E-Rechnung für Handwerker, Freiberufler und Selbstständige
Was die E-Rechnungspflicht für Handwerksbetriebe, Freiberufler und Solo-Selbstständige konkret bedeutet: Fristen, Privatkunden, Abschlagsrechnungen und der Weg zur ersten E-Rechnung.
Die E-Rechnungspflicht ist für große Unternehmen gemacht worden und trifft kleine Betriebe mit. Ein Malerbetrieb mit drei Leuten, eine freiberufliche Übersetzerin, ein Physiotherapeut mit Kassenzulassung — alle drei stellen Rechnungen, aber an ganz unterschiedliche Empfänger und mit ganz unterschiedlichem Aufwand. Dieser Artikel ordnet, was für wen ab wann gilt, und geht die Fälle durch, die in der Praxis Fragen aufwerfen.
- Empfangen müssen alle, seit dem 1. Januar 2025 — auch der Einzelunternehmer ohne Angestellte. Dafür genügt ein E-Mail-Postfach.
- Ausstellen müssen Sie erst später: ab dem 1. Januar 2027 bei über 800.000 Euro Vorjahresumsatz, sonst ab dem 1. Januar 2028. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft befreit.
- Die Pflicht gilt nur für Rechnungen an andere Unternehmen im Inland. Für Privatkunden bleibt alles wie bisher — Papier oder PDF sind weiterhin zulässig.
- Wer überwiegend privat abrechnet (Handwerk im Wohnungsbau, Heilberufe, Kosmetik), ist von der Pflicht kaum betroffen — aber vom Empfang schon, weil Lieferanten E-Rechnungen schicken.
- Abschlags- und Schlussrechnungen gehören zu den Stellen, an denen es technisch anspruchsvoll wird: Die bereits abgerechneten Beträge müssen im XML korrekt abgezogen sein.
Wer ab wann betroffen ist
Zuerst die beiden Richtungen auseinanderhalten. Sie sind völlig unterschiedlich geregelt.
Empfang: seit 1. Januar 2025, ausnahmslos. Jedes Unternehmen — Handwerksbetrieb, Freiberufler, Nebengewerbe, Vermieter, Kleinunternehmer — muss E-Rechnungen entgegennehmen können. Das BMF hat klargestellt, dass ein E-Mail-Postfach genügt. Wer die Annahme verweigert, verliert nichts an Rechten des Absenders: Die Rechnung gilt trotzdem als zugestellt, wenn er sie an die bekannte Adresse geschickt hat. Wie Sie die Dateien öffnen und ablegen, steht im Artikel E-Rechnung empfangen.
Ausstellung: gestaffelt.
| Ihre Situation | E-Rechnung ausstellen ab |
|---|---|
| Kleinunternehmer nach § 19 UStG | dauerhaft befreit (§ 34a UStDV) |
| Vorjahresumsatz über 800.000 Euro | 1. Januar 2027 |
| Alle übrigen Unternehmen | 1. Januar 2028 |
Für die meisten Handwerksbetriebe und Freiberufler heißt das: 2028. Für den größeren Betrieb mit Umsatz über 800.000 Euro: 2027. Die Details und die Rechtsgrundlage stehen im Artikel E-Rechnungspflicht.
Der entscheidende Punkt: an wen Sie Rechnungen stellen
Die E-Rechnungspflicht gilt nur für Umsätze zwischen Unternehmen im Inland. Wer seine Kundschaft kennt, weiß damit schon, wie sehr ihn die Pflicht trifft.
Überwiegend Privatkunden. Malerbetrieb im Wohnungsbau, Physiotherapie, Fotografin für Hochzeiten, Fahrschule. Für diese Rechnungen ändert sich nichts: Papier oder PDF sind weiterhin zulässig, eine E-Rechnung ist freiwillig möglich. Betroffen sind Sie nur bei den wenigen Geschäftskunden — und beim Empfang.
Überwiegend Geschäftskunden. Elektriker als Nachunternehmer, IT-Freiberufler mit Firmenmandaten, Übersetzerin für Agenturen. Hier gilt die Pflicht ab Ihrem Stichtag praktisch für das gesamte Rechnungsvolumen.
Öffentliche Auftraggeber. Wer für Kommunen, Länder oder den Bund arbeitet, stellt schon heute E-Rechnungen — dort gilt die Pflicht seit 2020, unabhängig von den neuen Fristen. Dazu gehört die Leitweg-ID.
Ein Vermieter, der eine Wohnung umsatzsteuerfrei vermietet, ist umsatzsteuerlich trotzdem Unternehmer — eine Rechnung an ihn ist B2B. Dasselbe gilt für Ärzte, Versicherungsmakler und andere, deren Leistungen steuerfrei sind. Im Zweifel gilt: Wer die Leistung für seinen Betrieb bezieht, ist Unternehmer.
Was das im Alltag wirklich bedeutet
Die Pflicht klingt nach großer Umstellung. In der Praxis läuft sie auf drei Dinge hinaus.
Stammdaten vervollständigen. Eine E-Rechnung braucht Felder, die auf Papier niemand vermisst hat: die vollständige Anschrift des Kunden, seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer bei entsprechenden Umsätzen, eine E-Mail-Adresse, bei Behörden die Leitweg-ID. Ein einziges fehlendes Feld macht die Datei formal ungültig. Was auf jede Rechnung gehört, steht im Artikel Pflichtangaben auf der Rechnung.
Eine Software nutzen, die das Format erzeugt. Word und Excel können kein XML mit Schema und Geschäftsregeln. Wer bisher mit einer Vorlage gearbeitet hat, braucht ein Programm — das ist der eigentliche Einschnitt. Worauf zu achten ist, steht im Leitfaden Rechnungsprogramm.
Die Ablage anpassen. Aufzubewahren ist die strukturierte Originaldatei, acht Jahre, unveränderbar. Ein Ausdruck genügt nicht mehr; siehe E-Rechnung archivieren.
Was sich nicht ändert: Preise, Leistungsbeschreibung, Steuersätze, Fristen, Zahlungsbedingungen. Eine E-Rechnung ist inhaltlich dieselbe Rechnung wie vorher, nur in einem anderen Dateiformat.
Handwerk: die typischen Stolpersteine
Abschlags- und Schlussrechnung. Im Bau die Regel. In der Schlussrechnung müssen die bereits gestellten Abschläge mit ihren Netto- und Steuerbeträgen aufgeführt und abgezogen werden (§ 14 Abs. 5 UStG, Abschn. 14.8 UStAE). Im XML gibt es dafür eigene Felder; eine Schlussrechnung, die die Abschläge nur im Fließtext erwähnt, rechnet sich nicht auf und fällt bei der Validierung durch. Prüfen Sie vor dem ersten Bauvorhaben, ob Ihr Programm das kann.
Bauleistungen mit Steuerschuldumkehr. Bei Bauleistungen an andere Bauunternehmer schuldet der Leistungsempfänger die Steuer (§ 13b UStG). Auf der Rechnung steht dann kein Steuerbetrag, sondern der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers". Im XML ist dafür die Steuerkategorie AE mit Befreiungsgrund vorgesehen — nicht 0 Prozent im Normalsatz. Mehr dazu im Artikel Reverse-Charge-Rechnung.
Aufbewahrungshinweis bei Privatkunden. Bei Werklieferungen und Werkleistungen an Privatpersonen im Zusammenhang mit einem Grundstück muss auf der Rechnung der Hinweis stehen, dass der Empfänger sie zwei Jahre aufzubewahren hat (§ 14 Abs. 4 Nr. 9 UStG). Das gilt unverändert — auch wenn die Rechnung eine PDF ist.
Materialliste und Arbeitszeit. Die Leistung muss handelsüblich bezeichnet sein. „Arbeiten laut Absprache" genügt nicht; „16 Std. Elektroinstallation, 40 m NYM-J 3×1,5" schon. Im strukturierten Format sind das einzelne Positionen — was ohnehin die bessere Rechnung ergibt.
Freiberufler: die typischen Stolpersteine
Honorarordnungen. Wer nach HOAI, RVG oder GOÄ abrechnet, hat oft eine Rechnungsstruktur mit Zwischensummen, Zuschlägen und Nebenkosten. Die EN 16931 kennt Zu- und Abschläge auf Positions- und Dokumentebene, aber keine beliebig geschachtelten Gliederungen. Prüfen Sie früh, ob Ihre gewohnte Struktur sich abbilden lässt — meist ja, manchmal mit leicht anderer Darstellung.
Steuerfreie Leistungen. Heilbehandlungen (§ 4 Nr. 14 UStG), bestimmte Bildungsleistungen, Versicherungsvermittlung: Auf der Rechnung steht ein Hinweis auf die Steuerbefreiung. Im XML gehört dazu die Steuerkategorie E mit Befreiungsgrund, nicht die Kategorie S mit 0 Prozent. Der Unterschied entscheidet über gültig oder ungültig; siehe Rechnung ohne Umsatzsteuer.
Auslandsmandate. Leistungen an Unternehmen im EU-Ausland sind meist im Empfängerland steuerbar, die Rechnung geht ohne deutsche Umsatzsteuer mit Hinweis auf das Reverse-Charge-Verfahren heraus. Die E-Rechnungspflicht greift hier nicht — sie gilt nur für inländische B2B-Umsätze. Freiwillig ist ein normkonformes Format trotzdem sinnvoll, weil viele EU-Kunden es ohnehin erwarten.
Leistungszeitraum statt Leistungsdatum. Wer über Wochen an einem Projekt arbeitet, gibt einen Zeitraum an. Das Feld dafür existiert (BG-14); es muss aber befüllt werden, sonst fehlt eine Pflichtangabe. Mehr im Artikel Leistungszeitraum auf der Rechnung.
Der Weg zur ersten E-Rechnung
- Frist klären. Kleinunternehmer? Dann betrifft Sie nur der Empfang. Sonst: 2027 oder 2028.
- Empfang einrichten. Ein Postfach, das Sie lesen, und eine Ablage, in der Originaldateien unverändert liegen bleiben. Das ist seit 2025 Pflicht.
- Programm wählen und Stammdaten pflegen. Kunden vollständig anlegen — Anschrift, Mailadresse, Steuernummer oder USt-IdNr., bei Behörden die Leitweg-ID.
- Eine Rechnung testen. Erste E-Rechnung an einen wohlgesonnenen Kunden, kurz nachfragen, ob sie sich einlesen lässt. Vorher validieren; wie das geht, steht im Artikel E-Rechnung prüfen.
Rechnen Sie mit einem halben Tag Aufwand, nicht mit einem Projekt. Der größte Teil davon ist das Nachtragen von Kundenstammdaten.
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Häufige Fragen
Muss ich als Handwerker E-Rechnungen ausstellen?
Brauche ich eine E-Rechnung für Privatkunden?
Ich bin Freiberufler ohne Angestellte. Betrifft mich das überhaupt?
Wie stelle ich eine Abschlagsrechnung als E-Rechnung?
Was ist mit steuerfreien Leistungen, etwa in Heilberufen?
E mit Befreiungsgrund — nicht 0 Prozent im Normalsatz. Ein Programm, das das verwechselt, erzeugt eine Datei, die bei der Validierung durchfällt.Reicht mein bisheriges Word-Muster noch?
Stand: September 2026. Rechtsgrundlagen: § 14 Abs. 1, 2, 4 und 5 UStG, § 19 UStG, § 13b UStG, § 4 Nr. 14 UStG, § 27 Abs. 38 UStG, § 34a UStDV, Abschn. 14.8 UStAE, BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, EN 16931.
Die Pennio Redaktion schreibt über E-Rechnung, Rechnungsstellung und Umsatzsteuerrecht. Grundlage sind die aktuellen Gesetzestexte, die Norm EN 16931, die Spezifikationen von XRechnung und ZUGFeRD sowie die Veröffentlichungen des Bundesfinanzministeriums. Wir bauen selbst E-Rechnungs-Software und prüfen jede Aussage an den offiziellen Validatoren.
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