch eingelesen wird, ist im nächsten Zahllauf. Was jemand abtippen muss, liegt auf dem Stapel, bis jemand Zeit hat. Wer als Kleinunternehmer von pünktlichen Zahlungen abhängt, spürt das.

Rückfragen kosten Zeit. „Können Sie uns das als E-Rechnung schicken?" wird ab 2027 eine Standardfrage. Jede Rückfrage ist eine Rechnung, die Sie zweimal anfassen.

Sie wirken größer, als Sie sind. Eine E-Rechnung ist ein Signal: Dieser Lieferant hat seine Abläufe im Griff. Für Kleinunternehmer, die mit größeren Betrieben konkurrieren, ist das ein Argument ohne Kosten.

Die Grenze kann fallen. Wer die Kleinunternehmergrenze überschreitet – seit 2025 liegt sie bei 25.000 Euro Vorjahresumsatz und 100.000 Euro im laufenden Jahr –, wechselt zur Regelbesteuerung und fällt sofort unter die E-Rechnungspflicht. Wer dann schon E-Rechnungen schreibt, muss nichts umstellen.

Was sich für Sie nicht ändert

Die E-Rechnung ändert nichts an Ihrer Kleinunternehmerregelung. Sie weisen weiterhin keine Umsatzsteuer aus, Sie machen keine Umsatzsteuer-Voranmeldung, Sie tragen den Hinweis auf die Steuerbefreiung auf der Rechnung – einen festen Wortlaut schreibt das Gesetz nicht vor, verlangt aber, dass der Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer zeigt, etwa „Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG" (§ 34a Satz 1 Nr. 5 UStDV). In der E-Rechnung steht dieser Hinweis in einem dafür vorgesehenen Feld: Die Steuerkategorie ist E (steuerbefreit), der Befreiungsgrund steht als Text im Feld BT-120 – einen Code für § 19 UStG gibt es nicht (KoSIT, Change Request #32). Ein Rechnungsprogramm, das Kleinunternehmer kennt, setzt das automatisch.

Wie stellt ein Kleinunternehmer eine E-Rechnung aus?

Genauso wie jeder andere: mit einem Rechnungsprogramm, das E-Rechnungen erzeugt. Sie geben Kunde, Positionen und Beträge ein, das Programm erzeugt ZUGFeRD oder XRechnung und setzt die Kleinunternehmer-Befreiung korrekt. Der Aufwand ist nicht größer als bei einer PDF-Rechnung – die Datei kommt nur in einem anderen Format heraus.

Worauf Sie achten sollten: Das Programm muss die Kleinunternehmerregelung kennen und die Steuerbefreiung normkonform eintragen. Es muss die Pflichtfelder der EN 16931 prüfen, bevor die Rechnung rausgeht. Und es sollte Ihnen die Rechnung als ZUGFeRD geben, damit auch Kunden ohne E-Rechnungs-Software sie wie eine normale PDF öffnen können. Was ein Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer sonst können muss, steht im Artikel Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer.

Der Sonderfall: Kleinunternehmer mit Behördenkunden

Wer als Kleinunternehmer Rechnungen an Bundesbehörden stellt, muss seit 2020 XRechnungen ausstellen – das ist eine eigene Pflicht aus der E-Rechnungsverordnung des Bundes, die nichts mit der B2B-Pflicht zu tun hat und für die es keine Kleinunternehmer-Ausnahme gibt. Ausgenommen sind nur Direktaufträge bis 1.000 Euro (§ 3 Abs. 3 Nr. 1 ERechV) – für viele Kleinunternehmer der typische Behördenauftrag. Die Länder haben ähnliche Regeln. Details im Artikel XRechnung an Behörden.

Fazit

Das Gesetz lässt Sie in Ruhe. Ihre Kunden werden es nicht. Die E-Rechnung ist für Kleinunternehmer keine Pflicht, aber der einfachste Weg, ab 2027 nicht der Lieferant zu sein, dessen Rechnung liegen bleibt. Und weil ein gutes Rechnungsprogramm die E-Rechnung ohne Mehraufwand mitliefert, gibt es wenig Grund zu warten.

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