XRechnung: Der deutsche E-Rechnungsstandard einfach erklärt

Wer zum ersten Mal eine XRechnung öffnet, sieht Code – und schließt sie wieder. Das ist kein Fehler, sondern Absicht: Die XRechnung ist ein Datenformat für Maschinen, nicht ein Dokument für Menschen. Sie ist der Standard, den deutsche Behörden verlangen, und im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen genauso gültig wie ZUGFeRD. Dieser Leitfaden erklärt, was die XRechnung ist, wer sie braucht, was Leitweg-ID, KoSIT und Peppol bedeuten und wie Sie XRechnungen erstellen, prüfen und übermitteln.

Was ist eine XRechnung?

Die XRechnung ist die deutsche Ausprägung der europäischen Norm EN 16931 – fachlich eine „Core Invoice Usage Specification" (CIUS). Die Norm definiert, welche Daten eine E-Rechnung enthält; die XRechnung legt fest, wie deutsche Behörden diese Daten genau erwarten: welche Felder Pflicht sind, welche Codes gelten, welche Geschäftsregeln geprüft werden.

Herausgeber ist die KoSIT, die Koordinierungsstelle für IT-Standards, angesiedelt beim Senator für Finanzen in Bremen. Sie veröffentlicht die Spezifikation und pflegt den Validator. Aktuell gilt XRechnung 3.0, gültig mindestens bis zum 31. Juli 2027: Seit der letzten Aktualisierung (3.0.2, Juni 2024) gab es keine neue Versionsnummer mehr, nur noch vierteljährliche Bugfix-Bundles. Eine Vorversion von XRechnung 4.0 ist seit September 2026 veröffentlicht, final wird sie voraussichtlich im Frühjahr 2027.

Technisch ist eine XRechnung eine XML-Datei in einer von zwei Syntaxen: UBL (Universal Business Language) oder UN/CEFACT CII. Beide sind gleichwertig: Wer eine Rechnung ausstellt, wählt eine der beiden, wer empfängt, muss beide lesen können. Es gibt keinen sichtbaren Teil – kein PDF, kein Layout. Die Datei enthält Daten, sonst nichts.

Wie eine XRechnung aussieht

Ein Ausschnitt in UBL:

<ubl:Invoice>
  <cbc:CustomizationID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0</cbc:CustomizationID>
  <cbc:ID>0018-2609-MEIER</cbc:ID>
  <cbc:IssueDate>2026-09-11</cbc:IssueDate>
  <cbc:DueDate>2026-09-25</cbc:DueDate>
  <cbc:InvoiceTypeCode>380</cbc:InvoiceTypeCode>
  <cbc:DocumentCurrencyCode>EUR</cbc:DocumentCurrencyCode>
  <cbc:BuyerReference>04011000-12345-03</cbc:BuyerReference>

Die CustomizationID sagt, dass diese Datei eine XRechnung 3.0 ist. ID ist die Rechnungsnummer, BuyerReference die Leitweg-ID des Empfängers. Ein vollständiges Beispiel mit Erklärung jedes Blocks steht im Artikel XRechnung-Beispiel.

Um eine XRechnung zu lesen, brauchen Sie einen Viewer, der aus dem XML eine Darstellung macht – etwa den kostenlosen ELSTER E-Rechnungs-Viewer oder den Quba-Viewer. Wie das geht, steht im Artikel E-Rechnung empfangen.

Wer braucht die XRechnung?

Lieferanten öffentlicher Auftraggeber. Seit dem 27. November 2020 müssen Rechnungen an Bundesbehörden als XRechnung eingereicht werden, wenn der Auftragswert 1.000 Euro übersteigt (§ 3 E-Rechnungsverordnung). Die Länder haben eigene Regelungen, und sie fallen unterschiedlich aus: 8 Länder verpflichten Rechnungssteller, 8 nicht — welches Land was verlangt, steht in E-Rechnung an Landesbehörden. Diese Pflicht gilt unabhängig von der Unternehmensgröße – auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG, die von der B2B-Pflicht befreit sind. Details im Artikel XRechnung an Behörden.

Unternehmen, deren Kunden sie verlangen. Große Konzerne und ihre Buchhaltungsplattformen bevorzugen oft XRechnung, weil sie ohne PDF-Ballast direkt verarbeitet wird. Wer solche Kunden hat, bekommt die Anforderung mitgeteilt.

Alle anderen im B2B dürfen XRechnung nutzen, müssen aber nicht: ZUGFeRD ist ebenso eine E-Rechnung nach § 14 UStG. Was die E-Rechnungspflicht insgesamt verlangt, steht im Leitfaden E-Rechnung.

Die Leitweg-ID

Die Leitweg-ID ist die Adresse einer Behörde im E-Rechnungsverkehr – vergleichbar mit einer Postleitzahl für Rechnungen. Sie besteht aus einer Grobadressierung (Bundesland oder Bund, darin verschlüsselt bis auf die Gemeinde genau), einer optionalen Feinadressierung (die konkrete Organisationseinheit) und einer zweistelligen Prüfziffer, etwa 04011000-12345-03. Die Behörde teilt sie dem Lieferanten mit; ohne sie kann die Rechnung nicht zugestellt werden.

In der XRechnung steht die Leitweg-ID im Feld BT-10 „Buyer reference" und ist bei Behördenrechnungen Pflicht. Im B2B ist das Feld frei; manche Unternehmen nutzen es für ihre Bestellnummer. Mehr im Artikel Leitweg-ID.

Wie XRechnungen übermittelt werden

Anders als eine PDF, die man einfach mailt, haben Behörden feste Eingangswege:

OZG-RE – die zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes: seit dem 19. September 2025 läuft der komplette Rechnungseingang von Bundesministerien, -behörden und der mittelbaren Bundesverwaltung sowie fünf Ländern hierüber. Die frühere ZRE ist seither abgeschaltet, ihre Aufgaben sind vollständig in die OZG-RE übergegangen. Upload im Browser, per E-Mail oder Peppol.

Landesportale – jedes Land hat eigene, teils gemeinsam betriebene Plattformen.

Peppol – ein europäisches Netzwerk für den Dokumentenaustausch, über das XRechnungen direkt von Software zu Software gehen. Für Unternehmen mit vielen Behördenkunden der komfortabelste Weg, braucht aber einen Zugangsanbieter.

Im B2B genügt die E-Mail: XML-Datei anhängen, fertig. Die meisten Buchhaltungen lesen sie automatisch aus dem Postfach.

XRechnung erstellen

Von Hand geht es nicht sinnvoll – die Datei hat Dutzende Pflichtfelder, feste Codes und rund 200 Geschäftsregeln, die der Validator prüft. Drei Wege funktionieren: ein Rechnungsprogramm mit XRechnung-Ausgabe, ein Online-Generator für gelegentliche Behördenrechnungen, oder Bibliotheken für eigene Software. Für kleine Unternehmen ist das Rechnungsprogramm der Weg. Was dabei zu beachten ist, steht im Artikel XRechnung erstellen.

XRechnung prüfen: der KoSIT-Validator

Die KoSIT stellt den offiziellen KoSIT-Validator bereit – ein Java-Programm, das eine XRechnung gegen Schema und Geschäftsregeln prüft und einen Prüfbericht ausgibt. Behördenportale wenden dieselbe Prüfung an: Was der Validator ablehnt, lehnt auch die OZG-RE ab. Deshalb sollte jede XRechnung vor dem Versand validiert werden – idealerweise vom Rechnungsprogramm automatisch. Für den Schnelltest reichen die Viewer von ELSTER und Quba, die formale Fehler melden. Mehr im Artikel XRechnung-Validator.

XRechnung oder ZUGFeRD?

Die häufigste Folgefrage. Kurz: XRechnung ist reines XML, Pflicht bei Behörden, ohne Viewer nicht lesbar. ZUGFeRD ist PDF plus XML, für jeden lesbar, im B2B gleichwertig. Ein Programm, das beide erzeugt, nimmt Ihnen die Entscheidung ab. Die ausführliche Gegenüberstellung mit Entscheidungshilfe steht im Artikel XRechnung oder ZUGFeRD?.

Versionen und Übergang

Neue Hauptversionen hat die KoSIT bisher meist zum 1. Februar oder 1. August mit einer Übergangsfrist veröffentlicht, zuletzt XRechnung 3.0 am 1. Februar 2024. Seither erschienen nur noch vierteljährliche Bugfix-Bundles ohne neue Versionsnummer (3.0.2), im Sommer 2026 nicht einmal das – 3.0 bleibt mindestens bis zum 31. Juli 2027 in Kraft. Eine Vorversion von XRechnung 4.0 liegt seit September 2026 vor, final wird sie voraussichtlich im Frühjahr 2027 veröffentlicht. Behördenportale akzeptieren in der Regel die aktuelle und die vorherige Version. Für Aussteller heißt das: Das Rechnungsprogramm muss Versionsupdates mitmachen – ein Desktop-Programm von 2023 erzeugt heute unter Umständen Dateien, die kein Portal mehr annimmt. Das ist einer der Gründe, warum E-Rechnung-Software in der Cloud laufen sollte.

Häufige Fehler mit XRechnung

Leitweg-ID fehlt oder falsch. Die Rechnung an eine Behörde wird nicht zugestellt.

Falsche Steuerkategorie. Kleinunternehmer als S mit 0 % statt E mit Befreiungsgrund.

Elektronische Adresse des Käufers fehlt. BT-49 ist Pflicht – eine Adresse nach einem festen Adressschema, oft eine E-Mail-Adresse, aber nicht zwingend. Ohne sie scheitert die Validierung.

Veraltete Version. Die CustomizationID nennt XRechnung 2.x, das Portal erwartet 3.x.

XML als PDF „gedruckt" und verschickt. Der Empfänger hat dann ein Bild, keine XRechnung.

Häufige Fragen zur XRechnung