Angebot schreiben bis Mahnung: Der Belegfluss erklärt

Eine Rechnung fällt selten vom Himmel. Davor liegt meist ein Angebot, manchmal eine Auftragsbestätigung, bei Warenlieferungen ein Lieferschein. Und danach, wenn das Geld ausbleibt, eine Zahlungserinnerung und eine Mahnung. Diese Kette heißt Belegfluss, und sie ist in vielen kleinen und mittleren Unternehmen eine Kette aus Kopien: Das Angebot wird in Word geschrieben, für die Rechnung kopiert und umbenannt, die Mahnung tippt man neu. Jede Kopie ist eine Fehlerquelle, und die Nummern der Belege geraten dabei gern durcheinander. Dieser Leitfaden erklärt, was jeder Beleg rechtlich ist, was hineingehört, wo die typischen Fehler liegen und wie ein Vorgang aussieht, in dem jeder Beleg aus dem vorigen entsteht.

Der Belegfluss im Überblick

Fünf Belegarten begleiten einen Auftrag von der Anfrage bis zum Zahlungseingang. Nicht jeder Auftrag durchläuft alle; der Dienstleister, der nach Stunden abrechnet, kommt oft mit Angebot und Rechnung aus. Aber die Reihenfolge ist immer dieselbe:

Von den fünf Belegen ist nur einer ein steuerlicher Beleg. Alles andere ist Geschäftskorrespondenz, die dem Vertrag dient und von den Formvorschriften für Rechnungen frei ist. Was in eine Rechnung hineinmuss, steht im Leitfaden Rechnung schreiben.

Das Angebot

Was ein Angebot rechtlich ist

Ein Angebot ist im Sinne des BGB ein „Antrag": eine Willenserklärung, mit der Sie Ihrem Kunden einen Vertrag zu bestimmten Bedingungen vorschlagen. Nimmt der Kunde an, ist der Vertrag geschlossen. Deshalb sagt § 145 BGB, dass Sie an den Antrag gebunden sind. Sie können ein abgegebenes Angebot nicht einfach zurücknehmen, weil sich der Materialpreis geändert hat.

Wie lange die Bindung dauert, regeln die §§ 147 und 148 BGB. Nennen Sie eine Frist („Gültig bis 30. Oktober 2026"), gilt sie. Nennen Sie keine, gilt der Zeitraum, in dem Sie unter regelmäßigen Umständen mit einer Antwort rechnen dürfen. Das ist bei einem Handwerkerangebot etwas anderes als bei einem Großauftrag, und genau diese Unschärfe ist der Grund, immer eine Frist zu nennen.

Wer sich nicht binden will, schreibt „freibleibend" oder „unverbindlich" ins Angebot. Dann ist es rechtlich eine Einladung an den Kunden, seinerseits ein Angebot abzugeben; den Vertrag schließen Sie erst mit Ihrer Bestätigung. Sinnvoll ist das, wenn Verfügbarkeit oder Einkaufspreise unsicher sind.

Was hineingehört

Gesetzliche Pflichtangaben gibt es für Angebote nicht. Damit das Angebot seinen Zweck erfüllt, gehören trotzdem hinein: Ihre Firmierung und Anschrift, der Empfänger, eine Angebotsnummer, das Datum, eine Leistungsbeschreibung, die später in die Rechnung übernommen werden kann, Einzel- und Gesamtpreise mit Umsatzsteuerausweis (gegenüber Verbrauchern immer der Bruttopreis), Gültigkeit, Zahlungs- und Lieferbedingungen. Beispiele, Formulierungen und die Abgrenzung zum Kostenvoranschlag finden Sie im Artikel Angebot schreiben mit Vorlage.

Die Auftragsbestätigung

Wann sie nötig ist

Streng genommen nie. Der Vertrag kommt durch Angebot und Annahme zustande, und die Annahme kann der Kunde mündlich, per Mail oder durch schlüssiges Verhalten erklären. Die Auftragsbestätigung hält fest, was vereinbart wurde, und schützt beide Seiten vor Erinnerungslücken. In drei Fällen ist sie mehr als Dokumentation:

Der Kunde hat bestellt, ohne dass ein Angebot vorlag. Dann ist seine Bestellung der Antrag, und Ihre Auftragsbestätigung ist die Annahme, mit der der Vertrag zustande kommt.

Der Kunde hat das Angebot mit Änderungen angenommen. Nach § 150 Abs. 2 BGB gilt das als Ablehnung verbunden mit einem neuen Antrag. Ihre Auftragsbestätigung nimmt diesen neuen Antrag an; hier muss sie exakt den geänderten Inhalt wiedergeben.

Sie haben freibleibend angeboten. Dann ist Ihre Bestätigung die Erklärung, die den Vertrag schließt.

Was hineingehört

Bezug auf Angebot und Bestellung (Nummern und Daten), die vereinbarten Positionen mit Preisen, Ausführungs- oder Liefertermin, Zahlungsbedingungen. Weicht die Bestätigung vom Angebot ab, ist sie ihrerseits ein neuer Antrag. Deshalb: Abweichungen ausdrücklich benennen, nicht stillschweigend einbauen.

Der Lieferschein

Der Lieferschein begleitet die Ware. Er zählt auf, was in der Sendung ist, und lässt den Empfänger den Wareneingang prüfen. Preise stehen üblicherweise nicht darauf, weil der Lieferschein oft an Personen geht, die die Preise nichts angehen.

Rechtlich ist der Lieferschein ein Nachweis der Übergabe, kein steuerlicher Beleg. Er muss keine Angaben nach § 14 UStG enthalten und begründet keine Zahlungspflicht. Selbst die Aufbewahrungspflicht ist entschärft: Nach § 147 Abs. 3 AO endet sie für abgesandte Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sind, mit dem Versand der Rechnung; für empfangene mit dem Erhalt der Rechnung. Nur wenn der Lieferschein zugleich als Buchungsbeleg dient (etwa weil die Rechnung auf ihn verweist, statt die Positionen zu wiederholen), gilt die volle Frist von acht Jahren.

Die Rechnung

Die Rechnung ist der Kern des Belegflusses und der einzige Beleg, dem das Gesetz einen Inhalt vorschreibt. § 14 Abs. 4 UStG nennt die Pflichtangaben, und seit 2025 verlangt § 14 Abs. 1 UStG für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen die E-Rechnung in einem strukturierten Format. Die Positionen sind im Idealfall dieselben wie im Angebot; Mehraufwand und Nachträge gehören als eigene Position hinein, nicht als korrigierter Gesamtpreis. Die Rechnungsnummer wird firmenweit fortlaufend vergeben und darf mit den Nummern der anderen Belege nicht verwechselt werden. Dazu gleich mehr.

Zahlungserinnerung und Mahnung

Wann der Kunde in Verzug ist

Fällig wird die Rechnung mit dem Zahlungsziel, das Sie nennen. Fällig ist aber nicht dasselbe wie in Verzug. Verzug tritt nach § 286 BGB ein, wenn der Kunde trotz Fälligkeit nicht zahlt und Sie ihn gemahnt haben, oder ohne Mahnung, wenn das Zahlungsdatum kalendermäßig bestimmt war („zahlbar bis 15. Oktober 2026"). Ein Zahlungsziel „14 Tage nach Rechnungsdatum" reicht dafür aus, weil sich der Termin aus dem Kalender berechnen lässt.

Zusätzlich gilt die 30-Tage-Regel aus § 286 Abs. 3 BGB: Ein Unternehmer als Schuldner ist spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug, auch ohne Mahnung. Gegenüber Verbrauchern gilt diese Regel nur, wenn die Rechnung ausdrücklich darauf hinweist.

Zahlungserinnerung oder Mahnung?

Das Gesetz kennt den Unterschied nicht. Jede Aufforderung zur Zahlung nach Fälligkeit ist eine Mahnung im Sinne des § 286 BGB, auch wenn „Zahlungserinnerung" darüber steht. Drei Mahnstufen sind rechtlich nicht vorgeschrieben; eine Mahnung reicht, um den Verzug zu begründen, und wenn der Termin kalendermäßig bestimmt war, ist nicht einmal die nötig.

Das Stufenmodell (Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung) ist Praxis, nicht Recht. Es dient der Kundenbeziehung: Die meisten offenen Rechnungen sind vergessen, nicht verweigert, und eine freundliche Erinnerung erledigt sie. Der Ton eskaliert mit der Stufe, die letzte Mahnung kündigt weitere Schritte an.

Was Sie fordern dürfen

Ab Verzug stehen Ihnen Verzugszinsen zu: fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz gegenüber Verbrauchern, neun Prozentpunkte gegenüber Unternehmern (§ 288 Abs. 1 und 2 BGB). Ist der Schuldner kein Verbraucher, kommt eine Pauschale von 40 € hinzu (§ 288 Abs. 5 BGB), die auf spätere Rechtsverfolgungskosten angerechnet wird. Frei erfundene „Mahngebühren" von 10 oder 15 € pro Stufe sind dagegen nicht durchsetzbar; ersetzt wird nur der tatsächlich entstandene Schaden.

Formulierungsbeispiele für alle drei Stufen, die Pflichtbestandteile einer Mahnung und was nach der letzten Mahnung kommt, stehen im Artikel Mahnung schreiben.

Typische Fehler im Belegfluss

Das Angebot als Rechnung kopieren

Der häufigste Fehler und der teuerste. Die Angebotsdatei wird kopiert, „Angebot" durch „Rechnung" ersetzt, eine Nummer eingetragen. Was schiefgeht: Die Angebotsnummer bleibt irgendwo stehen, das Datum wird nicht angepasst, Zahlungsziel und Leistungsdatum fehlen, und die Rechnung ist keine E-Rechnung. Die Positionen sind dieselben, aber alles um sie herum ist anders.

Vorgangsnummern mit Rechnungsnummern vermischen

Wer für alle Belege einen Zähler nutzt, hat zwei Probleme. Erstens: Angebot 18, Auftragsbestätigung 19 und Rechnung 20 gehören zu einem Auftrag, aber die Nummern sagen es nicht. Zweitens: Die Rechnungsnummern haben dann Lücken (18 und 19 waren keine Rechnungen), und jede Lücke ist eine Frage bei der Betriebsprüfung. Wie das Finanzamt Lücken bewertet, erklärt der Artikel Fortlaufende Rechnungsnummer.

Die Lösung sind getrennte Nummernkreise: ein Zähler für Angebote, einer für Auftragsbestätigungen, einer für Rechnungen. Damit Angebot Nr. 18 und Rechnung Nr. 18 nicht dieselbe Zeichenfolge sind, tragen die Vorgänge ein Kürzel vorn. In Pennio heißt das Angebot AN-0018, die Auftragsbestätigung AB-0018, die Rechnung 0018-2609-MEIER: laufende Nummer vorn, Jahr und Monat dahinter, das beim Kunden hinterlegte Kürzel am Ende. Jeder Kreis zählt für sich, und keine Nummer lässt sich mit einer anderen verwechseln. Wie sich eine solche Rechnungsnummer aufbaut, zeigt der Artikel Rechnungsnummer: Aufbau und Beispiele.

Den Verzug nicht dokumentieren

Verzugszinsen gibt es nur ab dem Zeitpunkt, ab dem der Verzug nachweisbar ist. Ohne kalendermäßiges Zahlungsziel und ohne datierte Mahnung fehlt der Nachweis.

So hängt der Vorgang in einem Programm zusammen

In einem Rechnungsprogramm ist der Belegfluss kein Ordner mit Kopien, sondern ein Vorgang, in dem ein Beleg aus dem vorigen entsteht. Der Ablauf in Pennio:

1. Sie schreiben ein Angebot. Es bekommt seine Nummer aus dem Angebotskreis (AN-0018) und ein Feld „Gültig bis". Der Status wandert von Entwurf über Offen zu Angenommen oder Abgelehnt.
2. Mit „Als Vorlage verwenden" wird aus dem Angebot die Auftragsbestätigung (AB-0018, mit „Ausführung bis") oder direkt die Rechnung. Positionen, Preise, Kunde und Texte werden übernommen; Sie ändern nur, was sich geändert hat.
3. Die Rechnung bleibt Entwurf ohne Nummer, bis Sie sie festschreiben. Dann prüft Pennio die Pflichtfelder, zieht die Rechnungsnummer aus dem firmenweiten Zähler und erzeugt ZUGFeRD und XRechnung. Das Angebot wechselt in den Status „In Rechnung übernommen".
4. Bleibt die Zahlung aus, mahnen Sie aus der Rechnung heraus: Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung mit vorbelegtem Text, frei wählbarer Frist und Versand per Mail. Die Rechnung trägt den Status „Gemahnt", jeder Versand steht in der Historie.

Angebote gehören in Pennio zum Solo-Paket. Auftragsbestätigung, Lieferschein und das Mahnwesen sind Teil des Pro-Pakets. Worauf Sie bei der Auswahl eines Programms sonst achten sollten, steht im Leitfaden Rechnungsprogramm.

Weil oft mehrere Personen an Vorgängen arbeiten, sind die Mailtexte je Anlass gespeichert: Angebot und Mahnung klingen gleich, egal wer sie verschickt.

Häufige Fragen

Stand: September 2026. Rechtsgrundlagen: §§ 145, 147, 148, 150, 286, 288 BGB; § 14 UStG; § 147 Abs. 3 AO.