Rechnung schreiben als Kleinunternehmer: Pflichtangaben, Hinweis, Muster

Als Kleinunternehmer schreiben Sie Rechnungen wie jeder andere Unternehmer – mit einem entscheidenden Unterschied: ohne Umsatzsteuer. Das klingt einfacher, ist aber die Quelle des teuersten Fehlers, den ein Kleinunternehmer machen kann. Dieser Artikel zeigt, welche Angaben seit 2025 Pflicht sind, wie der Hinweis auf § 19 UStG lautet, was mit der Steuernummer ist, und liefert ein Muster, das Sie übernehmen können.

Wer ist Kleinunternehmer?

Kleinunternehmer nach § 19 UStG ist, wer im Vorjahr nicht mehr als 25.000 Euro Gesamtumsatz hatte und im laufenden Jahr nicht mehr als 100.000 Euro erwartet. Diese Grenzen gelten seit 2025 und wurden gegenüber den Jahren davor deutlich angehoben. Wird die 100.000-Euro-Grenze im laufenden Jahr überschritten, endet die Regelung sofort ab dem Umsatz, mit dem sie überschritten wird.

Kleinunternehmer führen keine Umsatzsteuer ab, dürfen aber auch keine Vorsteuer ziehen. Sie sind trotzdem Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes und müssen Rechnungen stellen.

Was auf die Kleinunternehmer-Rechnung gehört

Seit 2025 gilt für Kleinunternehmer ein eigener Katalog: § 34a UStDV nennt verkürzte Mindestangaben. Eine Kleinunternehmer-Rechnung muss enthalten:

1. Name und Anschrift des Kleinunternehmers und des Leistungsempfängers
2. Steuernummer oder USt-IdNr. des Kleinunternehmers
3. Ausstellungsdatum
4. Menge und Art der Lieferung beziehungsweise Umfang und Art der Leistung
5. Entgelt in einer Summe, zusammen mit dem Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG

Nicht ausdrücklich verlangt sind Rechnungsnummer, Leistungsdatum und die Aufschlüsselung nach Steuersätzen – letztere ergibt ohne Steuer ohnehin keinen Sinn. Rechnungsnummer und Leistungsdatum sollten Sie trotzdem angeben: Sie sind für Ihre eigene Buchführung nötig, Ihr Kunde erwartet sie, und die Rechnungsnummer ist in einer E-Rechnung Pflichtfeld der EN 16931. Das Leistungsdatum ist üblich und wird zur Pflicht, sobald Sie eine innergemeinschaftliche Lieferung abrechnen. Wer beides weglässt, spart nichts und irritiert alle.

Der Hinweis auf § 19 UStG

Der Hinweis ist die eine Angabe, die die Kleinunternehmer-Rechnung von allen anderen unterscheidet. Eine feste Formulierung gibt das Gesetz nicht vor; verlangt ist ein Hinweis darauf, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. Bewährt haben sich:

• „Kein Ausweis von Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG."
• „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
• „Umsatzsteuerbefreit nach § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung)."

Wo er steht, ist egal – üblich ist unter der Summe oder in der Fußzeile. Wichtig ist nur, dass er da ist. Fehlt er, ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß.

Der teure Fehler: Umsatzsteuer ausweisen

Wer als Kleinunternehmer auf der Rechnung „19 % USt" und einen Steuerbetrag ausweist – weil die Vorlage das vorgibt oder weil es „professioneller" aussieht –, schuldet diese Steuer dem Finanzamt (§ 14c Abs. 2 UStG). Und zwar in voller Höhe, obwohl er keine Vorsteuer ziehen darf. Der Kunde darf die Vorsteuer daraus ebenfalls nicht abziehen. Loswerden lässt sich der Fehler nicht mit einer einfachen Neuausstellung: Die Korrektur ist beim Finanzamt gesondert schriftlich zu beantragen und wirkt erst, wenn die Gefährdung des Steueraufkommens beseitigt ist – zum Beispiel weil eine beim Kunden geltend gemachte Vorsteuer zurückgezahlt wurde.

Deshalb: Auf der Kleinunternehmer-Rechnung steht kein Steuersatz, kein Steuerbetrag. Nur der Gesamtbetrag und der Hinweis.

Steuernummer oder USt-IdNr.?

Die Steuernummer vergibt das Finanzamt bei der steuerlichen Erfassung – sie hat das Format 123/456/78901 oder ähnlich, je nach Bundesland. Sie gehört auf die Rechnung.

Die USt-Identifikationsnummer (DE123456789) bekommen Kleinunternehmer nur auf Antrag beim Bundeszentralamt für Steuern. Sie brauchen sie nur, wenn sie mit Unternehmen im EU-Ausland Geschäfte machen. Wer sie hat, darf sie statt der Steuernummer angeben – sie ist auf Rechnungen sicherer, weil die Steuernummer Rückschlüsse auf das Finanzamt zulässt.

Nicht auf die Rechnung gehört die elfstellige Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID) der Person. Sie ist keine Steuernummer im Sinne des § 14 UStG.

Muster: Rechnung eines Kleinunternehmers

Kein Netto, kein Brutto, keine Steuerzeile. Nur der Betrag und der Hinweis.

Rechnungsnummer als Kleinunternehmer

Auch wenn § 34a UStDV sie nicht ausdrücklich nennt: Vergeben Sie eine Rechnungsnummer, fortlaufend und einmalig. Für Ihre Buchführung, für Ihren Steuerberater, für die E-Rechnung. Wie Sie sie aufbauen, steht im Leitfaden Rechnungsnummer. Das Muster oben zeigt eine Nummer mit Kundenkürzel: die siebte Rechnung, September 2026, Kundin Sonne.

Kleinunternehmer und E-Rechnung

Kleinunternehmer sind dauerhaft von der Pflicht befreit, E-Rechnungen auszustellen (§ 34a Satz 4 UStDV). Sie müssen E-Rechnungen aber seit 2025 empfangen können. Und weil ihre gewerblichen Kunden ab 2027 und 2028 auf E-Rechnungen umstellen, lohnt sich das freiwillige Ausstellen. In der E-Rechnung wird der § 19-Hinweis strukturiert abgebildet: Steuerkategorie E (steuerbefreit) mit dem Befreiungsgrund. Ein Rechnungsprogramm mit Kleinunternehmer-Modus setzt das automatisch. Warum das Ausstellen trotz Befreiung sinnvoll ist, steht im Artikel E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Vorlage oder Programm?

Eine Word-Vorlage für Kleinunternehmer-Rechnungen findet man überall, und für die ersten Rechnungen reicht sie. Drei Dinge kann sie nicht: die Rechnungsnummer automatisch und lückenlos vergeben, die ausgestellte Rechnung vor nachträglichen Änderungen schützen, und eine E-Rechnung erzeugen. Wer mehr als eine Handvoll Rechnungen im Jahr schreibt oder gewerbliche Kunden hat, fährt mit einem Programm besser, das den Kleinunternehmer-Modus kennt. Worauf es dabei ankommt, steht im Artikel Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer.

Was passiert beim Wechsel zur Regelbesteuerung?

Überschreiten Sie die Grenzen oder verzichten Sie freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung, weisen Sie ab diesem Zeitpunkt Umsatzsteuer aus – auf jeder Rechnung ab dem Umsatz, mit dem die 100.000-Euro-Grenze überschritten wurde. Der § 19-Hinweis entfällt, Steuersatz und Steuerbetrag kommen dazu, und Sie fallen unter die allgemeinen Fristen der E-Rechnungspflicht. Rechnungen, die vor dem Wechsel gestellt wurden, bleiben unverändert.

Häufige Fragen