BMF-Schreiben zur E-Rechnung: was darin steht und was es für Sie bedeutet

Das Gesetz zur E-Rechnung ist kurz: ein paar Sätze in § 14 UStG und eine Übergangsregel in § 27 Abs. 38 UStG. Alles, was in der Praxis Fragen aufwirft, steht nicht dort, sondern im BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 — der Verwaltungsanweisung, nach der die Finanzämter die neuen Regeln anwenden. Dieser Artikel fasst zusammen, was darin steht, welche Aussagen für kleine Unternehmen wirklich zählen und wo die Grenzen dieses Schreibens liegen.

Was ein BMF-Schreiben überhaupt ist

Ein Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen ist eine Verwaltungsanweisung. Das Ministerium sagt den Finanzämtern darin, wie ein Gesetz auszulegen und anzuwenden ist. Für Sie als Unternehmen hat das drei Folgen:

Es bindet die Verwaltung. Solange das Schreiben gilt, darf Ihr Finanzamt nicht anders entscheiden. Wer sich daran hält, ist auf der sicheren Seite — auch wenn die Rechtsfrage strittig wäre.

Es bindet keine Gerichte. Ein Finanzgericht oder der Bundesfinanzhof kann eine Regel anders sehen. Das kommt vor, dauert aber Jahre; bis dahin ist die Verwaltungsauffassung der praktische Maßstab.

Es ist genauer als das Gesetz. Genau deshalb liest man es. § 14 UStG sagt, dass eine E-Rechnung „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen" werden muss und der Norm EN 16931 entsprechen soll. Ob Ihre ZUGFeRD-Datei im Profil BASIC das erfüllt, steht dort nicht. Im BMF-Schreiben steht es.

Die gesetzliche Grundlage selbst kam mit dem Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024. Es hat § 14 UStG neu gefasst und in § 27 Abs. 38 UStG die Übergangsfristen festgelegt. Welche Fristen für wen gelten, steht im Artikel E-Rechnungspflicht.

Das Schreiben vom 15. Oktober 2024

Es ist das zentrale Dokument, 18 Seiten, Aktenzeichen III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007, veröffentlicht auf der Website des BMF im Bereich „BMF-Schreiben". Es gliedert sich grob so:

1. Begriff und Formate — was als E-Rechnung gilt, welche Formate zulässig sind
2. Hybride Formate — Verhältnis von PDF und XML
3. Übermittlung und Empfang — welche Wege zulässig sind, was der Empfänger vorhalten muss
4. Übergangsregelungen — wer bis wann noch Papier oder PDF ausstellen darf
5. Sonderfälle — Verträge als Rechnung, Dauerrechnungen, Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweise
6. Rechnungsberichtigung, Vorsteuerabzug, Aufbewahrung

Im Folgenden die Punkte, die für kleine Unternehmen und Selbstständige praktisch etwas ändern.

Die zehn Aussagen, auf die es ankommt

1. Was als E-Rechnung gilt

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, die der EN 16931 entspricht oder mit ihr interoperabel ist. Das BMF nennt ausdrücklich XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 als Beispiele für zulässige Formate. Eine PDF ohne strukturierte Daten ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung" — auch dann nicht, wenn sie per Mail kommt. Mehr dazu im Artikel E-Rechnung-Formate.

2. MINIMUM und BASIC WL fallen durch

Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC WL sind laut BMF keine E-Rechnungen, weil sie nicht auf der EN 16931 beruhen (Rn. 30). Der praktische Grund dahinter: Beide Profile enthalten keine Rechnungspositionen — und das BMF verlangt, dass alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG im strukturierten Teil stehen (Rn. 35). Wer solche Dateien erzeugt, erfüllt die Pflicht nicht. Welche Profile es gibt und was sie können, erklärt der Artikel ZUGFeRD-Format und Versionen.

3. Bei hybriden Formaten gilt das XML

Wenn PDF-Darstellung und eingebettete XML-Daten voneinander abweichen, ist der strukturierte Teil führend. Das ist keine Formalie: Ein Programm, das die PDF gestaltet und das XML separat befüllt, kann Abweichungen erzeugen, die die Rechnung fehlerhaft machen. Beide Teile müssen aus derselben Datenquelle stammen.

4. Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach

Die am häufigsten unterschätzte Aussage. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können — auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG, auch Vermieter, auch Nebengewerbe. Das BMF stellt klar: Ein E-Mail-Postfach reicht aus. Kein Portal, keine Schnittstelle, kein Peppol-Zugang. Was danach zu tun ist, steht im Artikel E-Rechnung empfangen.

5. Der Empfänger darf nicht ablehnen

Die Übergangsfristen gelten nur für das Ausstellen. Wer eine E-Rechnung bekommt, muss sie annehmen — auch wenn er selbst noch bis Ende 2027 PDFs verschicken darf. Eine Zustimmung des Empfängers ist für die E-Rechnung nicht erforderlich; nötig ist sie nur noch für sonstige elektronische Rechnungen wie die PDF.

6. Kleinunternehmer stellen keine E-Rechnung aus

Seit dem 1. Januar 2025 sind Kleinunternehmer nach § 19 UStG dauerhaft davon ausgenommen, E-Rechnungen auszustellen (§ 34a Satz 4 UStDV) — Rechnungen schreiben müssen sie weiterhin, nur eben als Papier oder PDF. Empfangen müssen sie E-Rechnungen trotzdem. Die Einzelheiten stehen im Artikel E-Rechnung für Kleinunternehmer.

7. Kleinbeträge und Fahrausweise bleiben außen vor

Rechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV) dürfen weiterhin als sonstige Rechnung ausgestellt werden. Was auf eine Kleinbetragsrechnung gehört, steht im Artikel Kleinbetragsrechnung.

8. Ein Vertrag kann die Rechnung sein — aber

Dauerschuldverhältnisse wie Miete oder Wartung werden oft über den Vertrag abgerechnet. Das BMF lässt das weiter zu, verlangt aber: Besteht die E-Rechnungspflicht, ist für den ersten Abrechnungszeitraum einmalig eine E-Rechnung auszustellen, der der Vertrag als Anhang beigefügt wird (Rn. 45). Ändern sich danach Pflichtangaben — etwa bei einer Mieterhöhung —, muss diese E-Rechnung berichtigt oder eine neue ausgestellt werden. Altverträge, die vor 2027 als sonstige Rechnung erteilt wurden, müssen nicht allein wegen der Formatumstellung neu ausgestellt werden, solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern (Rn. 46).

9. Vorsteuerabzug: falsches Format ist heilbar, fehlende Angaben sind es nicht

Wer eine sonstige Rechnung erhält, obwohl eine E-Rechnung Pflicht gewesen wäre, hat zunächst keine ordnungsmäßige Rechnung — und damit dem Grunde nach keinen Vorsteuerabzug (Rn. 56). Das BMF öffnet dann drei Wege: Der Aussteller berichtigt durch eine nachgereichte E-Rechnung, die auf die alte Rechnung verweist und rückwirkend gilt (Rn. 57); die Angaben der sonstigen Rechnung zählen unter einem strengen Maßstab als objektiver Nachweis, wenn das Finanzamt alle Angaben zum Umsatz hat (Rn. 58); oder der Empfänger durfte davon ausgehen, dass der Aussteller noch unter die Übergangsregel fällt (Rn. 59). Verlassen sollte man sich darauf nicht: Eine Berichtigung nach vorn ist immer die sauberere Lösung.

10. Aufbewahrt wird das strukturierte Format

Aufzubewahren ist die Datei, wie sie kam — die XML-Datei beziehungsweise die ZUGFeRD-PDF mit Anhang, unverändert, maschinell auswertbar, 8 Jahre lang (§ 14b UStG). Ein Ausdruck oder ein umgewandeltes PDF genügt nicht. Wie das praktisch aussieht, steht im Artikel E-Rechnung archivieren.

Das Folgeschreiben vom 15. Oktober 2025

Ein Jahr später hat das BMF nachgelegt: Das Schreiben vom 15. Oktober 2025 (Az. III C 2 - S 7287-a/00019/007/243, 33 Seiten) ändert einzelne Randnummern des ersten Schreibens und übernimmt dessen Aussagen in den Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) — damit stehen sie dort, wo die Finanzämter ohnehin nachschlagen. Neu oder präzisiert sind vor allem: die Unterscheidung zwischen Formatfehlern und Geschäftsregelfehlern samt Rolle der Validierung (Rn. 6a, 6b, 35a), die dauerhafte Befreiung der Kleinunternehmer (Rn. 22), die Berichtigung bei Skonto, Nachlass oder geändertem Leistungsumfang (Rn. 51a, 51b) und die Aufbewahrung, die auch außerhalb eines GoBD-konformen Systems nicht gegen § 14b UStG verstößt (Rn. 60). Die Grundaussagen des Schreibens von 2024 gelten unverändert weiter.

Für die Formatseite hat das Folgeschreiben Wirkung gehabt: Die ZUGFeRD-Version 2.4 (gültig ab 15. Januar 2026) wurde an die darin getroffenen Aussagen angepasst; seit dem 4. August 2026 ist ZUGFeRD 2.5.2 die aktuelle Version. Wer ein Rechnungsprogramm nutzt, merkt davon nichts — es ist Aufgabe des Herstellers, die Profile aktuell zu halten.

Was Sie konkret tun sollten

Prüfen Sie Ihre Frist. Ausstellungspflicht ab 2027 (Vorjahresumsatz über 800.000 Euro) oder ab 2028; Kleinunternehmer dauerhaft befreit. Die Übersicht steht im Artikel zur E-Rechnungspflicht (oben verlinkt).

Sorgen Sie für den Empfang. Ein Postfach, das Sie regelmäßig lesen, und eine Ablage, in der die Originaldateien unverändert liegen bleiben. Das ist seit Anfang 2025 Pflicht und der Punkt, an dem die meisten kleinen Betriebe hängen.

Fragen Sie Ihr Programm nach dem Profil. Erzeugt es ZUGFeRD, dann in welchem Profil? MINIMUM und BASIC WL sind keine E-Rechnung. Prüfen können Sie das selbst, siehe E-Rechnung prüfen.

Legen Sie Ihre Stammdaten vollständig an. Ein fehlendes Feld beim Kunden — Mailadresse, Steuernummer, bei Behörden die Leitweg-ID — macht die Datei formal ungültig. Was das für Behördenrechnungen bedeutet, steht im Artikel Leitweg-ID.

Häufige Fragen