XRechnung: Der deutsche E-Rechnungsstandard einfach erklärt
Was eine XRechnung ist, wer sie braucht, wie sie sich von ZUGFeRD unterscheidet, was Leitweg-ID und KoSIT bedeuten und wie Sie XRechnungen erstellen, prüfen und an Behörden übermitteln.
Wer zum ersten Mal eine XRechnung öffnet, sieht Code – und schließt sie wieder. Das ist kein Fehler, sondern Absicht: Die XRechnung ist ein Datenformat für Maschinen, nicht ein Dokument für Menschen. Sie ist der Standard, den deutsche Behörden verlangen, und im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen genauso gültig wie ZUGFeRD. Dieser Leitfaden erklärt, was die XRechnung ist, wer sie braucht, was Leitweg-ID, KoSIT und Peppol bedeuten und wie Sie XRechnungen erstellen, prüfen und übermitteln.
- Die XRechnung ist eine reine XML-Datei nach EN 16931 – der deutsche Standard, herausgegeben von der KoSIT.
- Sie ist Pflicht bei Rechnungen an Bundesbehörden seit November 2020 und bei den meisten Landesbehörden. Im B2B ist sie eine der zwei zulässigen Formen der E-Rechnung.
- Für Behörden braucht sie die Leitweg-ID des Empfängers.
- Ohne Viewer ist sie nicht lesbar; ELSTER und Quba bieten kostenlose.
- Geprüft wird sie mit dem KoSIT-Validator.
Was ist eine XRechnung?
Die XRechnung ist die deutsche Ausprägung der europäischen Norm EN 16931 – fachlich eine „Core Invoice Usage Specification" (CIUS). Die Norm definiert, welche Daten eine E-Rechnung enthält; die XRechnung legt fest, wie deutsche Behörden diese Daten genau erwarten: welche Felder Pflicht sind, welche Codes gelten, welche Geschäftsregeln geprüft werden.
Herausgeber ist die KoSIT, die Koordinierungsstelle für IT-Standards, angesiedelt beim Senator für Finanzen in Bremen. Sie veröffentlicht die Spezifikation, pflegt den Validator und gibt zweimal jährlich neue Versionen heraus. Aktuell gilt XRechnung 3.0.
Technisch ist eine XRechnung eine XML-Datei in einer von zwei Syntaxen: UBL (Universal Business Language) oder UN/CEFACT CII. Beide sind gleichwertig; UBL ist verbreiteter. Es gibt keinen sichtbaren Teil – kein PDF, kein Layout. Die Datei enthält Daten, sonst nichts.
Wie eine XRechnung aussieht
Ein Ausschnitt in UBL:
<ubl:Invoice>
<cbc:CustomizationID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0</cbc:CustomizationID>
<cbc:ID>0018-2609-MEIER</cbc:ID>
<cbc:IssueDate>2026-09-11</cbc:IssueDate>
<cbc:DueDate>2026-09-25</cbc:DueDate>
<cbc:InvoiceTypeCode>380</cbc:InvoiceTypeCode>
<cbc:DocumentCurrencyCode>EUR</cbc:DocumentCurrencyCode>
<cbc:BuyerReference>04011000-12345-67</cbc:BuyerReference>
Die CustomizationID sagt, dass diese Datei eine XRechnung 3.0 ist. ID ist die Rechnungsnummer, BuyerReference die Leitweg-ID des Empfängers. Ein vollständiges Beispiel mit Erklärung jedes Blocks steht im Artikel XRechnung-Beispiel.
Um eine XRechnung zu lesen, brauchen Sie einen Viewer, der aus dem XML eine Darstellung macht – etwa den kostenlosen ELSTER E-Rechnungs-Viewer oder den Quba-Viewer. Wie das geht, steht im Artikel E-Rechnung empfangen.
Wer braucht die XRechnung?
Lieferanten öffentlicher Auftraggeber. Seit dem 27. November 2020 müssen Rechnungen an Bundesbehörden als XRechnung eingereicht werden (E-Rechnungsverordnung des Bundes, ab 1.000 Euro). Die Länder haben eigene Regelungen, die meisten verlangen ebenfalls XRechnung. Diese Pflicht gilt unabhängig von der Unternehmensgröße – auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG, die von der B2B-Pflicht befreit sind. Details im Artikel XRechnung an Behörden.
Unternehmen, deren Kunden sie verlangen. Große Konzerne und ihre Buchhaltungsplattformen bevorzugen oft XRechnung, weil sie ohne PDF-Ballast direkt verarbeitet wird. Wer solche Kunden hat, bekommt die Anforderung mitgeteilt.
Alle anderen im B2B dürfen XRechnung nutzen, müssen aber nicht: ZUGFeRD ist ebenso eine E-Rechnung nach § 14 UStG. Was die E-Rechnungspflicht insgesamt verlangt, steht im Leitfaden E-Rechnung.
Die Leitweg-ID
Die Leitweg-ID ist die Adresse einer Behörde im E-Rechnungsverkehr – vergleichbar mit einer Postleitzahl für Rechnungen. Sie besteht aus einer Grobadressierung (Bund, Land, Kommune), einer Feinadressierung (die konkrete Stelle) und einer Prüfziffer, etwa 04011000-12345-67. Die Behörde teilt sie dem Lieferanten mit; ohne sie kann die Rechnung nicht zugestellt werden.
In der XRechnung steht die Leitweg-ID im Feld BT-10 „Buyer reference" und ist bei Behördenrechnungen Pflicht. Im B2B ist das Feld frei; manche Unternehmen nutzen es für ihre Bestellnummer. Mehr im Artikel Leitweg-ID.
Wie XRechnungen übermittelt werden
Anders als eine PDF, die man einfach mailt, haben Behörden feste Eingangswege:
ZRE – die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes für Bundesministerien und -behörden. Upload im Browser, per E-Mail oder Peppol.
OZG-RE – die Plattform für die mittelbare Bundesverwaltung und einige Länder.
Landesportale – jedes Land hat eigene, teils gemeinsam betriebene Plattformen.
Peppol – ein europäisches Netzwerk für den Dokumentenaustausch, über das XRechnungen direkt von Software zu Software gehen. Für Unternehmen mit vielen Behördenkunden der komfortabelste Weg, braucht aber einen Zugangsanbieter.
Im B2B genügt die E-Mail: XML-Datei anhängen, fertig. Die meisten Buchhaltungen lesen sie automatisch aus dem Postfach.
XRechnung erstellen
Von Hand geht es nicht sinnvoll – die Datei hat Dutzende Pflichtfelder, feste Codes und rund 200 Geschäftsregeln, die der Validator prüft. Drei Wege funktionieren: ein Rechnungsprogramm mit XRechnung-Ausgabe, ein Online-Generator für gelegentliche Behördenrechnungen, oder Bibliotheken für eigene Software. Für kleine Unternehmen ist das Rechnungsprogramm der Weg. Was dabei zu beachten ist, steht im Artikel XRechnung erstellen.
XRechnung prüfen: der KoSIT-Validator
Die KoSIT stellt den offiziellen Validator bereit – ein Java-Programm, das eine XRechnung gegen Schema und Geschäftsregeln prüft und einen Prüfbericht ausgibt. Behördenportale wenden dieselbe Prüfung an: Was der Validator ablehnt, lehnt die ZRE ab. Deshalb sollte jede XRechnung vor dem Versand validiert werden – idealerweise vom Rechnungsprogramm automatisch. Für den Schnelltest reichen die Viewer von ELSTER und Quba, die formale Fehler melden. Mehr im Artikel XRechnung-Validator.
XRechnung oder ZUGFeRD?
Die häufigste Folgefrage. Kurz: XRechnung ist reines XML, Pflicht bei Behörden, ohne Viewer nicht lesbar. ZUGFeRD ist PDF plus XML, für jeden lesbar, im B2B gleichwertig. Ein Programm, das beide erzeugt, nimmt Ihnen die Entscheidung ab. Die ausführliche Gegenüberstellung mit Entscheidungshilfe steht im Artikel XRechnung oder ZUGFeRD?.
Versionen und Übergang
Die KoSIT veröffentlicht neue Versionen jeweils zum 1. Februar und 1. August mit einer Übergangsfrist. Behördenportale akzeptieren in der Regel die aktuelle und die vorherige Version. Für Aussteller heißt das: Das Rechnungsprogramm muss Versionsupdates mitmachen – ein Desktop-Programm von 2023 erzeugt heute unter Umständen Dateien, die kein Portal mehr annimmt. Das ist einer der Gründe, warum E-Rechnung-Software in der Cloud laufen sollte.
Häufige Fehler mit XRechnung
Leitweg-ID fehlt oder falsch. Die Rechnung an eine Behörde wird nicht zugestellt.
Falsche Steuerkategorie. Kleinunternehmer als S mit 0 % statt E mit Befreiungsgrund.
E-Mail-Adresse des Käufers fehlt. BT-49 ist Pflicht; ohne sie scheitert die Validierung.
Veraltete Version. Die CustomizationID nennt XRechnung 2.x, das Portal erwartet 3.x.
XML als PDF „gedruckt" und verschickt. Der Empfänger hat dann ein Bild, keine XRechnung.
XRechnung und ZUGFeRD aus jeder Rechnung – KoSIT-validiert
Pennio erzeugt beim Festschreiben eine XRechnung 3.0 und eine ZUGFeRD-PDF aus derselben Eingabe. Jede XRechnung läuft vor dem Versand durch den KoSIT-Validator. Leitweg-ID beim Behördenkunden hinterlegen, fertig.
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Häufige Fragen zur XRechnung
Was ist eine XRechnung?
Ist die XRechnung Pflicht?
Wie öffne ich eine XRechnung?
Was ist die Leitweg-ID?
XRechnung oder ZUGFeRD – was ist besser?
Muss ich als Kleinunternehmer XRechnungen an Behörden schicken?
Stand: September 2026. Quellen: E-Rechnungsverordnung (ERechV), XRechnung-Spezifikation 3.0 (KoSIT), EN 16931, § 14 UStG.
Die Pennio Redaktion schreibt über E-Rechnung, Rechnungsstellung und Umsatzsteuerrecht. Grundlage sind die aktuellen Gesetzestexte, die Norm EN 16931, die Spezifikationen von XRechnung und ZUGFeRD sowie die Veröffentlichungen des Bundesfinanzministeriums. Wir bauen selbst E-Rechnungs-Software und prüfen jede Aussage an den offiziellen Validatoren.
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