Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer: die 7 Kriterien, die zählen

Kleinunternehmer haben andere Anforderungen an ein Rechnungsprogramm als eine GmbH mit Buchhaltungsabteilung – und werden trotzdem mit denselben Paketen umworben. Das Ergebnis: Sie zahlen für Bankanbindung und Umsatzsteuer-Voranmeldung, die sie nie benutzen, und bekommen dafür Programme, die den § 19-Hinweis nicht kennen. Dieser Artikel nennt die sieben Kriterien, die für Kleinunternehmer wirklich zählen, und sagt, was das kosten darf.

Was Kleinunternehmer anders brauchen

Drei Dinge unterscheiden die Situation eines Kleinunternehmers nach § 19 UStG:

Keine Umsatzsteuer. Auf der Rechnung steht kein Steuerausweis, sondern der Hinweis auf § 19 UStG. Das Programm muss das können – ohne Workaround.

Wenige Rechnungen. Meist zwischen fünf und dreißig im Monat. Funktionen für Massenverarbeitung, Bankabgleich und Mahnläufe sind Ballast.

Steuerberater oder Eigenregie mit EÜR. Die Buchhaltung ist einfach; wer sie selbst macht, braucht dafür kein Programm für 30 Euro. Wer sie abgibt, braucht nur Rechnungen und Belege für den Berater.

Dazu kommt, was für alle gilt: Die E-Rechnung. Kleinunternehmer müssen sie zwar nicht ausstellen (§ 34a UStDV), aber ihre gewerblichen Kunden stellen ab 2027 beziehungsweise 2028 um (§ 27 Abs. 38 UStG) und erwarten sie. Warum, steht im Artikel E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Die sieben Kriterien

1. Kleinunternehmer-Modus

Das Programm kennt § 19 UStG: Es weist keine Steuer aus, setzt den Hinweis automatisch auf jede Rechnung und schreibt in der E-Rechnung die Steuerkategorie E mit dem Befreiungsgrund, wie es der KoSIT-Change-Request #32 für Kleinunternehmer vorschreibt. Programme, die stattdessen einen Steuersatz von 0 % anbieten, erzeugen E-Rechnungen, die der Validator ablehnt: Nach der EN-16931-Kernregel BR-S-05 muss ein Standard-Steuersatz größer als 0 sein – 0 % ist eine Steuer, keine Befreiung.

Prüfen Sie das im Test: Legen Sie eine Rechnung an und schauen Sie, ob ein Kleinunternehmer-Schalter existiert und was auf der fertigen Rechnung steht.

2. E-Rechnung als Standard

ZUGFeRD und XRechnung aus jeder Rechnung, ohne dass Sie ein Modul buchen oder einen Schalter umlegen. Wer freiwillig E-Rechnungen schickt, will nicht jedes Mal daran denken. Und wer die Kleinunternehmergrenze überschreitet, fällt sofort unter die Pflicht – dann muss das Programm es einfach schon können.

3. Rechnungsnummern ohne Nachdenken

Fortlaufend, einmalig, vom Programm vergeben, erst beim Festschreiben. Kleinunternehmer mit wenigen Rechnungen sind besonders anfällig für Lücken: Der eine verworfene Entwurf im Monat ist bei zehn Rechnungen eine sichtbare Lücke. Wenn das Programm die Nummer auch noch sprechend macht – mit Jahr, Monat und Kundenkürzel –, ersparen Sie sich das Nachschlagen. Mehr dazu im Leitfaden Rechnungsnummer.

4. Festschreiben und Storno

Die ausgestellte Rechnung ist gesperrt, Korrekturen laufen über Storno mit neuer Nummer. Das ist keine Großunternehmer-Anforderung, sondern GoBD – und der Punkt, an dem Word-Rechnungen bei der Prüfung auffallen.

5. Einfachheit

Sie sollen in fünf Minuten die erste Rechnung schreiben können, ohne Schulung, ohne Kontenrahmen, ohne Einrichtungsassistenten für Bankverbindungen. Ein Programm, das beim ersten Start nach Ihrem SKR fragt, ist für Sie nicht gemacht.

6. Preis, der zur Rechnungsmenge passt

Bei zehn Rechnungen im Monat sind 30 Euro Programmkosten drei Euro je Rechnung. Ein reines Rechnungsprogramm für 6 bis 12 Euro netto im Monat rechnet sich (Stand September 2026), ein Buchhaltungspaket nicht. Achten Sie auf Netto-Preise und darauf, ob die E-Rechnung im Preis ist oder extra kostet.

7. Archiv und Ausstieg

Rechnungen müssen acht Jahre aufbewahrt werden (§ 147 Abs. 3 AO). Das Programm soll sie unveränderbar archivieren – und Ihnen alle Daten und Dateien geben, wenn Sie kündigen. Fragen Sie vor dem Kauf, wie der Export aussieht.

Was Kleinunternehmer nicht brauchen

Die Pakete werben mit Funktionen, die für Kleinunternehmer ins Leere laufen:

• Umsatzsteuer-Voranmeldung – Kleinunternehmer geben keine ab.
• Bankanbindung mit Kontoabgleich – bei zehn Rechnungen im Monat ist der Blick aufs Konto schneller.
• Belegerkennung per Foto – Eingangsbelege sammeln Sie für den Steuerberater, verbuchen müssen Sie sie nicht.
• Lohnabrechnung – ohne Angestellte irrelevant.
• DATEV-Schnittstelle – Ihr Steuerberater liest ZUGFeRD und XRechnung direkt ein; ein Extra-Export ist selten nötig.
• Kassenbuch – nur mit Bargeldkasse relevant, und dann besser als eigenes, spezialisiertes Werkzeug wie das Pennio Kassenbuch.

Jede dieser Funktionen steht im Preis. Wer sie nicht nutzt, zahlt sie trotzdem.

Kostenlos: was Sie bekommen und was nicht

„Rechnungsprogramm kostenlos" ist eine der häufigsten Suchen von Kleinunternehmern. Was es gibt:

Freemium-Tarife der großen Anbieter: Die Grenzen unterscheiden sich stark, von wenigen Rechnungen bis zu 50 Belegen im Monat, und E-Rechnung ist bei den dauerhaft kostenlosen Tarifen meist bereits enthalten (Stand September 2026). Für den Einstieg brauchbar, mit Wachstum schnell zu eng.

Online-Generatoren: Formular ausfüllen, PDF oder E-Rechnung herunterladen. Kein Kundenstamm, kein Nummernkreis, kein Archiv – jede Rechnung fängt bei null an, und die Nummer vergeben Sie selbst.

Open Source: Mächtig, aber mit Installation, Wartung und ohne Support. Für technikaffine Kleinunternehmer eine Option.

Die ehrliche Rechnung: Ein bezahltes Programm für 7 Euro im Monat kostet im Jahr 84 Euro netto. Wenn es Ihnen pro Rechnung fünf Minuten spart und Sie zehn Rechnungen im Monat schreiben, sind das zehn Stunden im Jahr. Was die kostenlosen Angebote im Detail leisten, steht im Artikel Rechnungsprogramm kostenlos.

„Testsieger" und „bestes Rechnungsprogramm"

Die Tests der Fachpresse vergleichen fast immer Buchhaltungspakete – nach Funktionsumfang. Wer die meisten Funktionen hat, gewinnt. Das ist für Kleinunternehmer das falsche Maß: Sie suchen nicht das Programm, das am meisten kann, sondern das, das genau das kann, was Sie brauchen, und nichts kostet, was Sie nicht brauchen. Lesen Sie Tests deshalb mit der Frage: Welche der bewerteten Funktionen würde ich benutzen?

Der Weg zur Entscheidung

Machen Sie die Buchhaltung selbst mit einem Programm? Dann brauchen Sie ein Paket, das Rechnungen und Buchhaltung verbindet – und zahlen dafür. Geben Sie die Buchhaltung ab oder machen Sie eine einfache EÜR am Jahresende? Dann brauchen Sie ein Rechnungsprogramm, und die sieben Kriterien oben sind Ihre Checkliste.

Testen Sie zwei Kandidaten mit einer echten Rechnung: Kunde anlegen, Rechnung schreiben, festschreiben, als E-Rechnung herunterladen, im ELSTER-Viewer öffnen. Was sich in zehn Minuten nicht erledigen lässt, ist zu kompliziert.

Häufige Fragen