E-Rechnung für Handwerker, Freiberufler und Selbstständige

Die E-Rechnungspflicht ist für große Unternehmen gemacht worden und trifft kleine Betriebe mit. Ein Malerbetrieb mit drei Leuten, eine freiberufliche Übersetzerin, ein Physiotherapeut mit Kassenzulassung — alle drei stellen Rechnungen, aber an ganz unterschiedliche Empfänger und mit ganz unterschiedlichem Aufwand. Dieser Artikel ordnet, was für wen ab wann gilt, und geht die Fälle durch, die in der Praxis Fragen aufwerfen.

Wer ab wann betroffen ist

Zuerst die beiden Richtungen auseinanderhalten. Sie sind völlig unterschiedlich geregelt.

Empfang: seit 1. Januar 2025, ausnahmslos. Jedes Unternehmen — Handwerksbetrieb, Freiberufler, Nebengewerbe, Vermieter, Kleinunternehmer — muss E-Rechnungen entgegennehmen können. Das BMF hat klargestellt, dass ein E-Mail-Postfach genügt. Wer die Annahme verweigert, hat kein Anrecht auf eine Papier- oder PDF-Rechnung: Der Aussteller hat seine umsatzsteuerlichen Pflichten trotzdem erfüllt, wenn er die E-Rechnung ausgestellt hat und sich nachweislich – etwa per Sendeprotokoll – um die Übermittlung bemüht hat (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025). Wie Sie die Dateien öffnen und ablegen, steht im Artikel E-Rechnung empfangen.

Ausstellung: gestaffelt.

Für die meisten Handwerksbetriebe und Freiberufler heißt das: 2028. Für den größeren Betrieb mit Umsatz über 800.000 Euro: 2027. Die Details und die Rechtsgrundlage stehen im Artikel E-Rechnungspflicht.

Der entscheidende Punkt: an wen Sie Rechnungen stellen

Die E-Rechnungspflicht gilt nur für Umsätze zwischen Unternehmen im Inland (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG). Wer seine Kundschaft kennt, weiß damit schon, wie sehr ihn die Pflicht trifft.

Überwiegend Privatkunden. Malerbetrieb im Wohnungsbau, Fotografin für Hochzeiten, Fahrschule. Für diese Rechnungen ändert sich nichts: Papier oder PDF sind weiterhin zulässig, eine E-Rechnung ist freiwillig möglich. Betroffen sind Sie nur bei den wenigen Geschäftskunden — und beim Empfang. Bei Physiotherapie und anderen Heilbehandlungen entfällt die Pflicht sogar ganz: Für Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, besteht keine E-Rechnungspflicht, auch nicht gegenüber Geschäftskunden.

Überwiegend Geschäftskunden. Elektriker als Nachunternehmer, IT-Freiberufler mit Firmenmandaten, Übersetzerin für Agenturen. Hier gilt die Pflicht ab Ihrem Stichtag praktisch für das gesamte Rechnungsvolumen.

Öffentliche Auftraggeber. Wer für den Bund arbeitet, stellt schon heute E-Rechnungen: Die Pflicht nach § 3 ERechV gilt seit dem 27. November 2020, unabhängig von den neuen Fristen – Ausnahme sind Direktaufträge bis 1.000 Euro. Länder und Kommunen regeln das in eigenen Verordnungen, die nicht überall gleich sind. Dazu gehört die Leitweg-ID.

Was das im Alltag wirklich bedeutet

Die Pflicht klingt nach großer Umstellung. In der Praxis läuft sie auf drei Dinge hinaus.

Stammdaten vervollständigen. Eine E-Rechnung braucht Felder, die auf Papier niemand vermisst hat: die vollständige Anschrift des Kunden, seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer bei entsprechenden Umsätzen, eine E-Mail-Adresse, bei Behörden die Leitweg-ID. Ein einziges fehlendes Feld macht die Datei formal ungültig. Was auf jede Rechnung gehört, steht im Artikel Pflichtangaben auf der Rechnung.

Eine Software nutzen, die das Format erzeugt. Word und Excel können kein XML mit Schema und Geschäftsregeln. Wer bisher mit einer Vorlage gearbeitet hat, braucht ein Programm — das ist der eigentliche Einschnitt. Worauf zu achten ist, steht im Leitfaden Rechnungsprogramm.

Die Ablage anpassen. Aufzubewahren ist die strukturierte Originaldatei, acht Jahre, unveränderbar (§ 14b UStG). Ein Ausdruck genügt nicht mehr; siehe E-Rechnung archivieren.

Was sich nicht ändert: Preise, Leistungsbeschreibung, Steuersätze, Fristen, Zahlungsbedingungen. Eine E-Rechnung ist inhaltlich dieselbe Rechnung wie vorher, nur in einem anderen Dateiformat.

Handwerk: die typischen Stolpersteine

Abschlags- und Schlussrechnung. Im Bau die Regel. In der Schlussrechnung müssen die bereits erhaltenen Abschlagszahlungen, über die Sie Abschlagsrechnungen gestellt haben, mit Netto- und Steuerbetrag aufgeführt und abgezogen werden (§ 14 Abs. 5 UStG, Abschn. 14.8 UStAE). Im strukturierten Teil der E-Rechnung lässt sich diese Aufschlüsselung derzeit nicht abbilden: Das Format kennt nur den Verweis auf die vorangegangenen Abschlagsrechnungen und die Summe der bereits gezahlten Beträge. Bis Ende 2027 dürfen Sie die Zusammenstellung als Anhang beifügen; einfacher ist eine Restrechnung, die nur den noch offenen Betrag abrechnet (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, Rz. 48, bestätigt durch UStAE Abschn. 14.8 Abs. 7 Satz 5). Prüfen Sie vor dem ersten Bauvorhaben, ob Ihr Programm einen der beiden Wege abbildet.

Bauleistungen mit Steuerschuldumkehr. Bei Bauleistungen an andere Bauunternehmer schuldet der Leistungsempfänger die Steuer (§ 13b UStG). Auf der Rechnung steht dann kein Steuerbetrag, sondern der nach § 14a Abs. 5 UStG vorgeschriebene Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers". Im XML ist dafür die Steuerkategorie AE mit Befreiungsgrund vorgesehen — nicht 0 Prozent im Normalsatz (XRechnung 3.0.2). Mehr dazu im Artikel Reverse-Charge-Rechnung.

Aufbewahrungshinweis bei Privatkunden. Bei Werklieferungen und Werkleistungen an Privatpersonen im Zusammenhang mit einem Grundstück muss auf der Rechnung der Hinweis stehen, dass der Empfänger sie zwei Jahre aufzubewahren hat (§ 14 Abs. 4 Nr. 9 UStG). Das gilt unverändert — auch wenn die Rechnung eine PDF ist.

Materialliste und Arbeitszeit. Die Leistung muss handelsüblich bezeichnet sein. „Arbeiten laut Absprache" genügt nicht; „16 Std. Elektroinstallation, 40 m NYM-J 3×1,5" schon. Im strukturierten Format sind das einzelne Positionen — was ohnehin die bessere Rechnung ergibt.

Freiberufler: die typischen Stolpersteine

Honorarordnungen. Wer nach HOAI, RVG oder GOÄ abrechnet, hat oft eine Rechnungsstruktur mit Zwischensummen, Zuschlägen und Nebenkosten. Die EN 16931 kennt Zu- und Abschläge auf Positions- und Dokumentebene, aber keine beliebig geschachtelten Gliederungen. Prüfen Sie früh, ob Ihre gewohnte Struktur sich abbilden lässt — meist ja, manchmal mit leicht anderer Darstellung.

Steuerfreie Leistungen. Heilbehandlungen (§ 4 Nr. 14 UStG), bestimmte Bildungsleistungen, Versicherungsvermittlung: Auf der Rechnung steht ein Hinweis auf die Steuerbefreiung. Im XML gehört dazu die Steuerkategorie E mit Befreiungsgrund, nicht die Kategorie S mit 0 Prozent. Der Unterschied entscheidet über gültig oder ungültig; siehe Rechnung ohne Umsatzsteuer.

Auslandsmandate. Leistungen an Unternehmen im EU-Ausland sind meist im Empfängerland steuerbar, die Rechnung geht ohne deutsche Umsatzsteuer mit Hinweis auf das Reverse-Charge-Verfahren heraus. Die E-Rechnungspflicht greift hier nicht — sie gilt nur für inländische B2B-Umsätze. Freiwillig ist ein normkonformes Format trotzdem sinnvoll, weil viele EU-Kunden es ohnehin erwarten.

Leistungszeitraum statt Leistungsdatum. Wer über Wochen an einem Projekt arbeitet, gibt einen Zeitraum an. Das Feld dafür existiert (BG-14), ist in der Norm aber optional – ein Validator meldet ein leeres Feld nicht. Pflicht ist stattdessen der Leistungszeitpunkt nach § 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG: Fehlt er, ist die Rechnung umsatzsteuerlich unvollständig, auch wenn sie die Validierung durchläuft. Mehr im Artikel Leistungszeitraum auf der Rechnung.

Der Weg zur ersten E-Rechnung

Rechnen Sie mit einem halben Tag Aufwand, nicht mit einem Projekt. Der größte Teil davon ist das Nachtragen von Kundenstammdaten.

Häufige Fragen