Rechnung ohne Umsatzsteuer: die vier Fälle und der richtige Hinweis

„Rechnung ohne Umsatzsteuer" klingt nach einem einzigen Fall, sind aber vier — mit vier verschiedenen Rechtsgrundlagen und vier verschiedenen Pflichthinweisen. Wer den falschen schreibt, hat eine formal fehlerhafte Rechnung; wer gar keinen schreibt, ebenfalls. Dieser Artikel sortiert die Fälle, nennt den jeweils richtigen Hinweis und zeigt, was in einer E-Rechnung technisch dahintersteckt.

Fall 1: Kleinunternehmer nach § 19 UStG

Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, weist keine Umsatzsteuer aus: Der Umsatz ist nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei.

Pflichthinweis: § 34a Satz 1 Nr. 5 UStDV verlangt einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt — etwa „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet, da die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt" oder kürzer „steuerfreier Kleinunternehmer". Eine umgangssprachliche Formulierung genügt, solange die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer eindeutig erkennbar ist — ein bloßer Hinweis auf „keine Umsatzsteuer" ohne diesen Bezug reicht nicht.

Was Sie nicht dürfen: Umsatzsteuer ausweisen. Wer als Kleinunternehmer „19 % MwSt." auf die Rechnung schreibt, schuldet den Betrag nach § 14c Abs. 2 UStG — auch wenn er ihn nie vereinnahmt hat. Die Korrektur ist möglich, aber aufwendig.

Vorsteuer: Sie ziehen keine. Das ist die Kehrseite der Regelung.

Die Grenzen der Kleinunternehmerregelung, die Pflichtangaben und die Frage, wann sich ein Verzicht lohnt, stehen im Artikel Rechnung schreiben als Kleinunternehmer.

Fall 2: Steuerfreie Umsätze nach § 4 UStG

Hier ist die Leistung selbst von der Steuer befreit — unabhängig davon, wie groß Ihr Betrieb ist. Die praktisch wichtigsten:

Pflichthinweis: § 14 Abs. 4 Nr. 8 UStG verlangt bei Steuerbefreiung einen Hinweis auf den Grund. Nicht nötig ist die Paragrafenangabe; es genügt eine verständliche Bezeichnung — „steuerfreie Heilbehandlung", „steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung", „umsatzsteuerfreie Vermietung". Wer den Paragrafen dazuschreibt, macht es dem Prüfer leichter.

Vorsteuer: Bei den meisten Befreiungen nach § 4 Nr. 8 bis 28 UStG entfällt der Vorsteuerabzug für damit zusammenhängende Eingangsleistungen. Bei Ausfuhr und innergemeinschaftlichen Lieferungen bleibt er erhalten.

Fall 3: Reverse Charge

Der Kunde schuldet die Steuer, nicht Sie (§ 13b UStG). Typisch bei Bauleistungen zwischen Bauunternehmern und bei Dienstleistungen an Unternehmen im EU-Ausland.

Pflichthinweis: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" (§ 14a Abs. 5 UStG).

Zusätzlich: bei EU-Leistungen beide USt-IdNr. auf der Rechnung und eine Zusammenfassende Meldung. Die Einzelheiten stehen im Artikel Reverse-Charge-Rechnung schreiben.

Fall 4: Im Ausland steuerbare Umsätze

Nicht jeder Umsatz ohne deutsche Umsatzsteuer ist „steuerfrei". Liegt der Leistungsort im Ausland, ist der Umsatz in Deutschland schlicht nicht steuerbar — er fällt nicht unter das deutsche Umsatzsteuerrecht.

Beispiele: eine Beratungsleistung an ein Unternehmen in der Schweiz, Arbeiten an einem Grundstück in Österreich, eine Veranstaltung in Frankreich.

Pflichthinweis: Innerhalb der EU greift meist Reverse Charge mit dem entsprechenden Hinweis. Bei Drittländern richtet sich die Behandlung nach dem Recht des Ziellandes; üblich ist ein Hinweis wie „Nicht im Inland steuerbare Leistung (Leistungsort im Ausland)". Wer regelmäßig ins Ausland abrechnet, sollte die Einordnung einmal steuerlich klären lassen — der Unterschied zwischen „steuerfrei", „nicht steuerbar" und „Reverse Charge" ist für das Finanzamt relevant.

0 % ist nicht steuerfrei

Auf Papier sieht beides gleich aus: kein Steuerbetrag. Technisch — und rechtlich — sind es verschiedene Dinge.

0 % Steuersatz bedeutet: Der Umsatz ist steuerpflichtig, der Satz beträgt null. In Deutschland gibt es das praktisch nur in eng begrenzten Fällen (etwa dem Nullsteuersatz für bestimmte Photovoltaikanlagen nach § 12 Abs. 3 UStG).

Steuerfrei bedeutet: Der Umsatz ist von der Steuer befreit — ein anderer Tatbestand mit anderen Folgen für den Vorsteuerabzug.

Nicht steuerbar bedeutet: Das deutsche Umsatzsteuerrecht ist gar nicht anwendbar.

Für die Papierrechnung ist der Unterschied Feinheit. Für die E-Rechnung ist er entscheidend.

In der E-Rechnung: die Steuerkategorie entscheidet

Die EN 16931 kennt für jeden dieser Fälle einen eigenen Code (BT-118, „VAT category code"), wie ihn die XRechnung-Spezifikation 3.0.2 beschreibt:

Zu jeder Kategorie außer S gehört ein Befreiungsgrund — als Text (BT-120) oder als Code (BT-121). Und zu jeder Kategorie gehören eigene Prüfregeln: BR-E-01 bis BR-E-10 für steuerfreie Umsätze, BR-AE-… für Reverse Charge, BR-G-… für Ausfuhr, BR-O-… für nicht steuerbare Umsätze.

Der häufigste Fehler in der Praxis: Ein Programm bildet „keine Umsatzsteuer" als Kategorie S mit 0 Prozent ab. Das ist ein Widerspruch — Normalsatz mit null Prozent —, und die Validierung weist die Datei zurück. Wie Sie das prüfen, steht im Artikel E-Rechnung prüfen.

Brauche ich eine USt-IdNr.?

Die Steuernummer bekommt jedes Unternehmen vom Finanzamt; sie gehört auf jede Rechnung. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) ist etwas anderes: eine europäische Kennung für den grenzüberschreitenden Verkehr, kostenlos beim Bundeszentralamt für Steuern zu beantragen (§ 27a UStG).

Sie brauchen sie:

• bei Leistungen an Unternehmen im EU-Ausland (Reverse Charge)
• bei innergemeinschaftlichen Lieferungen
• wenn Sie als Leistungsempfänger Steuer nach § 13b UStG schulden — auch als Kleinunternehmer
• wenn Ihr Geschäftspartner sie verlangt, etwa für seine eigene Meldung

Auf der Rechnung genügt eine von beiden: Steuernummer oder USt-IdNr. (§ 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG). Bei EU-Geschäften ist die USt-IdNr. die richtige Wahl, weil die Steuernummer im Ausland nichts bedeutet. Viele führen beide auf — das ist zulässig.

Häufige Fragen